I Cloudia Contract kallas konkurrensutsatta objekt upphandlingsobjekt oberoende av om det är fråga om varor, tjänster eller entreprenader. Upphandlingsobjekt skapas antingen i "grupper" eller "delar". Om en upphandling är indelad i delar skapar man i "Kriterier för upphandlingsobjekt" i anbudsinfordran upphandlingens delområde, under vilket upphandlingsobjekten räknas upp. Om en upphandling inte är indelad i delar skapar man i "Kriterier för upphandlingsobjekt" i anbudsinfordran en grupp, under vilken upphandlingsobjekten räknas upp. Beslutet om att indela upphandlingen i delar fattas för nationella upphandlingsannonser i avsnittet "Upphandlingsförfarande" och för EU-upphandlingsannonser i avsnittet: PUNKT II: Upphandlingsobjekt.
Anbudsgivarens elektroniska anbud bildas av två e-formulär: Lämplighetskrav och Kriterier för upphandlingsobjekt. I avsnittet "Kriterier för upphandlingsobjekt" fastställs det som upphandlas dvs. upphandlingsobjekt och hurdana dessa objekt ska vara dvs. kriterier för upphandlingsobjekt (se artikeln om kriterier för upphandlingsobjekt).
Lägg till grupp/delområde
Börja skapa upphandlingsobjekt genom att lägga till grupp eller delområde beroende på upphandlingen har indelats i delar eller inte.
Lägg till grupp (upphandlingen har inte indelats i delar)
Skapa en grupp för upphandlingsobjekten i avsnittet "kriterier för upphandlingsobjekt" genom att klicka på ”Lägg till grupp”, varefter ett redigeringsfönster öppnas.
- Ange ett namn för gruppen
- Fråga efter pris och antalet decimaler i priset (se artikeln om begäran om prisuppgifter)
- Lägg till objekt och deras kriterier
BILD: Lägg till grupp i en nationell upphandlingsannons som inte är indelad i delar.
Lägg till delområde (upphandlingen är indelad i delar)
Skapa ett delområde för upphandlingsobjekten i avsnittet "kriterier för upphandlingsobjekt" genom att klicka på ”Lägg till delområde”, varefter ett redigeringsfönster öppnas.
- Ange ett namn för delområdet
- Fråga efter pris och antalet decimaler i priset (se artikeln om begäran om prisuppgifter)
- Lägg till objekt och deras kriterier
BILD: Lägg till delområde i en nationell upphandlingsannons som är indelad i delar.
- Följande val visas i grundläggande uppgifter om delområdet om man i avsnittet Upphandlingsförfarande valt att delanbud tillåts.
- Välj om delanbud ska tillåtas inom delområdet
- Om du väljer "Ja" kan anbudsgivaren välja vilka objekt inom delområdet som erbjuds
- Välj om delområdet ska erbjudas
- Om du väljer "Ja" kan anbudsgivaren inte låta bli att erbjuda delområdet.
- Välj om delanbud ska tillåtas inom delområdet
BILD: Upphandlingens delområde är "Skoltransporter", där anbudsgivaren kan välja om anbudet omfattar bägge områdena.
Hantera grupper eller delområden
Hantera alla grupper eller delområden
Uppe till höger i avsnittet Kriterier för upphandlingsobjekt finns funktioner med vilka du kan hantera alla grupper/delområden samtidigt.
- Kontrollera uppgifterna
- Systemet markerar obligatoriska uppgifter som saknas eller motstridiga val med rött
- Förhandsgranska
- Förhandsgranskningen öppnas på en ny flik där du kan granska hur formuläret i avsnittet Kriterier för upphandlingsobjekt ser ut för anbudsgivaren.
- OBS! Om upphandlingen har flera delområden eller grupper är de stängda enligt inställningarna, men du kan öppna en grupp/ett delområde genom att klicka på "Expandera gruppen >>"
- Fält för ytterligare information om objekt
- Med funktionen kan du på en gång lägga till fält för ytterligare information om alla upphandlingsobjekt, i vilka du kan ange ytterligare information när du sparar objektet (t.ex. förpackningsstorlek, produktkod)
- Ladda ner upphandlingsobjekt från Excel-fil (se anvisningarna nedan)
- Du kan importera flera upphandlingsobjekt samtidigt från Excel
- Stäng alla grupper/delområden
- Du kan stänga alla skapade grupper/delområden så att de visas på rader för att underlätta hanteringen
- Öppna alla grupper/delområden
- Du kan öppna alla skapade grupper/delområden så att all information om dem visas
BILD: Konkurrensutsättning med tre delområden. På bilden visas delområdenas gemensamma funktioner
Hantera en grupp eller ett delområde
Uppe till höger i vyn över gruppen/delområdet hittar du funktioner med vilka du kan hantera gruppen/delområdet.
- Ta bort de valda objekten och kriterierna för gruppen/delområdet
- Välj objekt och/eller kriterier för gruppen eller delområdet genom att bocka för rutan efter raden.
