Sähköinen allekirjoitus (Visma X-Sign)

* maksullinen lisätoiminnallisuus

 

Huom! Helsingin kaupungilla oma sähköinen allekirjoitusprosessi!

 

Katso ohjevideo allekirjoituksen käynnistämiseen:

 

 

 

Sopimuksen sähköinen allekirjoittaminen 

 

Sopimuksen sähköinen allekirjoittaminen vaatii toimittajan sekä tilaajan tunnistautumisen verkkopankin, mobiilivarmenteen tai sähköisen henkilökortin kautta.

• Verkkopankkitunnus

  • Verkkopankkitunnistautuminen on mahdollista tehdä pankin myöntämillä henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Lisätietoja verkkopankkitunnuksilla tehtävään tunnistautumiseen saat esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta tai omasta pankista.

• Mobiilivarmenne
  • Mobiilivarmenne on sähköinen henkilöllisyystodistus, jolla voidaan turvallisesti todistaa henkilöllisyys internetissä. Mobiilivarmenteen saa tilattua oman operaattorin sivuilta ja mobiilivarmenteella tunnistautuminen edellyttää matkapuhelimessa olevan sim-kortilla olevan mobiilivarmenteen aktivoimista. Lisätietoja mobiilivarmenteesta löydät esimerkiksi www.mobiilivarmenne.fi tai Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta.
• Sähköinen henkilökortti
  • Sähköinen henkilökortti (VRK-kortti) on Väestörekisterikeskuksen henkilövarmenne. Lisätietoja VRK-kortista saat Väestörekisterikeskuksesta.

 

Sopimuksen sähköisen allekirjoittamisen prosessi etenee seuraavasti:

 

1. Sopimuksen käsittelijä käynnistää allekirjoitusprosessin

Sopimuksen käsittelijä määrittelee sopimuksen sopijaosapuolet (perustiedot) sekä allekirjoitustavaksi sähköisen allekirjoituksen (Allekirjoitus). Allekirjoitus -sivulle lisätään tilaajan ja toimittajan allekirjoittajien tiedot sekä valitaan allekirjoitettavat dokumentit. Sopimuksen käsittelijä vahvistaa sähköisen allekirjoitusprosessin aloittamisen. 

 

2. Osapuolet allekirjoittavat sopimuksen sähköisesti

Sopimuksen osapuolet saavat sähköpostin (osoitteesta allekirjoitus@cloudia.fi), jossa on linkki sopimuksen allekirjoituspalveluun. Palveluun syötetään sähköpostiosoite, jonka jälkeen allekirjoittaja saa tekstiviestinä koodin, jolla hän pääsee kirjautumaan allekirjoituspalveluun. Sopimuksen allekirjoittaminen tapahtuu verkkopankkitunnistautumisella, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla. 

 

3. Sopimus on allekirjoitettu

Sopimuksen osapuolet saavat sähköpostilla vahvistuksen sopimuksen allekirjoituksesta. Sähköposti sisältää allekirjoitetun sopimuksen sekä allekirjoitusten yhteenvedon.

 

Sopimuksen käsittelijä käynnistää allekirjoitusprosessin

 

Sopimusosapuolet määritellään sopimuksen "Perustiedot" -osiossa 

• Lisää tilaaja- sekä toimittajatiedot (ks. luo sopimus -> perustiedot)

Allekirjoitustapa valitaan "Allekirjoitus" -osiossa 

• Allekirjoitustavaksi valitaan "Sähköinen allekirjoitus" 

Seuraavaksi valitaan käytettävä allekirjoituspalvelu:

• DocuSign
• Visma X-Sign allekirjoituspalvelu (ohjeet tässä artikkelissa)

KUVA: Valitse allekirjoitustapa alasvetovalikosta (Visma X-Sign tai Dogusign), sekä sen alta lisätäänkö allekirjoittajatietoihin kohdat yksikölle sekä allekirjoittajan tittelille.

 

Allekirjoittajaosapuolten sekä allekirjoittajien määrittely

• Allekirjoittajia voi olla enintään 10 henkilöä
• Lisää allekirjoittajien tiedot valinnoilla "Lisää sopimusosapuoli B -toiset osapuolet" sekä "Lisää Sopimusosapuoli A - Luoja/tuojat"
  • voit lisätä useampia allekirjoittajaorganisaatioita allekirjoittajaosapuoliksi
  • Klikkaa "Muokkaa" tarkentaaksesi allekirjoittajaosapuolen tietoja

 

