Hankinnan kohteen kriteerit -osiossa määritellään tarjoajan täyttölomakkeisto hankinnan kohteista ja niihin liittyvistä kriteereistä. Osiossa laaditaan samalla vastausten vertailuperusteet eli pisteet/painoarvot sekä näiden laskentatavat. (ks. kriteerien pisteyttäminen). Nämä tulevat myös näkyviin vertailutaulukolle (ks. vertailutaulukon tarkastelu).
Kullekin hankinnan kohteelle tai ryhmälle/osa-alueelle määritellään haluttu määrä tarvittavia kriteerejä.
Kriteerit voivat olla:
- Pyydettäviä tietoja
- Kohteelle asetettavia vaatimuksia
- Valintaperusteeseen vaikuttavia tekijöitä
- Tiedoksiannettavia asioita
- Sekä myös jäsentäviä väliotsikoita
Kriteereille voidaan määritellä pisteitä/painoarvoja. Katso tarkemmat tiedot kriteerien pisteyttämiseen artikkelista kriteerien pisteyttäminen sekä hinnan ja laadun pisteyttäminen.
Luo kriteerejä
Ennen kriteerien luomista perusta ryhmä/osa-alue ja määrittele kohteet (ks. artikkeli hankinnan kohteiden luonti).
Kriteerejä voidaan luoda yhdelle tietylle hankinnan kohteelle, kerralla kaikille ryhmän/osa-alueen kohteille tai yleisesti ryhmälle/osa-alueelle.
Kohteen kriteerit
- Kriteeri kysytään ko. kohteen kohdalla tarjoajan kysymyslomakkeella
- Kirjoita kriteerin nimi kohtaan "Uusi kohteen kriteeri"
- Valitse tyyppi (tyypit kuvataan tässä ohjeessa seuraavaksi)
Kaikkia ryhmän kohteita koskevat kriteerit
- Kriteeri kysytään ryhmän/osa-alueen jokaisen kohteen kohdalla (HUOM! näitä kriteerejä ei voi pisteyttää)
- Kirjoita kriteerin nimi kohtaan "Uusi ryhmän kaikkia kohteita koskeva kriteeri"
- Valitse tyyppi (tyypit kuvataan tässä ohjeessa seuraavaksi)
Ryhmän yleiset kriteerit
- Kriteeri koskee koko kohderyhmää yleisesti ja kysytyään tarjoajan lomakkeella ryhmän/osa-alueen viimeiseksi
- Kirjoita kriteerin nimi kohtaan "Uusi yleinen kriteeri"
- Valitse tyyppi (tyypit kuvataan tässä ohjeessa seuraavaksi)
KUVA: Ryhmässä "Traktorit opetuskäyttöön" on yksi kohde "Kuormatraktori opetuskäyttöön". Tälle voidaan asettaa kriteereitä kohteen kriteerit kohdassa. Jos ryhmään lisätään toinen kohde, voidaan käyttää hyödyksi "kaikkia ryhmän kohteita koskevat kriteerit" -osiota. Sinisellä on korostettu kohdat, joista uusi kriteeri luodaan.
Kriteerityypit
Kriteerityypillä määritellään, millaista tietoa tarjoaja voivat syöttää ko. kohtaan täyttäessään sähköistä vastauslomaketta.
Kriteereille voidaan asettaa pakottavia vaatimuksia, jolloin tarjoajan on pakko syöttää tietoa tai vastata tietyllä tavalla, jotta pyynnölle asetetut minimivaatimukset täyttyvät.
Valitse kriteerin tyyppi
- Numeerinen
- Tarjoaja syöttää numeerista tietoa
- Valitaan kentän pääte eli yksikkö
- Voidaan määritellä minimi- ja/tai maksimiarvot
- Voidaan laittaa pakolliseksi kohdasta ”syöttö vaaditaan”
- Voidaan rajoittaa tarjoajan syöttämän arvon desimaalien määrää
KUVA: Numeerisen kriteerin asettelu. Esimerkissä ensimmäinen kriteeri on tyhjä numeerinen kriteeri ja alapuolella on esimerkkinä kriteeri, jossa Kuormatraktorilta pyydetään täyttämään renkaiden koko. Renkaiden koko tulee olla minimissään 26,5 ".
- Tiedoksi
- Tekstiä tiedoksi tarjoajalle, ei pyydetä vastausta
- Ladattava
- Tarjoaja lataa tiedoston
- Voidaan laittaa pakolliseksi kohdasta ”lataus vaaditaan”
- Teksti
- Tarjoaja syöttää vapaata tekstiä
- Mahdollisuus laittaa pakolliseksi kohdasta ”syöttö vaaditaan”
- Voidaan määritellä vastaukselle enimmäispituus (X merkkiä)
- Voidaan määritellä saako tarjoajan vastaus olla
- yksirivinen
- monirivinen
- vai yksi- tai monirivinen
KUVA: Tekstikriteerin asettelu. Esimerkissä ensimmäinen kriteeri on tyhjä tekstityyppinen kriteeri ja sen alapuolella on esimerkkinä kriteeri, jossa Kuormatraktorilta pyydetään täyttämään renkaiden leveys. Vastauksen merkkimäärää on rajoitettu 20 merkkiin ja kysymys on pakollinen.
