Sopimuksen jakaminen, kopiointi ja siirto

*Lisätoiminnallisuus

Luottamussuhteen käyttöönotto

Milloin organisaatiot voivat jakaa/siirtää/kopioida sopimuksia?

Sopimusten jakaminen/kopiointi/siirto vaatii, että organisaatioiden välille lisätään luottamussuhde.
Pyyntö luottamussuhteen lisäämisestä tehdään Cloudialle aina kirjallisesti kaikkien niiden organisaatioiden toimesta, joiden välille luottamussuhde lisätään. Pyynnöstä on käytävä ilmi, minkä organisaation kanssa luottamussuhde halutaan luoda. Toiminto voidaan kytkeä päälle määräaikaisena tai sitten toistaiseksi voimassa olevana. Huom! Kaikki organisaation sopimukset eivät siis mene toisen organisaation nähtäville, vaan käyttäjät itse määrittelevät sopimukselta, jos se halutaan jakaa, kopioida vai siirtää.

Kenellä on oikeus jakaa/siirtää/kopioida sopimuksia?

Sopimuksen jakaminen

• Sopimuksen jakaminen ei vaadi erillistä roolia, ainoastaan luottamussuhteen organisaatioiden välille (mistä jaetaan, sekä mihin jaetaan). Oikeus jakamiseen on pääkäyttäjillä sekä käyttäjillä, joille on määritelty ko. sopimukselle muokkausoikeudet.

Sopimuksen kopioiminen ja siirtäminen toiseen organisaatioon

• Oikeudet on oletuksena järjestelmän pääkäyttäjäroolilla, ja toiminto voidaan liittää halutuille itse luoduille rooleille. Sopimuksen kopiointi-rooli voidaan lisätä halutuille käyttäjätunnuksille. 
• Roolin lisäksi sopimusten kopiointi ja siirtäminen edellyttävät, että kaikkien organisaatioiden (mistä kopioidaan/siirretään sekä mihin kopioidaan/siirretään) välille on lisätty luottamussuhde Cloudian toimesta.

Sopimuksen jakaminen, kopiointi ja siirto

Kun organisaatioiden välille on lisätty luottamussuhde, tulee sopimuksen muokkausnäkymään oma välilehti jakamiselle, kopioinnille sekä siirrolle.

Sopimuksen jakaminen

Lukuoikeudet

Sopimuksen jakamistoiminnolla voit jakaa yksittäisiä sopimuksia toisille organisaatioille sekä yksiköille (lukuoikeudet) tai yksittäisille käyttäjille (lukuoikeudet). Mikäli sopimus jaetaan vain lukuoikeuksien osalta organisaatio- tai yksikkötasoisesti, näkyy jaettu sopimus organisaation käyttäjille "Jaetut sopimukset"-toiminnossa ja käyttäjät voivat lukea sopimusta. Mikäli sopimus jaetaan lukuoikeustasolla yksittäisille käyttäjille, pääsevät ko. käyttäjät lukemaan sopimusta "Jaetut sopimukset" -toiminnossa.

Muokkausoikeudet

Yksittäisille käyttäjille voidaan jakaa sopimus muokattavaksi. Sopimuksen jakamisen jälkeen ko. käyttäjät löytävät sopimuksen "Jaetut sopimukset" -toiminnossa ja he voivat muokata sopimuksen perustietoja (sopimuksen nimi, sopimuksen kuvaus, sopimuksen numero, sopimuskausi, sopimuksen liitteet, muut liitteet ja linkit) sekä sopimuskohtia. Lisäksi muokkaaja voi ladata sopimusdokumentin itselleen. Muutosten tallentamisen jälkeen muokkaaja voi lähettää muokatun sopimuksen takaisin organisaatiolle, joka sen on jakanut muokattavaksi.

Jaa ulkopuolisille yksiköille (lukuoikeus)

• Valitse "Jaa ulkopuolisille yksiköille"
  • Valitse yksiköt, joille sopimus halutaan jakaa 
  • Valitse "Jaa ulkopuolisille yksiköille"

Jaa ulkopuoliselle käyttäjille (luku- tai muokkausoikeus)

• Valitse "Jaa ulkopuoliselle käyttäjälle"
  • Syötä sähköpostiosoite (ko. käyttäjällä tulee olla käyttäjätunnus Cloudia Sopimukseen)
  • Otan kantaa "Käyttäjä saa muokata sopimusta"
    • Valitse "Ei", sopimus näkyy ainoastaan lukunäkymässä ja sitä ei voi muokata
    • Valitse "Kyllä" ,sopimus avautuu perustietojen (sopimuksen nimi, sopimuksen kuvaus, sopimuksen numero, sopimuskausi, sopimuksen liitteet, muut liitteet ja linkit) sekä sopimuskohtien osalta muokattavaksi. Tarvittavien muokkausten jälkeen käyttäjä voi tallentaa muutokset sekä lähettää muokatun sopimuksen takaisin organisaatiolle, joka sopimuksen on hänelle jakanut.  Katso käyttöohjeet "Jaetut sopimukset" -toiminnosta.

