Sopimustyyppien luonti ja käsittely
Sopimustyyppejä pääsee tarkastelemaan klikkaamalla ylänavigaatiosta osiota "Sopimusasetukset" ja sen alta "Sopimustyypit". Sopimustyypit listautuvat avautuvaan näkymään.
Sopimustyypin nimeä klikkaamalla avautuu näkymä, jossa näkyvät ko. sopimustyypin alatasot. Alatasojen alapuolelle avautuvat näiden sopimustyyppien alatasot jne.
Katso uuden sopimustyypin luonnista video:
Lisää uusi sopimustyyppi
Ylätaso:
Sopimustyyppejä voi linkittää toisen sopimustyypin ala- tai ylätasoksi. Tämä tehdään lisäämällä luodulle sopimustyypille ylätaso klikkaamalla kohtaa "Valitse ylätaso". Avautuvasta ikkunasta valitse ylätasoksi haluttu sopimustyyppi ja klikkaa "Valitse".
Sopimustyypin nimi:
Lisää sopimustyypille nimi.
Käytä sopimussiirrossa:
* lisätoiminnallisuus
Kyseinen kohta tulee sopimustyypin luontiin näkyviin, kun organisaatiolla on sopimuksen jako/siirto/kopiointi toiminto päällä.
Laita ruksi kyseiseen kohtaa, jos haluat käyttää kyseistä sopimustyyppiä sopimusten siirrossa. Sopimistyyppi tulee valittavaksi sopimusten siirrossa kun siirretään sopimuksia tähän organisaatioon.
Metatiedot:
Lisää sopimustyypille metatiedot. Klikkaa "Metatiedot" ja valitse avautuvasta ikkunasta oikea metatieto. Lisää metatieto klikkaamalla "Valitse". Metatiedon saa poistettua nimen perässä olevasta punaisesta ruksista.
Lopuksi klikkaa "Tallenna" ja järjestelmä palautuu sopimustyyppilistaukseen.
Workflow
Sopimustyypille voidaan kiinnittää workflow. Työnkulku eli workflow tarkoittaa sopimuksen hyväksyntäprosessia. Workflow -toiminnon avulla voidaan kontrolloida organisaation sopimuksia sekä varmistaa, että sopimusten laatu säilyy tarvittavalla tasolla.
Workflow kiinnitetään sopimustyypille luotaessa tai muokatessa sopimustyyppiä. Jos sopimusta luodessa valitaan sopimustyyppi, jossa on workflow, sopimus täytyy ensin hyväksyttää ennen kuin sen tila voidaan vaihtaa voimassa olevaksi. Hyväksyjälle lähtee sähköpostilla pyyntö hyväksyä ko. sopimus. HUOM! myös hyväksyjällä tulee olla käyttöoikeudet Cloudia Sopimukseen.
Valitse "Workflow" -välilehti ja valitse käytettävä Workflow:
- Sopimusdokumentin ulkoinen viimeistely käytössä
- Käytetään, kun sopimusdokumentti halutaan viimeistellä järjestelmän ulkopuolella. Viimeistelyvaiheessa sopimus lukitaan ja asetetaan voimassaolevaksi vasta kun viimeistelty sopimus tuodaan takaisin järjestelmään.
- Hyväksyntäprosessi käytössä
- Käytetään tilanteissa, joissa vaaditaan yhden tai useamman henkilön hyväksyntä sopimuksen asettamiseksi voimassaolevaksi.
- Pakota hyväksyntäpyyntö kaikille listan hyväksyjille
- Sopimuksen laatija ei voi valita sopimuksen hyväksyviä henkilöitä vaan järjestelmä pakottaa lähettämään hyväksyntäpyynnön työnkulussa määritellyille henkilöille.
- Anna käyttäjän valita hyväksyjät listalta
- Valitaan hyväksyjäksi lista ihmisiä. Sopimuksen laatija voi valita sopimuksen hyväksyjän ko. henkilöiden joukosta.
- Anna käyttäjän valita hyväksyjät vapaasti
- Annetaan sopimuksen laatijalle mahdollisuus valita järjestelmän käyttäjistä vapaasti henkilö, joka hyväksyy sopimuksen
Merkkipaalut:
Sopimustyypille voidaan myös määrittää merkkipaaluja. Valitse ”Merkkipaalut” -välilehti, jossa voidaan luoda uusi merkkipaalu tai lisätä merkkipaalu kirjastosta. Lisätyt merkkipaalut periytyvät myös sopimustyypin sopimuksille.
Kts. merkkipaalujen luomiseen tarkemmat ohjeet artikkelista "Merkkipaalut".
Tarkastele luotuja sopimustyyppejä
Lisätiedot listautuvat ”Sopimusasetukset” -> ”Sopimustyypit” -näkymään. Lajittelua voi muuttaa kohdasta "Uudelleenjärjestä".
- Aakkosjärjestykseen (A-Ö)
- Aakkosjärjestykseen (Ö-A)
- Uusimmat ensin
- Vanhimmat ensin
- Viimeksi muokatut ensin
Valitse ”Luo alatyyppi”, jonka jälkeen avautuu samanlainen ikkuna kuin uuden sopimustyypin luomisessa. Täytä tarvittavat tiedot, ja tallenna sopimuksen alatyyppi.
Valitse valikosta ”Poista”.
- Haluatko varmasti poistaa valitsemasi kohteen?
- Ok
- Peruuta
Hae sopimustyyppejä
Haku -toiminnolla voidaan hakea luotuja sopimustyyppejä. Hakuja voidaan tarkentaa hakusanoilla.
