Käyttäjätunnuksien hallinnointi

Yksilöi kunkin käyttäjän tiedot ja roolit

Käyttäjähallintaan voidaan perustaa käyttäjiä manuaalisesti tai jos käytössä on AD-integraatio, käyttäjät voidaan perustaa myös automatisoidusti.

Kullekin käyttäjälle määritellään käyttäjän yksilöivä nimi, käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeus voidaan määritellä myös määräaikaiseksi. Käyttöoikeus voidaan asettaa väliaikaisesti ei-aktiiviseksi, esimerkiksi käyttäjän pidemmän poissaolon ajaksi.

KUVA: Klikkaa Toiminnot valikkoa jotta pääset luomaan uuden käyttäjän.

Uuden käyttäjän luonti tapahtuu määrittelemällä tunnuksen tiedot "Perustiedot" -välilehdellä sekä eri sovellusten käyttöoikeudet "Käyttäjän roolit" -välilehdellä.

Tunnuksen perustiedot

Yksikkö:

• Valitse mihin yksikköön käyttäjä perustetaan. Mikäli organisaatiossanne ei ole käytössä hierarkiarakennetta, on valittavana vain päätason yksikkö.

Nimi:

• Syötä tunnuksen etu- ja sukunimi
• Näistä muodostuu näyttönimi

Käyttäjätunnus:

• Syötä käyttäjätunnus (sähköpostiosoite)

Titteli:

• Syötä tarvittaessa

Puhelinnumero:

• Syötä käyttäjän puhelinnumero

Kieli: 

• Voit asettaa käyttäjälle käyttäjäkohtaisen oletuskielen. Cloudia avautuu käyttäjälle kirjautumisen jälkeen aina tällä kielellä. 

Aktiivinen:

• Jos tunnus on aktiivinen, valitse "aktiivinen"

Kirjautumisjärjestelmä:

• Cloudia
  • Valitaan mikäli käytössä ei ole AD-kirjautumista. 
  • Tarkoittaa, että käyttäjä kirjautuu normaalisti Cloudian login-sivun kautta käyttäjätunnuksella sekä salasanalla järjestelmään.
• Ulkoinen
  • Jos käytössä on AD-tunnistautuminen (tai vastaava) (*lisätoiminnallisuus)

Voimassaolo

• Määrittele tarvittaessa voimassaolon alkamis- sekä loppumispäivämäärä
• Päivämäärä voidaan syöttää tai valita kalenterista    

Käyttäjäryhmät:

• Määrittele tarvittaessa, mihin käyttäjäryhmään tunnus linkittyy (Cloudia Sopimus)

Jokaisella sovelluksella on valmiina oletuskäyttörooleja. Kukin käyttäjärooli sisältää yhden tai useamman toiminnon, joita ko. käyttäjäroolilla saa tehdä. Kullekin käyttäjälle voidaan määritellä yksi tai useampi käyttäjärooli, joka määrittää, mitä toimintoja käyttäjä saa tehdä sovelluksessa.

Käyttäjätunnuksen oikeudet Cloudian sovelluksiin valitaan tunnuksen muokkausikkunan "Käyttäjän roolit" -välilehdellä.  

Klikkaa "Muokkaa rooleja". Sovellut -alasvetovalikossa näkyvät ne Cloudian sovellukset, jotka organisaatiosi on ottanut käyttöön. Valitse sovellus, johon haluat lisätä käyttöoikeuden. Valitse rooli laittamalla ruksi halutun roolin kohtaan. 

Cloudia Sovellusten oletuskäyttäjäroolit ovat:

Käyttäjähallinta

• Käyttäjähallinnan pääkäyttäjä tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita organisaation käyttöoikeuksia
• Käyttäjähallinnan yksikkötason pääkäyttäjä tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita oman yksikön käyttöoikeuksia

Cloudia Työpöytä

• Työpöydän ”Dashboard-admin” tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita työpöydän ylätunnistetta
• Työpöydän "Esimiehen työpöytänäkymä" tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus työpöydän esimiehen näkymään. (*Lisätoiminnallisuus)
• Työpöydän "Vastuuhenkilön työpöytänäkymä" tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus työpöydän sopimusvastuuhenkilön näkymään. (*Lisätoiminnallisuus)