- Klicka på den röda papperskorgen
- Exportera valen i form av en kriteriegrupp (se artikeln om kriteriebiblioteket)
- Välj objekt och/eller kriterier för gruppen eller delområdet genom att bocka för rutan efter raden.
- Klicka på ikonen med ett moln och en pil
- Kriteriebibliotek (se artikeln om kriteriebiblioteket)
- Välj objekt och/eller kriterier för gruppen eller delområdet genom att bocka för rutan efter raden.
- Klicka på bokikonen
- Flytta eller kopiera objekt och kriterier till grupp eller delområde (se artikeln om flyttning och redigering av gruppens objekt och kriterier)
- Välj objekt och/eller kriterier för gruppen eller delområdet genom att bocka för rutan efter raden.
- Klicka på pilikonen
- Stäng grupp/delområde
- Stäng grupp/delområde till en rad med understrecket
- Ta bort grupp/delområde
- Ta bort gruppen/delområdet från anbudsinfordran genom att klicka på det röda krysset
Uppe i vyn över gruppens/delområdets objekt hittar du funktioner med vilka du kan hantera gruppen/delområdet på en gång:
- Stäng alla objekt för gruppen/delområdet
- Öppna alla objekt för gruppen/delområdet
- Välj alla objekt för gruppen/delområdet
- OBS! Du kan välja ett enskilt objekt i slutet av objektets rad
BILD: På bilden visas redigeringsmöjligheter för en enskild grupp
Upphandlingsobjekt
Du kan skapa upphandlingsobjekt manuellt eller importera dem från Excel.
Lägg till nytt objekt
- Lägg till nytt upphandlingsobjekt genom att ange dess namn i "nytt objekt".
- Lägg till upphandlingsvolym OBS! Om du inte anger upphandlingsvolymen behandlar systemet den som en
- Lägg till enhet
- Vilken är den enhet som ska jämföras och i vilken enhet ska anbudsgivaren ange priset
BILD: På bilden har man i upphandlingsgruppen "Stål" lagt till objektet "Kamstål", och ett nytt objekt kan läggas till i "Nytt objekt".
Redigera objekt
I slutet av objektets rad finns funktioner med vilka du kan redigera objektet.
- Ta bort objekt
- Ta bort objektet från gruppen/delområdet genom att klicka på det röda krysset
- Flytta
- Du kan flytta ett objekt till ett annat ställe inom gruppen/delområdet genom att dra och släppa raden på ett nytt ställe (Drag&drop)
- OBS! Om du vill flytta ett objekt till andra grupper/delområden ska du uppe i vyn över gruppen/delområdet klicka på "Flytta och kopiera gruppens objekt och kriterier" (se detaljerade anvisningar här)
- Funktioner
- Stäng objekt
- Stäng objektet via understrecket för att underlätta hanteringen av objekt
- Kopiera objekt
- Med funktionen skapar du en kopia av objektet
- Ytterligare information om objektet
- Med funktionen kan du lägga till text i ytterligare information om alla objekt (se Hantera alla grupper eller delområden > fält för ytterligare information om objekt)
- Stäng objekt
BILD: Objektets funktioner
Ladda ner upphandlingsobjekt från Excel-fil
Du kan importera upphandlingsobjekt enligt det angivna formatet med en Excel-mall.
- Välj ”Ladda ner upphandlingsobjekt från Excel-fil”
- I fönstret kan du ladda ner en importmall enligt det angivna formatet: ”ladda mall”
- Upphandlingsobjekten fastställs i importmallen enligt det angivna formatet
- Genom att klicka på ”Välj fil” importeras mallen tillbaka till systemet
- Genom att välja "Grupper/objekt som importeras från Excel ersätter befintliga" ersätter du uppgifterna i avsnittet om upphandlingsobjekt
- Om du inte väljer detta alternativ visas grupperna/delområdena och objekten efter de befintliga
- Med "Skicka" importerar du grupperna/delområdena och objekten till anbudsinfordran
- I fönstret kan du ladda ner en importmall enligt det angivna formatet: ”ladda mall”
BILD: Ladda ner upphandlingens grupper/delområden och objekt från en Excel-fil i fönstret "ladda mall" och importera den till systemet genom att välja den på din dator.
Fyll i Excel-mall enligt det angivna formatet
Excel har fält i angivet format i vilka de uppgifter som behövs fylls i. Uppgifterna i kolumn A och B i Excel ska anges, men i övrigt är fälten valfria. Om uppgifter anges överförs de till upphandlingsobjekten under rubrikerna.
- I kolumn A definieras om raden (R) är grupp/delområde eller kod (T)
- I kolumn B anges objektets namn
- I kolumn C anges upphandlingsvolym
- I kolumn D anges enhet
- I kolumn F anges produktkod
- Från och med kolumn G kan man skapa egna kolumner som visas som ytterligare information om upphandlingsobjekten
BILD: Exempel på hur man fyller i Excel-filen