Sopimuksen perustamistiedot määritellään kuten rakenteisen sopimuksen luonnin yhteydessä. Sopimuksen tuonnissa erona on se, että rakenteisen sopimuspohjan sijasta lataamalla tuodaan sopimuksen dokumentti.
Sopimus tuodaan klikkaamalla ylänavigaatiosta ”Uusi sopimus” ja sen alta ”Tuo sopimus”.
Sopimuksen perustaminen
Uuden sopimuksen perustaminen luodaan vaiheittain:
- Yleiskatsaus
- Metatiedot
- Käyttäjät ja käyttöoikeudet
- Sopimuksen arvo
- Tila
Pakolliset tiedot
Kaikki sopimuksen pakolliset tiedot on merkitty tähdellä (*) käyttöliittymään. Pakollisia tietoja ovat:
- Yksikkö
- Sopimusdokumentti
- Sopimustyyppi
- Sopimuksen nimi
HUOM! Lisäksi sopimukselle on voitu pakottaa lisätietoja ja sopimuskohtia, joihin täytyy ottaa kantaa ennen kuin sopimuksen voi tallentaa.
Sopimuksen perustaminen
* Yksikkö:
- Klikkaa ”Valitse yksikkö ”. Lista organisaatioista avautuu. Valitse haluamasi organisaatio ja klikkaa "Valitse''
Sopimuskokonaisuus:
- Klikkaa ”Valitse sopimuskokonaisuus”
- Valitse oikea sopimuskokonaisuus avautuvasta listauksesta tai rajaa hakua
- Valitse haluamasi sopimuskokonaisuus ja klikkaa "Valitse''
Pääsopimus:
- Klikkaa ”Valitse pääsopimus”
- Valitse oikea pääsopimus listauksesta ja klikkaa ”Valitse''
Tarjous
Jos käytössä on kilpailutusintegraatio ja Sopimuskokonaisuus on liitetty kilpailutukseen, voidaan sopimus linkittää tarjoukseen
- Klikkaa "valitse tarjous"
-
Valitse oikea tarjous avautuvasta ikkunasta
* Sopimusdokumentti:
- Klikkaa "Lisää dokumentti" ja "Tiedostojen lataus" -ikkuna avautuu
- Valitse tiedostot omalta koneeltasi klikkaamalla "Valitse tiedostot". Kun tiedostot näkyvät "Tiedostojen lataus" -ikkunassa, klikkaa ''Lataa'' ja liitteet listautuvat sopimukselle
- Tiedoston voi tuoda latausikkunaan myös vedä ja pudota toiminnolla
* Sopimustyyppi:
Sopimus täytyy liittää sopimustyyppiin .
- Jos et ole valinnut sopimukselle sopimuskokonaisuutta, avautuva lista näyttää kaikki järjestelmän sopimukset
- Valitse haluamasi sopimustyyppi ja klikkaa "Valitse''
- Jos olet valinnut sopimukselle sopimuskokonaisuuden, tulee sopimustyyppi sopimuskokonaisuuden tiedoista
* Kieli
Sopimuspohjan valinnan jälkeen avautuu sopimuksen kielivalinta.- Jos kielivalintoja on vain yksi (esim. Suomi), on se automaattisesti valittuna
- Jos kielivalintoja on useita, valitse listauksen kieli klikkaamalla
- Suomi
- Englanti
- Ruotsi
Siirry seuraavaan vaiheeseen:
Siirry "Seuraava" -painikkeella seuraavaan vaiheeseen. Järjestelmä varmistaa, että haluathan luoda uuden sopimuksen näillä perustiedoilla.
HUOM. Sopimuksen perustaminen -vaiheessa täytettyjä tietoja ei voi muuttaa enää tämän vaiheen jälkeen.
Klikkaa Ok ja sopimuksen muut osiot avautuvat muokattavaksi.
HUOM! Sopimuksen voi tallentaa vasta kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty.
Perustiedot
- * Sopimuksen nimi:
- Anna sopimukselle nimi
- Sopimuksen kuvaus:
- Syötä kenttään sopimuksen kuvaus
- Diaarinumero:
- Kenttään voidaan syöttää sopimuksen diaarinumero
- Sopimuksen numero:
- Syötä sopimukselle ulkoinen numero tai voi myös muodostaa numeron automaattisesti
- Sopimuksen tunniste:
- Tunniste tulee järjestelmästä automaattisesti
- Hankintasopimus
- Sopimus on hankintasopimus
Toimittajat:
- Klikkaa ”Lisää Toimittaja”
- Täytä avautuvan lomakkeen nimi, tunniste (esim. Y-tunnus tai hetu) ja osoitetiedot
- ''Poimi kontakti'' toiminnolla voit hakea tiedot kontaktikirjastosta
* Tilaajavastuutietojen tarkastus
Erikseen tilattava lisätoiminnallisuus, jolla voi hakea Tilaajavastuu.fi -raportin suoraan toimittajan tiedoista
- Kun toimittajatieto on tallennettu, voidaan toimittajan tilaajavastuutiedot tarkastella "Katselu" -näkymästä. Katso ohjeet täältä.