- Valikko
- Pudotusvalikko, josta toimittaja voi valita haluamansa vaihtoehdon
- Tarjoajan valinnalle voidaan laatia rajoituksia:
- Valinnassa ei rajoitusta
- tarjoaja voi valita niin monta vaihtoehtoa kuin haluaa tai jättää vastaamatta kysymykseen
- Valittava korkeintaan yksi
- tarjoaja voi valita yhden vaihtoehdon tai jättää vastaamatta kysymykseen
- Valittava vähintään yksi
- tarjoaja tulee valita yksi tai useampi vaihtoehto (kysymys on tällöin pakollinen)
- Valittava yksi
- tarjoajan tulee valita yksi vaihtoehto (kysymys on tällöin pakollinen)
- Valinnassa ei rajoitusta
- Lisää valikko vaihtoehto kirjoittamalla valinta kohtaan ”uusi valintarivi” -ikoni
KUVA: Valikkokriteerin asettelu. Esimerkissä Kuormatraktorilta kysytään Voitelumahdollisuuksia. Vaihtoehtoja on kolme, joista yksi on valittava.
- Kyllä/ei
- Tarjoaja vastaa kyllä tai ei
- Kysymys voi olla pakollinen tai vapaaehtoinen
- Kyllä tai Ei -vastaus voidaan määritellä pakottavaksi
- Kriteerille voidaan laatia ehdollisia kriteereitä
- Valinnalla "Sisältää "Kyllä" ehdollisia kriteereitä" voidaan määritellä tarjoajalle avautuvaksi uusi kysymys, jos hän vastaa alkuperäiseen kysymykseen "Kyllä"
- Valinnalla "Sisältää "Ei" ehdollisia kriteereitä" voidaan määritellä tarjoajalle avautuvaksi uusi kysymys, jos hän vastaa alkuperäiseen kysymykseen "Ei"
KUVA: Kyllä/Ei -kriteerin asettelu. Esimerkissä ensimmäinen kriteeri on tyhjä kyllä/ei -tyyppinen kriteeri ja sen alapuolella on esimerkkinä kriteeri, jossa vaaditaan, että kuormatraktorissa on tuotos- ja työajanseurantajärjestelmä ("kyllä" vaaditaan). Kun tarjoaja vastaa kyllä, hänelle avautuu kysymys "Lataa järjestelmän esite", johon hänen tulee ladata liite.
- Tietue
- Laaditaan haluttu kysymyspatteristo, johon tarjoajan on vastattava x kertaa (esim. Referenssit)
- Luo kysymykset/kriteerit allekkain kohtaan "Tietueen kriteerit"
- Voidaan määritellä kuinka monta kertaa vähintään tai/ja enintään tarjoajan on vastattava kysymyspatteristoon
- Kysymys on vapaaehtoinen, jos näihin jätetään määrittelemättä arvot
- Tarjoaja voi lisätä uuden kysymyspatteriston Tarjouspalvelussa kohdasta "Lisää vastausrivi>>"
- Laaditaan haluttu kysymyspatteristo, johon tarjoajan on vastattava x kertaa (esim. Referenssit)
KUVA: Tietue -kriteerin asettelu. Esimerkissä ensimmäinen kriteeri on tyhjä tietue -tyyppinen kriteeri ja sen alapuolella on esimerkkinä kriteeri, jossa Kuormatraktorilta pyydetään täyttämään huoltohistoriatiedot. Tarjoajan tulee vastata vähintään kerran, mutta hän voi antaa maksimissaan kolme vastausta. Jokaisen vastauksen osalta hänen tulee täyttää huoltovuosi sekä kirjoittaa tehty huolto.
- Väliotsikko
- Vaatimuksia jäsentäviä ja selkeyttäviä väliotsikoita
HUOM! Voit esikatsella hankinnan kohteen kriteereitä tarjoajan näkökulmasta yläkulmassa olevasta silmä-kuvakkeesta.
Kriteerien järjesteminen ja poistaminen
- Kriteerien järjestystä voi muokata vetämällä kriteeri oikeaan kohtaan (Drag&Drop)
- HUOM. kriteereiden järjestetystä voi muokata vetämällä vain
- Poista yksittäinen kriteeri punaisesta raksista
- Toiminnot -valikosta voit
- sulkea kriteerin, joka pienentää kriteerin yhdeksi riviksi
- siirtää tai kopioida kriteerin yleisiin, kaikkia kohteita koskevaksi tai tietyn kriteerin alle (ks. yleiset ohjeet kriteerien ja kohteiden siirtämiseen ja kopiointiin täältä)
- lisätä lisätiedon kriteerille
- Tämä tulee näkyviin kysymysmerkin taakse ko. kriteerille Tarjouspalveluun
KUVA: Toiminnot -napista avautuu lisää kriteerin muokkausmahdollisuuksia.
- Poista kriteereitä massana
- valitse kriteeri laittamalla täppä kriteerin päässä olevaan ruutuun
- valitse ryhmän ylälaidasta roskakori "Poista ryhmän valitut kohteet ja kriteerit"
- kts. artikkeli kriteerikirjasto
Yhteiset kriteerit
Pyyntöä laadittaessa voidaan hankinnan kohteille asettaa myös yhteisiä kriteereitä. Nämä ovat kriteereitä, jotka liittyvät hankintaan yleisesti eivätkä kohdistu yksittäisille tuotteille tai palveluille.
- Yleiset kriteerit asetetaan samalla periaatteella kuin suoraan hankinnan kohteisiin kohdistuvat kriteerit