Skapa kontrakt

Användaren kan skapa och redigera strukturerade kontrakt. Kontrakt skapas alltid utifrån en kontraktsmall. Kontraktsmallen kan fastställas utifrån en kontraktstyp eller ett tidigare kontrakt kan redigeras till nytt kontrakt. I strukturerade kontrakt skapas också innehållet med hjälp av dynamiska kontraktsdelar.

 

Kontrakt kan anslutas till en kontraktshelhet, varvid kontraktet fungerar som ”huvudkontrakt” (t.ex. leverantörskontrakt i ramkontrakt). Kontrakt kan också anslutas som underkontrakt till ett huvudkontrakt (t.ex. leveranskontrakt i ramkontrakt). Med hjälp av strukturerade kontrakt effektiviseras i synnerhet kontraktens formbundenhet, lokaliserbarhet och hanteringen av förändringar i innehållet.

 

Du kan masskapa kontrakt genom att i den övre navigeringen klicka på ”Nytt kontrakt” och ”Skapa kontrakt”

Uppläggning av kontrakt

 

Nytt kontrakt skapas stegvis:

• Uppläggning av kontrakt
• Översikt
• Metadata
• Ansvariga och användarrättigheter
• Kontraktspunkter
• Kontraktsvärde
• Produkter 
• Dokument
• Underskrifter
• Status 
• Delning

 

 

Obligatoriska uppgifter

Alla obligatoriska uppgifter i kontrakt är märkta med asterisk (*) i användargränssnittet. Du kan spara formuläret först efter att alla obligatoriska uppgifter fyllts i. Obligatoriska uppgifter:

• Enhet
• Kontraktstyp
• Språk
• Kontraktets benämning

 

OBS! Dessutom kan kontraktet innehålla ytterligare information och kontraktspunkter som man måste ta ställning till innan kontraktet kan sparas.

 

 

Uppläggning av kontrakt

* Enhet: 

• Klicka på ”Välj enhet/ämbetsverk”. En lista över organisationer öppnas. Välj organisation och klicka på "Lägg till"

 

Kontraktshelhet: 

• Klicka på ”Välj kontraktshelhet”. 
• Välj rätt kontraktshelhet på listan eller avgränsa sökningen 
• Välj kontraktshelhet och klicka på "Lägg till"

 

Huvudkontrakt: 

• Klicka på ”Välj huvudkontrakt”. 
• Välj rätt kontrakt på listan och klicka på ”Lägg till”

  

* Anbud

 

Om du har tillgång till konkurrensutsättningsintegration och kontraktshelheten har anslutits till konkurrensutsättningen kan kontraktet länkas till anbudet 

• Klicka på ”välj anbud”. 
• Välj rätt anbud i fönstret som öppnas

 

* Kontraktstyp:

 

Kontraktet ska anslutas till kontraktstypen. 

• Om du inte har valt en kontraktshelhet för kontraktet visar listan som öppnas alla kontrakt i systemet 
  • Välj kontraktstyp och klicka på "Lägg till" 
• Om du har valt en kontraktshelhet för kontraktet kommer kontraktstypen från uppgifterna i kontraktshelheten

 

Kontraktsmall:

• Välj: 
  • Inget val 
  • Välj bland typens mallar 
  • Välj bland alla mallar 
  • Välj bland kontrakt 
  • Välj bland kontraktshelhetens kontrakt 
    • Klicka på "Välj mall" och välj kontraktsmall i vyn som öppnas
    • Klicka på "förhandsgranskning av mall" 

  

* Språk:
Efter valet av kontraktsmall öppnas valet av språk för kontraktet.

• Om det endast finns ett språkalternativ (t.ex. finska) är det förvalt 
• Välj språk för listan om det finns flera alternativ genom att klicka på 
  • Finska 
  • Engelska 
  • Svenska 

 

Gå till följande fas:
Klicka på ”Följande” för att fylla i grunduppgifterna.

 

OBS! Du kan spara formuläret först efter att alla obligatoriska uppgifter fyllts i.

