* avgiftsbelagd extra funktion
Elektronisk signatur av avtal
Elektronisk signatur av avtal kräver identifiering av leverantörer och beställare via nätbank, mobilcertifikat eller elektroniskt personkort.
- Nätbankskoder
- Identifiering via en nätbank sker med personliga nätbankskoder som banken beviljat. Ytterligare information om identifiering med nätbankskoder får du till exempel via Befolkningsregistercentralens tjänst www.suomi.fi och din bank.
- Mobilcertifikat
- Mobilcertifikat är ett elektroniskt ID med vilket man säkert kan intyga sin identitet på internet. Mobilcertifikat kan beställas på den egna operatörens webbplats, och identifiering med mobilcertifikat förutsätter aktivering av mobilcertifikatet i mobiltelefonens sim-kort. Ytterligare information om mobilcertifikat får du till exempel på www.mobiilivarmenne.fi och Befolkningsregistercentralens tjänst www.suomi.fi.
- Elektroniskt personkort
- Elektroniskt personkort (VRK-kort) är Befolkningsregistercentralens personcertifikat. Ytterligare information om VRK-kort får du av Befolkningsregistercentralen.
Den elektroniska underskriftsprocessen går till på följande sätt:
1. Den som handlägger kontraktet startar underskriftsprocessen
kontraktets handläggare fastställer avtalsparterna (grunduppgifter) och elektronisk underskrift som underskriftssätt (status och underskrift) På sidan Status och underskrift lägger man till beställarens och leverantörens uppgifter samt väljer de dokument som ska undertecknas. Avtalets handläggare bekräftar inledandet av den elektroniska underskriftsprocessen.
2. Parterna undertecknar avtalet elektroniskt
Avtalsparterna får ett e-postmeddelande (från allekirjoitus@cloudia.fi) med en länk till underskriftstjänsten. I tjänsten anger man sin e-postadress, varefter man får en kod per sms med vilken man kan logga in i underskriftstjänsten. Kontraktet undertecknas med nätbankskoder, mobilcertifikat eller elektroniskt personkort.
3. Kontraktet har undertecknats
Avtalsparterna får en bekräftelse per e-post om att kontraktet har undertecknats. E-postmeddelandet innehåller det undertecknade kontraktet och en sammanfattning.
Den som handlägger kontraktet startar underskriftsprocessen
Avtalsparterna fastställs i Grunduppgifter
- Lägg till beställarens och leverantörens uppgifter (se skapa kontrakt -> grunduppgifter)
Välj underskriftssätt i "Status och underskrift"
- Välj "Elektronisk underskrift” som underskriftssätt
Välj därefter underskriftstjänst:
- DocuSign - Möjligt att köpa
- SignHero - Kommer snart
- Avaintec - instruktioner i den här artikeln
FIGUR: Välj signaturmetod från rullgardinsmenyn (Visma, Dogusing eller SignHero) och nedan lägger till objekt i signatörsinformationen för enheten såväl som signatortiteln.
Fastställande av parter och undertecknare
- Högst 10 personer kan underteckna ett kontrakt
- Lägg till uppgifterna om undertecknarna genom att välja "Lägg till leverantör" och "Lägg till beställare"
- Du kan lägga till flera organisationer som undertecknare
- Klicka på "Redigera" för att precisera parternas uppgifter
- Välj partsuppgift (organisation) i rullgardinsmenyn som bildas på fliken Grunduppgifter utifrån de ifyllda uppgifterna
- Lägg till undertecknare med
- Plus-knappen
- Ange undertecknarens namn, e-post och telefonnummer. OBS! Alla uppgifter behövs i underskriftsprocessen.
- Lägg vid behov till flera undertecknare för organisationen med plus-knappen OBS! Högst 10 parter kan delta i underskriftsprocessen
- Rullgardinsmenyn
- Om organisations- / företagsinformationen har använts i den tidigare elektroniska signaturen, kan den personliga informationen hittas i listrutan. Den personliga informationen läggs till i rullgardinsmenyn när användarinformationen först används som undertecknar för organisationen / företaget.
- Plus-knappen
Välj dokument som ska undertecknas
- Avtalsdokumentet blir automatiskt en handling som ska undertecknas OBS! Avtalsdokumentet ska vara i pdf-format.
- Avtalsbilagorna visas på skärmen, och man kan också välja bilagor som ska undertecknas (man kan bläddra i dokumenten)
OBS! Högst 24 bilagor kan fogas till kontraktet. Max storleken på en bilaga är 50 Mb och den totala storleken 250 Mb
Du kan fastställa ordningsföljden för underskrifterna genom att bocka för "Underskriftsordningsföljd aktiverad"
- Om du aktiverar inställningen undertecknas kontraktet turvis så att leverantörens första undertecknare startar processen. Inbjudan till följande undertecknare skickas när den föregående undertecknaren slutfört underteckningsprocessen.
