Käyttäjän salasanan vaihtaminen
Käyttäjän salasana päästään vaihtamaan valitsemalla listalta haluttu käyttäjä ja painamalla "Muokkaa" -ikonia.
-
"Käyttäjän muokkaus" -ikkunassa valitse "Vaihda salasana"
- Syötä "Salasana" -kenttään haluttu salasana
- Syötä salasana uudelleen "Salasana uudelleen" -kenttää
Yksilöi kunkin käyttäjän tiedot ja roolit
Käyttäjähallintaan voidaan perustaa käyttäjiä manuaalisesti tai jos käytössä on AD-integraatio, käyttäjät voidaan perustaa myös automatisoidusti.
Kullekin käyttäjälle määritellään käyttäjän yksilöivä nimi, käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeus voidaan määritellä myös määräaikaiseksi. Käyttöoikeus voidaan asettaa väliaikaisesti ei-aktiiviseksi, esimerkiksi käyttäjän pidemmän poissaolon ajaksi.
”Käyttäjien hallinta” -välilehdellä avautuu organisaation käyttäjien listaus. Uuden käyttäjätunnuksen pääsee lisäämään klikkaamalla oikeasta yläreunasta "Toiminnot" valikkoa ja sieltä "Luo käyttäjä".
Käyttäjiä voi myös tuoda järjestelmään massana. Klikkaa tällöin Toiminnot valikon alta "Tuo käyttäjä", lataa itsellesi excel-pohja, täytä pohjaan vaaditut tiedot, ja tämän jälkeen tuo tiedosto.
KUVA: Klikkaa Toiminnot valikkoa jotta pääset luomaan uuden käyttäjän.
Uuden käyttäjän luonti tapahtuu määrittelemällä tunnuksen tiedot "Perustiedot" -välilehdellä sekä eri sovellusten käyttöoikeudet "Käyttäjän roolit" -välilehdellä.
Tunnuksen perustiedot
Yksikkö:
- Valitse mihin yksikköön käyttäjä perustetaan. Mikäli organisaatiossanne ei ole käytössä hierarkiarakennetta, on valittavana vain päätason yksikkö.
Nimi:
- Syötä tunnuksen etu- ja sukunimi
- Näistä muodostuu näyttönimi
- Syötä käyttäjätunnus (sähköpostiosoite)
Titteli:
- Syötä tarvittaessa
Puhelinnumero:
- Syötä käyttäjän puhelinnumero
Kieli:
- Voit asettaa käyttäjälle käyttäjäkohtaisen oletuskielen. Cloudia avautuu käyttäjälle kirjautumisen jälkeen aina tällä kielellä.
Aktiivinen:
- Jos tunnus on aktiivinen, valitse "aktiivinen"
- Cloudia
- Valitaan mikäli käytössä ei ole AD-kirjautumista.
- Tarkoittaa, että käyttäjä kirjautuu normaalisti Cloudian login-sivun kautta käyttäjätunnuksella sekä salasanalla järjestelmään.
- Ulkoinen
- Jos käytössä on AD-tunnistautuminen (tai vastaava) (*lisätoiminnallisuus)
- Määrittele tarvittaessa voimassaolon alkamis- sekä loppumispäivämäärä
- Päivämäärä voidaan syöttää tai valita kalenterista
- Määrittele tarvittaessa, mihin käyttäjäryhmään tunnus linkittyy (Cloudia Sopimus)
- Salasanan on oltava väh. 8 merkkiä pitkä, sen on sisällettävä vähintään yksi iso ja yksi pieni kirjain, yksi numero, sekä erikoismerkin
- Salasana vanhenee 90 päivän välein
Käyttäjän roolit
Jokaisella sovelluksella on valmiina oletuskäyttörooleja. Kukin käyttäjärooli sisältää yhden tai useamman toiminnon, joita ko. käyttäjäroolilla saa tehdä. Kullekin käyttäjälle voidaan määritellä yksi tai useampi käyttäjärooli, joka määrittää, mitä toimintoja käyttäjä saa tehdä sovelluksessa.
Käyttäjätunnuksen oikeudet Cloudian sovelluksiin valitaan tunnuksen muokkausikkunan "Käyttäjän roolit" -välilehdellä.
Klikkaa "Muokkaa rooleja". Sovellut -alasvetovalikossa näkyvät ne Cloudian sovellukset, jotka organisaatiosi on ottanut käyttöön. Valitse sovellus, johon haluat lisätä käyttöoikeuden. Valitse rooli laittamalla ruksi halutun roolin kohtaan.