 

Översikt

• * Kontraktets benämning: 
  • Ange ett namn för kontraktet  
• Kontraktsbeskrivning:
  • Beskriv kontraktet i fältet
• Diarienummer: 
  • I fältet kan du ange kontraktets diarienummer     
• Avtalsnummer: 
  • Ange ett externt nummer för kontraktet
• Avtalets id: 
  • ID kommer från systemet

    

 

 

Leverantörer 

• Klicka på "Lägg till avtalspart B - Annan part" 
• Ange formulärets namn, ID (t.ex. FO-nummer eller personbeteckning) och adressuppgifter 
• Hämta uppgifterna om leverantör från Användaradministrationens kontaktuppgifter med funktionen ”Hämta från biblioteket”

 

Kontroll av uppgifterna om beställaransvar 

*extra egenskap på beställning 

Med hjälp av funktionen kan du hämta rapporten Tilaajavastuu.fi direkt från leverantörsuppgifterna.  

• När leverantörsuppgifterna har sparats hämtas uppgifterna om beställaransvar från databasen. Rapporterna hämtas under natten. Systemet hämtar rapporten om beställaransvar en gång per kvartal för de leverantörer som sparats i databasen.
• Om du vill uppdatera rapporten kan du klicka på "Uppdatera", och du kan också ladda rapporten eller bifoga den till kontraktet genom att klicka på gemikonen
• Om du vill kan du inaktivera kontrollen av information om beställaransvar genom att avmarkera punkten ”Uppgifter om beställaransvar kontrolleras”

 

Beställare:

Eventuell ytterligare information om ämbetsverket som fastställts som kontraktets ägare visas.

• Klicka på "Lägg till avtalspart A - Skapare/importör" 
• Ange formulärets namn, ID (t.ex. FO-nummer eller personbeteckning) och adressuppgifter 
• Hämta uppgifterna om beställare från Användaradministrationens kontaktuppgifter med funktionen ”Hämta från biblioteket”

Avtalsperiod:  

• Välj för viss tid eller tills vidare 
• Komplettera uppgifterna om datum. Datum kan anges direkt i fältet eller väljas i kalendern

• Om du vill skapa en milstolpe direkt utifrån en kontrakts- eller optionsperiod ska du välja flaggikonen bredvid datumfältet för att öppna dialogrutan

  • Lägg till uppsägningstid

  • Lägg till gantiperiod

Optionsperioder:

• Ett önskat antal optionsperioder kan anslutas till kontraktet. Du inför optionsperioder i "Lägg till optionsperiod". Kontraktet kan samtidigt ha en aktiverad optionsperiod 
• Fastställ optionsperioden genom att ange rätt datum i datumfälten 
  • Datum kan anges direkt i fältet eller väljas i kalendern 
  • Välj vid behov "Optionsperiod aktiverad" 
  • Via knappen till höger (3 med tre streck) kan du 
    • radera en optionsperiod 
    • bifoga ett dokument om optionsperioden    

 

Skapa dokument om optionsbeslut

 * Tilläggsfunktion

• Optionsbeslutsfönstret öppnas. Fyll i fälten i optionsbeslutet: 
• Välj dokumentets sidhuvud 
• Enhet (kommer automatiskt) 
• Avtalets namn * 
• Beskrivning av avtalet 
  • Använd vid behov frasbiblioteket som hjälp 
• Uppgifter om beslutsfattaren 
• Beslutsdatum 
• Beslut 
  • Använd vid behov frasbiblioteket som hjälp 
• Motivering av beslutet 
• Leverantörer 
• Övriga uppgifter 
• Underskrift 
• Välj dokumentets sidfot 

Använd förvalda värden för att återställa de ursprungliga texterna i fälten. 

Spara optionsbeslut genom att klicka på "Spara". Optionsbeslut.pdf visas under optionsperioden.

