I avtalsvyn kan du granska och skapa kommentarsrundor relaterade till avtalet och redigera kommentarer. Kommentarsrundorna kan ha följande status: utkast, aktiv eller stängd.
Lägg till ny kommentarsrunda
- Välj ”Lägg till ny kommentarsrunda
- Rubrik
- Ange rubrik till kommentarsrundan
- Följetext
- Ange följetext till inbjudan
- Tidsfrist
- Ange tidsfristen för kommentarer
- Mottagare:
- Lägg till intern mottagare för kommentarsrundan genom att klicka på "Lägg till intern mottagare"
- Du kan välja mottagare i Användaradministrationens kontaktuppgifter
- Lägg till extern mottagare för kommentarsrundan genom att klicka på "Lägg till extern mottagare"
- Ange mottagarens e-postadress
- Bilagor
- Visa kontraktsdokumentet för mottagarna:
- Den som skapar kommentarsrundan kan avgöra om kontraktsdokumentet ska visas för mottagarna
- Mottagarna ser varandras kommentarer:
- Den som skapar kommentarsrundan kan avgöra om mottagarna kan se varandras kommentarer
- Skicka slutrevisionen av kommentsrundan till externa användare
- Den som skapar kommentarsrundan kan avgöra om slutrevisionen av kommentsrundan ska skickas till externa användare
- Skicka e-postmeddelande om nya kommenterar
- Om inställningen inte är aktiverad skickas alltid ett e-postmeddelande när en ny kommentar mottas
Avtalspunkter
- älj de avtalspunkter som ska kommenteras genom att bocka för avtalspunkten i "Lägg till kommentarsrundan". Då ser mottagaren avtalspunkten och dess innehåll.
- Genom att klicka på Välj alla kan du ta med alla avtalspunkter i kommentarsrundan
- Vid behov kan du ställa frågor om avtalspunkten i "Ytterligare information/fråga om objektet"
Välj om metadata/vilka metadata som ska visas i kommentarsrundan genom att klicka på "Lägg till kommentarsrundan". Då ser mottagaren metadata och dess innehåll.
OBS! Avtalpunkter eller metadata kan inte lägg till kommentarsrund.
När du fyllt i de nödvändiga fälten ska du klicka på ”Spara” eller lämna vyn genom att klicka på ”Ångra”.
Starta kommentarsrunda
- När alla nödvändiga uppgifter har fyllts i kan kommentarsrundan startas.
- När du sparat kan du välja "Starta kommentarsrunda"
- Klicka på knappen för att skicka inbjudan till deltagarna i kommentarsrundan
- Om du vill starta kommentarsrundan senare, välj "Ångra"
Mottagarna får inbjudan per e-post.
- Du kommer till kommentarvyn genom att klicka på "Inled kommentering"
Kommentera kontrakt
Efter att du klickat på Inled kommentering kommer du till kommentarvyn där deltagare kan kommentera kontraktet.
- Deltagarna kan kommentera en aktiv begäran om kommentarer
- Kommentaren kan läggas in på önskade ställen
- Skicka kommentarer genom att klicka på "Skicka kommentarer"
Administration av kommentarsrunda
Kommentarsrundor visas på avtalsfliken "Kommentarer"
Utkast till kommentarsrunda
- Redigera
- Redigera halvfärdig kommentarsrunda
- Samma vy öppnas som när ny kommentarsrunda skapas
- Redigera halvfärdig kommentarsrunda
- Starta kommentarsrunda
- Starta kommentarsrunda genom att klicka på ”Starta kommentarsrunda”
- Ta bort
- Radera kommentarsrunda
Aktiv kommentarsrunda
- Granska
- Öppna information om kommentarsrundan
- Kommentar
- Användaren kommer till samma kommentarsvy som visas för mottagaren
- Kommentarerna visas i vyn
- Redigera
- Redigera en startad kommentarsrunda
- Samma vy öppnas som när en ny kommentarsrunda skapas.
- Där kan du redigera tidsfrist, mottagare, avtalspunkter och metadata.
- Tidsfristen kan förlängas eller förkortasMottagare kan raderas/läggas till. Systemet skickar ett e-postmeddelande om detta till de involverade.
- Redigera en startad kommentarsrunda
- Avsluta kommentarsrundan
- Användaren kan avsluta en aktiv kommentarsrunda genom att klicka på ”Avsluta kommentarsrundan”
- Skicka påminnelse
- Du kan skicka en påminnelse till de personer som ännu inte har kommenterat kontraktet med funktionen "Skicka påminnelse".
- Välj de personer till vilka du vill skicka påminnelsen i fönstret och klicka på "Skicka".
- Du kan skicka en påminnelse till de personer som ännu inte har kommenterat kontraktet med funktionen "Skicka påminnelse".
Avslutad kommentarsrunda
- En aktiv kommentarsrunda avslutas efter att tidsfristen gått ut. Användaren kan också avsluta den genom att klicka på ”Avsluta kommentarsrundan”.
- En avslutad kommentarsrunda kan aktiveras på nytt via funktionen ”Starta kommentarsrunda”
