Versiotiedotteet 2020

Joulukuun versiopäivityksessä on asennettu seuraavat uudet toiminnallisuudet / parannukset järjestelmään:

 

22.12.2020

Alasopimuksen tietojen periytyminen

• Kun käyttäjä luo alasopimuksen on mahdollista tuoda yläsopimuksen sopimuskumppanien tiedot allekirjoittajatietoineen myös alasopimukselle.

• Kun valinta on tehty niin sopimusosapuolten tiedot sekä allekirjoittajien tiedot periytyvät yläsopimuksen mukaisesti

 

________________________________________________________________________________________________________________

 

Versiopäivityksessä 17.12.2020 on asennettu seuraavat uudet toiminnallisuudet / parannukset järjestelmään: 

Suunnittelu-integraatio

• Mahdollisuus luoda Cloudia Suunnitteluun ehdotus suoraan sopimukselta, jotta toiminnallisuuden hyödyntäminen on mahdollista organisaatiolla tulee olla käytössä Cloudia Suunnittelu
• Toiminnallisuus löytyy sopimukselta osiosta "tila"
• Tämän jälkeen käyttäjää pyydetään antamaan ehdotukselle tarkemmat tiedot, kuten nimi, henkilö, jolle ehdotus luodaan, ehdotuksen mahdollinen ajankohta sekä kuvaus. Kun tiedot on tallennettu, luo Sopimus Suunnitteluun uuden ehdotuksen (jos ehdotusta muokataan Suunnittelussa ei tiedot kuitenkaan päivity Sopimuksen puolelle)

________________________________________________________________________________________________________________

 

Tämän iltaisessa versiopäivityksessä 18.11.2020 asennettu seuraavat uudet toiminnallisuudet / parannukset järjestelmään:

 

Päättyvät sopimukset

• Kotisivunäkymään on tehty joitakin muutoksia parantamaan päättyvien sopimusten listautumista
• Päättyvissä sopimuksissa otetaan huomioon sopimukset, joiden päättymispäivä tai optioajan päättyminen on voimassa, ja ne listautuvat voimassaolopäivän mukaan. Kun valitset "näytä kaikki", kaikki sopimukset luetellaan aikajärjestyksessä lopetuspäivän mukaan.

KUVA: Siirtyessään listaukseen käyttäjä voi suodattaa hakutuloksia halutun mukaisesti

 

 

Sopimuksen numero sopimushakuun

• Hakutuloksiin mahdollista saada myös sopimusnumero 

KUVA: Listauksesta voit valita sopimushakutuloksiin listautuvat asiat

 

 

Sähköisen allekirjoituksen allekirjoittajat

• Sähköisen allekirjoituksen allekirjoittajavalikkoon listautuu ainoastaan yksikön aiemmin käyttämät allekirjoittajan tiedot. Aiemmin listaukseen tallentui kaikki organisaation sähköiset allekirjoittajat.

 

 

 

Sopimuspohjan jakaminen

 

• Sopimuspohja voidaan jakaa valitulle henkilölle osiossa asetukset - sopimuspohjat - muokkaa - jakaminen
  • Kun sopimuspohja jaetaan näkyy tieto siitä kenelle se on jaettu välilehdillä
    • Päätöstä odottavat - sopimuspohja on jaettu valitulle henkilölle
    • Hyväksytty - henkilö, jolle sopimuspohja on jaettu on hyväksynyt sen
    • Hylätty - henkilö, jolle sopimupohja jaettiin ei hyväksynyt sen jakoa

 

KUVA: Kun valitaan "sisällytä ylä- ja alatunniste" jaettavan sopimuspohjan ylä-ja alatunnisteet lukittuvat jaettavalle sopimuspohjalle. 

 

• Henkilö jolle sopimuspohja jaetaan tulee olla pääkäyttäjä tai yksikkötason pääkäyttäjä, jotta hänellä on oikeus sopimuspohjiin.
• Kun sopimuspohja on jaettu, löytyy jaettu pohja asetukset- sopimuspohjat valikosta

 

KUVA: Kun sopimuspohja on jaettu voidaan se joko hyväksyä uudeksi sopimuspohjaksi tai hylätä. 

