Tämän toiminnallisuuden myötä järjestelmässä on mahdollista allekirjoittaa yksittäisiä tiedostoja sähköisen allekirjoituspalvelun kautta. Toiminnallisuuden ajatus on esimerkiksi allekirjoittaa Muut liitteet-kohtaan lisättyjä liitteitä ilman, että sopimuksen tilaa tarvitsee vaihtaa voimassa olevasta luonnos -tilaan (esim. optiopäätös, muutostyötilaus tms.)
Luonnostilassa oleva sopimus
Sopimus voi olla luonnos-tilassa, jolloin voidaan allekirjoittaa sähköisesti haluttuja sopimuksen liitteitä taikka muita liitteitä.
HUOM! Yksittäisten liitteiden allekirjoitus ei muuta sopimusta voimassa oleva -tilaan, vaan tilan muutos vaatii koko sopimuksen sähköisen allekirjoittamisen.
Allekirjoitus
Valitse allekirjoitukset-osiosta ”sähköinen allekirjoitus” ja välilehti ”yksittäisten dokumenttien allekirjoitus”.
Lisää vihreästä plus -painikkeesta allekirjoittavat sopimusosapuolet
Tämän jälkeen valitse halutut allekirjoitettavat liitteet kohdasta ”Valitse allekirjoitettavat dokumentit”.
KUVA: Valitse haluttu liite, klikkaamalla liitteen edessä olevaa valintalaatikkoa, kun halutut liitteet on valittu paina ”valitse”.
Voit määritellä allekirjoitusjärjestyksen klikkaamalla täpän kohtaan "Allekirjoitusjärjestys käytössä"
- Mikäli asetus laitetaan päälle, allekirjoitusprosessi tapahtuu vuorotellen niin, että toimittajan ensimmäinen allekirjoittaja aloittaa allekirjoittamisen. Kutsu seuraavalle allekirjoittajalle lähtee, kun edellinen allekirjoittaja on vienyt sähköisen allekirjoituksen loppuun asti.
- Mikäli asetusta ei laiteta päälle, kutsu allekirjoittamaan lähtee kaikille allekirjoittajille yhtä aikaa.
Halutessasi voit määritellä allekirjoitusprosessille määräajan
- Määräajan jälkeen allekirjoitusprosessi umpeutuu ja prosessi on aloitettava uudelleen.
- Huom! Jos erääntymispäivää ei syötetä niin valitse "käytä oletusarvoa", tällöin järjestelmä käyttää allekirjoituksen erääntymisessä oletusarvoa (60 päivää). Huom! allekirjoituslinkki on voimassa 60 päivää.
Valitse allekirjoituspalvelussa käytettävä kieli (FI, ENG, SWE)
Halutessasi voit muokata järjestelmän lähettämää sähköpostiviestiä.
Lähetä sähköisen allekirjoitusprosessin dokumentit allekirjoittajille halutessasi (prosessin päättymisen yhteydessä)
Lukitse ja aloita sähköinen allekirjoitus
- Pop up -ikkuna avautuu ruudulle. Klikkaamalla "OK" sopimus lukitaan ja sähköinen allekirjoitusprosessi alkaa. Allekirjoittajat saavat automaattisen allekirjoituspyynnön ja ohjeistuksen sähköiseen allekirjoitukseen sähköpostitse.
Kun allekirjoitusprosessi on aloitettu, sopimus lukkiutuu. Allekirjoituksen status päivittyy sopimukselle automaattisesti 30 minuutin välein. Tarkistaaksesi allekirjoitusprosessin statuksen tiheämmin voit klikata "Tee status -tarkistus" painiketta ja järjestelmä hakee viimeisimmän tiedon.
HUOM! Yksittäisen tiedoston sähköinen allekirjoitus ei lukitse sopimusta sähköisen allekirjoituksen ajaksi vaan sen muokkaaminen on mahdollista allekirjoitusprosessin aikana.
Allekirjoitusprosessi on samanlainen kuin muutoin sähköinen allekirjoitusprosessi.
Kun liite on allekirjoitettu, näytetään allekirjoitusaika osapuolen tiedoissa.
Yksittäisiä liitteitä on mahdollista allekirjoittaa useita. Kuitenkaan allekirjoitusprosesseja ei voi olla voimassa yhtä aikaa enempää kuin yksi.
Jos haluat allekirjoittaa lisää yksittäisiä liitteitä:
Lisää halutut allekirjoittavat sopimusosapuolet ”plus-painikkeesta” ja valitse allekirjoitettavista dokumenteista haluttu liite.
