Selektivt förfarande

Selektivt förfarande är ett upphandlingsförfarande där underrättelsen publiceras för utvalda leverantörer direkt per e-post och endast inbjudna leverantörer kan lämna in anbud. Underrättelsen publiceras inte som offentlig i leverantörsportalen på det sätt som vid öppet förfarande.

Processen för selektivt förfarande bestäms enligt om det är fråga om:

• Upphandling som underskrider tröskelvärde (småskalig upphandling)
• Upphandling som överskrider tröskelvärde

Upphandling som underskrider tröskelvärde (småskalig upphandling)

• På underrättelsen definieras som upphandlingsförfarande "Selektivt" och ett värde som underskrider tröskelvärdet
• I publiceringsskedet publiceras infordran av anbud inte i HILMA eller i leverantörsportalen utan den publiceras per e-post till de adresser som har definierats i publiceringsskedet

I det meddelande som skickas till de utvalda leverantörerna finns förutom det meddelande som den upphandlande enheten har skrivit också en direkt länk till ifrågavarande infordran av anbud. Via länken kommer leverantören till leverantörsportalen där den kan lämna in ett anbud efter att ha loggat in på vanligt sätt.

Slutet av processen följer normalt anbudsförfarande (åtgärder under upphandlingen, mottagning av anbud, jämförelse och val, kontraktstilldelning, delgivning och upphandlingskontrakt).

Upphandling som överskrider tröskelvärde

En upphandling som överskrider tröskelvärde görs i två steg då den görs genom selektivt förfarande:

• Ansökan om deltagande som är öppen för alla leverantörer (inbjudan att delta)
• I deltagandeskedet infordran av anbud till utvalda leverantörer (infordran av anbud)

Skapa och publicera deltagandeomgång

• På underrättelsen definieras som upphandlingsförfarande "Selektivt" och ett värde som överskrider tröskelvärdet. I och med valen skapas det automatiskt en inbjudan att delta av underrättelsen
  • Eftersom man i det här skedet endast vill ha anmälningar, frågar man ofta endast efter dynamiska "Kvalificeringskrav" och de dynamiska kriterier som gäller upphandlingsobjektet efterfrågas vid infordran av anbud
• Underrättelsen publiceras på samma sätt som öppet förfarande i Hilma och i leverantörsportalen, där alla villiga leverantörer kan lämna in underrättelse om deltagande i anbudsförfarandet

Val till anbudsprocessen

• När tidsfristen går ut behandlas underrättelserna om deltagande enligt den normala processen (se mottagna anbud) och den upphandlande enheten väljer leverantörer till anbudsomgången.
  • Välj de leverantörer som har valts ovan och fortsätt
    • Du kan val leverantrörer i jämförelsetabellen

• Eller "Jämförelse" -> Öppna jämförelsen

Välj underrättelsesätt

• Växla till  "Rundor"

• Välj på fliken Rundor om du vill göra föreläggande och delgivning. Alternativen är: 
  • Skicka en underrättelse om avslag till dem som avvisades
    • Det här alternativet skickar ett meddelande om avslag per e-post till de leverantörer som avslagits
    • Mata in meddelandets rubrik och meddelandetext (standardtexten kan redigeras) och klicka till slut på "Skicka meddelande"
    • Efter att du har skickat meddelandet går du över till skedet med infordran av anbud
• Skapa ett interimbeslut och en underrättelse
  • Interimbeslut fattas med hjälp av formuläret för kontraktstilldelning och skickas till alla kandidater och leverantörer (se kontraktstilldelning och underrättelse)
• Ange att interimsbeslut och meddelande inte görs
  • I det här alternativet skapas inga underrättelser, utan man går direkt över till följande skede

Skapa och publicera anbudsomgång

Rundor -> Starta den egentliga anbudsrundan

Välj en mall för infordran av anbud:

• Använd underrättelsen från denna omgång som mall
  • Inbjudan att delta kopieras som mall för infordran av anbud
• Välj en annan mall
  • Välj i sökvyn den infordran av anbud som du vill använda som mall
  • Ange sökord i fönstret och tryck på "Enter"-tangenten
• Tom mall
  • Redigeringsvyn för infordran av anbud öppnas i ett tomt formulär

Underrättelsen publiceras endast för de leverantörer som utgående från inbjudan att delta har valts till anbudsomgången. De utvalda leverantörerna får ett e-postmeddelande med en direkt länk till ifrågavarande infordran av anbud. Via länken kommer leverantören till leverantörsportalen där den kan lämna in ett anbud efter att ha loggat in på vanligt sätt

OBS! Länken är en engångslänk. Efter att man en gång har klickat på länken visas ifrågavarande infordran av anbud i det valda leverantörsföretagets Anbudstjänst för alla inloggade användare för företaget i fråga. Om en selektiv underrättelse inte syns bland öppna infordran av anbud hos en användare som är inloggad i företagets Anbudstjänst ska ni ta kontakt med supporten. 

Till övriga delar iakttar den egentliga anbudsomgången en normal process.