*  Erikseen tilattava lisätoiminnallisuus

Allekirjoitettaviin ilmoituksiin on lisätty (kaikki muut tarjouspyynnöt lukuun ottamatta pienhankintatarjouspyyntöä) sähköinen allekirjoittaminen.

Jos organisaatiolla on käytössä sähköinen allekirjoittaminen, tulee valittavaksi, halutaanko ko. asiakirja allekirjoittaa normaalisti vai sähköisesti. Jos kohdasta valitaan "Sähköinen allekirjoitus", tehdään allekirjoitus ao. ohjeen mukaisesti.

Huom! Sähköisessä allekirjoittamisessa voidaan asettaa maksimissaan neljä allekirjoittajaa.

Rajoitukset:

• Yhden liitteen maksimikoko: 100 MB
• Liitteiden maksimimäärä: 25
• Liitteiden maksimikoko yhteensä: 250 MB

Sähköisen allekirjoittamisen prosessi

1) Määritellään allekirjoittajat

2) Mikäli on valittu "Allekirjoitusjärjestyksellä on merkitystä" -> Kyllä niin kutsu allekirjoittamiseen lähtee ensimmäisenä sille allekirjoittajaosapuolelle, joka on määritelty ensimmäiseksi allekirjoittajaosapuoleksi. Kun ko. henkilö on hyväksynyt tarjouspyynnön sähköisellä allekirjoituksella lähtee kutsu seuraavalle allekirjoitusosapuolelle

Mikäli on valittu "Allekirjoitusjärjestyksellä on merkitystä" kohtaan vastaukseksi "Ei", lähtee allekirjoituspyyntöviesti samanaikaisesti kaikille allekirjoittajille.

3) Kun kaikki allekirjoittajaosapuolet ovat allekirjoittaneet:

• Tarjouspyynnön allekirjoituksen jälkeen ilmoituksen voi julkaista
• Avauspöytäkirjan allekirjoituksen jälkeen pääsee avaamaan tarjoukset
• Hankintapäätöksen allekirjoituksen jälkeen voi lähettää tiedoksiannon tarjoajille

Sähköinen allekirjoittaminen vaatii kaikkien allekirjoittajaksi määriteltyjen henkilöiden hyväksymisen verkkopankissa, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla.

• Verkkopankkitunnus
  • Verkkopankkitunnistautuminen on mahdollista tehdä pankin myöntämillä henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Lisätietoja verkkopankkitunnuksilla tehtävään tunnistautumiseen saat esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta tai omasta pankista.
• Mobiilivarmenne
  • Mobiilivarmenne on sähköinen henkilöllisyystodistus, jolla voidaan turvallisesti todistaa henkilöllisyys internetissä. Mobiilivarmenteen saa tilattua oman operaattorin sivuilta ja mobiilivarmenteella tunnistautuminen edellyttää matkapuhelimessa olevan sim-kortilla olevan mobiilivarmenteen aktivoimista. Lisätietoja mobiilivarmenteesta löydät esimerkiksi www.mobiilivarmenne.fi tai Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta.

Tarjouspyynnön allekirjoittaminen sähköisesti

Määrittele allekirjoittajat

Allekirjoittajaosapuolet määritellään tarjouspyynnön ”Allekirjoittajat” –osiossa

• Allekirjoittaja voidaan poimia alasvetovalikosta (kaikki järjestelmän lisenssikäyttäjät)
• Allekirjoittajaosapuolia voidaan syöttää kohdasta ”Lisää uusi henkilö”

Aloita allekirjoittaminen

Jos ilmoituksella on käytössä sähköinen allekirjoitus, ei tarjouspyyntöä voida julkaista ilman, että sähköinen allekirjoittaminen on saatettu loppuun saakka.

• Määritellyt allekirjoittajat näkyvät esikatselu -osiossa.
• Aloita allekirjoittamisprosessi klikkaamalla "Aloita allekirjoittaminen"
• Järjestelmä varmistaa "Oletko varma, että haluat aloittaa allekirjoittamisen? Tämän jälkeen tarjouspyyntöä ei voi enää muokata." Jos haluat edetä allekirjoittamisprosessissa valitse "Kyllä". Muussa tapauksessa valitse "Ei".

Huom! Kun tarjouspyyntö allekirjoitetaan sähköisesti, se lukitaan allekirjoitusprosessin ajaksi, koska dokumentin sisältö ei saa muuttua prosessin aikana.

• Kyllä valinnan jälkeen saat vahvistuksen allekirjoitusprosessin aloituksesta ja näkymä siirtyy allekirjoitussivulle. 