 

 

Metadatan linkitys

*lisämaksullinen toiminnallisuus

 

• Metatiedot: arvolista ja arvolistamonivalinta on mahdollista linkittää toisiin metatietoihin käyttäjän tekemien valintojen perusteella
• Kun käyttäjä valitsee tietyn vaihtoehdon arvolistasta, uusi metatieto lisätään sopimukselle automaattisesti
• Tämän avulla pääkäyttäjät voivat hallita, mitkä metatiedot lisätään sopimukseen käyttäjien vastausten perusteella

 

KUVA: Esimerkiksi käyttäjä voi luoda metatiedon, jossa maksuehtojen arvot 21 päivää, 28 päivää tai muu

 

KUVA: Kun käyttäjä on valinnut maksuehdoista vaihtoehdon "muu", uusi metatieto (esimerkiksi tekstirivi) tulee näkyviin sopimuksella, jotta käyttäjä voi kirjoittaa siihen mikä tämä muu maksuehto on.

 

 

 

Merkkipaalun tehtävä ulkoiselle käyttäjälle

*lisämaksullinen toiminnallisuus

 

• Merkkipaalun tehtävän ulkoinen vastuuhenkilö voi määrittää tehtävän tehdyksi, antaa kommentteja sekä liittää liitteitä tehtävälle

• Ulkoinen vastuuhenkilö saa sähköpostiinsa viestin, jonka linkin kautta hän pääsee tehtävän tarkempiin tietoihin. Täällä ulkoinen käyttäjä voi merkata tehtävän suoritetuksi sekä liittää mahdollisia liitteitä.

 

Sopimuskokonaisuus

 

Sopimuskokonaisuuden sopimukset osioon lisätty mahdollisuus:

• Tuoda sopimus
• Luo sopimus

KUVA: Toiminnallisuudet löytyvät sopimukset osion alaosasta

________________________________________________________________________________________________________________

 

PÄIVITYS 26.10.2020

Tämä on asennettu tuotantoon, joten olethan yhteydessä tukeen, jos haluatte yhden allekirjoittajan olevan mahdollista ympäristössänne

 

Yksi allekirjoittaja mahdollisuus toiminnallisuuden taakse

 

Edellisessä asennuksessa asennettiin toiminnallisuus, joka salli sähköisen allekirjoitusprosessin aloittamisen ainoastaan yhdellä allekirjoittajalla. Eilisen asennuksen myötä tämä toiminnallisuus on muutettiin, että se ei ole oletuksena käytössä kaikilla eli jatkossa käyttäjät eivät voi aloittaa vahingossa sähköisen allekirjoituksen prosessia ainoastaan yhdellä allekirjoittajalla.

Jos haluatte yhden allekirjoittajan olevan mahdollista ympäristössänne, olettehan yhteydessä tukeemme.

 

________________________________________________________________________________________________________________

 

 

Tänään versiopäivityksessä 19.10.2020 asennettu seuraavat uudet toiminnallisuudet / parannukset järjestelmään:

 

Sopimusosapuolien termien muutos

 

Osapuolet

Toimittaja tunnetaan järjestelmässä jatkossa termillä sopimusosapuoli B - toinen osapuoli

• Tilaaja on jatkossa lisää sopimusosapuoli A - Luoja/tuoja
• Jos sopimusosapuolien nimiä ei muokata, näkyvät ne sopimusdokumentilla muodossa sopimusosapuoli A sekä sopimusosapuoli B

KUVA: Termit voidaan muuttaa myös jatkossa sopimusdokumentille osiossa "dokumentti".

 

 

Hyväksyntäprosessi

 

Sopimustyypin worklflow-toiminnallisuuten mahdollisuus lisätä ulkoinen käyttäjä sopimuksen hyväksyjäksi. Aiemmin käyttäjän on täytynyt olla sopimuksen käyttäjätunnuksen omaava henkilö.

KUVA: Sopimustyyppiä käytettässä sopimuksen hyväksyntäprosessipyyntö menee myös ulkoiselle hyväksyjälle sähköpostitse

 

 

 

Tuotteiden vienti ja tuonti excelin avulla

 

Sopimuksen tuotteet on mahdollista viedä sekä tuoda suoraan excel-tiedostosta.

 

Vienti

• Lisätyt tuotteet voidaan viedä suoraan exceliin

KUVA: Järjestelmä tuottaa excelin sopimuksen tuotteista, joka sisältää tuotteen vakiokentät

 

 

Tuonti

 

Tuotteita voidaan lisätä tuontitiedoston kautta (lataa ensin tuotteiden vientitiedosto, lisää halutut tuotteet excel-tiedostoon) ja valitse lataa tuotteiden tuontitiedosto. 

HUOM! Ethän poista jo olemassa olevia tuotteita excel-tiedostosta, koska järjestelmä korvaa excelistä tuoduilla tuotteilla jo olemassa olevat tuotteet.

