Hankintasuunnitelma on yleisimmin kuvaus suuremmasta hankintaprojektista. Hankinnan kohteiden lisäksi hankintasuunnitelma sisältää muuta tietoa projektista, joka on tarpeellista kilpailutusten ja ostojen suorittamiseksi. Hankintasuunnitelmaan voi liittyä yksi tai useampia kilpailutuksia tai ostoja (toteutetaan Sourcing ja Order -moduuleissa) ja hankintasuunnitelmat voivat linkittyä toisiin hankintasuunnitelmiin. Hankintaprojektilla, kuten myös yksittäisellä kilpailutuksella, voi olla oma aikataulunsa, joka voidaan julkaista kalenteriin. Hankintasuunnitelma on mahdollista luoda käyttäen suunnitelmapohjaa tai se voidaan luoda ilman pohjaa.
Suunnittelija ja Pääkäyttäjä -tasoiset käyttäjät voivat luoda hankintasuunnitelmia. Suunnitelman luominen on mahdollista aloittaa ylänavigaatiosta kohdasta ”Suunnitelmat”, etusivulta tai hankintaehdotuksen käsittelynäkymän kautta.
KUVA: Uusi suunnitelma voidaan luoda ylänavigaation kohdasta suunnitelmat klikkaamalla painiketta "Luo suunnitelma"
KUVA: Suunnitelman voi aloittaa myös hankintaehdotuksen pohjalta
Uutta suunnitelmaa luotaessa valitaan käytettävä suunnitelmapohja. Suunnitelmapohjat on luotu kirjastossa pääkäyttäjien toimesta (ks. ohje suunnitelmapohjien luontiin). Käyttäjän on myös mahdollista luoda suunnitelma ilman suunnitelmapohjaa.
- Valitse pohja
- Mikäli haluat luoda suunnitelman ilman pohjaa, klikkaa "Luo suunnitelma ilman pohjaa"
- Syötä suunnitelmalle
- Nimi*
- Yksikkö*
- Mikäli et ole pääkäyttäjä, valitse yksiköksi oma yksikkösi (tai sen alayksikkö)
- Kuvaus
- Kategoriat
- Valitse haluttu kategoria listalta (HUOM! Kategorioita ylläpitävät pääkäyttäjät)
- Ala-kategoria
- Valitse haluttu alakategoria listalta (HUOM! Kategorioita ylläpitävät pääkäyttäjät)
- Arvioitu arvo
- Valuutta
- Viite
- Klikkaa "Tallenna".
KUVA: Uuden suunnitelman luominen
Suunnitelman aikataulu
- Kun luodaan uusi suunnitelma suunnitelmapohjalta, jolla on aikataulu, voidaan aikataululle laskea oletusarvot suunnitelman luonnin yhteydessä.
- Tavoiteaika voidaan laskea ensimmäisen tai viimeisen vaiheen perusteella
- Kun suunnitelman aikataululta poistetaan tehtävä, myöhemmin tulevien vaiheiden aikataulua voidaan muuttaa. Kyseisien tehtävien aikataulua siirretään poistetun tehtävän keston verran aiemmaksi.
- Mikäli aikataulun tehtävän määräaikaa muokataan, käyttäjällä on mahdollisuus muuttaa myös myöhemmin tulevien vaiheiden määräaikoja samalla kertaa.
- Kalenteriin julkaistu ja myöhässä oleva tehtävä näkyy jatkossa kalenterinäkymässä punaisena
- Suunnitelman aikataululle voidaan lisätä aikatauluvaihe/tehtävä suoraan kirjastosta
- Tehtäväkirjastossa tehtäville asetetut kuvaukset näkyvät nyt suunnitelman aikataululla mikäli ko. tehtävä on lisätty suunnitelmalle.
Kun suunnitelma on tallennettu järjestelmään näytetään se listausnäkymässä ja sen tila on "luonnos". Suunnitelman muokkausta voi jatkaa klikkaamalla muokkauspainiketta. Avautuvassa näkymässä voidaan hallinnoida suunnitelman perustietoja, lomakekenttien vastauksia, kategoriatietoja, kohteita, liitteitä, viestejä, aikatauluja sekä tarkastella tehtyjä ostoja ja hankintoja.
Perustiedot
Muuta tilaa -toiminnolla voit vaihtaa suunnitelman tilaa. Suunnitelman tila ei päivity automaattisesti vaan käyttäjän tulee itse päivittää suunnitelman tila
- Luonnos: Käyttäjä on luonut suunnitelman
- Voimassa oleva: Suunnitelma on luotu, mutta odottaa suunnitelijan toimia
- Käsiteltävänä: Suunnittelija työstää suunnitelmaa, mutta siihen voidaan tehdä vielä muutoksia
- Odottaa: Suunnitelma odottaa jotain
- Keskeytetty: Suunnitelmaprosessi on keskeytetty
- Suljettu: Suunnitelma on käsitelty, eikä vaadi enää toimenpiteitä
Nimeä suunnitelija -toiminnolla voit nimetä suunnitelmalle suunnittelijan järjestelmän käyttäjistä, joilla on suunnitelijan oikeudet.
Muokkaa -toiminnolla voidaan muokata suunnitelman perustietoja tai lisätä KPI tietoja.
