Sopimushallinnan pääkäyttäjät pystyvät muokkaamaan kaikkia organisaation sopimuksia.
Sopimusvastuuhenkilöt voivat muokata sopimuksia, mikäli heidät on asetettu sopimuksen vastuu- tai varavastuuhenkilöksi, tai mikäli heille on annettu sopimuksen käyttöoikeuksissa muokkausoikeidet.
Sopimuksen muokkausoikeudet voi antaa myös kokonaisen yksikön käyttäjille (eli päätason alayksikön käyttäjille).
Sopimusta pääsee muokkaamaan sopimusten listausnäkymässä, klikkaamalla kolmen viivan menukuvaketta.
Päällekkäisten sopimusten esto -toiminto
*Toiminto ei tule päälle oletuksena, vaan organisaation tulee pyytää toiminnon kytkentää Cloudian tuesta. Toiminto on maksuton.
Toiminnallisuuden tarkoituksena on estää kahden käyttäjän yhtäaikainen sopimuksen muokkaus.
Kun tämä toiminnallisuus on päällä, toinen käyttäjä ei pääse sopimuksen muokkaustilaan, jos toinen käyttäjä on jo kyseistä sopimusta muokkaamassa.
Huom! Päätason sopimushallinnan pääkäyttäjä voi ottaa itselleen muokkausoikeudet, vaikka toinen käyttäjä on muokkaamassa sopimusta.
Mutta esimerkiksi kaksi sopimusvastuuhenkilö-rooleilla olevaa käyttäjää ei voi ottaa muokkausoikeuksia itselleen, kun sopimus on muokattavana toisella käyttäjällä.
Muokkausoikeuden ollessa toisella käyttäjällä:
Esimerkki 1: Kummatkin käyttäjät ovat sopimusvastuuhenkilöitä, joilla on sopimukseen muokkausoikeudet.
Käyttäjä 1 on muokkaamassa sopimusta ja käyttäjä 2 haluaisi mennä muokkaamaan samaa sopimusta, jolloin hän valitsi valikosta toiminnon ”muokkaa”. Muokkaa-valinnan sijasta käyttäjälle 2 ilmoitetaan ”toinen käyttäjä muokkaa juuri sopimusta, odota hetki”.
Valitsemalla kohdan valikosta käyttäjä 2 päätyy ilmoitukseen, josta on mahdollista siirtyä sopimuksen katselutilaan. Muokkaus-valinta on näkyvillä käyttäjällä, josta hän voi käydä klikkaamalla hän voi tarkistaa onko muokkausoikeus vapautunut.
Muokkausoikeuden vapautuminen
Kun käyttäjä 1 on lopettanut sopimuksen muokkaamisen taikka siirtyy eri osioon Cloudia Sopimuksessa (ei ole enää muokkaustilassa), sopimuksen muokkaus vapautuu toisille käyttäjille.
Muokkausoikeuden ottaminen toiselta käyttäjältä
Esimerkki 2: Käyttäjä 1 on sopimusvastuuhenkilö, käyttäjä 2 päätason sopimushallinnan pääkäyttäjä
Käyttäjä 1 on muokkaamassa sopimusta ja käyttäjä 2 haluaa tulla muokkaamaan sopimusta. Hänelle ilmoitetaan samalla tavalla ”toinen käyttäjä muokkaa juuri sopimusta, odota hetki”.
Jos käyttäjä 2, kuitenkin valitsee valikosta toiminnon ”toinen käyttäjä muokkaa juuri sopimusta, odota hetki”, hänelle aukeaa valittu sopimus, jossa ilmoitetaan käyttäjälle uudelleen ”toinen käyttäjä muokkaa juuri sopimusta, odota hetki”.
Käyttäjä 2:lle on mahdollista valita:
- Siirtyykö hän sopimuksen katseluun
- Hylkääkö hän toisen käyttäjän muutokset
- Käyttäjän valitessa hylkäyksen, järjestelmä kysyy käyttäjältä, "oletko varma?"
- Jos valitaan kyllä, käyttäjä 1:n tekemät muokkaukset hylätään
- Huom! Käyttäjän 1 tekemiä muokkauksia ei tallenneta
- Sopimuksen muokkausoikeus siirtyy käyttäjä 2:lle
- Käyttäjä 1:lle ilmoitetaan, että muokkausoikeus on nyt käyttäjällä 2
- Käyttäjä 1 siirretään katselutilaan
- Käyttäjän 1 ei ole mahdollista saada sopimusta takaisin itselleen muokkaustilaan, vaan hänen on odotettava siihen saakka, kunnes sopimuksen muokkaustila vapautuu pääkäyttäjältä
Sopimuksen päättymispäivän asettaminen
- Käyttäjän on mahdollista määrittää sopimukselle haluttu päättymispäivä sopimuksen tilan muuttamisen yhteydessä
- Päivämäärä voi olla tulevaisuudessa tai menneisyydessä, järjestelmä muuttaa sopimuksen tilan automaattisesti tämän mukaan
