Viranomaistietojen tarkastamisen avulla hankintayksikkö voi tarkastaa tarjoajan ja sen käyttämien alihankkijoiden ESPD:llä ilmoittamien tietojen oikeellisuuden Cloudia Kilpailutuksessa. Tarkastus tehdään tarjousten käsittelyn yhteydessä.
Tietojen haku
Viranomaistietoja on mahdollista hakea kaikilla (hankintailmoitus-tyyppisillä) ilmoitustyypeillä, mukaanlukien pienhankinta-lomakkeet.
-
-
Toiminto ei ole käytössä seuraavilla lomaketyypeillä:
-
DPS sisäinen kilpailutus
-
Puitejärjestelyn minikilpailutus
-
Toimittajarekisterin sisäiset kilpailutukset (huom. kaikki mahdolliset lomakkeet joilla sis. kilpailutus voidaan tehdä)
-
-
Jos ei ole ESPD:tä käytetty, ei näytetä tai haeta rakenteista tietoa käyttölittyymälle, vaan ainoastaan Velvotteidenhoitoselvitys (VHS) pdf.
Viranomaistietojen tarkastaminen edellyttää että hankintayksikkö on pyytänyt yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan (ESPD) lomakkeen rakenteisesti hyödyntäen Cloudia Kilpailutukseen integroitua ESPD-lomaketta (ks. ESPD).
Viranomaistietojen tarkastaminen voidaan aloittaa Cloudia Kilpailutuksessa tarjoajan ja sen ilmoittaminen alihankkijoiden sekä ryhmittymän jäsenten tarjousten tietojen tarkastusvaiheessa, tarjousten avauspöytäkirjan muodostamisen jälkeen. (ks. tarjousten avaus sekä avauspöytäkirja) Tietojen hakeminen edellyttää, että tarjoaja on ilmoittanut ESPD:llä suomalaisen ALV-tunnuksen.
Viranomaistietojen hakeminen ja tarkastaminen
Kun olet luonut avauspöytäkirjan, mene osioon "Viranomaistietojen tarkastus".
- Viranomaistietojen haku käynnistetään "Käynnistä haku"-painikkeella.
- Järjestelmä näyttää listauksen tarjoajista, joiden tiedot saadaan haettua, sekä mahdolliset y-tunnuksettomat tarjoajat. Tarjoajien ilmoittamat alihankkijat ja/tai ryhmittymän jäsenet ovat eriteltynä päätarjoajan nimen alla.
HUOM! Tietojen tarkastuksessa voi kestää 24 tuntia. Tietojen manuaalinen tarkastaminen on mahdollista vasta kun tiedot on haettu. Mikäli tarjoajan tietoja ei voida hakea viranomaisrekistereistä (esim. y-tunnus puuttuu tai kyseessä on ulkomaalainen tarjoaja), voit siirtyä tarkastamaan kyseisten yritysten tiedot manuaalisesti.
KUVA: Viranomaistietojen haku käynnistetään "Käynnistä haku" -painikkeella
Kun haun tulokset ovat tulleet, tarjouksen kohdalle tulee tieto siitä, kuka viranomaistietojen tarkistuksen on tehnyt. Mikäli tarkistuksessa on ongelmia, voidaan tiedot tarkistaa myös manuaalisesti.
- Listauksesta näet yrityksen ja sen ryhmittymän jäsenten sekä alihankkijoiden tietojen haun tilanteen.
- Kuka on tiedot tarkastanut ja milloin
- Hae tiedot uudestaan klikkaamalla kohtaa "Hae"
- Jos haku on onnistunut, voit avata valitun tarjoajan tietojen tarkastamisnäkymän "Siirry tarkastamaan tiedot"-painikkeella.
- Mikäli haku ei ole onnistunut, voit tehdä tietojen tarkistuksen manuaalisesti kohdasta "Tarkasta manuaalisesti".
- Velvoitteidenhoitoselvitys.pdf löytyy dokumenttipaketista dokumentit sivulta tai tarjoukset sivulta "lataa kaikki dokumentit(ZIP)".
HUOM! Jotta tietojen haku onnistuu, käyttäjän tiedoissa yhteystietorekisterissä täytyy olla puhelinnumero tallennettuna.
