27.6.2023 eForms-materiaaleja & videoita – Tukiportaali

Yleistä

● Suomi ottaa 1.9.2023 käyttöön uudet vakiolomakkeet EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta (komission täytäntöönpanoasetus (EU) 2019/1780)

○ Kaikki kansalliset hankintailmoitukset tehdään yhä nykyisellä menettelyllä

● Vahva suositus on aikatauluttaa loppukesän ja alkusyksyn EU-hankintailmoitukset niin, että ne päättyvät hyvissä ajoin ennen 30.9. tai alkavat 1.9. jälkeen

○ Jos EU-kynnysarvon ylittävää ilmoitusta on valmisteltu ennen 1.9. Cloudiassa, prosessi tulee aloittaa alusta uusien pohjien mukaan. Kriteereitä ja esitallennustekstejä voi kuitenkin käyttää pitkälti normaalisti. Tavoitteena on myös mahdollistaa ilmoitusten luonnostelu ja mallipohjien teko ennen 1.9.

● Dynaamiset hankintajärjestelmät (DPS)

○ Uudistus ei vaikuta toistaiseksi DPS:ien sisäisiin kilpailutuksiin ja tämän hetken tiedon mukaan voimassa olevia DPS:iä ei myöskään tarvitse julkaista uudestaan.

○ Jos mahdollista, on suositeltavaa myös lykätä uusien DPS:ien julkaisuja 1.9. jälkeiselle ajalle, koska tällöin ne ovat valmiiksi eForms-muodossa.

● Sote-hankintojen osalta muutoksen piirissä ovat yli 400 000€:n hankinnat. Mukaan luetaan myös liitteen E mukaiset sote ja muut erityisalahankinnat.

eForms-aikataulu

Huomioita pääkäyttäjille

Hankintaviranomaisen tyyppi ja pääasiallinen toimiala

● Jatkossa hankintaviranomaisen tyyppi ja pääasiallinen toimiala haetaan

ilmoitukselle yhteystietorekisteristä hankintayksikön perustiedoista. Tätä

tietoa ei enää erikseen valita Cloudia Kilpailutuksen tarjouspyynnöllä,

vaan tiedot tulevat automaattisesti eForms-ilmoitukselle. Tämän vuoksi

pääkäyttäjän tulee päivittää tiedot yhteystietorekisteriin.

● Hankintaviranomaisen tyyppi ja pääasiallinen toimiala tulevat näkyviin

eForms-ilmoitukselle organisaatiot-välilehdelle ostajan tietoihin.

NUTS-koodit

● Hankintayksikön NUTS-koodi päivitetään myös

yhteystietorekisterin puolella. Jatkossa

hyväksytään käytettäväksi vain ns. "alatason"

NUTS-koodit.

Huomioita pääkäyttäjille

Mallipohjat
● Hankintayksikkö pystyy tekemään jatkossakin mallipohjia järjestelmään. Aiemmin tehdyt mallipohjat eivät ole
yhteensopivia eForms-ilmoitusten kanssa. Tämän vuoksi hankintayksikkö joutuu tekemään mallipohjat uudelleen.

Esitallennetut tekstit ja kriteerikirjasto
● Hankintayksikön tallentamat esitallennustekstit ja kriteerikirjasto pysyvät ennallaan ja niitä voidaan käyttää laajalti samaan

tapaan kuin ennenkin. Esitallennustekstit ja kriteerikirjasto toimivat ns. ristiin vanhojen ilmoitusten ja uusien eForms-
ilmoitusten välillä. Huomioithan, että osa ilmoituksien tämän hetken tekstikentistä voi poistua käytöstä tai muuttua niin,

ettei niihin voi kohdistaa esitallennustekstejä kuten tällä hetkellä.
● Esitallennustekstit säilyvät Cloudia Kilpailutuksessa eForms-uudistusten jälkeen ja ovat soveltuvilta osin käytettävissä
eForms-ilmoituksilla ja kaikilta osin kansallisilla ilmoituksilla.

Vanhat ilmoitukset
● Vanhat ilmoitukset säilyvät yhä Cloudia Kilpailutuksessa

Yleistä työnkulusta

● Osana tätä muutosta, tarjouspyyntöjen- tai muiden hankinta-asiakirjojen laatiminen jakautuu Cloudia Kilpailutus lomakkeeseen ja uuteen eForms-ilmoitukseen.

○ Cloudia Kilpailutuksessa laaditaan jatkossa rakenteisesti ilmoitukseen liittyvä hankinta-asiakirjakokonaisuus kun taas Hilmaan ja TED:iin julkaistavalle ilmoitukselle vaaditut tiedot täytetään erillisellä eForms-ilmoituksella. ○ Käyttäjälle työnkulku järjestelmässä pyritään tekemään mahdollisimman selkeäksi ja helppokäyttöiseksi. Cloudia Kilpailutus myös esitäyttää käyttäjän puolesta suuren osan ilmoitukselle vaadittavaa tietoa hankinta-asiakirjojen tietojen perusteella.

● Cloudia Kilpailutuksessa uuden ilmoituksen luomisprosessi päivittyy eForms-muutokset myötä ○ Ilmoitukset jaetaan kahden eri listauksen alle:

■ Uusi EU-kynnysarvon ylittävä ilmoitus (listaus ilmoituksen direktiivin ja tyypin mukaan)

■ Uusi ilmoitus (nykyiset kansalliset ilmoitukset ja muut pohjat)

● EU-kynnysarvojen ylittävien ilmoituspohjien välilehtien sisältöä on päivitetty vastaamaan eForms-uudistusta, mutta esim. ESPD-lomake ja kriteeristöt toimivat kuten ennenkin.

● Hyvä huomioida:

○ Käyttäjän eForms-ilmoituksella (avoimiin kenttiin) tekemät muutokset eivät siirry Cloudia Kilpailutuksen puolelle. ○ Tiedot Cloudia Kilpailutuksen tarjouspyynnöltä eivät siirry reaaliajassa eFormsin puolelle.

● Ilmoituksen julkaisu tehdään kuten ennenkin Cloudia Kilpailutuksen puolelta, sen jälkeen, kun niin tarjouspyyntö kuin eForms- ilmoitus on täytetty vähintään pakollisten tietojen osalta.