Upprättande av kontraktsutkast och överföring till anbudsinfordran
Man kan skapa ett eller flera kontraktsutkast och foga dem till anbudsinfordran (Allmänt fas 1–3).
Foga kontraktsutkast till anbudsinfordran:
- Kontraktshelheten i Cloudia Konkurrensutsättning uppdateras som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt
- Upprätta ett kontraktsutkast i Cloudia Kontrakt och skicka det till Konkurrensutsättning
- Kontraktsutkastet visas på fliken Bilagor och länkar i Konkurrensutsättningssystemet.
OBS! Om du inte vill etablera en kontraktshelhet i detta skede, då anbudsinfordran är halvfärdig eller du inte vill foga kontraktsutkastet till anbudsinfordran, kan du gå direkt till avsnittet "Upprättande av upphandlingskontrakt i Cloudia Kontrakt".
Kontraktshelheten i Cloudia Konkurrensutsättning uppdateras som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt
- Välj anbudsinfordran som uppdateras i Cloudia Kontrakt från Cloudia Konkurrensutsättning.
- Välj ”Skapa kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt”.
- Denna åtgärd överför och uppdaterar uppgifterna om konkurrensutsättningen i Cloudia Kontrakt och skapar en kontraktshelhet. Överföringen kan inte ångras, men den kan repeteras i syfte att uppdatera uppgifterna.
- Kontraktshelheten kan raderas i Cloudia Kontrakt.
- Åtgärden kräver användarnamn och lösenord för Cloudia Kontrakt. Fyll i identifieringsuppgifterna och klicka på ”Skicka”. OBS! Om organisationen har AD-inloggning i Cloudia Kontrakt ska man använda överföringskoderna. Överföringskoden är Cloudia Kontrakts interna användarnamn, som administratören ska skapa för den valda enheten i användaradministrationen.
- Efter uppdateringen finns kontraktshelheten på kontraktshelhetslistan i Cloudia Kontrakt.
Uppgifter som överförs automatiskt från anbudsinfordran till kontraktshelheten
Grunduppgifter:
- Kontraktshelhetens namn = Upphandlingens namn
- Beskrivning av kontraktshelheten = Beskrivning av upphandlingen
- Kontraktshelhetens nummer = Upphandlingens ID eller referensnummer
- Kontraktshelhetens period = Upphandlingens giltighetstid
- Datum (överförs från punkten ”upphandlingens giltighetstid”)
- om bägge datumen har fastställts = tidsbunden
- om endast startdatum har fastställts = gäller tills vidare
- Datum (överförs från punkten ”upphandlingens giltighetstid”)
Ansvariga och användare:
- Organisation = Organisationen för användaren som loggat in i Cloudia Kontrakt
- Ansvarig för kontraktshelheten = Användaren som loggat in i Cloudia Kontrakt
Värde:
- Estimerat totalt värde = Exakt värde eller prisintervall
- Estimerat värde
- Om endast nedre värde har fastställts importeras det
- Om bägge värdena har fastställts importeras det högre värdet
- Estimerat värde
Organisationens alla användare har läsrättigheter.
OBS! Man kan fortsätta att redigera anbudsinfordran och ändringarna kan vid behov uppdateras i kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt. Även konkurrensutsättningsprocessen slutförs normalt ända till delgivningen av upphandlingsbeslutet.
Uppdatera kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt:
- Uppdatera kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt
- Om konkurrensutsättningen redan finns som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt uppdaterar denna åtgärd uppgifterna om kontraktshelheten.
Upprätta ett kontraktsutkast i Cloudia Kontrakt och skicka det till Konkurrensutsättning
- Välj kontraktsutkast som ska skickas under kontraktshelheten eller på listan över kontrakt
- Välj "Skicka till konkurrensutsättning"
- Åtgärden kräver användarnamn och lösenord för Cloudia Konkurrensutsättning.
- Fyll i identifieringsuppgifterna och klicka på ”OK”
Kontraktsutkastet visas på fliken Bilagor och länkar i Cloudia Konkurrensutsättning.
Kontraktsutkastet visas som PDF på fliken "Bilagor och länkar" i anbudsinfordran. Även "Bilagor till kontraktet" överförs till laddade bilagor.
Upphandlingskontrakt i Cloudia Kontrakt
När tidsfristen för anbudsinfordran gått ut och anbudsinfordran är i upphandlingskontraktsfasen kan anbudsinfordran ändras till upphandlingskontrakt i Cloudia Kontrakt.