- Om inställningen inte aktiveras skickas underskriftsinbjudan till alla undertecknare samtidigt.
Du kan också ange en tidsfrist för underskriftsprocessen
- När tidsfristen går ut upphör underskriftsprocessen och måste startas om.
- OBS! Om inget utgångsdatum anges väljer du "använd standard", då kommer systemet att använda standard (60 dagar) för signaturförfall. OBS! signaturlänken är giltig i 60 dagar.
Du kan redigera e-postmeddelandet som skickats av systemet om så önskas
Skicka dokument för den elektroniska signaturprocessen till undertecknar om det behövs
Lås och starta elektronisk underskrift
- Ett pop up-fönster öppnas på skärmen. Om du klickar på "OK" låses kontraktet och den elektroniska underskriftsprocessen börjar. En underskriftsbegäran och anvisningar skickas till undertecknarna per e-post.
När signaturprocessen startar låses kontraktet. Signaturens status uppdateras i kontraktet med 30 minuters intervall. Om du vill att signaturprocessens status uppdateras oftare kan du klicka på "Kontrollera status" varvid systemet hämtar de senaste uppgifterna.
Avbryt signaturprocessen
Signaturprocessen kan vid behov avbrytas i ”Avbryt elektronisk signaturprocess och ta bort låsning från kontraktet”. Härvid avbryts den elektroniska signaturprocessen och kontraktet återförs till utkastsstatus, varvid det kan redigeras ytterligare.
Påminn undertecknarna
Funktionen skickar en påminnelse till den undertecknare som står i tur, om denna inte har signerat dokumenten före utgången av dygnet. Påminnelsen skickas en gång om dagen tills underskriften har gjorts eller signaturprocessen upphör eller avbryts. I påminnelsemeddelandet finns även en signaturlänk om den ursprungliga länken har förkommit.”
Parterna undertecknar avtalet elektroniskt
- Varje undertecknare får signaturmeddelandet samtidigt (om signaturordningsföljden inte är aktiverad).
-
Meddelandet innehåller information om kontraktet som ska signeras, eventuellt följebrev, tidsfrist för signerandet och en länk till signaturtjänsten
- Om man klickar på länken kommer man till en inloggningssida där man ska ange sin e-postadress och klicka på mobilikonen.
- Då sickar systemet en kod till undertecknarens mobil per sms som ska anges i det nedre fönstret.
Sms:et skickas till det telefonnummer som angetts i Cloudia Kontrakt. Efter att koden angetts kommer undertecknaren till signaturtjänsten.
- Avaintecs signaturtjänst
- Signaturtjänsten visar en lista över alla dokument som ska undertecknas. Välj det kontrakt som du vill signera på listan.
- Om mottagaren endast har ett kontrakt som ska signeras öppnas kontraktets signatursida automatiskt
Godkänn eller förkasta elektronisk underskrift av avtalet
- Godkänn kontraktsvillkoren (bilden nedan)
- Välj ”Jag har läst och godkänt dokumenten”
- Välj Signera
- Därefter öppnas ett fönster där du kan välja identifieringssätt bland de följande alternativen:
- FINEID: VRK-kort
- Bank-ID: Nätbankskoder
- Mobilcertifikat
- Jag godkänner inte kontraktsvillkoren (bilden nedan)
- Välj "Jag godkänner inte"
- Motivera vid behov och klicka på ”Förkasta”
- Om du inte godkänner avtalsvillkoren blir den elektroniska underskriftsprocessens status förkastad
- Efter signerandet öppnas ett meddelande om att signaturuppgifterna uppdateras i Cloudia Kontrakt (bilden till vänster).
- Om kontraktet förkastas visas meddelandet "Förkastats" och status för signaturprocessen blir förkastats i CloudiaKontrakt (bilden till höger)
Kontraktet har undertecknats
När alla parter har signerat kontraktet får de ett e-postmeddelande från Avaintec med en sammanfattning av signaturprocessen och kontraktet. Sammanfattningen av signaturprocessen finns på kontraktets försättsblad och innehåller detaljerad information om varje undertecknare. Dessutom skickar Cloudia Kontrakt till den som ansvarar för kontraktet ett e-postmeddelande om att signaturprocessen är klar och kontraktet signerats.
Signaturuppgifterna uppdateras också i Cloudia kontrakt under "Status och underskrift":
Om det i början av signaturprocessen definierats att undertecknarna ska få kontraktsbilagorna, skickas till dem som undertecknat ett e-postmeddelande med en länk för nedladdning av bilagorna. Klicka på ”Gå till nedladdningssidan” för att ladda ner kontraktsbilagorna och ange din egen e-postadress i fönstret som öppnas och klicka på ”Skicka”. Därefter kan du ladda ner kontraktsbilagorna.
OBS! Bilagor kan laddas ner endast en gång, och länken är i kraft i 5 dygn efter mottagandet av e-postmeddelandet.
