Kommissionens förordning om användning av ett gemensamt europeiskt upphandlingsdokument vid upphandlingar som överskrider EU-tröskelvärde trädde i kraft 18.4.2016. Det gemensamma upphandlingsdokumentet (European Single Procurement Document, dvs. ESPD) är en utredning som företag eller andra ekonomiska aktörer uppgör över sin ekonomiska ställning, sin beredskap och sin lämplighet för upphandlingsförfarande. Avsikten med blanketten är att göra det lättare för företag att lämna in gränsöverskridande anbud genom att minska antalet dokument och blanketter som fylls i samband med ett anbud.
Det är möjligt att ställa ESPD-frågor och administrera leverantörernas svar i Cloudia Upphandling från och med 30.12.2016.
Centrala förändringar i upphandlingsprocessen då ESPD används
1) Den som behandlar underrättelsen definierar de ESPD-frågor som ställs i Cloudia Upphandling
- ESPD-frågorna innefattar
- obligatoriska frågor, som den som behandlar underrättelsen inte kan ta bort eller redigera
- valfria frågor, som den som behandlar underrättelsen kan välja att ställa
- kvalificerande frågor, som är beroende av en uppgift i infordran av anbud
2) Leverantören besvarar ESPD-frågorna och administrerar sin ESPD-profil i Tarjouspalvelu
- Leverantören ser frågorna i tjänsten Tarjouspalvelu på fliken Uteslutning och lämplighet, där leverantören besvarar ESPD-frågorna
- Leverantören har en aktuell ESPD-profil i anbudsportalen
- De ESPD-frågor som har matats in i anbudet uppdaterar ESPD-profilen
- Leverantören kan administrera sin ESPD-profil i anbudsportalen
- Om leverantören använder underleveranser, måste också underleverantörerna fylla i sina ESPD-svar för sin egen del
- Leverantören skickar en inbjudan till sina underleverantörer via anbudsportalen
- Underleverantörerna fyller i svaren
- Underleverantören måste vara registrerad användare i anbudsportalen
3) Granskning av ESPD-svaren i Cloudia Upphandling
- ESPD-svaren granskas efter att anbuden har öppnats i vyn "mottagna anbud"
- I samband med de inkomna anbuden kan man granska ESPD-svaren i ESPD-jämförelsevyn
- Om underleverantörer är kopplade till anbudet, kan också deras svar granskas
Strukturerad ESPD används
Om den som behandlar underrättelsen beslutar att använda den strukturerade ESPD-funktionen i Cloudia Upphandling. Användaren väljer "ESPD används" på fliken "Uteslutning och lämplighet (ESPD)".
Alternativt kan den upphandlande enheten använda Europeiska kommissionens ESPD-tjänst eller under en övergångsperiod också blanketter som kan laddas ner från Hilma. Då väljs alternativet "ESPD används" inte och funktionen kvalificeringskrav aktiveras.
Strukturerad ESPD
- Välj "ESPD används"
- Efter att du har gjort valet kan du öppna de olika delarna och fylla i dem genom att klicka på delens rubrik
Del II Information om den ekonomiska aktören
Frågorna i avsnittet Information om den ekonomiska aktören kommer automatiskt på alla infordran av anbud, för vilka strukturerad ESPD används. De frågor som ställs till leverantörerna innefattar också underfrågor, som öppnas beroende på hur leverantören svarar.
"Leverantören fyller i det här avsnittet i sina kontakt- och identifikationsuppgifter. I avsnittet meddelar leverantören också namn och adress för en eller vid behov flera personer, som har befullmäktigats att representera leverantören i upphandlingsprocessen. Befullmäktigandet kan vara baserat på lagstadgad namnteckningsrätt men det kan också till exempel vara en ställningsfullmakt (försäljningsdirektör/-chef eller motsvarande).
