Genom kontroll av myndighetsuppgifter kan den upphandlande enheten kontrollera de uppgifter som anbudsgivaren och dess underleverantörer angett i ESPD via Cloudia Sourcing. Kontrollen görs när anbuden handläggs.
Sök uppgifter
Kontrollen av myndighetsuppgifter förutsätter att den upphandlande enheten har begärt blanketten för europeiskt enhetligt upphandlingsdokument (ESPD) strukturerat med hjälp av Cloudia Sourcings integrerade ESPD-blankett (se ESPD).
Kontrollen av myndighetsuppgifter kan påbörjas i Cloudia Sourcing när anbudsgivarens, dess underleverantörers och gruppmedlemmars anbud granskas efter att öppningsprotokollet upprättats. (se öppning av anbud och öppningsprotokoll) Hämtningen av uppgifterna förutsätter att anbudsgivaren har angett finskt momsnummer i ESPD.
Hämtning och kontroll av myndighetsuppgifter
Efter att du upprättat öppningsprotokollet går du till "Kontroll av myndighetsuppgifter".
- Starta hämtningen av myndighetsuppgifter genom att klicka på "Starta hämtning".
- Systemet visar en lista över anbudsgivare, vars uppgifter hittas, och eventuella anbudsgivare som saknar FO-nummer. Underleverantörer och/eller gruppmedlemmar som anbudsgivare anmält specificeras under den huvudsakliga anbudsgivaren.
OBS! Kontrollen av uppgifterna kan ta 24 timmar. Det är möjligt att kontrollera uppgifterna manuellt först efter att de hämtats. Om uppgifter om anbudsgivare inte kan hämtas från myndighetsregister (t.ex. FO-nummer saknas eller det är fråga om en utländsk anbudsgivare) kan du kontrollera dessa uppgifter manuellt.
BILD: Starta hämtningen av myndighetsuppgifter genom att klicka på "Starta hämtning".
När sökresultaten är klara visas information om vem som har kontrollerat myndighetsuppgifterna vid anbudet. Om det förekommer problem i kontrollen kan uppgifterna också kontrolleras manuellt.
- På listan visas status för sökningen av uppgifter om företaget och dess gruppmedlemmar samt underleverantörer.
- Vem som kontrollerat uppgifterna och när
- Hämta uppgifterna på nytt genom att klicka på "Hämta"
- När hämtningen är klar kan du öppna granskningsvyn för den valda anbudsgivaren genom att klicka på "Kontrollera uppgifterna".
- Om hämtningen misslyckas kan kontrollera uppgifterna manuellt i "Kontrollera manuellt".
OBS! För att hämtningen ska lyckas ska telefonnummer finnas i registret över kontaktuppgifter.
BILD: Status för kontroll av myndighetsuppgifter om varje anbudsgivare
Hämtade uppgifter öppnas i anslutning till anbudsgivarnas ESPD-svar. De hämtade uppgifterna visas i kolumnen "Uppgifter från myndighetssystem".
I svaren kan uppgifter:
- Godkännas eller förkastas i kolumnen "Kvittering och kommentarer". Om en uppgift förkastas för att den inte är kravenlig ska detta motiveras i kommentarfältet.
- Alla svar godkännas genom att klicka på "Godkänn alla"
- Kvitteras som behandlade
- Varje punkt ska förses med kvittering (OK/INTE OK + kommentar)
- Granska sökhistoria och utredningar i "Sökhistoria över myndighetsuppgifter"
Bild: Granskning och kvittering av hämtade uppgifter
Använda register och uppgifter:
Myndighetsuppgifterna hämtas från följande organisationers register och tjänster:
- Patent- och registerstyrelsen: handelsregistret, företagsinteckningsregistret
- Skatteförvaltningen: arbetsgivarregistret, förskottsuppbördsregistret, momsregistret, delägare, innehav, referensrelationer
- Pensionsförsäkringscentralen: ArPL-försäkring
- Arbetslöshetsförsäkringsfonden: arbetslöshetsförsäkring
- Olycksfallsförsäkringscentralen: olycksfallsförsäkring
- Tullstyrelsen: avgifter som tullen uppbär
- Rättsregistercentralen: konkurs och sanering
- Utsökningsmyndigheten: utsökningsregistret
Kontroll av straffregisterutdrag för vinnande anbudsgivare
Jämför leverantörens ESPD-svar med straffregisterutdraget och gör kontrollanteckningarna
- Välj "OK" om uppgifterna i straffregisterutdraget motsvarar uppgifterna i ESPD
- Välj "INTE OK" om uppgifterna i straffregisterutdraget inte motsvarar uppgifterna i ESPD
- Skriv en kommentar bredvid kvitteringsrutan
Bild: Jämförelse av uppgifter i straffregisterutdrag med ESPD-uppgifter.
Elektronisk sökning av intyg eCertis
eCertis är en elektronisk söktjänst för intyg där man kan söka information om handlingar och intyg som motsvarar varandra i olika länder. Ytterligare information om eCertis finns på https://www.hankinnat.fi/eu-hankinta/soveltuvuus/sahkoinen-todistushakemisto-e-certis. eCertis är ett nyttigt verktyg om konkurrensutsättningen omfattar utländska anbudsgivare och man måste säkerställa att ett inlämnat dokument är relevant och vilka dokument som ska begäras.
På söksidan för myndighetsuppgifter finns en länk till eCertis. Via länken kommer användaren till EU-kommissionens tjänst.
Bild: Länk till eCertis på söksidan för myndighetsuppgifter
I handläggningsvyn över ESPD-svar finns i samband med olika ESPD-punkter länken ”Visa ytterligare information”. Om man klickar på den öppnas vyn ”Uppgifter i e-Certis”, där dokumentet som anknyter till punkten nämns.
OBS! Funktionen söker inte direkt uppgifter om anbudsgivare, utan visar vilka dokument som anknyter till respektive punkt, och i eCertis kan man med hjälp av dessa uppgifter söka dokument som motsvarar varandra i olika länder.
Bilder: Handläggningsvy över ESPD-uppgifter och ytterligare information från eCertis