Sopimuksen "jakaminen, kopiointi ja siirto" -välilehdellä näkyy organisaatio ja yksikkötasolla sekä käyttäjäkohtaisesti, keille sopimus on jaettu.

Sopimuksen kopiointi ja siirto

Sopimuksen kopiointi ja siirto toiminnolla sopimus voidaan kopioida tai siirtää ulkopuoliselle käyttäjälle. 

Kopiointi

Kopiointitoiminnolla sopimuksesta muodostetaan kopio, joka siirtyy ulkopuolisen käyttäjän hallinnoitavaksi ko. organisaation ympäristöön. Siitä ulkopuolisesta käyttäjästä, jolle sopimus kopioidaan, tulee sopimuksen vastuuhenkilö sekä hänellä on muokkausoikeudet sopimukselle. Sopimuksen lukuoikeudet tulevat koko organisaatiolle. Kopioitu sopimus löytyy "Sopimukset"-toiminnosta ja kopiointitiedot näkyvät sopimuksen katselussa Historia-välilehdellä.

Siirto

Siirtotoiminnolla sopimus siirretään kokonaisuudessaan ulkopuoliselle käyttäjälle. Siitä ulkopuolisesta käyttäjästä, jolle sopimus siirretään, tulee sopimuksen vastuuhenkilö sekä hänellä on muokkausoikeudet sopimukselle. Sopimuksen lukuoikeudet tulevat koko organisaatiolle. Siirretty sopimus löytyy  "Sopimukset"-toiminnosta ja kopiointitiedot näkyvät sopimuksen katselussa Historia-välilehdellä.

Huom! Jos sopimus siirretään ulkopuoliselle käyttäjälle, sopimus ei enää löydy organisaation sopimuksista.

Kopioi tai siirrä ulkopuoliselle käyttäjille

• Kopioidessa valitse "Kopioi sopimus ulkopuoliselle käyttäjälle"
• Siirrettäessä valitse "Siirrä sopimus ulkopuoliselle käyttäjälle"
  • Syötä sähköpostiosoite (ko. käyttäjällä tulee olla käyttäjätunnus Cloudia Sopimukseen)

 Huom! "Kopioi/Siirto ulkopuoliselle käyttäjälle" painike ei aktivoidu, mikäli käyttäjätunnusta ei löydy tai se ei ole oikeassa muodossa.

Sopimuksen kopiointi ja siirto sopimuskoritoiminnolla

Sopimuksia voidaan viedä sopimuskoriin yksittäin tai koko sopimuslistaus voidaan viedä sopimuskoriin "Lisää kaikki sopimuskoriin" -toiminnolla.

Valitse ylänavigaatiosta sopimuskori

• Valitse ne sopimukset jotka halutaan kopioida tai siirtää
• Valitse "Muokkaa valittuja"
  • Siirrä sopimukset ulkopuoliselle käyttäjälle

    • Siirtotoiminnolla sopimus siirretään kokonaisuudessaan ulkopuoliselle käyttäjälle. Siitä ulkopuolisesta käyttäjästä, jolle sopimus siirretään, tulee sopimuksen vastuuhenkilö sekä hänellä on muokkausoikeudet sopimukselle. Sopimuksen lukuoikeudet tulevat koko organisaatiolle. Siirretty sopimus löytyy  "Sopimukset"-toiminnosta ja kopiointitiedot näkyvät sopimuksen katselussa Historia-välilehdellä.

  • Kopioi sopimus ulkopuoliselle käyttäjälle

    • Kopiointitoiminnolla sopimuksesta muodostetaan kopioi, joka siirtyy ulkopuolisen käyttäjän hallinnoitavaksi ko. organisaation ympäristöön. Siitä ulkopuolisesta käyttäjästä, jolle sopimus kopioidaan, tulee sopimuksen vastuuhenkilö sekä hänellä on muokkausoikeudet sopimukselle. Sopimuksen lukuoikeudet tulevat koko organisaatiolle. Kopioitu sopimus löytyy "Sopimukset"-toiminnosta ja kopiointitiedot näkyvät sopimuksen katselussa Historia-välilehdellä.

Kopioi tai siirrä ulkopuoliselle käyttäjille

• Kopioidessa valitse "Kopioi sopimukset ulkopuoliselle käyttäjälle"
• Siirrettäessä valitse "Siirrä sopimukset ulkopuoliselle käyttäjälle"
  • Syötä sähköpostiosoite (ko. käyttäjällä tulee olla käyttäjätunnus Cloudia Sopimukseen)

Huom! "Kopioi/Siirto ulkopuoliselle käyttäjälle" painike ei aktivoidu, mikäli käyttäjätunnusta ei löydy tai se ei ole oikeassa muodossa.

• Valitse "Poista onnistuneet sopimukset korista operaation jälkeen", mikäli haluat poistaa onnistuneesti kopioidut ja siirretyt sopimukset pois sopimuskorista.
• Valitse "Kopioi" tai "Siirrä" jonka jälkeen saat vahvistuksen sopimusten siirrosta.