Yleistä: Päivämäärät, HILMAn sulkuajat, konversiot, jälki-ilmoitukset jne:
K: Onko olemassa tarkkaa tietoa, koska uudet lomakkeet tulevat tuotantokäyttöön?
V: Cloudia julkaisee uudet lomakkeet tuotantokäyttöön maanantaina 28.8.2023.
K: Onko Cloudia Kilpailutus on kuitenkin käytössä koko ajan vaikka Hilma olisi "kiinni" (julkaisu EU-laajuissa toki Cloudiassakin vasta 4.9. klo 8 jälkeen)?
V: Kyllä. Cloudia Kilpailutus on käytössä normaalisti, mutta julkaisut eivät ole mahdollisia Hilmaan tuona aikana (1.9-4.9 klo 8).
K: Mitä tarkoittaa "Vahva suositus" kun puhutaan, että alkusyksyn (ennen 1.9.) julkaistut EU-tarjouspyynnöt pitäisi laittaa päättymään syyskuun loppuun mennessä. Mitä tapahtuu, jos julkaisen tarjouspyynnön esim. 30.8. ja se on voimassa esim. 5.10. saakka?
V: Suurin haaste tässä on se, että mikäli joudutte korjaamaan ilmoitusta useamman kerran voi edessä olla ilmoituksen konvertointi kesken menettelyn eForms-muotoon. Tämä on haastava prosessi, jota suosittelemme välttämään, koska eForms-ilmoituksille tulee uusia pakollisia tietoja, joita ei aiemmassa ilmoituksessa ole ollut sekä jotkin tiedoista ja termistöistä muuttuvat siitä mitä ne ovat olleet alkuperäisessä hankintailmoituksessa. Viimeinen päivä korjata vanhan muotoisesti ennen 1.9. julkaistuja EU ilmoituksia on 10.10.2023
K:Tuleeko käyttöön konversiotyökalu, joilla tehdään korjausilmoitus nyt julkaistulle kilpailutukselle?
V: Kyllä tällainen on suunnitteilla, mutta konversion tekeminen täydellisesti ei ole mahdollista tietomallien eroavuuksien vuoksi. Käyttäjän tulee siis valmistautua siihen, että vanhasta hankintailmoituksesta tehdylle eForms-muotoiselle korjausilmoitukselle joutuu manuaalisesti läpikäymään useita kenttiä ilmoitukselta ennen julkaisua.
K: Voinko siis vielä 31.8. julkaista nykyisillä pohjilla eu-ilmoituksen ?
V: Voit, mutta emme suosittele jättämään näin viime tinkaan vanhojen ilmoitusten julkaisua. Jos ilmoitus esim. hylätään TED:ssä joudutte tekemään kokonaan uuden ilmoituksen. Myös edellä kuvattu riski kesken kaiken ilmoitustyypin vaihdosta eForms muotoon on olemassa, jos tarjousaika menee yli 10.10. ja tämän jälkeen joudutte tekemään korjausilmoituksen.
K: Ymmärrykseni mukaan, jos julkaisen EU- tai kansallisen hankintailmoituksen ennen 1.9., voi sen päättymispäivä olla esim. lokakuussa. 10.10, on viimeinen päivä julkaista korjausilmoitus tai jälki-ilmoitus ennen 1.9. julkaistuihin hankintailmoituksiin. Eli jos saan julkaistua tämän kuun aikana ongelmia ei tule, jos tarjoukset pitää antaa ennen 11.10, voin tehdä korjausilmoituksen muutoksia hankintailmoitukseen/tarjouspyyntöön myös ennen 11.10.
V: Jos haluat vanhassa muodossa tehdä korjausilmoitukset ja jälki-ilmoituksen tuohon hankintailmoitukseen niin kyllä, nämä ovat oikeat päivämäärät. Myös 11.10. alkaen voit tehdä korjausilmoituksen tai jälki-ilmoituksen, mutta se tehdään tässä kohden eForms muodossa, joka tulee olemaan hieman normaalia työläämpää koska ilmoitusten tietomalli muuttuu vrt. hankintailmoitus. Erityisesti korjausilmoituksen osalta suosittelemme välttämään tällaista kesken kaiken tehtävää konversiota.
K: Muuttuuko EU-ennakkoilmoitusten tekeminen (suorahankinnat)?
V: Kyllä, kaikki EU-tasoiset ilmoitukset muuttuvat eForms-muotoon.
K:Miten toimitaan rajoitetulla menettelyllä tehtävien kilpailutusten osalta, joissa osallistumishakemukset on saatu kesällä ja tarjouspyyntö tullaan lähettämään syyskuussa? Olen aloittanut tarjouspyynnön luonnostelun jo Cloudiaan. Meneekö se nyt "hukkaan" ja pitääkö tehdä uudelleen?