KUVA: Viranomaistietojen tarkistuksen tila jokaisen tarjoajan osalta
Haetut tiedot avautuvat tarjoajien ESPD-vastausten yhteyteen. Haetut tiedot esitetään sarakkeessa "Viranomaisjärjestelmistä saatu tieto".
Vastausnäkymässä tietoja voidaan:
- Hyväksyä tai hylätä "Kuittaus ja kommentit" -sarakkeessa. Mikäli haettu tieto ei täytä vaatimuksen mukaisia tietoja ja se päätetään hylätä, tulee hylkäys perustella kommenttikenttään.
- Hyväksyä ko. osion kaikki vastaukset painikkeella "Hyväksy kaikki"
- Kuitata tiedot käsitellyksi
- Jokaisessa kohdassa tulee olla käsittelymerkintä (OK/EI-OK + kommentti)
- Tarkastella hakuhistoriaa ja selvityksiä kohdasta "Viranomaistietojen hakuhistoria"
Kuva: Haettujen tietojen tarkastelu ja kuittaaminen
Käytetyt rekisterit ja tiedot:
Viranomaistiedot haetaan seuraavien organisaatioiden ylläpitämistä rekistereistä ja palveluista:
- Patentti- ja rekisterihallitus: kaupparekisteri, yrityskiinnitysrekisteri
- Verohallinto: työantajarekisteri, ennakkoperintärekisteri, arvonlisäverorekisteri, osakkaat, omistukset, viitesuhteet
- Eläketurvakeskus: TyEL vakuuttaminen
- Työttömyysvakuutusrahasto: työttömyysvakuuttaminen
- Tapaturmavakuutuskeskus: tapaturmavakuuttaminen
- Tullihallitus: tullin kantamat maksut
- Oikeusrekisterikeskus: konkurssi- ja saneerausvaiheet
- Ulosottoviranomaiset: ulosottorekisteri
Rikosrekisteriotteen tarkastaminen voittaneelta tarjoajalta
Vertaile toimittajan antamia ESPD -vastauksia toimitettuun rikosrekisteriotteeseen ja tee tarvittavat tarkastusmerkinnät
- Valitse "OK", jos rikosrekisterin tiedot vastaavat ESPD:ssä annettuja tietoja
- Valitse "EI-OK", jos rikosrekisterin tiedot eivät vastaa toimittajan ESPD:ssä antamia tietoja
- Kirjoita kommentti kuittausruudun viereen
Kuva: Rikosrekisteriotteen tietojen vertaaminen ESPD-tietoihin.
Kolmen viivan menukuvakkeesta voit ladata VHS-palvelun tietosisältö kuvauksen PDF:n
Sähköinen todistushakemisto eCertis
eCertis on sähköinen todistushakemisto, mistä voi etsiä tietoa toisiaan vastaavista asiakirjoista ja todistuksista eri maissa. Tarkempaa tietoa eCertiksestä löytyy sivustolta https://www.hankinnat.fi/eu-hankinta/soveltuvuus/sahkoinen-todistushakemisto-e-certis. eCertis on hyödyllinen työkalu jos kisalla on ulkomaisia tarjoajia ja pitää varmistaa, että onko jonkun toimittama dokumentti asianmukainen tai esimerkiksi mitä dokumentteja tulisi pyytää.
Viranomaistietojen hakusivulla käyttäjä näkee eCertis-linkin. Tämä linkki vie käyttäjän Euroopan komission palveluun.
Kuva: Viranomaistietojen hakusivun eCertis -linkki
ESPD-vastausten käsittelynäkymässä näkyy eri ESPD-kohtien yhteydessä ”näytä lisätiedot” linkki, jota klikkaamalla saa esiin ”Tiedot e-Certisissä” näkymän, mikä kertoo aina sen ko. kohtaan liittyvän dokumentin.
HUOM! Toiminto ei suoranaisesti hae mitään tarjoajien tietoja, vaan näyttää millainen dokumentti mihinkin kohtaan liittyy ja eCertisistä voi näiden tietojen perusteella etsiä dokumentille vastinetta eri maissa.
Kuvat: ESPD-tietojen käsittelynäkymä ja eCertis antamat lisätiedot