Cloudia Sovellusten oletuskäyttäjäroolit ovat:
Käyttäjähallinta
- Käyttäjähallinnan pääkäyttäjä tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita organisaation käyttöoikeuksia
- Käyttäjähallinnan yksikkötason pääkäyttäjä tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita oman yksikön käyttöoikeuksia
Cloudia Työpöytä
- Työpöydän ”Dashboard-admin” tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita työpöydän ylätunnistetta
- Työpöydän "Esimiehen työpöytänäkymä" tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus työpöydän esimiehen näkymään. (*Lisätoiminnallisuus)
- Työpöydän "Vastuuhenkilön työpöytänäkymä" tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus työpöydän sopimusvastuuhenkilön näkymään. (*Lisätoiminnallisuus)
Cloudia Sopimus (sopimushallinta)
- Pääkäyttäjä:
- Tällä roolilla voi hallita kaikkia sopimusasetuksia ja tehdä kaikkia muita toimintoja
- Pääkäyttäjä yksikkötaso:
- Tällä roolilla pääkäyttäjyys rajoittuu omaan yksikköön
- Sopimusvastuuhenkilö:
- Tällä roolilla voit hallinnoida sekä sopimuskokonaisuuksia että sopimuksia jotka ovat samassa yksikössä.
- Lukukäyttäjä
- Tällä roolilla voi hakea ja tarkastella sopimuksia jotka ovat samassa yksikössä.
- Rajoitettu käyttäjä
- Rajoitettu käyttäjä näkee ainoastaan ne sopimuskokonaisuudet/sopimukset, joihin käyttäjälle annetaan oikeus. Rajoitetulle käyttäjälle ei voida antaa muita sopimushallinnan rooleja eikä asettaa käyttäjäryhmiä.
Cloudia Sourcing
- Pääkäyttäjä
- Peruskäyttäjä
- Lukukäyttäjä
Cloudia Order
- Tilauksen hyväksyjä
- Pääkäyttäjä
- Peruskäyttäjä
Supplier Management
- Toimittajahallinnan pääkäyttäjä
- Toimittajahallinnan käyttäjä
Cloudia Planning
- Pääkäyttäjä
- Suunnittelija - voi tehdä hankintaehdotuksia sekä suunnitelmia
- Ehdottaja - voi tehdä hankintaehdotuksia
- Lukukäyttäjä - pääsy organisaation hankintakalenteriin
Cloudia Kilpailutus *erikseen tilattava lisätoiminnallisuus
- Admin
- Normaali
- Avautuu toimintokohtainen valikko
- Rajoitettu
Käyttäjätunnuksen muokkaaminen ja poistaminen
Käyttäjien hallinta -osiossa aukeaa listaus organisaation käyttäjistä. Listauksen käyttäjätunnuksia voidaan lisätä, muokata ja poistaa.
Valitse käyttäjätunnus, jota haluat muokata ja avaa tunnuksen edessä oleva "menu" -valikko. Valikosta voidaan tehdä seuraavia toimintoja:
-
Muokkaa
- Muokkausnäkymässä voidaan muokata kaikkia samoja tietoja, jotka määritellään, kun uutta tunnusta luodaan
- Jos haluat vaihtaa käyttäjän yksikköä, klikkaa muokkaa ja valitse yksikkö
-
Poista käyttäjätunnus
- Toiminto poistaa käyttäjätunnuksen järjestelmästä
KUVA: Käyttäjän muokkaaminen
Tuo käyttäjiä tiedostolla
*lisätoiminnallisuus
- Klikkaa Toiminnot valikkoa ja sieltä "Tuo käyttäjiä"
Lataa itsellesi excel-pohja. Täytä Excel -tiedostoon käyttäjätunnusten tiedot
- Email = sähköpostiosoite, jotka käytetään kirjautumistunnuksena
- Name = käyttäjän nimi
- Password = käyttäjälle asetettava salasana
- Is external =
- True, jos käytössä on AD -kirjautuminen
- False, jos käytössä ei ole AD -kirjautumista
- Role = käyttäjän rooli järjestelmässä
- Organization unit = yksikkö, johon käyttäjätunnus halutaan luoda
KUVA: Käyttäjien tuontia varten ladataan ensin excel, tämän jälkeen täytetään käyttäjien tiedot, ja tuodaan tiedosto järjestelmään
-
Excelin kentät:
-
Käyttäjänimi: Käyttäjän sähköpostiosoite
-
Nimi: Käyttäjän nimi
-
Yksikkö: Yksikkö polku (ylätaso#seuraavataso#jne)
-
Roolit: listattu kaikki käyttäjän roolit
-
Ryhmät: listattu kaikki ryhmät, joihin käyttäjä kuuluu
-
Kirjautumisjärjestelmä: Cloudia/ulkoinen (ulkoinen= AD-kirjautuminen tai muu vastaava)
-