Cloudia Kilpailutuksessa on integraatio seuraaviin asianhallintajärjestelmiin:
- Tweb
- CaseM
- Dynasty360
- Dynasty10
- M-Files
Eri vaiheissa integraatio siirtää ko. vaiheen asiakirjat asianhallintajärjestelmään automaattisesti. Siirron viive eri vaiheissa on 1 - 7 minuuttia.
Siirron käynnistävät tapahtumat:
- Tarjouspyynnön julkaisu
- Avauspöytäkirjan tallentaminen
- Hankintapäätöksen tiedoksiannon lähetys
- Sopimuksen asettaminen voimassa olevaksi
Tarkat tiedot siirtyvistä asiakirjoista ja eri vaiheista löytyy täältä
Asianhallintaintegraation käyttöönotto
Hankintayksikön pääkäyttäjällä on käyttöoikeus "Asetukset" -valikon "Integraatio asetukset" -toimintoon. Ennen integraation käyttöönottoa, pääkäyttäjä syöttää näkymään tarvittavat tiedot.
- Valitse näkymästä se asianhallintajärjestelmä, jolle tiedot viedään
- Syötä tarvittavat tiedot avautuvaan näkymään
SyncService
Integraatiossa siirtyville dokumenteille voidaan määritellä dokumenttityyppejä. Dokumenttityypit voidaan asettaa seuraaviin kohtiin:
- Sopimuksen liitteet
- Sopimuksen muut liitteet
- Tarjouspyynnön muut liitteet
- Hankintapäätöksen liitteet
Valitse listauksesta SyncService
- Valitse liitetyyppi, jolle dokumenttityyppi halutaan määritellä
- Valitse "Lisää uusi dokumenttityyppi"
- Määrittele tarvittavat dokumenttityypit
- Valitse "Tallenna"
Esimerkkiin määritelty tarjouspyynnön muut liitteet kohtaan on määritelty kaksi dokumenttityyppiä "Muistio" ja "Hylkäyspäätös". Kun tarjouspyynnön "Dokumentit" -välilehdelle lisätään ko. kohtaan dokumentti, voidaan se tyypitellä annetun mukaisesti. Huom! Kohtaan määritelty tyyppi tulee vastata asianhallinnan tyypittelyä, jotta siirto onnistuu.
Tweb, CaseM, Dynasty360
Integraatioasetuksiin listautuvat ne asianhallintajärjestelmä, jotka on ympäristöön kytketty päälle.
- Valitse asianhallintajärjestelmä
- Aseta numerointi vastaamaan käytössä olevan asianhallinnan asetuksia
Asian linkittäminen tarjouspyyntöön
Hankinnan tunniste- tai viitenumeron asettaminen
- Tarjouspyynnölle perustetaan asia asianhallintajärjestelmään
- "Hankinnan tunniste- tai viitenumero -kenttään kirjataan hankinnan tunniste
- Tarvittaessa voit tarkastaa, löytyykö asia asiahallinnasta "Varmista löytyykö asianhallinnasta" -toiminnolla
- Jos vastaavaa tunniste- tai viitenumeroa ei löydy asianhallinnasta, antaa järjestelmä ilmoituksen "Hankinnan tunnistetta vastaavaa asiaa ei löydy asianhallinnasta, tarkista hankinnan tunniste!"
Tarjouspyynnön julkaisu
- Jotta tarjouspyyntö voidaan julkaista, tulee hankinnan tunnisteen ja asianhallintaan perustetun asian vastata toisiaan.
- Jos vastaavuutta ei löydy, tulee "Ok, julkaise" -valinnan jälkeen ilmoitus "Hankinnan tunnistetta vastaavaa asiaa ei löydy asianhallinnasta, tarkista hankinnan tunniste!"
- Mikäli integraatioasetukset on puutteellisesti syötetty, ei tarjouspyyntöä voi julkaista
Asiakirjojen siirtyminen asianhallintajärjestelmään
Asiakirjan siirtoa voidaan seurata "Dokumentit” –välilehdeltä kohdasta "Asiakirjojen siirron seuranta"
- Palkista voidaan seurata mitkä asiakirjat ovat siirtyneet.
- vihreä=siirtynyt asianhallintaan onnistuneesti
- punainen=siirto kesken tai epäonnistunut.
- Palkki rakentuu sitä mukaa kun tiedostoja tulee lisää siirtojonoon.
- Taulukon tiedot haetaan 10 min välein (eivät päivity ruudulle automaattisesti).
- Vihreä = siirtynyt asianhallintaan onnistuneesti
- Punainen = siirto on epäonnistunut.
- Viemällä kursorin huutomerkin päälle saadaan virheilmoitus
- Mikäli siirto on epäonnistunut, asiakirjan voi lähettää uudelleen "Lähetä uudestaan" -valinnalla
- Keltainen = siirto on siirtojonossa tai siirto on kesken