 

Exceliin on mahdollista lisätä sarakkeita niin, että järjestelmä ottaakin halutun tiedon ko. riviltä

 

Valinta tehdään tässä valikossa. Joten, jos halutaan korvata esimerkiksi yksikköhinta sarakkeen tiedot niin, että yksikköhinta otetaankin toisesta sarakkeesta, kerrotaan se järjestelmälle tässä. Valinnan jälkeen järjestelmä hakee tiedot tästä excel-sarakkeesta.

Huom! kohta ei kuitenkaan mahdollista sitä, että tuote-osioon lisätään uusia sarakkeita, joiden nimet tulevat näkyviin tuote-osioon. Vaan tarkoitus on, että järjestelmä voi hakea yksikköhinta sarakkeeseen tiedon toisesta sarakkeesta

 

Sopimushaku

 

Sopimushaussa mahdollisuus muodostaa sopimushaun tuloksista sopimusten perustiedot-paketti, jolloin järjestelmä muodostaa tietokoneelle zip-paketin. Zip-paketti sisältää sopimusten perustiedot sivun pdf-muodossa.

 

Esikatseluun sopimuskausi

 

Sopimuskokonaisuuden sopimusten esikatselussa lisätty näkyviin sopimuskausi

 

________________________________________________________________________________________________________________

 

 

Eilisessä 16.09.2020 versiopäivityksessä asennettu seuraavat uudet toiminnallisuudet / parannukset järjestelmään:

 

 

Sopimuskokonaisuus

Hakuehtoihin lisätty seuraavat vaihtoehdot:

• Ennakoitu arvo
• Varavastuuhenkilö 
• Sopimuskokonaisuuden tila

 

KUVA: Sopimuskokonaisuuslistaukseen lisätty sopimuskokonaisuuden tila näkyville.

 

Sopimuskokonaisuudelle lisätty samat tilavaihtoehdot kuin sopimuksella

• Irtisanottu
• Päättynyt
• Purettu
• Suljettu
• Arkistoitu

 

 

 

Hälytysasetukset

Hälytysasetuksiin lisätty mahdollisuus vastaanottaa järjestelmän hälytyksiä sopimuksista, jotka odottaa hyväksyntäprosessin hyväksymistä.

 

 

 

Sähköinen allekirjoitus

 

Allekirjoituksen vaiheet

Sopimuksen perustiedot sivun allekirjoitukset kohtaan päivitetty ikonit eri allekirjoitusvaiheen mukaisesti, jotta käyttäjä voi nopeasti katsoa missä vaiheessa sähköinen allekirjoitus on.

 

Yksi allekirjoittaja

Sähköiseen allekirjoitukseen on tehty muutos, jonka myötä sähköinen allekirjoitus on mahdollista toteuttaa vain yhdellä allekirjoittajalla. Yksi allekirjoittaja voi olla joko toimittaja taikka tilaaja. Sopimus on siis mahdollista allekirjoittaa sähköisesti vain yhden sopimusosapuolen toimesta.

Tämä on mahdollista kaikilla sähköisillä allekirjoitusmetodeilla 

 

 

 

Sopimustiedostot

 

Sopimuksen kaikki tiedostot on mahdollista ladata myös katselu-oikeuksilla tiedot-osiosta. Aiemmin tiedostopaketin lataus oli mahdollista vain sopimuksen muokkausoikeuksilla osiosta "tila".

 

Etusivu

 

Klikkaamalla etusivun diagrammia aukeaa ikkuna, josta voi nähdä omien sopimusten määrän ja tilan.

 

 

Metadata aakkosjärjestykseen

 

Mahdollisuus saada metadata aakkosjärjestykseen sopimuksille. Kun tämä toiminnallisuus on päällä, uusien sopimuksien metadata on aina aakkosjärjestyksessä riippumatta aiemmin asetetusta järjestyksestä. Jos halutaan, että aiempien sopimusten metadata on myös aakkosjärjestyksessä, kerrothan tästä tarpeesta. Tämä täytyy tehdä jälkikäteen tuotehallinnan toimesta. Tämä on toiminnallisuus, joka täytyy kytkeä päälle, joten halutessasi tämän ole yhteydessä tukeen.

 

Muut pienet parannukset:

• Sopimuskauden tyyppi lisätty sopimustenhaku excel-raportille

 

 

________________________________________________________________________________________________________________

 

01.07.2020 asennus on sisältänyt seuraavat uudet toiminnallisuudet sekä korjaukset:

 

Sopimuskaudelle mahdollisuus lisätä:

• Irtisanomisaika
  • Kun voimassa olevalle sopimukselle määritellään irtisanomisaika sekä sopimuksen tila irtisanotaan. Sopimus muuttuu irtisanotuksi asetetun aikarajan jälkeen.  Irtisanomisaikana sopimuksen tilana näkyy: voimassa, irtisanomisaika voimassa
• Takuuaika
  • Sopimukselle on mahdollista asettaa takuuaika, joka alkaa sopimuksen päätymisen jälkeen. Takuuaikana sopimuksen tilana näkyy päättynyt, takuuaika voimassa.