Allekirjoituskutsujen lähettäminen

• Sivulla on mahdollista vielä muokata allekirjoittavien osapuolien sähköpostiosoitetta
• Allekirjoitusjärjestyksellä on merkitystä
  • Kyllä
    • Jos valitaan, että allekirjoitusjärjestyksellä on merkitystä, ei myöhempänä järjestyksessä oleva henkilö voi allekirjoittaa ennen kuin järjestyksessä aiempi on allekirjoittanut.
  • Ei
    • Jos valitaan, että allekirjoitusjärjestyksellä ei ole merkitystä, voi kuka tahansa allekirjoittajista allekirjoittaa missä vaiheessa tahansa. Jotta allekirjoitusprosessi valmistuu, tulee kaikkien määriteltyjen allekirjoittajien suorittaa allekirjoitus.
• Viesti allekirjoittajille lähetettävään kutsuviestiin
  • Voit halutessasi lisätä kutsuviestiin oman tekstin

Jos ilmoitusta tai allekirjoittajia tarvitsee muokata, klikkaa "palaa muokkaamaan"

Kun kaikki tiedot ovat syötetty, klikkaa "Lähetä allekirjoituskutsut"

Tämän jälkeen siirryt allekirjoituksen seurantasivulle

Avauspöytäkirjan allekirjoittaminen sähköisesti

• Valitse allekirjoitustapa
• Allekirjoittajaosapuolet määritellään avauspöytäkirjan ”Allekirjoittajat” –osiossa
  • Allekirjoittaja voidaan poimia alasvetovalikosta (kaikki järjestelmän lisenssikäyttäjät)
  • Allekirjoittajaosapuolia voidaan syöttää kohdasta ”Lisää uusi henkilö”

Hankintapäätöksen allekirjoittaminen sähköisesti

Siirry ohjeeseen tästä

Sähköisen allekirjoituksen suorittaminen

• Jokainen allekirjoittaja saa allekirjoitussähköpostin samaan aikaan (mikäli allekirjoitusjärjestys käytössä -täppä ei ole päällä). Viesti tulee osoitteesta cloudia-allekirjoitus@xsign.fi
• Sähköposti sisältää tietoa allekirjoitettavasta asiakirjasta, mahdollisen saatteen, allekirjoituksen määräajan sekä linkin allekirjoituspalveluun

 Linkistä avautuvalla sivulla käyttäjän tulee vahvistaa kirjautuminen kertaluonteisella salasanalla:

Klikkaa "Lähetä sähköposti koodilla" -> Syötä xsign-noreply@xsign.fi osoitteesta saapuva koodi alempaan kenttään ja klikkaa Kirjaudu sisään

Vahva tunnistautuminen

Allekirjoitettavien dokumenttien avaaminen vaatii vahvan tunnistautumisen valitulla tunnistautumismenetelmällä. Tunnistautumistavat ovat joko verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenne.

• Verkkopankkitunnus
  • Verkkopankkitunnistautuminen on mahdollista tehdä pankin myöntämillä henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Lisätietoja verkkopankkitunnuksilla tehtävään tunnistautumiseen saat esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta tai omasta pankista.
• Mobiilivarmenne
  • Mobiilivarmenne on sähköinen henkilöllisyystodistus, jolla voidaan turvallisesti todistaa henkilöllisyys internetissä. Mobiilivarmenteen saa tilattua oman operaattorin sivuilta ja mobiilivarmenteella tunnistautuminen edellyttää matkapuhelimessa olevan sim-kortilla olevan mobiilivarmenteen aktivoimista. Lisätietoja mobiilivarmenteesta löydät esimerkiksi www.mobiilivarmenne.fi tai Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta.
• Sähköinen henkilökortti
  • Sähköinen henkilökortti (VRK-kortti) on Väestörekisterikeskuksen henkilövarmenne. Lisätietoja VRK-kortista saat Väestörekisterikeskuksesta.

Asiakirjojen allekirjoittaminen

Tunnistautumisen jälkeen käyttäjä saapuu yleiskatsaus sivulle, jossa on mahdollista tarkastella allekirjoitettavat dokumentit, lisätiedot sekä allekirjoittajat. 

"Allekirjoita" painiketta klikkaamalla järjestelmä kuittaa sopimuksen allekirjoitetuksi:

"Kieltäydy" painikkeella avautuu pop-up johon on mahdollista syöttää syy kieltäytymiselle

Tunnistautuminen on voimassa 30 minuuttia ja käyttäjän on mahdollista allekirjoittaa useampi sopimus samalla 

Kun asiakirjat on allekirjoitettu kaikkien osapuolien toimesta, saapuu sähköpostiin linkki josta dokumentit ovat ladattavissa:

Huom! Allekirjoitettujen dokumenttien avaaminen vaatii käyttäjältä vahvan tunnistautumisen.