Tilaajat:
Sopimuksen omistajaksi määritellylle virastolle mahdollisesti tallennetut lisätiedot tulevat oletuksena näkymään.
- Klikkaa "Lisää Tilaaja"
- Täytä avautuvan lomakkeen nimi, tunniste (esim. Y-tunnus tai hetu) ja osoitetiedot
- ''Poimi kontakti'' toiminnolla voit hakea tiedot kontaktikirjastosta
Sopimuskausi:
- Valitse määräaikainen, toistaiseksi voimassaoleva tai kertasopimus
- Täydennä päivämäärätiedot. Päivämäärät voi kirjoittaa suoraan kenttään tai valita kalenterista
Optiokaudet:
- Sopimukselle voi liittää haluttu määrä optiokausia. Optiokausi lisätään kun optiokausi halutaan ottaa käyttöön kohdasta "Lisää optiokausi". Sopimuksella voi olla kerrallaan käytössä yksi optiokausi
- Optiokausi määritellään lisäämällä päivämääräkenttiin oikeat päivämäärät
- Päivämäärät voi kirjoittaa suoraan kenttään tai valita kalenterista
- Valitse tarvittaessa "Voimassa oleva''
- Erillisestä oikealla olevasta valintapainikkeesta (3 poikkiviivaa) voidaan
- liittää optiokausidokumentti
- luoda optiopäätösdokumentti (*lisätoiminnallisuus)
- lähettää optiopäätöksen tiedoksianto
Luo optiopäätösdokumentti
* Lisätoiminnallisuus
Optiopäätöksen luonti ikkuna avautuu. Täyty optiopäätöksen kentät:
- Valitse dokumentin ylätunniste
- Yksikkö (tulee automaattisesti)
- Sopimuksen nimi *
- Sopimuksen kuvaus
- Käytä tarvittaessa lausekirjastoa apuna
- Päättäjän tiedot
- Päätöspäivämäärä
- Päätös
- Käytä tarvittaessa lausekirjastoa apuna
- Päätöksen perustelut
- Toimittajat
- Muut tiedot
- Allekirjoitus
- Valitse dokumentin alatunniste
Tallenna optiopäätös klikkaamalla "Tallenna". Optiopäätös.pdf näkyy optiokauden kohdalla.
Lähetä optiopäätöksen tiedoksianto
-
Kirjoita viestin aihe ja teksti
- Valitse viestin vastaanottajat
- "Lähetä" painikkeella tiedoksianto lähtee sähköpostilla valituille vastaanottajille
Sopimuksen liitteet ja muut liitteet:
- Sopimukselle voi liittää sopimusliitteitä tai muita sopimuksen dokumentteja
- Klikkaa "Lisää dokumentti" ja "Tiedostojen lataus" -ikkuna avautuu
- Valitse tiedostot omalta koneeltasi klikkaamalla "Valitse tiedostot". Kun tiedostot näkyvät "Tiedostojen lataus" -ikkunassa, klikkaa "Lataa'' ja dokumentit tallentuvat
- Tiedoston voi tuoda latausikkunaan myös vedä ja pudota toiminnolla
- Dokumentin voi myös lisätä dokumenttikirjastosta, klikkaamalla ”Lisää dokumentti kirjastosta” ja valitse liite listauksesta
- Erillisestä oikealla olevasta valintapainikkeesta (3 poikkiviivaa) voidaan dokumentti asettaa salassa pidettäväksi tai poistaa
Linkit:
Sopimukselle voidaan lisätä linkkejä, jotka näkyvät sopimuksen tietosivulla sekä Työpöydällä
* Lisätoiminnallisuus
- Syötä linkin kuvaus
- Syötä osoite (muodossa http://...)
Valitse "Lisää linkki", jonka jälkeen asetettu linkki siirtyy sopimukselle
Lisätiedot:
- Määritelle tarvittaessa sopimus sisäiseksi sopimukseksi
- Valitse valikosta sopimusryhmä
- Ostosopimukset
- Myyntisopimukset
- Muut
- Kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty, voidaan sopimus tallentaa. Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Sopimus on luotu”
- Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja
Metatiedot
Käyttäjä voi valita sopimukselle metatietoja. Valittavissa on kaikki organisaation ja viraston metatiedot. Jos käyttäjätunnus kuuluu useampaan virastoon, valittavissa olevat metatiedot määräytyvät sen viraston mukaan, mikä on määritelty ko. sopimuksen omistajaksi. Valittuja metatietoja voidaan muokata, mikäli sitä ei ole erikseen asetuksista estetty.
