Cloudia Suunnittelu on työkalu, jolla on mahdollista hallita organisaatiossa esille tulevia hankintatarpeita ja luoda näiden pohjalta suunnitelmia hankintaprojektien toteuttamiseksi. Työkalun avulla on mahdollista seurata suunnitelmien ja niihin liittyvien yksittäisten hankintojen etenemistä.
Cloudia Suunnittelussa käytetään ehdotusta ilmenneen hankintatarpeen viestimiseen ehdotuksen tekijältä hankintasuunnittelijalle. Hankintasuunnittelija voi koota yksittäisiä ehdotuksina tulleita hankintatarpeita suunnitelmiksi. Suunnitelmat, kuten myös yksittäiset hankintaprosessit ja ostot, on mahdollista julkaista kalenterissa. Cloudia Suunnittelu sisältää myös viesti- ja kyselytyökalut sekä kirjaston, jossa on mahdollista luoda ja hallita lomakekohtia, ehdotuspohjia, suunnitelmapohjia, kategorioita ja aikatauluprofiileja.
Cloudia Suunnittelulla on mahdollista toteuttaa muun muassa seuraavat asiat:
- Ehdotuksen luominen
- Suunnitelman luominen
- Ehdotusten selaus, katselu ja ehdotettujen hankinnan kohteiden vieminen olemassa olevalle hankintasuunnitelmalle
- Yhdistää kilpailutuksia ja ostoja suunnitelmaan
- Kommentoida ja lisätä muistiinpanoja suunnitelmille
- Luoda suunnitelmalle aikataulu
- Julkaista suunnitelmia ja yksittäisiä hankintoja kalenterissa
- Lähettää viestejä ja kyselyitä ja yhdistää niitä suunnitelmiin
- Luoda ja ylläpitää kirjastossa lomakekohtia, ehdotuspohjia, suunnitelmapohjia, kategorioita ja kyselypohjia
Ehdotus
Ehdotus on järjestelmään luotava lomake, jolla hankintatarpeista viestitään hankintoja suunnittelevalle taholle (esim. hankinta-asiantuntija). Järjestelmän pääkäyttäjät luovat organisaatiossa käytettävät ehdotuspohjat ja ohjaavat näin ehdotuksen tekijää tarjoamaan hankintayksikölle tarvittavat tiedot ehdotuksessa. Organisaatiolla voi olla käytössään yhtä aikaa useita eri ehdotuspohjia, esimerkiksi yksiköittäin tai kategorioittain
luotuina.
Käyttämällä näin luotuja yksilöityjä hehdotuspohjia, on mahdollista saada aina tarpeellinen informaatio tarkemman suunnitteluprosessin aloittamiseksi. Ehdotuspohjat luodaan kirjastossa. Ehdotus sisältää esimerkiksi seuraavat tiedot:
- Perustiedot
- Ehdotettu hankinnan kohde tai kohteet
- Lisätiedot (periytyvät lomakekohdat hankintailmoituspohjalta)
- Liitteet
- Linkit
- Ehdotettu sunnittelija
Luotaessa ehdotusta, on ehdotukselle mahdollista lisätä ehdotettu suunnittelija (käsittelijä) tai se voidaan luoda ilman tätä tietoa. Ehdotus voidaan tästä huolimatta osoittaa aina tietylle suunnittelijalle. Suunnittelijat voivat uudelleenosoittaa ehdotuksia ja muuttaa niiden statuksia. Ehdotuksia voidaan tarkastella listanäkymässä, mikä sisältää myös haun ja näkymän suodatustoiminnot.
Suunnitelma
Suunnitelma on yleisimmin kuvaus suuremmasta hankintaprojektista. Hankinnan kohteiden lisäksi suunnitelma sisältää muuta tietoa projektista, joka on tarpeellista kilpailutusten ja ostojen suorittamiseksi. Suunnitelmaan voi liittyä yksi tai useampia kilpailutuksia tai ostoja (toteutetaan Kilpailutus, Sourcing ja Tilaus -moduuleissa) ja suunnitelmat voivat linkittyä toisiin suunnitelmiin. Hankintaprojektilla, kuten myös yksittäisellä kilpailutuksella, voi olla oma aikataulunsa, joka voidaan julkaista kalenteriin. Suunnitelma on mahdollista luoda käyttäen suunnitelmapohjaa tai se voidaan luoda ilman pohjaa.
