Sopimuksen katselu näkymässä sopimuksesta pääsee tekemään reklamaatioehdotuksia tai reklamaatiota silloin kun se on voimassa oleva -tilassa.
Luo reklamaatio
Valitse sopimuslistauksesta sopimus, johon reklamaatio/reklamaatioehdotus halutaan tehdä ja klikkaa rivin päässä olevaa ikonia (kolme poikkiviivaa) ja valitse avautuvasta listauksesta ”Luo reklamaatio”.
Avautuvalle lomakkeelle syötetään reklamaatioehdotuksen tiedot:
- Perustiedot
- Reklamaation kohde
- Vastuuhenkilöt ja käyttäjät
- Vastuuhenkilöt välilehdeltä käyttäjä näkee sopimuksen vastuuhenkilön tiedot, joka käsittelee ehdotuksen. Reklamaatioehdotus lähetetään vastuuhenkilölle tallentamalla ehdotus
- Sopimusvastuuhenkilö voi suoraan luoda aktiivisen reklamaation omiin sopimuksiinsa
Perustiedot
Perustieto -näkymään listautuu sopimukselta suoraan:
- Reklamaation sopimuskokonaisuus
- Reklamaation sopimus
- Reklamaation sopimuksen tyyppi
Reklamaation nimi* :
- Syötä reklamaatiolle nimi
Reklamaatiotyypit :
- Pääkäyttäjien määrittelemät luokittelut reklamaatiolle
- Tarvittaessa klikkaa ”Valitse” painiketta ja valitse avautuvasta listauksesta oikea tyyppi
Siirry ”Seuraava” –painikkeella tai reklamaationavigaatiosta täyttämään reklamaation kohdetta.
Reklamaation kohde
Syötä kenttiin reklamaation/reklamaatioehdotuksen kohdetiedot:
- Reklamaation kohde*:
- Syötä reklamaation kohteen tiedot
- Reklamaation syy* :
- Syötä reklamaation syy
- Reklamaation perustelu* :
- Syötä reklamaation perustelu
- Reklamaation lähde (henkilö) :
- Syötä henkilön tiedot
- Reklamaation lähde (organisaatio) :
- Syötä organisaation tiedot.
- Reklamaation lähde (email) :
- Syötä reklamaation lähteen sähköpostitiedot
- Reklamaation liitteet:
- Voit liittää reklamaatioon/reklamaatioehdotukseen liitteitä klikkaamalla ”Lisää”
- Dokumentin voi myös lisätä dokumenttikirjastosta, klikkaamalla ”Lisää kirjastosta” ja valitsemalla liite listauksesta
Reklamaation tila*
- Valitse valintalistasta haluttu tila reklamaatiolle. Vain sopimuksen vastuuhenkilö (ja pääkäyttäjät) voi vaihtaa tilaksi reklaamaation
- Keskeneräinen reklamaatioehdotus (tekeillä oleva ehdotus)
- Aktiivinen reklamaatioehdotus (vastuuhenkilölle lähetetty ehdotus)
- Hylätty reklamaatioehdotus (vastuuhenkilön käsittelemä ehdotus joka on hylätty)
- Keskeneräinen reklamaatio (tekeillä oleva reklamaatio)
- Aktiivinen reklamaatio (käsitelty reklamaation)
- Käsitelty reklamaatio (reklamaatio käsitelty)
Kun reklamaation kohdetiedot ja tila on syötetty, paina ”Tallenna”
Vastuuhenkilöt ja käyttäjät
Reklamaatioehdotuksen/reklamaation vastuuhenkilöt ja käyttäjät välilehdeltä löytyy reklamaation vastuuhenkilöiden tiedot. Sopimuksen vastuuhenkilö tai pääkäyttäjä voi halutessaan vaihtaa, muuttaa tai lisätä reklamaatiolle vastuuhenkilöitä.
Oikeusmäärittelyllä voidaan rajata reklamaation lukuoikeuksia
Reklamaation vastuuhenkilö:
- Klikkaa ”Valitse vastuuhenkilö”
- Valitse vastuuhenkilö avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
- Klikkaa ”Lisää”
Sopimuksen vastuuhenkilön varahenkilöt:
- Klikkaa ” Lisää vastuuhenkilön varahenkilö”
- Valitse varahenkilöt avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia.
- Klikkaa ”Lisää”.
- Varahenkilöt voidaan poistaa punaisesta raksista.
Oikeudet:
- Kaikki organisaation alaiset käyttäjät
- Vastuuhenkilöt
- Seuraavat käyttäjät
- Klikkaa ”Lisää käyttäjät”, ”Lisää yksikkö” tai ”Lisää käyttäjäryhmä”
- Valitse käyttäjät, organisaatiot tai käyttäjäryhmät avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
- Klikkaa ”Lisää"
Tallenna tehdyt muutokset ”Tallenna”-painikkeella, jonka jälkeen reklamaatiolle avautuu kolme uutta välilehteä: Kommentit, käsittely ja päätös sekä Historiatiedot.
Lisää uusi kommenttikierros
Kommenttikierrokselle lisätään
- Tila
- Alkamispäivämäärä
- Päättymispäivämäärä
- Määräaika
- Lisää kommenttikierrokselle määräaika
Vastaanottajat
- Lisää sisäinen vastaanottaja
- Vastaanottajan osoite valitaan listalta
- Lisää ulkoinen vastaanottaja
- Lisää ulkoisen vastaanottajan sähköpostiosoite
Kun pakolliset tiedot ovat täytetty, voi kommenttikierroksen käynnistää
- Tallennuksen jälkeen 'Aloita kommenttikierros' painike aktivoituu
- Klikkaa painiketta lähettääksesi kutsun kommentoimaan
- Jos haluat käynnistää kommenttikierroksen myöhemmin valitse 'Sulje'
- Vastaanottajat saavat sähköpostilla pyynnön kommentointiin
Sisäisen käyttäjän kommentointi
- Sisäinen käyttäjä klikkaa 'Aloita kommentointi' avatakseen Cloudia Sopimuksen kirjautumisikkunan (jos ikkuna ei ole valmiiksi avoinna)
- Kirjautumisen jälkeen kommentointi-ikkuna avautuu
Ulkoisen käyttäjän kommentointi
- Ulkoinen käyttäjä klikkaa 'Aloita kommentointi' avatakseen kommentointinäkymän (ulkoisen käyttäjän ei tarvitse kirjautua sisään)
Kommentit
Kommentit -osiossa voidaan aloittaa uusi kommentointikierros liittyen reklamaatioon. Katso ohjeet artikkelista kommentointikierros.
Kommentointinäkymään tulee
- Määräaika
- Kommentin pyytäjä
- Reklamaation sopimus
- Reklamaation nimi
- Reklamaation kohde
- Reklamaation syy
- Reklamaation perustelu
- Reklamaation lähde (henkilö)
- Reklamaation lähde (organisaatio)
- Reklamaation lähde (email)
- Reklamaation liitteet
Kommentit:
- Näkymään listautuu kaikkien kommentoijien kommentit
Lisää uusi kommentti ja liitteet:
- Syötä reklamaatiolle kommentti ja tarvittaessa liitteet
- "Lisää uusi kommentti"
Käsittely ja päätös
Käsittely ja päätös -välilehdelle voidaan lisätä käsittelyä ja päätöksiin liittyviä liitteitä sekä kirjoittaa tekstiä reklamaation käsittelyyn liittyen:
Historiatiedot
Historiatiedot -välilehdelle listautuvat kyseisen reklamaation/reklamaatioehdotuksen viesti- ja tilahistoria.