I det här avsnittet meddelar leverantören också om den använder underleverantörer, vilkas resurser den refererar till vid uppfyllandet av de krav som den upphandlande enheten ställer upp. Exempelvis fyller det egentliga leverantörsföretaget själv i de krav som gäller ekonomisk ställning och personalens kompetens, men använder andra företag för att uppfylla de krav som gäller erfarenhet och teknisk kapacitet. Då använder leverantören ett annat företags resurser. Om leverantören själv uppfyller alla krav, men ändå använder underleverantörer, meddelas sådana underleverantörer i punkt D: Information om sådana underleverantörer, vilkas resurser leverantören inte utnyttjar." Timo Rantanen (Hansel)
Del III Uteslutningsgrunder
Frågorna i delen Uteslutningsgrunder är delvis tvingade och en del av frågorna kan den som behandlar underrättelsen själv välja (kryssa för alternativet) eller ta bort
(ta bort krysset från rutan). De frågor som ställs till leverantörerna innefattar också underfrågor, som öppnas beroende på hur leverantören svarar.
"I den här delen försäkrar leverantören om den själv eller en medlem eller person i dess förvaltnings-, lednings- eller övervakningsorgan där den har representations- eller övervakningsmakt, har dömts till en dom som vunnit laga kraft för något av de listade brotten. I den här delen försäkrar leverantören också att den inte har brutit sin skyldighet att betala skatter eller socialskyddsavgifter" Timo Rantanen (Hansel)
Del IV Urvalsgrunder
Frågorna i delen Urvalsgrunder är delvis tvingade och en del av frågorna kan den som behandlar underrättelsen själv välja (kryssa för alternativet) eller ta bort
(ta bort krysset från rutan). De frågor som ställs till leverantörerna innefattar också underfrågor, som öppnas beroende på hur leverantören svarar.
"Med urvalsgrunder avses lämplighetskrav och hur de uppfylls. Sådana är till exempel registeruppgifter, leverantörens ekonomiska och finansiella situation, teknisk och professionell kompetens samt kvalitetssäkringssystem och standarder som gäller hantering av miljöfrågor". Timo Rantanen (Hansel)
I frågorna kan punkterna (A: lämplighet, B: ekonomisk ställning och finansiell ställning, C: teknisk och professionell kompetens, D: kvalitetssäkringssystem och standarder som gäller hantering och miljöfrågor) kan man ange förtydligande tilläggsfält.
Del V: Minskning av antalet kvalificerade anbudsgivare
Frågorna i delen Minskning av antalet kvalificerade anbudsgivare kan den som behandlar underrättelsen själv välja (kryssa för alternativet) eller ta bort
(ta bort krysset från rutan). De frågor som ställs till leverantörerna innefattar också underfrågor, som öppnas beroende på hur leverantören svarar.
"Minskningen av antalet kandidater gäller endast förfarande i två skeden det vill säga selektivt förfarande, förhandlat förfarande, konkurrerande förhandlat förvarande och innovationspartnerskap. I den här punkten meddelar den upphandlande enheten de opartiska och icke-diskriminerande grunder och regler, som den använder för att välja kandidater till följande skede eller de följande skedena i processen." Timo Rantanen (Hansel)
Del VI: Försäkran
Frågorna i avsnittet Försäkran kommer automatiskt på alla infordran av anbud, för vilka strukturerad ESPD används.
"I den här punkten försäkrar leverantören att den har besvarat frågorna vederbörligt och korrekt." Timo Rantanen (Hansel)
Öppna granskning av ESPD-svar
- Den som behandlar underrättelsen kan granska ESPD-svaren på fliken "Mottagna anbud".
- I ESPD-jämförelsevyn kan man granska svaren enskilt eller för valda anbud.
- I ESPD-jämförelsevyn kan man skriva anbudsspecifika kommentarer och redigera alternativet "Kvalificerad leverantör"
- Efter att du har sparat går vyn automatiskt till fliken "Mottagna anbud".
Övriga villkor för anbudsinfordran
- Om man vid redigeringen av anbudsinfordran väljer "Använd ESPD" ändras avsnittet om kvalificeringskriterier till "Övriga villkor i anbudsinfordran” efter att det sparats.
- I avsnittet kan man ställa andra krav på anbudsgivare, och dess funktioner motsvarar avsnittet Kvalificeringskriterier.
I Anbudstjänsten fylls de övriga villkoren för anbudsinfordran i punkten "Utestängning och lämplighet (ESPD)".