 

Skicka delgivande av optionsbeslut 

• Skriv meddelandets ämne och text 
• Välj mottagare 
• Klicka på "Skicka" för att skicka meddelandet till de valda mottagarna

 

Kontraktsbilagor och övriga bilagor: 

• Du kan foga kontraktsbilagor eller andra kontraktsdokument till kontraktet 
• Klicka på "Lägg till dokument" varefter fönstret "Nedladdning av filer" öppnas 
  • Välj filer på din dator genom att klicka på ”Välj filer”. När filerna syns i fönstret "Nedladdning av filer" ska du klicka på "spara" varefter bilagorna fogas till kontraktet 
  • Du kan också dra och släppa filer till nedladdningsfönstret 
• Du kan också lägga till dokument från dokumentbiblioteket genom att klicka på ”Lägg till dokument från biblioteket” och välja bilaga på listan 
• Via knappen till höger (3 med tre streck) kan du sekretessbelägga eller radera dokument   

 

Om kontraktet länkas till en kontraktshelhet via Konkurrensutsättningsintegrationen kan man utöver dokumentbiblioteket välja bilagor till konkurrensutsättningen och anbudet samt produktbilagor i Excel- eller PDF-format.
Klicka på "Lägg till dokument" och välj fil:

• Lägg till dokument från biblioteket 
• Om konkurrensutsättning 
• Om anbud 
• Produktbilaga (Excel) 
• Produktbilaga (PDF) 

 

 

Via knappen till höger (3 med tre streck) kan du sekretessbelägga dokument.

• Bocka för "Sekretessbelagt"
  • Ange motivering eller lägg till den från frasbiblioteket
  • Lägg vid behov till personuppgifter
• Klicka på "Bekräfta"

 

Du kan ordna bilagor i mappar. Lägg till ny mapp i "Lägg till mapp". Mappen visas överst på listan. Du kan flytta bilagor till mappar genom att dra och släppa dem (drag & drop).  

 

Genom att klicka på ikonen med tre streck kan du

• lägga till en undermapp till mappen - "Lägg till mapp” 
• lägga till ett dokument från datorn i mappen - "Lägg till dokument" 
• lägga till ett dokument i mappen från filbiblioteket - "Lägg till dokument från biblioteket" 
• redigera mappens namn eller 
• ta bort mappen"

 

 

Du kan söka bilagor i fältet "Filtrera". Du kan också ta bort flera bilagor genom att välja dem och klicka på "Ta bort valda".  

 

 

 

Länkar: 

Du kan lägga till länkar i kontraktet som visas på kontraktets informationssida i Cloudia Dashboard
* Extra funktion

• Beskriv länken 
• Ange länkens adress (i formen http://...) 
• Välj "Lägg till länk” för att överföra länken till kontraktet  

Ytterligare information: 

• Fastställ vid behov kontraktet som internt 

 

Avtalsgrupp: 

• Välj kontraktsgrupp i menyn. 
  • Köpekontrakt 
  • Säljkontrakt 
  • Övriga 

Spara kontraktet och gå vid behov till följande fas: 

• När du har fyllt i alla obligatoriska uppgifter kan du spara kontraktet. Klicka på ”Spara” varefter du får meddelandet ”Kontraktet har skapats” nere till höger 
• Du kan också komplettera uppgifterna i kontraktet genom att klicka på ”Följande”

 

 

Metatiedot
 

Lägg till metadata:

 

Användaren kan välja ytterligare information för kontraktet. All ytterligare information om organisationen och ämbetsverket kan väljas. Om användarnamnet hör till flera ämbetsverk fastställs valbar ytterligare information enligt det ämbetsverk som är kontraktets ägare. Ytterligare information kan redigeras, om åtgärden inte har spärrats i inställningarna. 

• Välj "Lägg till metadata” 
  • Välj ytterligare information (metadata) på listan 
  • Du kan söka ytterligare information (metadata) genom att avgränsa fältets informationstyp eller med sökord 
  • Klicka på "Lägg till" 
• Ytterligare information (metadata) kan raderas genom att klicka på det röda krysset

   

 

Redigera metadata:

  

Det förvalda innehållet i ytterligare information kan redigeras, om åtgärden inte har spärrats i inställningarna. Du kan skapa fraser i ytterligare information med flera rader via frasbiblioteket eller spara fraser i frasbiblioteket. Ytterligare information kan även sekretessbeläggas (på samma sätt som bilagor). 