Cloudia Sopimus (sopimushallinta)

• Pääkäyttäjä:
  • Tällä roolilla voi hallita kaikkia sopimusasetuksia ja tehdä kaikkia muita toimintoja
• Pääkäyttäjä yksikkötaso:
  • Tällä roolilla pääkäyttäjyys rajoittuu omaan yksikköön
• Sopimusvastuuhenkilö:
  • Tällä roolilla voit hallinnoida sekä sopimuskokonaisuuksia että sopimuksia jotka ovat samassa yksikössä. 
• Lukukäyttäjä
  • Tällä roolilla voi hakea ja tarkastella sopimuksia jotka ovat samassa yksikössä. 
• Rajoitettu käyttäjä
  • Rajoitettu käyttäjä näkee ainoastaan ne sopimuskokonaisuudet/sopimukset, joihin käyttäjälle annetaan oikeus. Rajoitetulle käyttäjälle ei voida antaa muita sopimushallinnan rooleja eikä asettaa käyttäjäryhmiä.

Cloudia Sourcing

• Pääkäyttäjä
• Peruskäyttäjä
• Lukukäyttäjä

Cloudia Order

• Tilauksen hyväksyjä
• Pääkäyttäjä
• Peruskäyttäjä

Supplier Management

• Toimittajahallinnan pääkäyttäjä
• Toimittajahallinnan käyttäjä

Cloudia Planning

• Pääkäyttäjä 
• Suunnittelija - voi tehdä hankintaehdotuksia sekä suunnitelmia
• Ehdottaja - voi tehdä hankintaehdotuksia
• Lukukäyttäjä - pääsy organisaation hankintakalenteriin

Cloudia Kilpailutus *erikseen tilattava lisätoiminnallisuus

• Admin
• Perus
  • Avautuu toimintokohtainen valikko
• Rajoitettu

Käyttäjätunnuksen muokkaaminen ja poistaminen

Käyttäjien hallinta -osiossa aukeaa listaus organisaation käyttäjistä. Listauksen käyttäjätunnuksia voidaan lisätä, muokata ja poistaa.

Valitse käyttäjätunnus, jota haluat muokata ja avaa tunnuksen edessä oleva "menu" -valikko. Valikosta voidaan tehdä seuraavia toimintoja:

• Muokkaa
  • Muokkausnäkymässä voidaan muokata kaikkia samoja tietoja, jotka määritellään, kun uutta tunnusta luodaan
  • Jos haluat vaihtaa käyttäjän yksikköä, klikkaa muokkaa ja valitse yksikkö
• Poista käyttäjätunnus
  • Toiminto poistaa käyttäjätunnuksen järjestelmästä

KUVA: Käyttäjän muokkaaminen

Käyttäjäkori

Käyttäjähallinnassa on mahdollista lisätä useita käyttäjiä käyttäjäkoriin ja
suorittaa seuraavia toimenpiteitä käyttäjille:

• Vaihtaa yksikköä
• Muokata roolia
• Muokata ulkoista yksikön roolia
• Asettaa käyttäjät aktiivisiksi/ei-aktiivisiksi
• Muokata käyttäjien kirjautumisjärjestelmää
• Asettaa käyttäjien voimassaoloaika
• Määrittää käyttäjät ryhmään
• Poistaa käyttäjät

Käyttäjäkoriin pääset sivun oikeasta yläreunasta

Valitse toiminto, jonka haluat käyttäjille suorittaa ja tee tarvittavat valinnat.

Kuva: Käyttäjäroolin valinnan jälkeen on valittava, korvataanko olemassa olevat roolit, vai lisätäänkö rooli.

Tuo käyttäjiä tiedostolla

*lisätoiminnallisuus

• Klikkaa Toiminnot valikkoa ja sieltä "Tuo käyttäjiä"
  
  

KUVA: Käyttäjien tuontia varten ladataan ensin excel, tämän jälkeen täytetään käyttäjien tiedot, ja tuodaan tiedosto järjestelmään

Käyttäjien roolit tuontiexceliä varten