- Valitse "Lisää metatieto''
- Valitse lisätieto (metatieto) listauksesta
- Metatietoja voidaan hakea rajaamalla kentän tietotyypin mukaan tai hakusanalla
- Klikkaa ”Valitse''
- Metatiedot voidaan poistaa punaisesta raksista
Muokkaa metatietoja:
Metatietojen oletussisältöä voidaan muokata, mikäli sitä ei ole metatiedon asetuksissa estetty.
Moniriviseen metatietoon voi tuoda lauseita lausekirjastosta tai tallentaa lauseet lausekirjastoon.
Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen :
- Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”
- Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja
Käyttäjät ja käyttöoikeudet
Oletuksena sopimuksen vastuuhenkilöksi asetetaan käyttäjä joka luo sopimuksen. Mikäli sopimuksen vastuuhenkilöksi valitaan joku käyttäjä, käyttäjällä tulee roolin kautta olla oikeus muokata yksikön sopimuksia.
Sopimuksen vastuuhenkilö:
- Klikkaa ”Valitse vastuuhenkilö''
- Valitse vastuuhenkilö avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
- Klikkaa ”Valitse''
Sopimuksen vastuuhenkilön varahenkilöt:
- Klikkaa ” Lisää käyttäjä”
- Valitse varahenkilöt avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
- Klikkaa ”Valitse”
- Varahenkilöt voidaan poistaa punaisesta raksista
- Voit myös lisätä varahenkilöiksi käyttäjäryhmän/ryhmiä
- Kaikki ryhmään kuuluvat henkilöt tulevat sopimuksen varavastuuhenkilöiksi
- Käyttäjähallinnan pääkäyttäjät hallinnoivat käyttäjäryhmiä osiossa Käyttäjähallinta > Sopimushallinta > Ryhmät
Lukuoikeudet:
Lukuoikeudet määrittelevät sopimuskokonaisuuden näkyvyyden listauksilla ja hauissa. Valitse listasta haluttu vaihtoehto:
- Kaikki organisaation alaiset käyttäjät
- Vain vastuuhenkilöt
- Seuraavat henkilöt
- Jos valitset ”Seuraavat henkilöt”, klikkaa ”Lisää käyttäjät”, ”Lisää yksikkö” tai ”Lisää käyttäjäryhmä”
- Valitse käyttäjät, organisaatiot tai käyttäjäryhmät avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
- Klikkaa ”Valitse''
- Valinnat voidaan poistaa punaisesta raksista.
Muokkausoikeudet:
- Muokkausoikeudet periytyvät sopimukselle oletuksena
- Muokkausoikeuksia voidaan lisätä käyttäjä, yksikkö tai käyttäjäryhmätasolla
Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen :
- Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”
- Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja
Ennakoitu arvo yhteensä:
- Sopimukselle voidaan syöttää kokonaisarvon ja valuutan
- Syötä sopimukselle ennakoidun arvon yhteissumma
- Valitse käytettävä valuutta
Sopimuksen arvo voidaan jyvittää vuosille, lisäämällä jyvitys, valitsemalla vuosi ja syöttämällä ennakoitu ja toteu-tunut arvo. Jyvityksiä voi muokata ja poistaa.
- Arvon jyvitys voidaan tehdä manuaalisesti tai automaattisesti
- Klikkaa ”Lisää jyvitys” ja määrittele tarvittavat tiedot
Automaattinen jyvitys:
Mikäli sopimus ei liity sopimuskokonaisuuteen, jolle on arvo määritelty, voidaan sopimukselle suorittaa syötetyn arvon automaattinen jyvitys. Jyvitys jakaa kokonaisarvon sopimuskauden vuosille (tai neljälle vuodelle sopimuksen alkamispäivämäärästä, mikäli kyseessä on toistaiseksi voimassa oleva sopimus)
- Valitse ”Automaattinen jyvitys”
- Järjestelmä varmistaa, halutaanko automaattinen jyvitys tehdä, klikkaa ”Ok”, jonka jälkeen jyvitys tulee kenttään
Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen :
Klikkaa ”Vaihda sopimuksen tila” -painiketta ja valitse ”Voimassa oleva”.
- Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”
- Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja
Tapahtumat
Merkkipaalu valitaan kirjastosta tai luomalla merkkipaalu. Merkkipaalut periytyvät sopimukselle oletuksena.