• Valitse osapuolitieto (organisaatio) alasvetovalikosta, jotka muodostuvat perustiedot-välilehdelle täytettyjen tietojen mukaan
• Lisää allekirjoittaja 
  • plus -painikkeesta    
    • Määritä allekirjoittajalle nimi, sähköposti sekä puhelinnumero. HUOM! 01-, 02-alkuisia sekä ulkomaisia puhelinnumeroita ei voi käyttää sähköisessä allekirjoituksessa. Kaikki tiedot ovat oleellisia allekirjoitusprosessin onnistumisessa. 
    • Tarvittaessa lisää plus painikkeella useampi allekirjoittaja organisaatiolle HUOM! Allekirjoitusprosessilla voi olla yhteensä 10 allekirjoittajaa
  • alasvetovalikosta
    • Jos organisaation/yrityksen tietoja on käytetty aiemmin sähköisessä allekirjoituksessa löytyy henkilötiedot alasvetovalikosta. Henkilötiedot täydentyvät alasvetovalikkoon, kun käyttäjätietoja on ensimmäisen kerran käytetty organisaation/yrityksen allekirjoittajana. 

Valitse allekirjoitettavat dokumentit

• Sopimusdokumentti tulee automaattisesti allekirjoitettavaksi asiakirjaksi HUOM. Sopimusdokumentti tulee olla pdf -muodossa. 
• Sopimusliitteet listautuvat ruudulle, niistä voidaan valita halutut myös allekirjoitettavaksi (dokumentteja voi esikatsella)

HUOM! Sopimuksen liitteitä voi olla sopimusdokumentin lisäksi 24 kpl. Yhden yksittäisen liitteen maksimikoko on 250 Mt. Liitteiden kokonaismaksimikoko yhteensä 250 Mt. 

 

Voit määritellä allekirjoitusjärjestyksen klikkaamalla täpän kohtaan "Allekirjoitusjärjestys käytössä"

• Mikäli asetus laitetaan päälle, allekirjoitusprosessi tapahtuu vuorotellen niin, että toimittajan ensimmäinen allekirjoittaja aloittaa allekirjoittamisen. Kutsu seuraavalle allekirjoittajalle lähtee, kun edellinen allekirjoittaja on vienyt sähköisen allekirjoituksen loppuun asti.
• Mikäli asetusta ei laiteta päälle kutsu allekirjoittamaan lähtee kaikille allekirjoittajille yhtä aikaa.

Halutessasi voit määritellä allekirjoitusprosessille määräajan

• Määräajan jälkeen allekirjoitusprosessi umpeutuu ja prosessi on aloitettava uudelleen.
• Huom! Jos erääntymispäivää ei syötetä niin valitse "käytä oletusarvoa", tällöin järjestelmä käyttää allekirjoituksen erääntymisessä oletusarvoa (60 päivää). Huom! allekirjoituslinkki on voimassa 60 päivää. 

Valitse allekirjoituspalvelussa käytettävä kieli (FI, ENG, SWE)

Halutessasi voit muokata järjestelmän lähettämää sähköpostiviestiä.

 

Lähetä sähköisen allekirjoitusprosessin dokumentit allekirjoittajille halutessasi.

 

 

Lukitse ja aloita sähköinen allekirjoitus

• Pop up -ikkuna avautuu ruudulle. Klikkaamalla "OK" sopimus lukitaan ja sähköinen allekirjoitusprosessi alkaa. Allekirjoittajat saavat automaattisen allekirjoituspyynnön ja ohjeistuksen sähköiseen allekirjoitukseen sähköpostitse. 

 

 

 

Kun allekirjoitusprosessi on aloitettu, sopimus lukkiutuu. Allekirjoituksen status päivittyy sopimukselle 30 minuutin välein. Tarkistaaksesi allekirjoitusprosessin statuksen tiheämmin voit klikata "Tee status -tarkistus" painiketta ja järjestelmä hakee viimeisimmän tiedon. 

 

Allekirjoitusprosessin peruutus

Allekirjoitusprosessin voi myös halutessaan peruuttaa kohdasta "Peruuta sähköinen allekirjoitusprosessi ja poista sopimuksen lukitus". Tällöin sähköisen allekirjoituksen prosessi perutaan sekä sopimus siirtyy takaisin luonnos-tilaan, jolloin sitä voidaan muokata edelleen. 

 

Muistuta allekirjoittajia

Toiminto lähettää muistutuksen vuorossa olevalla allekirjoittajalle, jos tämä ei ole käynyt allekirjoittamassa vuorokauden loppuun mennessä. Muistutus lähetetään kerran päivässä joka päivä siihen asti kunnes allekirjoitus on saatu tai allekirjoitusprosessi päättyy tai keskeytetään. Muistutusviestissä on myös allekirjoituksen linkki, mikäli alkuperäinen linkki on hukkunut.

