Du inleder uppgörandet av kriterier för upphandlingsobjekt genom att ange objektsgrupperna. Med objektsgrupp avses delområde/position/helhet som upphandlas och som har en övernivå (gruppens rubrik) och undernivåer (objekt som upphandlas). Upphandlingsobjekten kan skapas manuellt eller importeras från Excel.
Obs! Definitionen av objekteten varierar något beroende på vilken av de fyra urvalskriterier s att använda. Du måste välja urvalsgrunden innan du börjar definiera objekten/kriterierna. Det är bra att notera att en urvalsgrund inte kan bytas mot en annan under arbetets gång.
Skapande av upphandlingsobjekt (som jämförelsegrund totalupphandling eller upphandling enligt objektsgrupp)
Skapa objektsgrupp via knappen ”Lägg till objektsgrupp”, som öppnar ett redigeringsfönster.
- Ge objektsgruppen ett namn i det stora textfältet (i exemplet: Experttjänster)
- Om du vill godkänna delvisa anbud inom objektsgruppen, ska du markera punkten ”Delvisa anbud inom objektsgruppen tillåtna”
- Det innebär att en leverantör kan erbjuda bara de produkter inom gruppen den önskar i Tarjouspalvelu.fi. I annat fall måste leverantören alltid erbjuda alla produkter i gruppen.
- Då volymviktas målgruppens poängsättning. Se jämförelsetabell
- Lägg till produkt/tjänst som hör till objektsgruppen i fråga via punkten ”Lägg till nytt objekt”
- Produktens/tjänstens namn (i exemplet: senior expert, junior expert)
- Inköpskvantitet eller beräknad kvantitet
- (om det här lämnas tomt används kvantiteten 1 i jämförelsen)
- Enhet enligt vilken priset efterfrågas
- Du kan ta bort objektsraden med kryssikonen
- Du kan redigera en objektsgrupp/-rad med funktionen ”redigera objektsgrupp”
- Du kan ta bort en objektsgrupp med funktionen ”ta bort objektsgrupp”
Skapa upphandlingsobjekt (som jämförelsegrund upphandling enligt objektsrad)
När jämförelsegrunden är upphandling enligt objektsrad skapar du upphandlingsobjekt på samma sätt som ovan, men du börjar lägga till upphandlingsobjekt genom att välja ”Lägg till objektsrad”.
Ladda upphandlingsobjekt från Excel-fil
Upphandlingsobjekten kan hämtas med en standardiserad Excel-mall.
- Välj ”Ladda upphandlingsobjekt från Excel-fil”
- I det fönster som öppnas kan du ladda ner en standardiserad importmall, ”hämta mall”
- Upphandlingsobjekten definieras i den standardiserade importmallen
- Du läser in den standardiserade mallen tillbaka i systemet via knappen ”Välj fil”
- I det fönster som öppnas kan du ladda ner en standardiserad importmall, ”hämta mall”
Fylla i standardiserad Excel-mall
I Excel-filen finns standardiserade fält, i vilka du fyller i de nödvändiga uppgifterna. Du måste fylla i uppgifterna i kolumnerna A och B i Excel-filen, men de övriga ifyllningsbara fälten är valfria. Om du fyller i fälten förs informationen över under respektive rubrik i upphandlingsobjekten.
- I kolumn A anger du om raden är (R) grupp eller (T) identifikation
- Se motsvarande uppställning i punkten ”lägg till objektsgrupp”
- I kolumn B definierar du objektets namn
- I kolumn C definierar du inköpskvantiteten
- I kolumn D definierar du enhet
- I kolumn F definierar du produktkod
- Från kolumn G vidare kan du skapa egna tilläggskolumner, som visas som tilläggsinformation vid upphandlingsobjekten