V: Ei tarvitse tehdä uudelleen. Ilmoitus on jo julkaistu HILMA/TEDiin ja seuraavista kierroksista ei mene tietoa HILMAan (vain tarjoajille) eli kyse ei ole enää varsinaisesta hankintailmoituksesta.
K: Julkisen avaamisen vaatimukset ja kellonaika ja miten voi ilmoittaa ettei tilaisuus ole julkinen?
V: Kenttänimen muutosta emme voi tehdä koska ne tulevat direktiivistä, mutta esim. hankinnan selitteessä tai lisätiedossa tähän voi ottaa hankintayksikkö tarkemmin kantaa.
DPSt:
K: Miten vanhan DPS:n käy, jos joudutaan julkaisemaan korjausilmoitus 10.10. jälkeen?
V: Kaikki 10.10 jälkeen tehdyt korjausilmoitukset vaativat konversion tekemisen.
K: Vaikuttaako uudistus jotain DPS:n osallistumishakemukseen, jos se aukaistaan ennen sitä?
V: Ei vaikuta voimassa olevien DPS:ien osalta. Ei myöskään näihin tehtävien hakemusten osalta. Uudet EU tasoiset DPS:t luodaan uuden työnkulun ja uusien eForms lomakkeiden mukaisesti.
K: DPSien käyttämisestä pitää tehdä jälki-ilmoitus: ilmeisesti tämä jälki-ilmoituksen tekeminen muuttuu kuitekin kokonaan?
V: 11.10. alkaen nämä tehdään eForms tietomallin muodossa.
K: Miten vanhojen DPS:ien jälki-ilmoitukset, jos ne esim. tehdään neljännesvuosittain. Pitääkö koko DPS konvertoida vai hoidetaanko prosessi vain per jälki-ilmoitus?
V: Jos tehdään jälki-ilmoituksia vanhan malliseen DPS:ään, ei tarvetta itse DPS-ilmoituksen konvertoinnille. Jälki-ilmoitukset tehdään eForms-muodossa tarpeen syntyessä.
Tietojen periytyvyys ja ESPD vs poissulkuvaatimukset eFormsilla
K: Jos ESPD:lle ja eFormsin puolelle syötetyt poikkeavat toisistaan, tuleeko herja vai meneekö läpi?
V: Järjestelmä noudattaa validoinnissa virallisia validointisääntöjä. Suurin osa näistä tulee EU tasoisesta määrittelystä, osaan tehdään kansallisia räätälöintejä. Näiden ylittävää tarkastusta ei tule olemaan ainakaan ensimmäisissä versioissa. Riippuen siis poikkeavuudesta, niin järjestelmä voi päästää tällaisen läpi.
K: Voisiko nämä poissulkuperusteet eFormsilla määrittää vanhalla hyväksi havaitulla tavalla "hankinta-asiakirjoissa määritetyn mukaisesti"?
V: Tähän emme valitettavasti voi antaa varmaa vastausta. Uskoisin että näistä käytänteistä kannattaa keskustella omien hankintalakiin erikoistuneiden asiantuntijoidenne kanssa sekä seurata keskustelua kun ilmoituksia aletaan käyttää.
K: Miten kommentoitte, että e-formsilla voi lukea ristiriitaisia tietoja vs. tarjouspyyntö? Esim. juuri ESPD ja e-formsiin kirjattu asia.
V: Alkuvaiheessa tällainen ristiriita on mahdollinen, ennenkuin käytännöt täsmentyvät. Järjestelmä varmistaa ilmoituksen välttämättömät tiedot, jotta julkaisu voidaan suorittaa Hilmaan ja TED:iin, mutta ei ota kantaa mahdollisiin ristiriitoihin tarjouspyynnön ja ilmoituksen sisältöjen osalta. Ristiriitojen ehkäiseminen ja välttäminen jää hankintayksikön vastuulle tarkemman ohjeistuksen ja käytäntöjen puuttuessa. Kannattaa myös osallistua HILMAn ja muiden asiantuntijaorganisaatioiden järjestämiin koulutuksiin. Me myös tutkimme mahdollisuuksia miten ristiriitoja voitaisiin minimoida järjestelmän toiminnan suhteen.
Muut aiheet:
K: Oliko niin, että aluekoodeissa ei olisi enää käytössä valintaa Manner-Suomi. Itse teen liikenteen hankintoja, jotka ajetaan eri maakunnissa, jotka sijoittuvat vielä eri alueille esim. Itä- ja Etelä-Suomeen. En ole saanut valittua molempia alueita ja ratkaissut asian valitesemalla juurikin tuon laajemman alueen.
V: Hankintaorganisaation aluekoodi tulee tosiaan ilmoittaa jatkossa niin sanotusti kolmostason koodeilla, eli esim. Manner-Suomi ei ole enää sallittu.
K: Tuleeko eForms- lomake myös PUTU-lain hankinnoille?
V: Tulee EU-kynnysarvon ylittäville puolustus- ja turvallisuushankinnoille.