 

 

 

Spara ändringarna eller gå till nästa fas: 

• Klicka på ”Spara” varefter du får meddelandet ”Ändringarna har sparats” nere till höger 
• Du kan också komplettera uppgifterna i kontraktet genom att klicka på ”Följande”

 

 

Ansvariga och användarrättigheter

Förvald ansvarig person är den användare som skapat kontraktet. Om man till ansvarig för kontraktet väljer en användare ska användaren ha rätt att redigera enhetens kontrakt.

 

Avtalsansvarig: 

• Klicka på ”Välj ansvarig”. 
• Välj ansvarig på listan som öppnas eller avgränsa resultaten 
• Klicka på "Väljl"

 

Ersättare till kontraktansvarig:

• Klicka på ” Lägg till ersättare för ansvarig” 
• Välj ersättare på listan som öppnas eller avgränsa resultaten 
• Klicka på "Välj''
• Ersättare kan raderas genom att klicka på det röda krysset

 

Läsrättigheter:  

Läsrättigheterna fastställer kontraktshelhetens synlighet på listor och i sökningar.

Välj alternativ på listan: 

• Organisationens alla användare 
• Endast ansvariga 
• Följande personer 
  • Om du väljer ”Följande personer”, ska du klicka på ”Lägg till användare”, ”Lägg till enhet” eller ”Lägg till användargrupp” 
  • Välj användare, organisationer eller användargrupper på listan som öppnas eller avgränsa resultaten 
  • Klicka på "Välj''

Valen kan raderas genom att klicka på det röda krysset

 

 

Redigeringsrättigheter: 

• Redigeringsrättigheterna är förvalda för kontraktet 
• Du kan lägga till redigeringsrättigheter för användare, enheter eller användargrupper

  

Spara ändringarna eller gå till nästa fas: 

• Klicka på ”Spara” varefter du får meddelandet ”Ändringarna har sparats” nere till höger 
• Du kan också komplettera uppgifterna i kontraktet genom att klicka på ”Följande”

   

 

Kontraktspunkter
 

Innehållet i kontraktsdokumentet består av kontraktspunkter. Kontraktspunkterna kan vara förvalda enligt den valda kontraktsmallen eller läggas till eller skapas. Kontraktspunkter från kontraktsmallar kan redigeras eller raderas om detta inte har spärrats i inställningarna. 

• Lägg till kontraktspunkt 
  • Lägg till nytt avsnitt i kontraktet genom att klicka på "Lägg till kontraktspunkt" 
    • En lista över kontraktsposter öppnas. 
      • Vyn kan avgränsas enligt informationstyp och sökord 
      • Aktivera kontraktspunkten och klicka på "Lägg till"

  

   

Skapa ny kontraktspunkt  

• Skapa ny kontraktspunkt genom att klicka på "Skapa ny kontraktspunkt” 
• Välj informationstyp, namn och innehåll för kontraktspunkten 
• Klicka på "Spara"

  

OBS! Improviserade kontraktspunkter sparas inte i biblioteket.

 

Importera dokument som kontraktsklausuler

Innehåll kan importeras direkt till ett kontrakt från ett Word-dokument genom att välja en relevant åtgärd när ett kontrakt redigeras.

En filuppladdningsdialogruta öppnas med tre alternativ som avgör hur dokumentet påverkas:

• Lägg bara till nya kontraktspunkter
• Lägg till alla importerade kontraktspunkter
• Ersätt kontraktspunkter med importerade

 

Obs! När information importeras från Word spa-ras kontraktet automatiskt.

 

Klausulerna som lagts till ett dokument visas i systemet. 

Systemet identifierar tabeller och bilder och ger dem samma datatyp. 

 

Redigera rubrik 

 

Du kan redigera kontraktspunktens rubrik. 

• Välj ”Redigera rubrik” 
• Du kan ändra rubrikernas numrering och namn 
• Klicka på ”Spara” efter ändringarna

 

OBS! Om kontraktspunkten är låst kan rubriken eller numreringen inte redigeras. Då är fältet grått i redigeringsvyn.

