Fastställande av personuppgifter som sekretessbelagda - extra funktion

* på separat beställning

Med hjälp av funktionen kan uppgifter som sparats i systemet indelas i tre kategorier:  

• Innehåller offentliga personuppgifter 
  • Dessa uppgifter innehåller personuppgifter men kan granskas av alla som har rätt att läsa detta avtal 
• Innehåller sekretessbelagda personuppgifter 
  • Dessa uppgifter innehåller personuppgifter och visas endast för dem som ansvarar för avtalet 
• Innehåller personbeteckning 
  • Fältet innehåller en persons personbeteckning och visas endast för dem som ansvarar för avtalet. 

Ange uppgifter som sekretessbelagda 

När uppgifter i avtalet anges som sekretessbelagda öppnas en meny med följande alternativ: 

• Innehåller offentliga personuppgifter 
  • Andra uppgifter behöver inte fyllas i 
• Innehåller sekretessbelagda personuppgifter 
  • Lägg till sekretessgrund genom att ange den i rutan eller välja den i frasbiblioteket 
• Innehåller personbeteckning 
  • Sekretessgrunden får automatiskt en paragraf från personuppgiftslagen enligt vilken uppgiften ska sekretessbeläggas. Grunden kan redigeras.  
• Normal sekretessfunktion. Uppgiften innehåller inte personuppgifter men ska sekretessbeläggas av andra orsaker.  

Bland alternativen kan man välja ett eller alla. Sekretessgrunden anges dock endast en gång. 

Normal sekretessbelagd kan också göras på sidan 'Status'. Sekretessgrunder är obligatorisk information.

Sekretessbelagda uppgifter 

Följande uppgifter kan anges innehålla personuppgifter: 

• Avtalsnamn 

OBS! Man kan ange att avtalets namn endast innehåller offentliga personuppgifter.  Avtalets namn kan inte innehålla sekretessbelagda uppgifter

• Beskrivning av avtal 
  • Märk som sekretessbelagt genom att klicka på låsikonen 
• Avtalsparter; leverantör och beställare 
  • Välj "Personuppgiftsinställningar” med knappen med tre streck 
• Bilagor 
  • Välj "Sekretessbelagd” med knappen med tre streck 
    • Personuppgifter i bilagor kan anges i fältet "Personuppgifter i bilaga" under sekretessgrunden så att bilagan inte behöver öppnas för att ta reda på dess personuppgifter

• Metadata
  • Ange som sekretessbelagd i "Sekretessbelagd" 

• Kontraktspunkter  
  • Välj i rullgardinsmenyn "Sekretessbelagd"

Sekretessbelagda punkter har märkts med lås 

• Ett halvstängt lås innebär att beskrivningen av avtalet innehåller offentliga personuppgifter

• Ett stängt lås innebär att beskrivningen av avtalet innehåller sekretessbelagda uppgifter

Bläddra i avtalsuppgifter  

För personer som inte har rätt att se personuppgifter visas ett lås vid sekretessbelagda punkter och sekretessgrund. 

I PDF-dokument anges sekretessgrunden: 

Sökning av personuppgifter och rapportering 

Systemets administratör kan hämta personuppgifter med en separat funktion för rapportering. Detta sker i menyn för sökning av avtal under "Sök personuppgifter". I denna sökvy visas en lista över alla personuppgifter i systemet. 

På listan visas uppgifter under följande kategorier:  

• Typ:  
  • Avtalspunkt där personuppgiften finns (t.ex. bilaga, leverantör, metadata, avtalspunkt) 
• Namn/rubrik:  
  • Namn på avsnitt där personuppgifter finns (t.ex. avtalspunktens namn) 
• Avtalsnamn 
  • Det aktuella avtalets namn 
• Avtalsnummer 
  • Det aktuella avtalets nummer 
• Personuppgifter 
  • Personuppgifter i den aktuella punkten 

Sökfunktionen kan användas för mer exakta uppgifter.  

Av sökresultatet kan man skapa en Excel-rapport genom att klicka på "Skapa rapport".