K: Ovatko kaikki Cloudian puolelta eFormsiin periytyvät tiedot lihavoidulla tekstillä?
V: Suurin osa kyllä. Muutamia tietoja esitäytetään ns. ei-lukittuna. Tällöin mahdolliset jatkomuokkaukset tietosisältöön voidaan tehdä ilmoituksella.
K: Jos ja kun kertaalleen kirjoittaa pakollisiin poissulkuperusteisiin tekstiä, saako ne tallennettua johonkin niin, että ovat jatkossa käytössä uusissa kisoissa? Vai pitääkö joka kerta tehdä tämä jumppa?
V: Ei tarvitse. Jos teet mallipohjan, jossa poissulkuperusteet ja aloitat uuden ilmoituksen mallipohjan kautta, perusteet kopioituvat uudelle ilmoitukselle.
K: Antaako eForms / Poissulkuperusteet kohdassa tarjoaja myös vastauksen näihin (kuten espd:llä) vai onko eFormsilla vain "tiedoksi"?
K: Vain tiedoksi, ei vaadi vastausta tarjoajalta. Vain ESPD kysymyksiin vastataan jatkossakin.
K: Osiin jaetut hankinnat. ESPD-lomake ei nykymuotoisena Cloudiassa ole osiin jaettu, ts. eri osille ei voi asettaa eri vaatimuksia ESPD:ssä. Nyt taas eFormsin puolella soveltuvuusvaatimukset pitää ilmoittaa jokaiselle osalle erikseen. Tuleeko Cloudia tekemään muutoksia nykymuotoiseen ESPD-lomakkeeseen tämän takia, siten että myös ESPD:hen voi laittaa eri vaatimukset eri osille?
V: Ei tällä hetkellä, mutta asia on kehityksessä ja sen tarve on selkeä eFormsin myötä. Palaamme tähän asiaan mahdollisimman pian.
K: Periytyykö tiedot ennakkoilmoitus -> hankintailmoitus -> jälki-ilmoitus, myös näiden eForms tietojen osalta?
V: Kyllä periytyvät ketjutetussa hankinnassa.
K: Tarvitseeko päivittää jotenkin asianhallintaintegraatiota? Meillä on integraatio Cloudiasta Tweb-järjestelmään.
V: Ei tarvitse päivittää. Teemme testausta parhaillaan, mutta asiakkailla ei tarvetta päivityksiin.
K: Onko demoympäristö sama kuin kesän asiakastestauksessa? Saako sinne enää tunnuksia? Miten asiakkaat voivat testata eFormsia ennen virallista julkaisua ja entä sen (4.9 ) jälkeen?
V: Yleistä asiakastestausympäristöä emme tule enää avaamaan ennen tuotantoon siirtymistä. Kaikkien asiakkaiden nykyisiin kilpailutuksen testiympäristöihin päivittyvät eForms-lomakkeet tuotantopäivityksen (4.9) jälkeen, jolloin testaaminen mahdollista asiakkaan omassa ympäristössä.
K: Voivatko osat ja osa-alueet jatkossakin olla erillään toisistaan? Eli voiko tarjouspyynnöllä olla 50 osa-aluetta, mutta eFormsilla esim. 2 osaa?
V: Kyllä tämä mahdollisuus säilyy jatkossakin, tosin harvoin ja vain erikoistapauksissa käytössä.
K: Jos olen tekemässä EU-hankintapohjalle tarjouspyyntöä ja en ennätä julkaista sitä ennen 1.9. Niin tuleeko tämän jälkeen tarjouspyynnön näkymälle vasemmalle reunalle automaattisesti - eforms- välilehti?
V: Ei tule näkymään automaattisesti. Joudut aloittamaan uuden ilmoituksen eForms-muotoisena. Luonnoksia emme tule konvertoimaan eForms-muotoon.
K: Voisitteko vielä kerrata tehtiinkö e-forms muodossa Sosiaali- ja terveyspalvelut 400 000 e ylittävät ja oliko myös muut erityiset palvelut 300 000 e ylittävät ilmoitukset.
V: Kyllä, nämä ovat mukana uudistuksessa.
K: Vaikuttaa eForms Toimittajarekisterin käyttöön?
V: Uusien Eforms-tyyppisten toimittajarekisterien julkaisun yhteydessä asiakkaan ei tarvitse enää julkaista erillistä hankintailmoitusta TED:iin vaan järjestelmä julkaisee tämän automaattisesti Hilmaan ja TED:iin kun toimittarekisteriä koskeva ilmoitus julkaistaa Cloudia Kilpailutuksesta.
Toimittajarekisterien sisäisten kilpailutusten tarjouspyyntöpohjat on yhdenmukaistettu ja jatkossa uusille sisäisille kilpailutuksille käytössä on hankintayksikön käytössä olevista lisäominaisuuksista riippuen 1 tai 2 tarjouspyyntölomaketta. Huomioittehan, että muutos koskee myös vanhoja voimassa olevia toimittajarekistereitä.