Den upphandlande enheten kan be anbudsgivaren skicka ytterligare uppgifter om ett inlämnat anbud. Man kan skicka flera begäran om ytterligare uppgifter, men endast ett åt gången för ett anbud.
Ytterligare uppgifter om anbud är en process med tre faser:
- Upprätta och skicka begäran om ytterligare uppgifter
- Ytterligare uppgifter om anbud i Anbudstjänsten (Anbudsgivarnas åtgärder)
- Hantering av mottagna preciseringar i Cloudia Sourcing Den som handlägger jämförelsen kan alltid godkänna eller avslå anbudsgivarens preciserade uppgifter, och anbud får versioner enligt dessa bekräftade anbud.
Fas 1) Upprätta och skicka begäran om ytterligare uppgifter
Begäran om precisering kan skickas via a) Precisering eller b) jämförelsevyn.
- a) Du kan börja redigera begäran om precisering i Precisering under "Anbud" genom att klicka på "Skicka begäran om precisering av anbud".
- b) Du kan också börja redigera begäran om precisering i jämförelsetabellens redigeringsvy genom att vid anbudet klicka på pennan (Skapa begäran om precisering av anbud)
BILD: "Skapa begäran om precisering av anbud"
Oberoende av vilket alternativ som används kommer man därefter till redigering av begäran om precisering:
Redigera begäran om precisering
Fyll först i följande fält i vyn:
- Missiv
- Skriv missivet till begäran om ytterligare uppgifter som visas för anbudsgivaren.
- Övriga mottagare (icke-obligatoriskt)
- Du kan också skicka begäran till andra mottagare. Begäran om ytterligare uppgifter skickas alltid till anbudsgivaren vars e-postadress syns i "mottagare".
- Tidsfrist
- Ange datum och klockslag för begäran om precisering
- Preciseringen skickas endast som missiv och bilaga
- Om du bockar för denna punkt öppnas ingen punkt i anbudet för redigering för anbudsgivaren
- Anbudsgivaren preciserar anbudet på sändningssidan i Anbudstjänsten genom att skriva ett missiv och lägga till en bilaga
- Bilagor
- Här kan man lägga till en bilaga till anbudsgivaren.
BILD: På bilden visas redigeringsvyn för begäran om precisering
begäran om precisering av kriterier (punkt 1 och 2 på bilden nedan)
De objekt eller kriterier om vilka man önskar ytterligare uppgifter aktiveras genom att klicka på ifrågavarande punkt och skriva en kommentar i textfältet som öppnas. OBS! Det räcker inte med att öppna fönstret för kommentarer, utan varje objekt eller kriterium som man önskar ytterligare uppgifter om ska förses med en kommentar av vilken frågan framgår.
- Detta ska göras separat för varje objekt eller kriterium som kräver ytterligare uppgifter
- Efter att du fastställt kriterierna kan du skicka begäran.
Begäran om precisering av bilagor till anbud
OBS! Begäran om ytterligare uppgifter kan inte hänföra sig till bilagor som anbudsgivaren har laddat upp via ”Övriga bilagor”, utan endast till kriterierna för upphandlingsobjekt. Anbudsgivaren kan dock foga ett fritt formulerat missiv och en bilaga till sina förklaringar som visas för den upphandlande enheten i vyn där preciseringarna godkänns.
Skicka begäran om precisering (punkt 3 på bilden)
Efter att du fastställt kriterierna eller bockat för "Precisering inlämnas endast som bilaga" kan du skicka begäran om precisering till anbudsgivaren
- Välj "Skicka begäran"
BILD: Välj kriterier för begäran om precisering
OBS! Begäran om ytterligare uppgifter kan inte hänföra sig till bilagor som anbudsgivaren har laddat upp via ”Övriga bilagor”, utan endast till kriterierna för upphandlingsobjekt. Anbudsgivaren kan dock foga ett fritt formulerat missiv och en bilaga till sina förklaringar som visas för den upphandlande enheten i vyn där preciseringarna godkänns.
När begäran om precisering är klar kan du lämna vyn och återvända till jämförelsetabellen genom att klicka på ”Redigera jämförelse” eller till uppgifterna om konkurrensutsättningen genom att klicka på ”Tillbaka till uppgifterna om annonsen”.
