Päätöksen laatiminen
Cloudia Kilpailutuksen päätöstoiminnolla on mahdollista laatia päätös kerralla tai vaiheittain. Päätös voidaan tehdä rakenteisella päätöslomakkeella, tai jos päätös on tehty toisessa sovelluksessa, voidaan se tuoda järjestelmään "Päätös on tehty toisessa sovelluksessa" -ohjeen mukaisesti. Mikäli tarjoajaan kohdistuu aikaisemmin laadittu poissulkupäätös, ei tarjoaja tule valittavaksi päätöstoiminnoissa. Ohjeet poissulkupäätöksen laadintaa löydät Saapuneiden tarjousten käsittelystä.
Uusi päätös
- Valitse "Uusi päätös" -toiminto, jolla siirrytään valitsemaan tarjoajat, joille hankintapäätös kohdistetaan.
- Päätöksiä on mahdollista tehdä useita
- Päätös on mahdollista poistaa (jos päätöstä ei ole tehty loppuun)
- Tehtyä päätöstä on mahdollista muokata
- Päätöksiä on mahdollista tehdä useita
Hankintapäätöstä koskevat toimittajat
- Valitse yritykset, joille hankintapäätös halutaan kohdistaa. Huom! Listaukseen tulee ainoastaan ne yritykset, joille ei ole kohdistettu saapuneiden tarjousten käsittelyssä poissulkupäätöstä.
- Tai "Valitse kaikki"
Valitse päätöslomakkeella käytettävä mallipohja
- Hankintapäätös voidaan tehdä peruspohjaan tai hankintayksikkö voi laatia hankintapäätöksen aikaisemmin tehdyn mallipohjan perusteella.
Päätöksen peruspohja
-
-
- Valitse alasvetovalikosta ”Päätöksen peruspohja”:
- Hankintapäätöslomake avautuu
- Osa tiedoista tulee suoraan järjestelmästä, eikä niitä voi muokata
- Osa tiedoista tulevat suoraan aikaisempien vaiheiden perusteella ja niitä voidaan muokata editoitavissa tekstikentissä
- Valitse alasvetovalikosta ”Päätöksen peruspohja”:
-
Siirry päätöksen laadintaan
- Valitse "Tallenna ja jatka"
Päätös
Päätöksen nimi
- Päätös voidaan nimetä
Valitse tehdäänkö päätös:
- Alla olevalla lomakkeella (valitun päätöspohjan perusteella)
- Järjestelmään voidaan myös tuoda hankintapäätös, joka on tehty toisessa sovelluksessa. Tuotu hankintapäätös tulee tiedoksiannon liitteeksi.
Tee hankintapäätös alla olevalla lomakkeella
Jos peruspohjaa halutaan käyttää hankintapäätöksen pohjana, valitse ” Tee hankintapäätös alla olevalla lomakkeella ”.
KUVA: Kaikkia päätöksen osioita on mahdollista muokata kynäikonista taikka poistaa ko. osio käytöstä punaisesta raksista
Hankintayksikkö:
- Tieto tulee hankintaorganisaation tiedoista
Hankinnan nimi:
- Tarjouspyynnön nimitunniste tulee tarjouspyynnön tiedoista
Hankinnan kuvaus:
- Hankinnan kuvaus tulee tarjouspyynnön kuvauskentästä
Käyttövinkki!
Lisätietotekstin voi lisätä:
- Kirjoittamalla
- Kopioimalla/liittämällä muusta dokumentista
- Valitsemalla esitallennettu teksti pudotusvalikosta (voit muokata valittua tekstiä)
- Esitallennettuja tekstejä hallinnoidaan osiossa "Asetukset- esitallennustekstit"
- Voit myös tallentaa tekstin esitallennetut tekstit -valikkoon lennossa ruksaamalla ruksi-ikonin vieressä olevan valintakentän ja syöttämällä esitallennustekstille sitä kuvaavan nimen
- Osioita voidaan poistaa käytöstä punaisesta raksista
- Kynä-ikonista voidaan muokata tekstikentän otsikkoa
Lisätietoa päätöksestä
- Tulee tarjouspyynnön tiedoista
Päätöspäivämäärä
- Valitse kalenterivalikosta tai kirjoita
- Päätöspäivämäärä on pakollinen
Päätös
- Kirjataan hankintapäätökselle
Päätöksen perustelut
- Kirjataan hankintapäätökselle
Valittu toimittaja(t)
- Toimittajavalinnat tulevat vertailutaulukolta
Nähtävänäpito
- Kirjataan hankintapäätökselle
- Editoitava tekstikenttä
Lisää osio
- Voit lisätä osioita kohdasta " lisää osio", jolloin voit nimetä osion otsikon sekä asettaa sille tekstin halutulla tavalla