Suunnitelma sisältää esimerkiksi seuraavat tiedot:
- Perustiedot
- Hankinnan kohteet
- Kategoria(t)
- Suunnitelmaan liittyvät kilpailutukset ja ostot
- Lisätiedot (periytyvät lomakekohdat suunnitelmapohjalta)
- Suunnitelmaan liittyvät ehdotukset
- Liitteet
- Linkit
- Suunnitelmaan liittyvät muut suunnitelmat
- Muistiinpanot
- Kommentit
- Aikataulut
- Suunnitelman seurantaraportti
Suunnitelmat osoitetaan suunnittelijoille. Suunnittelijat voivat uudelleenkohdistaa suunnitelmia ja muuttaa niiden statuksia. Suunnitelmia voi tarkastella listausnäkymässä, joka sisältää myös haun ja näkymän suodatustoiminnot.
Muistiinpanot ja kommentit
Suunnittelijakäyttäjät voivat lisätä suunnitelmalle muistiinpanoja ja kommentteja. Muistiinpanot on tarkoitettu käyttäjän itsensä nähtäviksi, kun taas kommentit näkyvät myös muille suunnitelmaa tarkasteleville käyttäjille ja niihin on mahdollista vastata. Muistiinpanot ja kommentit näkyvät suunnitelman yhteenvetosivulla.
Viestit ja kyselyt
Käyttäjät voivat luoda viestejä ja kyselyitä ja yhdistää niitä suunnitelmiin. Pääkäyttäjä (esim. hankintapäällikkö) voi luoda kyselypohjia. Kyselyjä voi käyttää esimerkiksi kulutuskyselyn toteuttamiseen tai palautteen kysymiseen.
Kirjasto
Kirjastossa pääkäyttäjä (esim. hankintapäällikkö) voi luoda ja ylläpitää ehdotuspohjia, suunnitelmapohjia, lomakekohtia, kyselypohjia, kategorioita ja aikataulupohjia. Näiden avulla on mahdollista kontrolloida sitä, kuinka organisaatiossa luodaan ehdotuksia ja suunnitelmia.
Lomakekohdat
Lomakekohdat ovat ehdotuspohjien, suunnitelmapohjien ja kyselypohjien rakennuspalasia. Lomakekohtia on mahdollista luoda käyttämällä ennaltamäärättyjä kenttätyyppejä. Kentän tyyppi määrittelee sen, missä muodossa käyttäjä voi syöttää tietoa lomakekohtaan luodessaan ehdotusta tai suunnitelmaa.
Kategoriat
Kategoria on keino luokitella suunnitelmia. Kategoriat luodaan kirjastossa ja jokainen kategoria voi sisältää sitä tarkentavaa informaatiota, joka näytetään suunnitelmalla, jolla kategoriaa käytetään. Organisaatiolla voi olla käytössään useita ehdotuspohjia ja suunnitelmapohjia. Esimerkiksi eri yksiköillä voi olla käytössään kullakin omat pohjansa, ja käyttäjän yksikkötieto määrittää sen, mitä pohjaa tämä voi käyttää luodessaan ehdotusta tai suunnitelmaa.
Hälytykset
Käyttäjälle voidaan näyttää järjestelmän etusivulla hälytyksiä esimerkiksi uudesta käyttäjälle osoitetusta ehdotuksesta tai suunnitelmasta, ehdotuksen tai suunnitelman statuksen muuttumisesta, uusista kommenteista ja saapuneista kyselyvastauksista. Järjestelmässä on mahdollista valita, näytetäänkö käyttäjään liittyvät hälytykset käyttöliittymällä vai lähetetäänkö ne sähköpostitse.
Kalenteri
Suunnitelmat, yksittäiset kilpailutukset ja ostot on mahdollista julkaista kalenteriin. Kalenteri tarjoaa kokonaisnäkymän organisaation suunniteltuihin hankintoihin, ja sen avulla käyttäjät voivat seurata näiden prosessien etenemistä. Kalenterinäkymässä on mahdollista näyttää suunnitelmat ja kilpailutukset toisiinsa kytkettyinä. Kalenterin kautta on mahdollista tarkastella suunnitelman tai kilpailutuksen perustietoja. Kun suunnitelma tai kilpailutus on julkaistu kalentariin, on käyttäjän myös mahdollista perua kalenterijulkaisu. Kalenterissa on näkymän suodatusmahdollisuus.