Fas 2: Ytterligare uppgifter om anbud i Anbudstjänsten (anbudsgivarnas åtgärder)
Anbudsgivaren får ett e-postmeddelande om begäran om ytterligare uppgifter med följetext, tidsfrist för ytterligare uppgifter och en länk via vilken anbudsgivaren kommer till Anbudsportalen. Länken fungerar tills tidsfristen för begäran om ytterligare uppgifter löper ut.
I Anbudstjänsten kan anbudsgivaren precisera anbudet när det gäller uppgifterna om upphandlingsobjekten inom de gränser som den upphandlande enheten fastställt vid upprättandet av begäran om ytterligare uppgifter. I övrigt är fälten i anbudet låsta. Anbudsgivaren kan dock bifoga ett fritt formulerat missiv och en fil till preciseringen. Dessa visas för den upphandlande enheten i vyn för godkännandet av preciseringarna.
Efter att anbudsgivaren har preciserat uppgifterna i anbudet enligt den upphandlande enhetens kriterier ska det preciserade anbudet skickas på sidan ”Skicka anbud”.
Fas 3: Hantering av mottagna preciseringar i Cloudia Sourcing
Efter att anbudsgivaren har skickat det preciserade anbudet får den som upprättat begäran om ytterligare uppgifter ett meddelande per e-post.
Behandlingen av en mottagen precisering börjar med att man klickar på "Öppna mottagna ytterligare uppgifter” i redigeringsvyn i jämförelsetabellen.
- Du kommer till preciseringsvyn
BILD: "Öppna inlämnad precisering"
I vyn visas anbudsgivarens
- Missiv
- Bilagor
- Objekt- eller radspecifika nya värden
Den som handlägger preciseringen kontrollerar de preciserade uppgifterna om varje objekt och kriterium. Det är viktigt att behandla preciseringen fullt ut, eftersom anbudsgivarens preciseringar annars inte uppdateras i anbudet eller jämförelsetabellen.
- Man godkänner preciseringen genom att klicka på rutan vid det preciserade objektet eller kriteriet.
- När preciseringarna sparas uppdateras anbudsgivarens anbud. När alla anbudsgivares preciseringar har behandlats på motsvarande sätt får den upphandlande enheten också tillgång till jämförelsetabellen.
OBS! I vyn som öppnas ska handläggaren antingen godkänna eller förkasta anbudsgivarens preciseringar. Detta ska göras separat för varje uppgift som preciserats. Uppgifterna kan inte godkännas genom att endast klicka på "Spara preciseringarna".
BILD: Exempel på vyn för godkännande av precisering
När preciseringarna sparas uppdateras anbudsgivarens anbud.
Skickade preciseringar
Gjorda och gällande preciseringar kan granskas i "Precisering". Preciseringar kan granskas enligt deras status.
- Anbud: På fliken visas alla anbud i konkurrensutsättningen
- På fliken kan du skicka begäran om precisering till anbudsgivaren genom att klicka på "Skicka begäran om precisering av anbud"
- Med funktionen "Öppna halvfärdig begäran om precisering" kan du granska en halvfärdig begäran om precisering
- Pågående: På fliken visas begäran om ytterligare uppgifter som har påbörjats men inte skickats till anbudsgivaren.
- Gällande: På fliken visas begäran om ytterligare uppgifter som har skickats till anbudsgivaren och som väntar på preciseringar.
- Obehandlade: På fliken visas begäran om ytterligare uppgifter som anbudsgivaren har besvarat men som den upphandlande enheten ännu inte har behandlat.
- Behandlade: På fliken visas begäran om ytterligare uppgifter som anbudsgivaren har besvarat och som den upphandlande enheten har behandlat.
- Första raden: Preciserat anbud
- Andra raden: Ursprungligt anbud som skickats till anbudsgivaren för precisering
- Ej preciserade: På fliken visas begäran om ytterligare uppgifter som anbudsgivaren inte har besvarat inom tidsfristen.
På respektive flik visas, beroende på situation, ursprungligt anbud, preciserat anbud, den upphandlande enhetens missiv och tidpunkt när preciseringen skickats. På flikarna kan man också som zip-paket ladda ner alla handlingar relaterade till det ursprungliga eller preciserade anbudet.
BILD: I Precisering finns flikar för varje status för preciseringen.