* Erikseen tilattava lisätoiminnallisuus
Allekirjoitettaviin ilmoituksiin on lisätty (kaikki muut tarjouspyynnöt lukuun ottamatta pienhankintatarjouspyyntöä) sähköinen allekirjoittaminen.
Jos organisaatiolla on käytössä sähköinen allekirjoittaminen, tulee valittavaksi, halutaanko ko. asiakirja allekirjoittaa normaalisti vai sähköisesti. Jos kohdasta valitaan "Sähköinen allekirjoitus", tehdään allekirjoitus ao. ohjeen mukaisesti.
Huom! Sähköisessä allekirjoittamisessa voidaan asettaa maksimissaan neljä allekirjoittajaa.
Rajoitukset:
- Yhden liitteen maksimikoko: 100 MB
- Liitteiden maksimimäärä: 25
- Liitteiden maksimikoko yhteensä: 250 MB
Sähköisen allekirjoittamisen prosessi
1) Määritellään allekirjoittajat
2) Mikäli on valittu "Allekirjoitusjärjestyksellä on merkitystä" -> Kyllä niin kutsu allekirjoittamiseen lähtee ensimmäisenä sille allekirjoittajaosapuolelle, joka on määritelty ensimmäiseksi allekirjoittajaosapuoleksi. Kun ko. henkilö on hyväksynyt tarjouspyynnön sähköisellä allekirjoituksella lähtee kutsu seuraavalle allekirjoitusosapuolelle
Mikäli on valittu "Allekirjoitusjärjestyksellä on merkitystä" kohtaan vastaukseksi "Ei", lähtee allekirjoituspyyntöviesti samanaikaisesti kaikille allekirjoittajille.
3) Kun kaikki allekirjoittajaosapuolet ovat allekirjoittaneet:
- Tarjouspyynnön allekirjoituksen jälkeen ilmoituksen voi julkaista
- Avauspöytäkirjan allekirjoituksen jälkeen pääsee avaamaan tarjoukset
- Hankintapäätöksen allekirjoituksen jälkeen voi lähettää tiedoksiannon tarjoajille
Sähköinen allekirjoittaminen vaatii kaikkien allekirjoittajaksi määriteltyjen henkilöiden hyväksymisen verkkopankissa, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla.
- Verkkopankkitunnus
-
Verkkopankkitunnistautuminen on mahdollista tehdä pankin myöntämillä henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Lisätietoja verkkopankkitunnuksilla tehtävään tunnistautumiseen saat esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta tai omasta pankista.
-
- Mobiilivarmenne
- Mobiilivarmenne on sähköinen henkilöllisyystodistus, jolla voidaan turvallisesti todistaa henkilöllisyys internetissä. Mobiilivarmenteen saa tilattua oman operaattorin sivuilta ja mobiilivarmenteella tunnistautuminen edellyttää matkapuhelimessa olevan sim-kortilla olevan mobiilivarmenteen aktivoimista. Lisätietoja mobiilivarmenteesta löydät esimerkiksi www.mobiilivarmenne.fi tai Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta.
- Sähköinen henkilökortti
- Sähköinen henkilökortti (VRK-kortti) on Väestörekisterikeskuksen henkilövarmenne. Lisätietoja VRK-kortista saat Väestörekisterikeskuksesta.
Tarjouspyynnön allekirjoittaminen sähköisesti
Määrittele allekirjoittajat
Allekirjoittajaosapuolet määritellään tarjouspyynnön ”Allekirjoittajat” –osiossa
- Allekirjoittaja voidaan poimia alasvetovalikosta (kaikki järjestelmän lisenssikäyttäjät)
- Allekirjoittajaosapuolia voidaan syöttää kohdasta ”Lisää uusi henkilö”
Aloita allekirjoittaminen
Jos ilmoituksella on käytössä sähköinen allekirjoitus, ei tarjouspyyntöä voida julkaista ilman, että sähköinen allekirjoittaminen on saatettu loppuun saakka.
- Määritellyt allekirjoittajat näkyvät esikatselu -osiossa.
- Aloita allekirjoittamisprosessi klikkaamalla "Aloita allekirjoittaminen"
- Järjestelmä varmistaa "Oletko varma, että haluat aloittaa allekirjoittamisen? Tämän jälkeen tarjouspyyntöä ei voi enää muokata." Jos haluat edetä allekirjoittamisprosessissa valitse "Kyllä". Muussa tapauksessa valitse "Ei".
Huom! Kun tarjouspyyntö allekirjoitetaan sähköisesti, se lukitaan allekirjoitusprosessin ajaksi, koska dokumentin sisältö ei saa muuttua prosessin aikana.
- Kyllä valinnan jälkeen saat vahvistuksen allekirjoitusprosessin aloituksesta ja näkymä siirtyy allekirjoitussivulle.
