Tarjouspalvelun ilmaiskäyttäjien roolit ja toiminnot

Tarjouspalvelun ilmaisella käyttöoikeustasolla on pääsy kaikkiin tarjouspyyntöasiakirjoihin sekä mahdollistaa tarjouksen lähetyksen.

Käyttäjät jotka on olleet voimassa ennen 24.2. päivitystä, ovat saaneet "Tarjouksen omistaja" roolin automaattisesti. 

• Peruskäyttäjä (rajoittamaton määrä)
  
  • Mahdollisuus etsiä ja tarkastella tarjouspyyntöjä
    • Pääsy ilmoituksen tietoihin
      • Tiivistelmä, julkaisuasiakirjat
    • Kysymykset ja vastaukset
      • Peruskäyttäjä voi esittää kysymyksiä avaamaltaan tarjoukselta, peruskäyttäjä ei kuitenkaan voi muokata tai lähettää tarjouksia (ei voi lähettää kysymyksiä muiden avaamiin tarjouksiin)
    • ESPD-kelpoisuusselvityspyyntöihin vastaus
    • Peruskäyttäjä ei voi:
      • muokata tai lähettää tarjouksia/hakemuksia
      • vaihtaa vastuuhenkilöä tarjoukselle/hakemukselle

• Pääkäyttäjä (rajoittamaton määrä)
  • Mahdollisuus etsiä ja tarkastella tarjouspyyntöjä
    • Pääsy ilmoituksen tietoihin
      • Tiivistelmä, julkaisuasiakirjat
    • Kysymykset ja vastaukset
      • Pääkäyttäjä voi esittää kysymyksiä avaamaaltaan tarjoukselta, pääkäyttäjä ei kuitenkaan voi muokata tai lähettää tarjouksia
    • Pääkäyttäjä voi vaihtaa avaamalleen tarjoukselleen vastuuhenkilön
  • Pääkäyttäjä ei voi:
    • muokata tai lähettää tarjouksia/hakemuksia

• Tarjouksen omistaja (rajoittamaton määrä)
  • Tarjouksen omistaja rooli määritellään henkilölle joka on vastuussa tarjousten jättämisestä
  • Tarjouksen omistaja voi muokata ja lähettää tarjouksia/hakemuksia
  • Hallita kysymyksiä, kutsuja ja ESPD-kelpoisuusselvityspyyntöjä
  • Tarkastella jätettyjä tarjouksia
  • Osallistua aktiivisiin huutokauppohin
  • Hallita organisaation ESPD-profiilia (Omat tiedot osiossa)

• Tarjouksen hyväksyjä (rajoittamaton määrä)
• Mahdollisuus etsiä ja tarkastella tarjouspyyntöjä:
  • • Pääsy ilmoituksen tietoihin
      • Tiivistelmä, julkaisuasiakirjat
    • Kysymykset ja vastaukset
      • Tarjouksen hyväksyjä voi esittää kysymyksiä avaamaltaan tarjoukselta, tarjouksen hyväksyjä ei kuitenkaan voi muokata tai lähettää tarjouksia
    • Esikatsella keskeneräisiä tarjouksia Tarjouksen lähetys sivulta avaamalla tarjous muokattavaksi tai Omat tiedot -> Tarjoukset
  • Tarjouksen hyväksyjä ei voi:
    • muokata tai lähettää tarjouksia/hakemuksia
    • vaihtaa vastuuhenkilöä tarjoukselle/hakemukselle

• Sopimuspäällikkö (rajoittamaton määrä) 
  • Mahdollisuus etsiä ja tarkastella tarjouspyyntöjä
    • Pääsy ilmoituksen tietoihin
      • Tiivistelmä, julkaisuasiakirjat
    • Kysymykset ja vastaukset
    • Sopimuspäällikkö voi hallinnoida organisaation sopimusluetteloa
  • Komissioraportointi tapahtuu tämän roolin omaavan käyttäjän kautta
  • Sopimuspäällikkö ei voi:
    • muokata tai lähettää tarjouksia/hakemuksia
    • vaihtaa vastuuhenkilöä tarjoukselle/hakemukselle

Roolien päivittäminen tapahtuu Käyttäjähallinnassa.

