* maksullinen lisätoiminnallisuus
Allekirjoitusprosessin vaiheet tiivistettynä
- Allekirjoittajien lisäys sopimukselle ja kutsujen lähetys
- Kutsulinkin avaavan käyttäjän varmentaminen sähköpostiosoite + varmennuskoodi yhdistelmällä
- Vahva tunnistautuminen (ohjeen lopussa kuvaus jos käytössä kevyt allekirjoitusprosessi)
- Allekirjoitettavien dokumenttien avaus ja allekirjoitus
- Allekirjoitettujen dokumenttien avaaminen vahvan tunnistautumisen avulla
Prosessin käynnistäminen
- Sopimushallinnassa luodaan tai tuodaan allekirjoitettava sopimus (tuotu sopimus ei saa olla aikaisemmin allekirjoitettu sähköisesti).
- Sopimuksen Allekirjoitukset välilehdellä määritellään osapuolet
- Osapuolen nimi ja sähköposti on pakollisia tietoja
Sähköinen allekirjoitus alasvetovalikon alapuolelta löytyy toiminnallisuus joka tulee aktivoida jos ei halua käyttää vahvaa tunnistautumista allekirjoituksella.
Kun osapuolet on syötetty, löytyy sivun alalaidasta vielä seuraavat valinnat:
- Liitteet (valitse kaikki allekirjoitettavat sopimuksen liitteet)
- Eräpäivä (syötä halutessasi prosessille päättymispäivä)
- Allekirjoitusjärjestys käytössä (sopimus allekirjoitetaan järjestyksessä ylhäältä alaspäin)
- Kieli
- Muokkaa allekirjoituspyynnön sähköpostiviestiä (voit muokata osapuolille lähetettävän viestin sisältöä)
Kun kaikki asetukset ovat oikein, voit lukita sopimuksen ja aloittaa allekirjoituskierroksen.
Allekirjoitusprosessi
Osapuolille saapuu sähköpostiin linkki, jolla vain prosessiin määritellyt henkilöt pääsevät suorittamaan allekirjoituksen (viesti saapuu osoitteesta cloudia-allekirjoitus@xsign.fi, tähän viestiin ei ole mahdollista vastata). HUOM! Linkki tulee vain alkuperäisessä allekirjoituspyynnössä, muistutus ei sisällä linkkiä.
Linkistä avautuvalla sivulla käyttäjän tulee vahvistaa kirjautuminen kertaluonteisella salasanalla:
Klikkaa "Lähetä sähköposti koodilla" -> Syötä "Sähköpostikoodi" alempaan kenttään ja klikkaa Kirjaudu sisään
Vahva tunnistautuminen
Allekirjoitettavien dokumenttien avaaminen vaatii vahvan tunnistautumisen valitulla tunnistautumismenetelmällä. Tunnistautumistavat ovat joko verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenne.
- Verkkopankkitunnus
- Verkkopankkitunnistautuminen on mahdollista tehdä pankin myöntämillä henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Lisätietoja verkkopankkitunnuksilla tehtävään tunnistautumiseen saat esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta tai omasta pankista.
- Mobiilivarmenne
- Mobiilivarmenne on sähköinen henkilöllisyystodistus, jolla voidaan turvallisesti todistaa henkilöllisyys internetissä. Mobiilivarmenteen saa tilattua oman operaattorin sivuilta ja mobiilivarmenteella tunnistautuminen edellyttää matkapuhelimessa olevan sim-kortilla olevan mobiilivarmenteen aktivoimista. Lisätietoja mobiilivarmenteesta löydät esimerkiksi www.mobiilivarmenne.fi tai Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta.
- Sähköinen henkilökortti
- Sähköinen henkilökortti (VRK-kortti) on Väestörekisterikeskuksen henkilövarmenne. Lisätietoja VRK-kortista saat Väestörekisterikeskuksesta.
Sopimuksen allekirjoittaminen
Tunnistautumisen jälkeen käyttäjä saapuu yleiskatsaus sivulle, jossa on mahdollista tarkastella allekirjoitettavat dokumentit, lisätiedot sekä allekirjoittajat.
"Allekirjoita" painiketta klikkaamalla järjestelmä kuittaa sopimuksen allekirjoitetuksi:
"Kieltäydy" painikkeella avautuu pop-up johon on mahdollista syöttää syy kieltäytymiselle
Tunnistautuminen on voimassa 30 minuuttia ja käyttäjän on mahdollista allekirjoittaa useampi sopimus samalla
Kun sopimus on allekirjoitettu kaikkien osapuolien toimesta, saapuu sähköpostiin linkki josta dokumentit ovat ladattavissa:
Huom! Allekirjoitettujen dokumenttien avaaminen vaatii käyttäjältä vahvan tunnistautumisen.
Allekirjoitusprosessit
Käyttäjän tehtyä vahva tunnistautuminen, tulee heillä mahdollisuus selata myös muita allekirjoitusprosesseja. Jos käynnissä on useampi, on heidän mahdollista allekirjoittaa useita prosesseja kerralla.
Listalla näkyy myös päättyneet prosessit sekä sen tila.
Kevyt allekirjoitusprosessi
Erikseen tilattava toiminto, ota yhteyttä tukeen
Jos Sopimushallinnassa "Allekirjoitukset" välilehdellä on aktivoitu kevyt allekirjoitusprosessi käyttöön, tunnistautumistapana on vain sähköposti:
Käyttäjälle saapuu sähköpostiin koodi jolla kirjaudutaan, vastaavasti kuin ensimmäisessä vaiheessa.
Tunnistautumisen jälkeen käyttäjä saapuu yleiskatsaus sivulle, jossa on mahdollista tarkastella allekirjoitettavat dokumentit, lisätiedot sekä allekirjoittajat.
"Allekirjoita" painiketta klikkaamalla järjestelmä kuittaa sopimuksen allekirjoitetuksi:
"Kieltäydy" painikkeella avautuu pop-up johon on mahdollista syöttää syy kieltäytymiselle