 

Pieniä ulkoasumuutoksia yleisnäkymään

• Valikkomenu näkyvissä jokaisen hakulistauksen vasemmalla puolella
• Merkkipaalujen ikonin päivitys

 

Tuo sopimus

• Tuotujen sopimuksen allekirjoituksen oletustapana ollut sähköinen allekirjoitus muutettu niin, että oletuksena on käsinkirjoitettu

 

Tilajaavastuuraportin tallentuminen seurantaan

Tilaajavastuuraportit haetaan oletuksena kolme kertaa vuodessa (1.1, 1.4 jne), järjestelmään on parannus, jonka myötä uusi tilaajavastuuraportti tallentuu jos:

• raportin status poikkeaa edellisen vuorokauden ajosta 
• viimeisintä dokumentin tallennusta ei ole olemassa 
• päivämäärä on neljänestallennus 
• päättyminen on ennen nykyistä ajanhetkeä 

 

Haku-toiminnallisuus

• Haku-toiminnallisuutta nopeutettu

________________________________________________________________________________________________________________

 

03.06.2020 asennus on sisältänyt seuraavat uudet toiminnallisuudet sekä korjaukset:

 

Parannuksia sähköiseen allekirjoitukseen

 

Sopimusdokumentti

• Allekirjoituksen tekstiä osio tulee myös näkyville sopimusdokumenttiin, jos sähköinen allekirjoitustapa on valittu.
• Tähän kohtaan ei ole tehty muutosta, mutta kertaukseksi: 
  • Kun sopimukselle valitaan allekirjoitustavaksi sähköinen allekirjoitus tulee sopimusdokumenttiin automaattisesti teksti "tämä dokumentti on sähköisesti allekirjoitettu" ennenkuin, sopimuksen allekirjoitusprosessi aloitetaan. Tämä siksi, koska allekirjoituksen jälkeen sopimusdokumenttiin ei ole mahdollista tehdä muutoksia, joten siksi teksti lisätään aiemmin.

 

Termimuutos

• Avaintec termi on muutettu Vismaksi.

 

Allekirjoittajatietojen muokkaus

• Tallentaminen ei onnistu, jos sähköposti tai puhelinnumero on väärässä muodossa. Tallennus ei myöskään onnistu, jos sähköposti tai puhelinnumero-kenttiin on jäänyt esimerkiksi ylimääräinen välilyönti taikka muita niihin kuulumattomia merkkejä. Virhetilanteessa kenttä muuttuu punaiseksi, eikä tallennus onnistu,

 

Allekirjoittajan lisääminen alasvetovalikosta

• Jos organisaation/yrityksen tietoja on käytetty aiemmin sähköisessä allekirjoituksessa löytyy henkilötiedot alasvetovalikosta. Henkilötiedot täydentyvät alasvetovalikkoon, kun käyttäjätietoja on ensimmäisen kerran käytetty organisaation/yrityksen allekirjoittajana.

 

 

Opastusta käyttäjälle sähköisessä allekirjoitusprosessissa

 

• Jos allekirjoituksessa on yli sallitun maksimimäärän liitteitä, järjestelmä kertoo käyttäjälle tämän.
• Sähköiselle allekirjoitukselle on syötettävä erääntymispäivä, jos tietoa ei syötä käyttää järjestelmä allekirjoituksen erääntymisessä oletusarvoa (60 päivää). Huom! allekirjoituslinkki on voimassa 60 päivää (koskee ainoastaan Visman sähköistä allekirjoitusta).

 

Muut parannukset järjestelmään

 

Tilaajavastuuraporttien haku

 

Tilaajavastuuraportteja voidaan hakea niiden tilan mukaisesti, jolloin raportit listautuu haettavan tilan mukaisesti.

 

Päivityksiä sopimuskokonaisuuden ulkoasuun

• Sopimuskokonaisuuteen lisättyjen liitteiden listautumiskohta muutettu. Liitteet listautuvat perustietojen alle kohtaa "sopimuksen liitteet". 
• Sopimuskokonaisuuden osio "sopimukset" näkymä muutettu selkeämmäksi

 

Lisätty käyttäjälle opastusta järjestelmään

• Jos metatietoja sopimukselle olisi tulossa useamman kerran samalla nimellä, järjestelmä näyttää samannimisten metatietojen sisällön. Käyttäjä voi listauksesta valita minkä metatiedon poimii luotavalle sopimukselle. Sopimukselle pakotettuja metatietoja ei ole kuitenkaan mahdollista poistaa.