Tietojen arkistointiaika

Ilmaisversiolla Tarjouspalvelun kautta lähetyt tiedot on tallessa ja ladattavissa 6kk eteenpäin tarjouksen/hakemuksen lähettämisestä. Jos vastine on lähetetty ennen 24.2, on tiedot ladattavissa järjestelmän kautta 24.8 saakka.

Vastuuhenkilöt välilehti:

Vastuuhenkilöt välilehdellä, voi tarjouksen vastuuhenkilö antaa Tilapäisen muokkausoikeuden tarjoukselle myös sellaisille käyttäjille, joilla ei ole tarvittavaa "Tarjouksen omistaja" roolia tarjouksen muokkaukseen. Tarkemmat ohjeet löytyvät täältä: https://tuki.cloudia.fi/hc/fi/articles/22621943493021-Vastuuhenkil%C3%B6t-v%C3%A4lilehti

Pääkäyttäjällä on pääsy kaikkien avoinna olevien tarjouksien "Vastuuhenkilöt" välilehdelle ja heillä on mahdollisuus vaihtaa vastuuhenkilö toiseen Tarjouksen omistaja -roolilla olevaan käyttäjään. Kaikilla hankintayksikön käyttäjillä, joilla on Tarjouksen omistaja -rooli on pääsy muokkaamaan tarjousta.
Huom! Tarjouksen täyttäminen edellyttää Tarjouksen omistaja -roolin.

Tarjouksen vastuuhenkilöt on nähtävissä Omat tiedot -> Tarjoukset välilehdeltä:

* Yleensä myös käyttäjähallinnan pääkäyttäjä. Käyttäjähallinnan pääkäyttäjä voi hallinnoida oman organisaationsa käyttäjien rooleja käyttäjähallinnan puoella.

** koskee kaikkia organisaatioyksikön tarjouksia

Esimerkkejä roolien hyödyntämisestä

1 Esimerkki: Käyttäjällä A on Tarjouksen omistaja sekä pääkäyttäjän roolit

Käyttäjällä on pääsy kaikkiin tarjouspyyntöjen asiakirjoihin, voi esittää kysymyksiä, sekä voi muokata ja lähettää tarjouksia

2 Esimerkki Käyttäjällä B on Tarjouksen hyväksyjä ja sopimuspäällikön roolit

Käyttäjällä on pääsy kaikkiin tarjouspyyntöjen asiakirjoihin. Voi esittää kysymyksiä itse avaamiinsa tarjouksiin mutta ei voi muokata tai lähettää tarjouksia

3 Esimerkki Käyttäjällä C on Pääkäyttäjä sekä tarjouksen hyväksyjä roolit

Käyttäjällä on pääsy kaikkiin tarjouspyyntöjen asiakirjoihin. Voi esittää kysymyksiä itse avaamiinsa tarjouksiin mutta ei voi muokata tai lähettää tarjouksia. Pääkäyttäjänä voi vaihtaa tarjousten/hakemusten vastuuhenkilöä -> eli antaa oikeudet kyseiseen tarjoukseen/hakemukseen henkilölle kenellä on "Tarjouksen omistaja" rooli.

4 Käyttäjällä D tarjouksen omistaja rooli, peruskäyttäjä E:n tulee päästä muokkaamaan käyttäjän D tarjousta

Käyttäjä D voi lisätä käyttäjälle E tilapäisen muokkausoikeuden tarjouksen vastuuhenkilöt välilehdeltä. Peruskäyttäjä E saa sähköpostikutsun ja voi muokata ja tarvittaessa lähettää tarjouksen tilapäisen muokkausoikeuden aikarajan puitteissa.

5 Käyttäjällä F on tarjouksen omistaja rooli ja käyttäjä jää kesälomalle. Organisaation pääkäyttäjän G tulee voida hallinnoida käyttäjän F tarjouksia tällä aikaa

Käyttäjä G voi käyttäjähallinnan kautta vaihtaa tarjouksen omistaja-roolin itselleen poistamalla roolin ensin käyttäjältä F.  Tämän jälkeen käyttäjä G voi vaihtaa itsensä käyttäjän F tarjousten vastuuhenkilöksi ja hallinnoida tarjouksia käyttäjän F ollessa lomalla.