Merkkipaalulle luodaan ensin perustiedot, jonka jälkeen voidaan määritellä tehtävälistat. Merkkipaalu luodaan uutena tai tuodaan ”Lisää kirjastosta” -toiminnolla.
HUOM! Jos merkkipaalu on määritelty sopimuskokonaisuudelle, ne periytyvät myös sopimukselle oletuksena.
Luo uusi merkkipaalu:
Merkkipaalulle luodaan ensin perustiedot, jonka jälkeen voidaan määritellä tehtävälistan tehtävät.
Luo uusi merkkipaalu:
Merkkipaalulle voidaan määritellä perustiedot ja tehtävälista.
Perustiedot
Nimi*:
- Syötä merkkipaalulle nimi.
Eräpäivä:
- Syötä merkkipaalun eräpäivä
Muistutukset:
- Lisää merkkipaalulle muistutuksia
Kuvaus*:
- Syötä merkkipaalulle kuvaus
Tehtävälista
- Klikkaa "Lisää tehtävälista''
Nimi*:
- Syötä tehtävälistalle nimi
Kuvaus*:
- Syötä tehtävälistalle kuvaus
Lisää muistutus:
- Voi olla ajastettu tai mukautettu jolloin määrität alkamis -ja päättymispäivänmäärät. Voit lisätä useita muistutuksia ''Lisää'' napista.
Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen :
- Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Sopimuskokonaisuus tallennettu”
- Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja
Allekirjoitukset ja tila
Sopimuksen tilan siittäminen voimassa olevaksi:
Klikkaa ”Vaihda sopimuksen tila” -painiketta ja valitse ”Voimassa oleva”.
Sopimuksen siirtäminen muuksi kuin voimassa olevaksi:
- Kun sopimuksen tilaksi on muutettu ”Voimassa oleva”, voidaan se tarvittaessa muuttaa ”Keskeneräinen, Purettu, Irtisanottu ja Päättynyt”
Tilan muutos siirtää näkymän automaattisesti tilanvaihtoviestin lähetykseen, jos järjestelmä huomauttaa ”Oletko varma? Sopimusta ei voi muokata sen ollessa tilassa voimassa oleva”.
- Vaihda tilaa ja lähetä oletusviesti
- Järjestelmä tallentaa tilanvaihdon ja lähettää määrämuotoisen viestin vastaanottajalle
- Muokkaa viestiä
- Viestiin määritellään aihe, teksti ja viestin vastaanottajat
- Vaihda tila ja lähetä muokkausviesti -toiminnolla tallennetaan tilan vaihto ja lähetetään tilanvaihtoviesti
- Peruuta
- Jos viestiä ei haluta lähettää, palataan näkymästä ”Peruuta” -valinnalla
Sopimuksen julkaisu:
- Sopimuksen voi julkaista Cloudia Työpöydälle (* Lisätoiminnallisuus)
Salassapidettävyys:
- Määrittele sopimus tarvittaessa salassapidettäväksi. Toiminto salaa sopimusdokumentin. HUOM. liitteet on salattava erikseen
- Valitse ”Salassapidettävä”
- Lisää perustelut lausekirjastosta tai kirjoita/kopio teksti kenttään
Allekirjoittajat:
- Klikkaa ”Lisää allekirjoittaja”-painiketta
- Täytä nimi ja titteli sekä valitse vetovalikosta osapuoli
- Osapuoli -tieto tulee vetovalikkoon "Perustiedot" -välilehdeltä
- Kirjoita tai valitse kalenterista päivämäärä
Huom! Sopimusdokumentti tulee olla PDF muodossa jotta allekirjoittaminen sähköisesti on mahdollista.
Toiminnot:
Lataa sopimusdokumentti
-
Sopimus voidaan ladata PDF-tiedostona. Klikkaa ”Lataa sopimus PDF” -painiketta.
Korvaa sopimus
- Vaihda alkuperäinen järjestelmään ladattu sopimusdokumentti toiseen omalta koneelta ladattavaan dokumenttiin
Pakkaa sopimustiedostot ladattavaksi
-
Lataa omalle koneelle zip-tiedosto, joka sisältää kaikki sopimuksen dokumentit
Jakaminen, kopiointi ja siirto ks. ohjeet täältä
Sopimuksen muokkaus
Sopimusta voidaan muokata tiettyjen rajoitusten puitteessa. Sopimuksen tila (voimassa oleva, keskeneräinen, purettu, keskeytetty ja päättynyt) vaikuttaa siihen, mitkä muokkaustoimenpiteet ovat sallittuja. Myös käyttäjän oikeus muutosten tekemiseen (sopimusasian vastuuhenkilö -tieto) sekä organisaatiotason oikeudet vaikuttavat muutosten tekemiseen.