  

Redigera avtalspunkter 

• Du kan redigera kontraktspunktens rubrik genom att klicka på ”Redigera innehåll”. 
• I ”Välj” under kontraktspunkten kan du välja 
  • Lägg till kontraktspunkt ovanför 
  • Lägg till kontraktspunkt nedanför 
  • Skapa ny kontraktspunkt ovanför 
  • Skapa ny kontraktspunkt nedanför 
  • Lägg till från frasbibliotek
  • Lägg till fras i frasbibliotek
  • Plocka från upphandling
  • Sekretess
  • Ta bort

  

OBS! Om kontraktspunkten är låst kan bara admin redigeras den. Då är fältet grått i redigeringsvyn. 

 

Om avtalspunkten har kommenterats under kommentarsrundan kan du ta del av kommentarerna genom att klicka på "Kommentarer” vid avtalspunkten:

 

 

Om du vill skapa en milstolpe direkt utifrån Villkor ska du klicka på flaggikonen under segmentet.

 

 

Redigera ordningsföljden  

• Du kan redigera kontraktspunkternas ordningsföljd genom att klicka på ”Redigera ordningsföljd”. 
  • Du kan byta kontraktspunkternas ordningsföljd genom att dra dem till rätt ställe

    

Redigera ordningsföljden och skapa underrubriker: 

• Du kan redigera kontraktspunkternas ordningsföljd genom att klicka på ”Redigera ordningsföljd”. 
  • Välj den rad som du vill ha som underrubrik och dra den på rätt nivå. När den rad aktiveras där du vill ha undernivån ska du släppa raden (bild 1).

 

 

Bilda underrubrik eller flytta den tillbaka till en högre rubriknivå: 

• Du kan ordna underrubriker på samma sätt som rubriker på huvudnivån 
• Välj rubrik och dra den till rätt ställe

 

 

Spara ändringarna eller gå till nästa fas: 

• Klicka på ”Spara” varefter du får meddelandet ”Ändringarna har sparats” nere till höger 
• Du kan också komplettera uppgifterna i kontraktet genom att klicka på ”Följande”  

 

Kontraktsvärde
   

Estimerat totalt värde: 

• Du kan ange totalt värde och valuta för kontraktet 
  • Ange den totala summan för kontraktets uppskattade värde 
  • Välj valuta
  • Gradering kan också göras för optionsperiod

 

Gradering av värdet:

Kontraktets värde kan graderas för år genom att aktivera gradering, välja år och ange det estimerade och realiserade värdet. Du kan redigera och inaktivera graderingen. 

• Värdet kan graderas manuellt eller automatiskt 
  • Klicka på ”Lägg till gradering” och definiera de uppgifter som behövs

  

Automatisk gradering:

Om kontraktet inte hör till en kontraktshelhet med fastställt värde, kan det inmatade värdet på kontraktet graderas automatiskt. Graderingen indelar det totala värdet för åren i kontraktsperioden (eller för fyra år från kontraktets startdatum om kontraktet gäller tills vidare) 

• Välj ”Automatisk gradering” 
  • Systemet frågar om du vill aktivera automatisk gradering, klicka på ”OK”, varefter gradering aktiveras i fältet

  

Spara ändringarna eller gå till nästa fas: 

• Klicka på ”Spara” varefter du får meddelandet ”Ändringarna har sparats” nere till höger 
• Du kan också komplettera uppgifterna i kontraktet genom att klicka på ”Följande”

   

 

Produkter
 

På fliken Produkter lägger du till produkter i kontraktet:

  

Lägg till produktgrupp 

• Ange ett namn för produktgruppen och klicka på "Lägg till"

 

 

Lägg till produkt 

• Ange produktuppgifter 
  • Produkt 
  • Mängd 
  • Enhet 
  • Enhetspris 
  • Valuta 
• Klicka på OK

 

 

• Om du vill ange ytterligare information om produkten ska du klicka på "redigera" i ändan av produktraden

 

Produkter om du har tillgång till Cloudia Tenders integration
* Tilläggsfunktion

Mer från anbudet

• Välj produkter i fönstret som öppnas och klicka på "Lägg till"

   

OBS! Den valda produkten får automatiskt pris och upphandlingskvantitet

  

Produktkriterier:

• Produktkriterierna kan hämtas genom att klicka på "Plocka från produktkriterierna" 
• I pop-up-fönstret kan man välja de kriterier som man vill lägga till i tilläggsuppgifterna om produkten