 

 

Osapuolet allekirjoittavat sopimuksen sähköisesti

• Jokainen allekirjoittaja saa allekirjoitussähköpostin samaan aikaan (mikäli allekirjoitusjärjestys käytössä -täppä ei ole päällä). 
• Sähköposti sisältää tietoa allekirjoitettavasta sopimuksesta, mahdollisen saatteen, allekirjoituksen määräajan sekä linkin allekirjoituspalveluun
• Linkkiä klikattaessa allekirjoittaja saapuu kirjautumissivulle, johon hänen tulee syötää sähköpostiosoitteensa ja klikata kännykän kuvaa. 
• Järjestelmä lähettää allekirjoittajan puhelimeen tunnuskoodin tekstiviestillä, joka tulee syöttää alempaan ikkunaan. 

 

 

• Tekstiviesti lähetetään puhelinnumeroon, joka määriteltiin allekirjoittajien tietojen yhteydessä Cloudia Sopimuksessa. Kun tunnuskoodi on syötetty, allekirjoittaja saapuu allekirjoituspalveluun. 

• Visma X-Sign allekirjoituspalvelu
  • Allekirjoituspalvelu listaa kaikki ko. henkilön allekirjoitettavat asiakirjat. Valitse listalta sopimus, jonka haluat allekirjoittaa.  
  • Mikäli vastaanottajalla on vain yksi sopimus allekirjoitettavana, kyseisen sopimuksen allekirjoitussivu avautuu automaattisesti

 

Hyväksy tai hylkää sopimuksen sähköinen allekirjoitus

• Hyväksyn sopimuksen ehdot (kuva alla)
  • Valitse "Olen lukenut asiakirjat ja hyväksyn"
  • Valitse allekirjoita
  • Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa voit valita tunnistautumistavan seuraavista tavoista:
    • FINEID: VRK -kortti
    • Pankkitunnisteella: Verkkopankkitunnukset
    • Mobiilivarmenteella

 

• En hyväksy sopimuksen ehtoja (kuva alla)
  • Valitse "En hyväksy"
  • Kirjoita tarvittaessa perustelu ja valitse "Hylkää"
  • Jos sopimuksen ehtoja ei hyväksytä, tulee sähköisen allekirjoitusprosessin tilaksi hylätty

 

• Allekirjoituksen jälkeen sivulle tulee ilmoitus allekirjoitettu ja allekirjoituksen tiedot päivittyvät Cloudia Sopimukseen 
• Mikäli sopimus hylätään, näytölle tulee ilmoitus "Hylätty" ja allekirjoitusprosessin tilaksi Cloudia Sopimuksessa päivittyy hylätty (oikeanpuoleinen kuva)

 

Sopimus on allekirjoitettu

 

Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen, jokainen allekirjoittanut saa Visma Sign-Xltä sähköpostin, joka sisältää allekirjoitusten yhteenvedon sekä sopimuksen. Allekirjoitusten yhteenveto on lisätty sopimuksen kansilehdeksi ja sisältää tarkemmat tiedot jokaisesta allekirjoittajasta. Lisäksi Cloudia Sopimus lähettää sopimuksen vastuuhenkilölle sähköpostin, joka vahvistaa että allekirjoitusprosessi on viety loppuun ja sopimus on allekirjoitettu.  Allekirjoituksen tiedot päivittyvät myös Cloudia Sopimukseen ko. sopimuksen "" -osioon:

Mikäli allekirjoitusprosessia aloitettaessa määriteltiin, että allekirjoittajille toimitetaan sopimuksen liitteet, lähetetään allekirjoittaneille sähköposti, jossa on linkki liitteiden lataamista varten. Ladataksesi sopimuksen liitteet klikkaa kohtaa "Siirry lataussivulle" ja kirjoita avautuvaan ikkunaan oma sähköpostiosoitteesi ja klikkaa "Lähetä". Tämän jälkeen pääse lataamaan sopimuksen liitteet. 

 

HUOM! Liitteet voi ladata vain kerran ja linkki on voimassa vain 5 vuorokautta sähköpostin vastaanottamisesta. 

Allekirjoitetut pdf-dokumentit sisältävät nykyisin allekirjoituksen. Aiemmin Cloudian käyttämässä versiossa oli vain xml-pohjainen kiistämättömyysdatan muodostus, mutta itse pdf ei sisältänyt allekirjoitusta. Huhtikuussa 2024 tuo allekirjoitus on lisätty myös pdf-dokumentille. Eli dokumentin voi viedä DVV:n validaattoriin.
DVV:n validaattori ilmoittaa, että sähköinen allekirjoitus on validi, ja että sitä ei ole muokattu jälkeenpäin. Koska systeemiallekirjoitukseen käytetään twodayn omaa sertifikaattia, muut kohdat näyttävät oranssia huutomerkkiä.