 

• Jos käyttäjä yrittää katsoa salassapidettävää sopimusta, järjestelmä ilmoittaa tämän käyttäjälle "Ei oikeuksia! Salassapidettävä sopimus".

 

• Sopimushaun excel-raporttiin lisätty luontiehto pääsopimus sekä alasopimus, jonka myötä järjestelmään generoimaan excel-raporttiin listautuu myös mahdolliset sopimusten pää-/ alasopimukset.

 

Linkit

• Sopimuksen tiedot-osioon lisätty linkitys sopimuskokonaisuuteen taikka pää- tai alasopimuksiin. Klikkaamalla sopimuksen nimeä tai silmä-ikoni, järjestelmä vie käyttäjän siihen.

 

________________________________________________________________________________________________________________

 

 

15.04.2020 järjestelmään on asennettu seuraava toiminnallisuus:

Olethan yhteydessä tukeen tai myyntiimme toiminnallisuuden päälle kytkemiseksi

 

Sallitut tiedostotyypit (ADMIN-toiminnallisuus)

 

ADMIN-käyttäjä voi määrittää sallitut tiedostotyypit sopimusasetuksissa, jolloin Cloudia Sopimukseen ei voida ladata kuin sallittuja tiedostotyyppejä sopimuksina taikka liitteinä.

 

Tiedostotyyppien valinta

 

Aloita sallittujen tiedostotyyppien asetusten määrittäminen valitsemalla "sopimusasetukset" ja sieltä "sallitut tiedostotyypit"

• Taulukko näyttää kaikki järjestelmän sallitut tiedostotyypit
• Sarakkeita voidaan järjestellä niiden kokoa voidaan muokata halutunlaiseksi

 

Taulukko sisältää seuraavat tiedot:

• onko tiedostotyyppi sallittu 
• tiedostopääte
• kuvaus
• tieto siitä onko kyse järjestelmän oletustyypistä (järjestelmän oletusarvoja ei voida poistaa listauksesta)

Jos käyttäjä haluaa estää tietyn tyyppisten tiedoston lataamisen Cloudia Sopimukseen, poistetaan "sallittu" valinta kyseisen tiedostotyypin kohdalta, muutokset tallentuvat automaattisesti järjestelmään.

 

 

 

Tiedostotyyppejä voidaan mukauttaa valitsemalla " lisää"

 

• Muokkaa- kentässä käyttäjän tulee syöttää kaikki tiedostotunnisteen pakollinen tieto, joka on tiedostotyypille on sallittu. Tiedostopääte on kolme-neljä merkkiä pitkä ja se kyseisen tiedoston tyypin. Esimerkiksi Microsoft Word- dokumenteissa tunniste on muodossa "docx".  
  • On tärkeää, että tunniste on oikein, koska muuten mukautetun tiedostotyypin lataaminen ei ole mahdollista
  • Käyttäjä voi syöttää vapaaehtoinen kuvaus- kohtaan käyttäjäystävällisemmän kuvauksen tiedostotyypistä

 

• Tallenna-valinnalla mukautettu tiedostotyyppi lisätään sallittujen tiedostotyyppien luetteloon.
• Mukautettuja lisättyjä tiedostotyyppejä voidaan muokata tai poistaa klikkaamalla listauksen päässä olevaa valikko-painiketta.

 

 

________________________________________________________________________________________________________________

 

25.3.2020 asennus sisälsi käyttöliittymäuudistuksen 

• Lisää käyttöliittymäuudistuksen sisällöstä omassa artikkelissa

________________________________________________________________________________________________________________

 

20.02.2020 asennus on sisältänyt seuraavat uudet toiminnallisuudet sekä korjaukset 

 

• Parannettu virheilmoituksia tilanteissa, jossa käyttäjä yrittää kirjautua järjestelmään sisään ja järjestelmä estää sisääpääsyn. Tulevaisuudessa järjestelmä kertoo miksi sisäänpääsy estettiin.

 

• Sähköisesti allekirjoitettu PDF-tiedosto on aina samanniminen kuin sopimusdokumentti.

 

• Mahdollisuus muokata "sopimuksen osapuolet" - termiä oman valinnan mukaan. Aikaisemmin lausekkeen otsikko oli vakio, jonka takia muokkaaminen ei ollut mahdollista. Lausekkeen muokkaaminen on mahdollista kohdassa "sopimuskohdat".

________________________________________________________________________________________________________________