     

Se också: Konkurrensutsättningsintegration till Cloudia Kontrakt

   

Skapa produktbilaga  

• Exportera produktbilagan till en Excel- eller pdf-fil

  

Ändra ordningsföljd: 

• Du kan ändra produkternas och produktgruppernas ordningsföljd via "redigera ordningsföljd" 
• Genom att dra och släppa (drag and drop) rader ovanför och under varandra kan du byta ordningsföljden 
• Expandera alla 
  • Öppnar alla produktgruppers produkter 
• Minimera alla 
  • Stänger produktgrupperna

   

Byt grupp: 

• Välj ”Ändra ordningsföljd” 
• Dra produkten till produktgruppen

  

Radera produkt eller produktgrupp: 

• Klicka på det röda krysset i ändan av raden. 
• Bekräfta radering

   

 

Dokument

  

När du fyllt i de obligatoriska uppgifterna i kontraktet och sparat kontraktet kan du på fliken Dokument precisera kontraktsdokumentet. Du kan ändra de förvalda värdena för dokumentet genom att redigera innehållet i fälten när kontraktet är halvfärdigt.

 

OBS! Ändringarna sparas i förhandstitten efter att de har sparats.

  

Funktioner:  

Du kan ladda kontraktet som PDF-fil. 

• Klicka på ”Ladda kontrakt som PDF” - kontraktet laddas ner på datorn
• Klicka på "Ladda ner avtalet som Word-dokument" för att ladda ner avtalet i word-format på din dator. Du kan redigera kontraktet i Microsoft Word och importera redigerade kontraktspunkter via delen kontraktspunkter (se kontraktspunkter). Du kan också ladda ner dokumentet i pdf-format" 
• Offentligt dokument Om kontraktet är sekretessbelagt kan du ladda ner ett offentligt dokument i "Offentligt dokument". I ett offentligt dokument visas orsak till sekretess i stället för de sekretessbelagda kontraktspunkterna.

 

Sidhuvud: 

• Användaren kan välja sidhuvud för kontraktets PDF-dokument 
• Användaren kan redigera innehållet i ID kontraktsspecifikt. Om användaren inte väljer sidhuvud blir dessa fält tomma i kontraktsdokumentet
• I sidhuvudet kan du också lägga till datum och kontraktets ID  

OBS! Sidnumrering är standard i sidhuvud.

 

 

Dokumentnamn: 

• I fältet anges automatiskt kontraktets namn som sparats i grunduppgifterna 
• Man kan ange ett annat namn för kontraktsdokumentet, men detta ändrar inte den information som sparats om kontraktets namn. Dokumentets namn blir rubrik för PDF-dokumentet

 

 

 

Kontraktets försättsblad och innehållsförteckning 

• Användaren kan välja försättsblad och/eller innehållsförteckning till kontraktsdokumentet 
  • Välj "Bifoga försättsblad" 
  • Välj "Bifoga innehållsförteckning" 

 

 

Avtalsperiod

• Välj "Visa kontraktsperiod som fastställts i grundläggande uppgifter i kontraktsdokumentet" 
• Redigera den förvalda texten vid behov

Optionsperioder

• Välj "Visa optionsperioder som fastställts i grundläggande uppgifter i kontraktsdokumentet" 
• Redigera den förvalda texten vid behov

Kontraktsbilagor

• Välj "Visa avtalsbilagor i dokument"
• Redigera den förvalda texten vid behov

 

 

Kundrubrik: 

• Redigera den förvalda rubriken vid behov

 

Leverantörrubrik: 

• Redigera den förvalda rubriken vid behov

 Signeringstext: 

• Redigera den förvalda texten vid behov

Signaturens plats: 

• Ange numret på den kontraktspunkt under vilken du vill att underskriften visas i dokumentet 

 

Sidfot: 

• Användaren kan välja sidfot för kontraktets PDF-dokument
• Användaren kan redigera innehållet i ID kontraktsspecifikt.
• Om användaren inte väljer sidfot blir dessa fält tomma i kontraktsdokumentet

 

Förhandstitt

 