- Osioita voi lisätä halutun määrän
- Lisättyjen osioiden paikkaa voi siirrellä nuoli-ikoneista
- Roskakori-ikonista lisätty osio voidaan poistaa
Valitse allekirjoitustapa
- Normaali
- Sähköinen allekirjoitus (katso tarkemmat ohjeet päätöksen sähköiseen allekirjoitukseen vasemman puolen listauksesta)
Allekirjoittajat
- Esitallennetuiksi allekirjoittajiksi tulee kaikki ne henkilöt, joilla on käyttäjätunnus järjestelmään
- Uuden henkilön saa lisättyä ”Lisää uusi allekirjoittaja” -valinnalla
Tiedoksianto
- Valitse päivämäärä kalenterivalikosta tai kirjoita
- Tiedoksiannon päivämäärä on pakollinen
- Jos järjestelmän kautta ei haluta tehdä sähköistä tiedoksiantoa valitaan ”Älä lähetä tiedoksiantoa”
- Kun haluat siirtyä Hankintapäätöksen tiedoksiannon lähetykseen, klikkaa lomakkeen lopusta ”Tallenna ja jatka” –linkkiä
- Jos lomakkeella on valittu ”Älä lähetä tiedoksiantoa” ei järjestelmässä ole mahdollista tehdä sähköistä tiedoksiantoa
Tallenna päätös mallipohjaksi
- Näkymässä voidaan tallentaa ko. päätös mallipojaksi ja siirtyä tiedoksiantovaiheeseen
- ”Tallenna päätös mallipohjaksi ja jatka”
- Jos lomake halutaan ainoastaan tallentaa mallipohjaksi
- Tallenna päätös mallipohjaksi
HUOM! Hankintapäätösdokumenttia voi palata vielä muokkaamaan niin kauan, kunnes hankintapäätöksen tiedoksianto on lähetetty.
Hankintapäätös on tehty toisessa sovelluksessa
Jos hankintapäätös on tehty toisessa sovelluksessa ja se halutaan tuoda järjestelmään, valitse ”Päätös on tehty toisessa sovelluksessa”.
Voit halutessasi tuoda päätöksen tiedot alla olevalle lomakkeelle ja/tai liittää tietoihin valmiin hankintapäätösdokumentin.
- Valitse ”Lisää liite”
- Suorita lataus avautuvassa latausikkunassa
- Ladattu tiedosto tulee lomakkeelle linkkinä:
- Linkistä voi avata tiedoston
- Linkin lopussa olevasta ruksi-kuvakkeesta tiedoston voi poistaa
- Halutessasi voit syöttää lomakkeelle hankintapäätöksen tietoja
- HUOM! Toisessa sovelluksessa tehtyä päätöstä ei ole mahdollista allekirjoittaa sähköisesti
Päivämäärät
- Päätöspäivämäärä ja tiedoksiannon päivämäärä ovat pakollisia täytettäviä tietoja
Tiedoksianto
- Valitse kalenterivalikosta tai kirjoita
- Tiedoksiannon päivämäärä on pakollinen
- Jos järjestelmän kautta ei haluta tehdä sähköistä tiedoksiantoa valitaan ”Älä lähetä tiedoksiantoa”
- Kun haluat siirtyä Hankintapäätöksen tiedoksiannon lähetykseen, klikkaa lomakkeen lopusta ”Tallenna ja jatka” –linkkiä
- Jos lomakkeella on valittu ”Tiedoksianto on tehty” ei järjestelmässä ole mahdollista tehdä sähköistä tiedoksiantoa
HUOM! Hankintapäätösdokumenttia voi palata vielä muokkaamaan niin kauan, kunnes hankintapäätöksen tiedoksianto on lähetetty.
Tallenna päätös mallipohjaksi
- Näkymässä voidaan tallentaa ko. päätös mallipojaksi ja siirtyä tiedoksiantovaiheeseen
- ”Tallenna päätös mallipohjaksi ja jatka”
- Jos lomake halutaan ainoastaan tallentaa mallipohjaksi
- Tallenna päätös mallipohjaksi
Hankintapäätöksen mallipohjia voidaan muokata kohdassa työkalut - hankintapäätösten mallipohjat
Hankintapäätöksen muokkaaminen
Kaikki järjestelmän rakenteisella lomakkeella tehdyt ja järjestelmään tuodut hankintapäätösdokumentit versioituvat "Päätös" -välilehdelle.
- Valitse päätös ja klikkaa valikkoa, avautuu seuraavat valinnat
- Muokkaa
- Valinalla voit siirtyä hankintapäätöksen muokkausnäkymään
- Valinnan jälkeen näkymä siirtyy "Päätös" toimintoon
- Tiedoksiannon sisältö
- Avaa päätös PDF-muodossa
- Valinnalla voit avata hankintapäätöksen PDF-dokumenttina
- Muokkaa
- Poista
- Jos tiedoksiantoa ei ole vielä tehty, päätös voidaan poistaa