KUVA: Tallennetulle suunnitelmalle voidaan tallentaa lisää tietoa
KPI -tietojen lisääminen perustietoihin (Key performance indicator)
Suunnitelman perustietoihin voidaan lisätä näkyviin suunnitelman seurattavuuden kannalta tärkeitä tietoja. Tiedot voivat olla lomakekentillä kysyttyjä tietoja tai järjestelmän KPI-tietoja mikäli näihin kenttiin on syötetty tietoa. Järjestelmän KPI-tiedot ovat
- Arvioitu arvo
- Hankittavat kohteet - määrä
- Hankittavat kohteet - kokonaisarvo
- Suunnitelman aikataulu
- Hankintojen lukumäärä
Lisätäksesi KPI -tiedon perustietoihin klikkaa "Muokkaa" - "lisää uusi". Suunnitelman tiedot kohtaan listautuvat järjestelmän KPI-tiedot sekä suunnitelman lomakekentät (tekstityyppisiä lomakekenttiä ei voi lisätä KPI-tiedoiksi). Valitse listalta max. 3 KPI -tietoja. Klikkaamalla tietoa saat siirrettyä sen suunnitelman perustietojen viereisiin laatikkoon. Kun olet lisännyt halutut KPI:t klikkaa "Tallenna".
KUVA: Lisää uusi kohdasta avautuu listaus mahdollisista KPI-tiedoista
Suunnitelman välilehdet
Yhteenveto
- Yhteenveto - näyttää suunnitelman perustiedot, aikataulun, kommentit sekä muistiinpanot tiivistetysti.
- Kommentit - näkyvät kaikille suunnitelmaa käsitteleville
- Lisää uusi kommentti pluspainikkella. Toinen käyttäjä voi vastata kommenttiin
- Muistiinpanot - näkyvät vain käyttäjälle itselleen
- Lisää uusi muistiinpano pluspainikkeella
Tiedot
- Perustiedot - voit muokata perustietoja muokkaa-painikkeella
- Tiedot - voit muokata lomakekenttiä taikka lisätä uuden lomakekentän pluspainikkeella
- Valitse lomakekenttä alasvetovalikosta (lomakekenttien kirjastoa ylläpitävät pääkäyttäjät)
- Voit myös luoda uuden kentän ilman pohjaa
- Kirjoita kentälle nimi*, valitse tyyppi* sekä kirjoita kuvaus (lomakekenttien ohjeesta löydät tyyppien kuvaukset)
- Voit tarvittaessa poistaa lomakekenttiä valitsemalla poistettavan kentän ja klikkaamalla "Poista"
- Voit muokata lomakekenttien vastauksia klikkaamalla "Muokkaa vastauksia"
KUVA: Perustiedot -välilehdellä tiedot kohdassa voidaan muokata lomakekenttiä sekä niiden vastauksia
Kategoriat
Kategoria -välilehti listautuvat kyseiselle suunnitelmalle valitut kategoriat sekä niiden alakategoriat ja niiden tarkemmat tiedot.
Kohteet
Kohteet -välilehdellä voidaan muokata suunnitelman kohteita sekä luoda hankinnan. Tarkemmat ohjeet kohteet -osioon löydät täältä.
Liitteet
Lisää suunnitelmalle liitteitä tiputtamalla tiedosto "Liitteet" -kohtaan tai valitsemalla se tiedostonhallinnasta. HUOM. Yksittäisen tiedoston koko voi olla enintään 50 megaa. "Linkit" -kohtaan voidaan lisätä uusia linkkejä pluspainikkeesta.
Viestit
Voit lähettää viestejä joko järjestelmän käyttäjille tai muille vastaanottajille. Aloitetut ja lähetetyt viestit listautuvat listanäkymään. Viestejä on mahdollista poistaa ja lähettämätöntä viestiä (luonnos) on mahdollista muokata.
"Luonnos" -tilassa olevan viestin saa muokkaukseen valikkopainikkeesta.
Ostot ja hankinnat
*Lisätoiminnallisuus
Mikäli organisaatiollanne on käytössä integraatio Suunnittelusta Kilpailutukseen, pystyy Suunnittelussa luotuja hankintoja tarkastelemaan "Ostot ja hankinnat" välilehdellä. Mikäli käyttäjällä on oikeus myös Cloudia Kilpailutukseen, pääsee käyttäjä siirtymään hankintaan suoraan hankinnan linkin kautta.
Pystyt luomaan hankinnan ilman kohteita klikkaamalla "Luo uusi hankinta ilman kohteita".
Jos hankinnalle halutaan lisätä ryhmiä/kohteita, tulee hankinta luoda "Kohteet" välilehdellä.
Suunnitelman ja olemassa olevan hankinnan välille on mahdollista jatkossa luoda linkitys riippumatta hankinnan tilasta (pois lukien poistetut, arkistoidut ja keskeytetyt hankinnat).
Hankinnan tila tai sisältö ei muutu linkin luomisen yhteydessä.
Linkitys luodaan klikkaamalla "Luo liitos hankintaan".
Ostot ja hankinnat -osiossa on mahdollista poistaa hankinta, tällöin hankittavat kohteet -osiossa kohteiden tilaksi muuttuu "Odottaa hankintaa" ja ne on mahdollista lisätä taas uuteen hankintaan
Ostot ja hankinnat välilehdeltä löytyy hankinnan linkki, jonka avulla käyttäjä pääsee suoraan siirtymään ko hankintaan Cloudia Kilpailutukseen. Huom! Linkki on näkyvillä ainoastaan niille käyttäjille, joilla on oikeus myös Cloudia Kilpailutukseen