Om avtalet har sekretessbelagda avtalspunkter kan dokumentet i förhandstitten granskas antingen i officiellt eller normalt format

 

• Kontraktsdokument
  • Innehåller all information
• Offentligt dokument
  • Vid de sekretessbelagda punkterna anges orsaken till sekretess

 

 

Uppföljningsobjekt

 

Välj uppföljningsobjekt i biblioteket eller skapa nytt uppföljningsobjekt. Uppföljningsobjekten är förvalda för kontraktet

 

Skapa först grunduppgifter om uppföljningsobjektet, varefter du kan fastställa etapper för objektet. Du kan antingen skapa nytt uppföljningsobjekt eller hämta det med funktionen ”Lägg till från bibliotek”.

 

OBS! Om du har fastställt uppföljningsobjekt för kontraktshelheten är de förvalda i kontraktet.

 

Skapa nytt uppföljningsobjekt:

  

Skapa först grunduppgifter om uppföljningsobjektet, varefter du kan fastställa etapper för objektet.

Händelser:

 

Namn

Fördallog

Påminnelser

Beskrivning*: 

• Beskriv uppföljningsobjektet

Uppdragslista:

• Klicka på "Lägg till"

 

 

Ange följande uppgifter: 

• Namn* 
  • Ange namn för etappen. Uppgiften anges separat för alla valda språk 
• Beskrivning*: 
  • Beskriv etappen 
• Start- och slutdatum

 

   

Spara uppföljningsobjektet genom att klicka på ”Spara”. Därefter syns uppföljningsobjektet på fliken ”Uppföljningsobjekt” i kontrakt.
 

Spara ändringarna eller gå till nästa fas: 

• Klicka på ”Spara” varefter du får meddelandet ”Kontraktshelheten har sparats” nere till höger 
• Du kan också komplettera uppgifterna i kontraktet genom att klicka på ”Följande”

 

Milstolpar 

 

I allmänhet är syftet med kontrakt att reglera överlåtandet av en vara eller tjänst under en viss period, och i allmänhet omfattar kontrakt tidsfrister och -scheman. Denna egenskap underlättar att följa upp fram-skridandet av kontrakt genom att hålla koll på deras livscykel. 

 

Milstolpar kan tjänstgöra som påminnelser i systemet eller innehålla ett antal uppgifter som ska utföras för att uppnå ett visst mål. Egenskapen ersätter den nuvarande uppgiftslistan och dess bibliotek (och påminnelser) i Cloudia contract.

 

Exempel på typiska milstolpar för kontrakt

Milstolpar kan skapas enligt individuella behov för att följa upp vad som händer under kontraktspe-rioden. Följande lista innehåller exempel på vissa händelser under ett kontrakts livscykel på vilka milstol-par kan tillämpas:

 

• Under utkastsfasen kan deadlines och uppgifter fastställas för den första godkända versionen. 
• När kontraktet övergår till förhandlingsfasen kan det finnas flera uppgifter som måste utföras in-nan framsteg kan göras. Till exempel villkoren för servicenivåavtal (SLA) måste eventuellt grans-kas och godkännas.
• När ett kontrakt implementeras finns det leveranser och tidsscheman som måste följas upp och som är tidskänsliga aktiviteter, såsom betalnings- eller leveransdagar. 
• En milstolpe inträffar när en optionsperiod aktiveras i samband med att kontraktsperioden upp-hör. Denna tidpunkt kan kräva flera åtgärder för att avgöra kontraktets framtid. 

Detaljerade anvisningar finns i "Granska kontraktets milstolpar" 

 

Status och underskrift 

 

Byt kontraktets status:

• Klicka på ”Ändra kontraktsstatus” och välj ”Giltigt” 
• När du ändrat status till ”Giltigt” kan den vid behov ändras till ”Utkast, Hävts, Uppsagts och Upphört”

 

 

Ändring av status öppnar automatiskt vyn för sändning av meddelande om statusbyte, om systemet påpekar ”Är du säker? Du kan inte redigera ett kontrakt när det har status giltig.”