- Kontraktshelheten i Cloudia Konkurrensutsättning uppdateras som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt
- Upprätta kontrakt i Cloudia Kontrakt
Kontraktshelheten i Cloudia Konkurrensutsättning uppdateras som kontraktshelhet i Cloudia Kontrakt
- Välj anbudsinfordran som uppdateras i Cloudia Kontrakt från Cloudia Konkurrensutsättning.
- Välj ”Uppdatera kontraktshelheten i Cloudia Kontrakt”.
- Denna åtgärd överför och uppdaterar uppgifterna om konkurrensutsättningen i Cloudia Kontrakt och skapar en kontraktshelhet. Överföringen kan inte ångras, men den kan repeteras i syfte att uppdatera uppgifterna.
- Åtgärden kräver användarnamn och lösenord för Cloudia Kontrakt. Fyll i identifieringsuppgifterna och klicka på ”Skicka”
Upprätta kontrakt i Cloudia Kontrakt
- Ett kontrakt upprättas under kontraktshelheten
- En del uppgifter överförs till kontraktet direkt från kontraktsmallen, och i strukturerade kontraktspunkter kan man plocka innehåll från anbudsinfordran och anbud
Välj anbud från vilket uppgifter hämtas:
- Välj anbud som du vill länka till upphandlingskontraktet
- Välj ”Välj anbud” och i fönstret det anbud som du vill länka till kontraktet
Kontrakt utifrån kontraktsmall:
- När du valt kontraktstyp kan du upprätta kontrakt utifrån en mall
- I denna punkt kan kontraktet länkas till exempelvis ett kontrakt som funnits i kontraktsutkast.
Uppgifterna överförs automatiskt till kontraktet
Grunduppgifter:
Beställare = Deltagande sammanslutning
- Om man i anbudsinfordran fastställt Deltagande sammanslutningar kan användaren välja en eller flera sammanslutningar till Beställare i kontraktet. ”Plocka kontakt” från ”Konkurrensutsättning”
- Leverantörer = plockas från uppgifterna om anbudet
- ”Plocka kontakt” från ”Anbud”
- Kontraktsperiod = Upphandlingens giltighetstid
- Bilagor till kontrakt = Användaren kan plocka bilagor från uppgifterna i anbudsinfordran
- Från anbudsinfordran
- Anbudsinfordran
- Upphandlingsbeslut
- Öppningsprotokoll
- Frågor och svar
- Jämförelsetabell
- Övriga bilagor till anbudsinfordran (fliken bilagor och länkar)
- Från anbud
- Anbudsdokument
- Bilagor till anbud
- Från anbudsinfordran
Kontraktspunkter:
- Kontraktspunkter = Användaren kan per kontraktspunkt söka uppgifter om upphandlingen (anbudsinfordran, anbud, upphandlingsbeslut)
- Inför ny kontraktspunkt
- Välj "Plocka från konkurrensutsättningen"
- Välj information om konkurrensutsättningen och klicka på "Välj"
Metadata
- Metadata = Användaren kan per ytterligare information söka uppgifter om upphandlingen (anbudsinfordran, anbud, upphandlingsbeslut)
- Lägga till ny metadata
- Välj "Plocka från upphandling"
- Välj information om upphandlingen och klicka på "Välj"
Värde:
- Kontraktets värde = Exakt värde eller prisintervall
- om endast nedre värde har fastställts importeras det
- om bägge värdena har fastställts importeras det högre värdet
Produkter:
- Mer om anbudet
- Lägg till alla produktgrupper och produkter
- Alla produktgrupper och produkter skrivs ut i kontraktet
- Om valet raderas kan man välja produkter/produktgrupper till kontraktet
- Den valda produkten får automatiskt pris och upphandlingskvantitet
- Hämta kriterierna automatiskt
- Alla kriterier för de valda produkterna anges automatiskt
- Alla kriterier för de valda produkterna anges automatiskt
- Lägg till alla produktgrupper och produkter
- Alternativt kan man ange tilläggsuppgifter om produkten med "Plocka produktkriterier".
- I pop-up-fönstret kan man välja de kriterier som man vill lägga till i tilläggsuppgifterna om produkten
OBS! I övrigt upprättas kontrakt normalt enligt anvisningarna.