Lähetä allekirjoituskutsut
- Sähköinen allekirjoitus tapahtuu ulkoisessa järjestelmässä.
- Allekirjoittajiksi valitut henkilöt saavat sähköpostilla ohjeet allekirjoitusprosessin läpiviemiseksi.
- ”Lähetä allekirjoitus kutsut” Allekirjoituspyyntö lähtee sähköpostilla ensimmäiselle allekirjoittajalle.
Palaa muokkaamaan
- "Palaa muokkaamaan" toiminnolla sähköisen allekirjoituksen prosessi voidaan keskeyttää ja käsittelijä voi ottaa tarjouspyynnön mokkaukseen.
- Valitse "Palaa muokkaamaan"
Lähetä muistutus valituille
- Voit lähettää muistutuksen allekirjoittajille
Tarkista allekirjoituksen tila
- Päivittää allekirjoituksen tilan
Avauspöytäkirjan allekirjoittaminen sähköisesti
- Valitse allekirjoitustapa
- Allekirjoittajaosapuolet määritellään avauspöytäkirjan ”Allekirjoittajat” –osiossa
- Allekirjoittaja voidaan poimia alasvetovalikosta (kaikki järjestelmän lisenssikäyttäjät)
-
Allekirjoittajaosapuolia voidaan syöttää kohdasta ”Lisää uusi henkilö”
Hankintapäätöksen allekirjoittaminen sähköisesti
- Valitse allekirjoitustapa
- Allekirjoittajaosapuolet määritellään ”Allekirjoittajat” –osiossa
- Allekirjoittaja voidaan poimia alasvetovalikosta (kaikki järjestelmän lisenssikäyttäjät)
-
Allekirjoittajaosapuolia voidaan syöttää kohdasta ”Lisää uusi henkilö"
Tallenna ja jatka -painamisen jälkeen siirrytään allekirjoituksen määrittelysivulle, jossa valitaan onko allekirjoitusjärjestyksellä merkitystä
- Jos Kyllä - kutsu allekirjoittamiseen lähtee ensimmäisenä sille allekirjoittajaosapuolelle, joka on määritelty ensimmäiseksi allekirjoittajaosapuoleksi
- Jos Ei - kutsu allekirjoittamiseen lähtee samanaikaisesti kaikille allekirjoittajille
Sähköisen allekirjoituksen suorittaminen
- Sähköpostissa olevan linkin kautta allekirjoittaja pääsee allekirjoittamaan dokumentin
Linkistä avautuu Tekstiviesti-tunnistautuminen
Tekstiviesti lähetetään puhelinnumeroon, joka määriteltiin allekirjoittajan tietojen määrittelyn yhteydessä. Kun tunnuskoodi on syötetty, allekirjoittaja saapuu allekirjoituspalveluun.
Allekirjoituspalvelu listaa kaikki henkilön allekirjoitettavat asiakirjat. Valitse listalta asiakirjatyyppi, jonka haluat allekirjoittaa.
Mikäli vastaanottajalla on vain yksi asiakirja allekirjoitettavana, kyseisen dokumentin allekirjoitussivu avautuu automaattisesti
Hyväksy tai hylkää asiakirjan sähköinen allekirjoitus
- Hyväksyn ehdot (kuva alla)
- Valitse "Olen lukenut asiakirjat ja hyväksyn"
- Valitse allekirjoita
- Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa voit valita tunnistautumistavan seuraavista tavoista:
- FINEID: VRK -kortti
- Pankkitunnisteella: Verkkopankkitunnukset
- Mobiilivarmenteella
En hyväksy asiakirjan ehtoja (kuva alla)
- Valitse "En hyväksy"
- Kirjoita tarvittaessa perustelu ja valitse "Hylkää"
- Jos asiakirjan ehtoja ei hyväksytä, tulee sähköisen allekirjoitusprosessin tilaksi hylätty
- Allekirjoituksen jälkeen sivulle tulee ilmoitus allekirjoitettu ja allekirjoituksen tiedot päivittyvät Cloudia Kilpailutukseen (vasemmanpuoleinen kuva).
- Mikäli sopimus hylätään, näytölle tulee ilmoitus "Hylätty" ja allekirjoitusprosessin tilaksi Cloudia Kilpailutuksessa päivittyy hylätty (oikeanpuoleinen kuva)
Asiakirja on allekirjoitettu
Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan, jokainen allekirjoittanut saa Vismalta sähköpostin, joka sisältää allekirjoitusten yhteenvedon. Allekirjoitusten yhteenveto on lisätty Dokumentit-välilehdelle ja sisältää tarkemmat tiedot jokaisesta allekirjoittajasta. Lisäksi Cloudia Kilpailutus lähettää allekirjoittajille sähköpostin, joka vahvistaa että allekirjoitusprosessi on viety loppuun ja hankinta on allekirjoitettu.