• Byt status och skicka förvalt meddelande 
  • Systemet sparar bytet av status och skickar meddelandet till mottagaren 
• Redigera meddelandet 
  • Ange ämne, text och mottagare för meddelandet 
  • Med funktionerna Byt status och skicka meddelande sparar du bytet av status och skickar meddelandet om statusbyte 
• Ångra 
  • Om du inte vill skicka meddelandet kan du lämna vyn genom att klicka på ”Ångra”

  

 

OBS! Om avtalet har anslutits till en avtalstyp med workflow ska avtalet först godkännas innan det kan publiceras.

 

Process för godkännande av avtal

• Klicka på "Starta processen för godkännande"
  • Ange en tidsfrist för godkännande dvs. en tidpunkt vid vilken avtalet ska vara godkänt
  • Godkännarna fastställs enligt den workflow som definierats för avtalstypen. Det finns tre alternativ:
    • Godkännarna kan vara forcerade, varvid avtalet ska godkännas av alla personer på listan
    • Godkännare kan väljas på listan
    • Godkännare kan väljas fritt. Välj godkännare på användarlistan i systemet.
  • Klicka på "Starta processen för godkännande". Begäran om att godkänna avtalet skickas till ovan valda personer.

 

 

När processen för godkännande av avtal pågår är avtalet låst (på samma sätt som under processen för elektronisk underskrift). Användaren kan granska status för processen för godkännande och återkalla den i Status och underskrifter: 

 

Godkännaren får ett e-postmeddelande med en länk till avtalet som ska godkännas.

 

Därefter godkänner eller förkastar personen innehållet och kommer med kommentarer.

• Om personen förkastar avtalet visas orsaken till detta på sidan Status och underskrifter.
• Om personen godkänner avtalet kan användaren byta avtalets status till aktiv.
• Om tidsfristen för godkännande går ut kan användaren starta om processen för godkännande.

 

Publicera kontrakt: 

• Du kan publicera kontrakt på Cloudia Skrivbordet (* Tilläggsfunktion )
  • Välj om information om kontraktets produkter ska publiceras på Skrivbordet
  • Välj vilken övriga bilagor ska publiceras
  • Välj om optionsperiodens beslutsdokument ska publiceras 
  • Välj om kontraktets länkar ska publiceras

 

 

Sekretess:

• Ange vid behov att kontraktet är sekretessbelagt. Avtalssekretessen sekretessbelägger alla avatalspunkter och avtalsdokumentet. OBS! Bilagor ska sekretessbeläggas separat.
  • Välj ”Sekretessbelagt” 
  • Skriv sekretessgrunder eller lägg till från frasbiblioteket 
  • Klicka på ”Bekräfta”

 

 

Välj signeringssätt

• Normal - manual signering - see punkt 'Undertecknare'
• Elektronisk signatur *Tilläggsfunktion 
  • Docusign 
  • SignHero
  • Visma (instruktioner här)

 

 

Undertecknare:

• Klicka på ”Lägg till undertecknare” 
  • Ange namn och titel samt välj part i rullgardinsmenyn 
  • Uppgiften om part kommer till rullgardinsmenyn från fliken "Grunduppgifter" 

  

 

Funktioner:  

• Ladda ner kontraktsdokumentet
  • Ladda ner kontraktsdokumentet du kan ladda kontraktet som PDF-fil
• Det offentliga dokumentet
  • Kontrakt, där sekretessbelagda uppgifter är dolda, laddas ner som PDF-fil.
• Komprimera kontraktsfilerna för nedladdning 
  • Ladda ner zip-fil som innehåller alla kontraktsdokument
• Skicka kontraktsutkast till Cloudia Contract (OBS! Denna funktion är tillgänglig endast om organisationen har Konkurrensutsättningsintegration)
  • Kontraktet fogas till anbudsinfordran och skickas till Cloudia Contract, se anvisningarna för konkurrensutsättningsintegration

 

 

 

Redigera kontrakt

  

Du kan redigera kontraktet inom vissa begränsningar. Kontraktets status (giltigt, utkast, hävt, avbrutet och upphört) påverkar vilka redigeringsåtgärder som är tillåtna. Även användarens rätt att göra ändringar (uppgiften om ansvarig för kontraktsärendet) och rättigheterna på organisationsnivån påverkar redigeringsrättigheterna.