Milstolpar används för att markera punkter i kontraktets livscykel där någonting händer eller när vissa uppgifter bör utföras. Milstolpar kan skapas utan uppgifter.
När man redigerar ett enskilt kontrakt kan milstolpar skapas på tre ställen i användargränssnittet:
- Direkt från avtal period eller optionsperiod.
- Vid redigering av kontraktspunkter.
- Individuellt från fliken händelser i användargränssnittet
Om du vill skapa en milstolpe direkt från avtal period eller optionsperiod väljer du flaggikonen bredvid datumfältet för att öppna dialogrutan.
Om du vill skapa en milstolpe från kontraktspunkter, väljer du flaggikonen under punkterna.
Varje milstolpe som skapas i systemet har följande egenskaper:
- Namn*
- Förfallodag*
- Uppgifter
- Påminnelse
- Beskrivning
* obligatoriska fält
Datumfältet fastställer tidpunkten för när milstolpen inträffar. Datumet visas på kontraktets tidslinje. Klicka på den lilla kalenderikonen för att ställa in datum.
Därefter får påminnelsefältet automatiskt samma datum. Detta innebär att en påminnelse skickas (per e-post och i systemet) till kontraktets ägare på detta datum. Notera att ikonerna blir gröna efter att ett värde har konfigurerats.
Inställningarna för påminnelser kan ändras , och extra påminnelser läggas till. Klicka på påminnelseknappen för att ändra inställningarna.
Påminnelser kan också ändras så att de skickas en viss tid före förfallodagen. För att göra detta ska du klicka på rullgardinsmenyn och välja Schemalagd. Där kan påminnelser ställas in så att de skickas en viss dag, vecka eller månad före förfallodagen.
Klicka på Lägg till för att lägga till en extra påminnelse. Endast de personer som ansvarar för kontraktet får påminnelsen.
Om flera påminnelser har ställts in visas detta i Påminnelser.
Beskrivningsfältet är valfritt, och där kan man ange milstolpens detaljer. Denna information kan läsas av andra personer i användargränssnittet.
Lägga till uppdragslistorna
Även multipla uppgifter kan läggas till, och varje uppdragslista kan ha en separat förfallodag (som ska inträffa på eller före förfallodagen för milstolpen). Klicka på Lägg till för att skapa en uppdragslista.
Varje uppgift ska ges ett namn och en förfallodag. Uppgifter kan ges beskrivningar, påminnelser och en ansvarig person. På samma sätt som med milstolpar aktiveras påminnelser automatiskt till samma förfallodag som uppgiften, men de kan ändras.
Klicka på den lilla ikonen bredvid uppgiftens namn för att lägga till en beskrivning av uppgiften.
Klicka på den lilla användarikonen för att lägga till en intern ansvarig person för uppgiften, därefter på Lägg till och sedan kan du söka efter personen på listan.
Användarikonen med en liten stjärna används för att delegera ansvar till en extern person. Externa användare får ett e-postmeddelande om uppgiften utifrån inställningarna för påminnelsen.
Tilläggsuppgifter kan läggas till för en milstolpe. Varje uppgift visas på kontraktets tidslinje.
För att slutföra en milstolpe ska du klicka på Spara. Om du klickar på Ångra raderas alla ändringar i milstolpen (obs: kontraktet måste också sparas efter att milstolparna har skapats och sparats).
Om du vill se skapade milstolpar ska på klicka på händelser i menyn till vänster.
En lista över milstolpar öppnas med möjlighet att lägga till en ny milstolpe eller importera en från biblioteket. Du kan också redigera eller ta bort en milstolpe i menyn.