Kaikki aiemmat yksittäisten liitteiden allekirjoituprosessit näkyvät "Aiemmin allekirjoitetut dokumentit" kohdasta.
Jos haluat tarkastella kaikkia sähköisiä allekirjoitusprosesseja, näet ne kootusti sopimuksen katselu-tilassa osiosta ”historiatiedot - sähköinen allekirjoitus”
Voimassa oleva sopimus
Sopimuksen voimassa ollessa on mahdollista allekirjoittaa sopimuksen Muut liitteet-osioon lisättyjä liitteitä.
Jos halutaan allekirjoittaa sähköisesti sopimuksen liitteitä, tulee käyttää toiminnallisuutta ”sopimusmuutos”, jolloin voidaan sähköisesti allekirjoittaa sopimusdokumentti sekä haluttu liite.
Jos voimassa oleva sopimus on allekirjoitettu aiemmin käsin, voidaan yksittäisiä liitteitä kuitenkin allekirjoittaa sähköisesti (organisaatiolla oltava X-sign sähköinen allekirjoituspalvelu käytössä)
Valitse allekirjoitukset-osiosta välilehti ”yksittäisten dokumenttien allekirjoitus” ja sieltä alasvetovalikosta ”X-sign”
Tämän jälkeen lisää halutut allekirjoittaja osapuolet ja valitse allekirjoitettavat liitteet.
Huom! Sopimuksen voimassa ollessa, sopimuksen liitteitä ei ole mahdollista valita.
Voit määritellä allekirjoitusjärjestyksen klikkaamalla täpän kohtaan "Allekirjoitusjärjestys käytössä"
- Mikäli asetus laitetaan päälle, allekirjoitusprosessi tapahtuu vuorotellen niin, että toimittajan ensimmäinen allekirjoittaja aloittaa allekirjoittamisen. Kutsu seuraavalle allekirjoittajalle lähtee, kun edellinen allekirjoittaja on vienyt sähköisen allekirjoituksen loppuun asti.
- Mikäli asetusta ei laiteta päälle, kutsu allekirjoittamaan lähtee kaikille allekirjoittajille yhtä aikaa.
Halutessasi voit määritellä allekirjoitusprosessille määräajan
- Määräajan jälkeen allekirjoitusprosessi umpeutuu ja prosessi on aloitettava uudelleen.
- Huom! Jos erääntymispäivää ei syötetä niin valitse "käytä oletusarvoa", tällöin järjestelmä käyttää allekirjoituksen erääntymisessä oletusarvoa (60 päivää). Huom! allekirjoituslinkki on voimassa 60 päivää.
Valitse allekirjoituspalvelussa käytettävä kieli (FI, ENG, SWE)
Halutessasi voit muokata järjestelmän lähettämää sähköpostiviestiä.
Lähetä sähköisen allekirjoitusprosessin dokumentit allekirjoittajille halutessasi (prosessin päättymisen yhteydessä)
Lukitse ja aloita sähköinen allekirjoitus
- Pop up -ikkuna avautuu ruudulle. Klikkaamalla "OK" sopimus lukitaan ja sähköinen allekirjoitusprosessi alkaa. Allekirjoittajat saavat automaattisen allekirjoituspyynnön ja ohjeistuksen sähköiseen allekirjoitukseen sähköpostitse.
Kun allekirjoitusprosessi on aloitettu, sopimus lukkiutuu. Allekirjoituksen status päivittyy sopimukselle automaattisesti 30 minuutin välein. Tarkistaaksesi allekirjoitusprosessin statuksen tiheämmin voit klikata "Tee status -tarkistus" painiketta ja järjestelmä hakee viimeisimmän tiedon.
HUOM! Yksittäisen tiedoston sähköinen allekirjoitus ei lukitse sopimusta sähköisen allekirjoituksen ajaksi vaan sen muokkaaminen on mahdollista allekirjoitusprosessin aikana.
Allekirjoitusprosessi on samanlainen kuin muutoin sähköinen allekirjoitusprosessi.
Kun liite on allekirjoitettu, näytetään allekirjoitusaika osapuolen tiedoissa.
Yksittäisiä liitteitä on mahdollista allekirjoittaa useita. Kuitenkaan allekirjoitusprosesseja ei voi olla voimassa yhtä aikaa enempää kuin yksi.
Jos haluat allekirjoittaa lisää yksittäisiä liitteitä:
Lisää halutut allekirjoittavat sopimusosapuolet "plus-painikkeesta" ja valitse allekirjoitettavista dokumenteista haluttu liite
Kaikki aiemmat yksittäisten liitteiden allekirjoitusprosessit näkyvät "aiemmin allekirjoitetut dokumentit" kohdasta
