HUOM! Sopimuksen tulee olla voimassa oleva, jotta reklamaatio on mahdollista luoda
Reklamaatio voidaan luoda:
- Reklamaatioehdotuksen pohjalta
- Sopimuksen pohjalta
- Sopimushaun valikosta "luo reklamaatio"
- Sopimukselta "reklamaatiot"-osiosta "lisää"
Luo reklamaatio reklamaatioehdotuksen pohjalta
- Luodut reklamaatio ehdotukset löytyvät osiosta haku - reklamaatio - reklamaatioehdotukset
Valitse katsele, josta avautuu reklamaatioehdotuksen tarkemmat tiedot
Ehdotuksen hylkääminen
- Valitse "hylkää"
Ehdotuksen hyväksyntä
- Valitse reklamoitava osapuoli
- Mahdollinen käytettävä reklamaatiopohja
- Pääkäyttäjä voi luoda reklamaatiopohjia "asetukset"-valikossa
- Valitse "hyväksy"
- Järjestelmä ohjaa reklamaation muokkausnäkymään
Reklaamation luonti
- Reklaamatio voidaan luoda "sopimushaun" kautta
- Reklamaatio on myös mahdollista luoda sopimuksen katselutilan "reklamaatiot-osiosta"
Reklamaation luonti
Reklamaation perustaminen -välilehdellä voi valita reklamaatiopohjan, jota käytetään pohjana.
Reklamaatio koostuu neljästä osiosta
1. Perustiedot
-
- Reklaamation sopimus
- Sopimus, jonka pohjalta reklamaatio tehdään (tulee automaattisesti)
- Reklamaation sopimuksen tyyppi
- Sopimuksella valittu sopimustyyppi (tulee automaattisesti sopimuksen pohjalta)
- Nimi *
- Syötä reklamaatiota kuvaava nimi
- Reklamaation päivämäärä
- Valitse kalenterista päivämäärä reklamaatiolle
- Reklamaation tyyppi kts. ohje vasen navigaatio "reklamaatiotyypit"
- Valitse mahdollinen reklamaatiotyyppi
- Reklamoitava osapuoli *
- Valitse alasvetovalikosta reklamaation osapuoli
- Reklamaation ulkoiset osanottajat
- Lisää reklamaation osapuolen tiedot:
- Nimi *
- Sähköposti *
- Puhelinnumero
- Lisää reklamaation osapuolen tiedot:
- Reklamaation sisäiset osanottajat
- Sopimuksen vastuuhenkilö tulee automaattisesti
- Lisää mahdolliset muut sisäiset vastaanottajat
- Reklamaation liitteet
- Lisää haluttu liite
- Lisää sopimuksen liitteitä reklamaation liitteeksi
- Reklaamation sopimus
2. Reklamaation osat
- Lisää reklamaation sisältö + painikkeesta "lisää", jolloin voit luoda itse reklamaatioon otsikoita ja tekstikenttiä (Vasemman puolen laatikkoon tulee osan otsikko ja oikealla syötetään teksti otsikon alle)
- Lisää mahdollisia sopimuskohtia sopimukselta
- Muokkaa järjestystä välilehdellä on mahdollista muokata osien järjestystä
Huom! jos reklamaation luonnissa on käytetty reklamaatiopohjaa niin sisältöä ei välttämättä ole mahdollista muokata kts. ohje reklamaatiopohjat
3. Tila
- Tila
- Vaihtuu reklamaation tilan mukaisesti
- Reklamaatiodokumentti
- Voit katsoa reklamaation pdf-dokumentin
- Valitse liitetäänkö reklamaatiolle
- Kansilehti
- Sisällysluettelo
- Valitse lähetetäänkö reklamaatio *
- Ulkoisille vastaanottajille (jotka on syötetty perustiedot osiossa)
- Sisäisille vastaanottajille (jotka on syötetty perustiedot osiossa)
- Aseta reklamaation tarkastuksen päivämäärä
- Aloita tarkastusvaihe (lähettää reklamaation kommentointipyynnön s.postitse vastaanottajille)
KUVA: Kun vastaanottajat sekä päivämäärä on valittu, tulee "aloita tarkastusvaihe" aktiiviseksi. Tarkastusvaiheessa reklamaation tila muuttuu "tarkastuksessa" ja järjestelmä lähettää reklamaation kommentointipyynnön kaikille vastaanottajille.
Reklamaation kommentointi
- Reklamaation kommentointipyyntö tulee vastaanottajille järjestelmästä s.postitse. Pyynnön liitteenä on automaattisesti reklamaatio pdf-muodossa
- Aloita kommentointi
- Syötä s.postiosoite, jolloin järjestelmä ohjaa käyttäjän reklamaation kommentointiin
KUVA: Syötä haluttu kommentti "lisää kommentti-kuvakkeesta". Kun reklamaatiota on kommentoitu menee reklamaation kaikille osapuolille viesti kommentista, tämä mahdollistaa reaaliaikaisen keskustelun reklamaation osalta.
- Kommentoinnin määräajan päättymisen jälkeen "tee päätös"
KUVA: Lisää päätöspäivämäärä sekä mahdollinen sisältö sekä liitteet. Lisää päätöksen vastaanottajat ja "hylkää taikka hyväksy reklaamatio", reklaamation hyväksynnästä lähtee s.posti osanottajille.
KUVA: Viesti, joka lähtee vastaanottajille järjestelmästä.
4. Historiatiedot
- Reklamaation vaiheet tallentuvat järjestelmän osioon historiatiedot
- Reklamaatiota voidaan tarkastella jälkikäteen sopimuksen osiosta reklamaatiot sekä haku - reklamaatiot osiosta
KUVA: Hakutulos-näkymästä voidaan myös luoda raportti zip-muotoon, joka sisältää kaikkien reklamaatioiden pdf-dokumentit sekä excel-listauksen kaikista reklamaatioista.