Määrittele tarjouspyyntö puitejärjestelyksi:
- IV.1.3) Tietoa puitejärjestelystä tai dynaamisesta hankintajärjestelmästä
- Valitse "Puitejärjestely yhden toimijan kanssa" tai "Puitejärjestely useampien toimijoiden kanssa
- Puitejärjestelyn osallistujien suunniteltu enimmäismäärä koko puitejärjestelyn osalta
- Puitejärjestelyjen tapauksessa – perustelut, jos kesto on yli neljä vuotta
Siirtäminen puitejärjestelyksi
Kun puitejärjestelyn kilpailutusprosessi on edennyt hankintasopimusten laatimiseen, arkistoon siirron sijasta kilpailutus siirretään "Omat puitejärjestelyt"-kansioon.
Huom! Toimittajavalinnat tulee olla tehtynä ennen puitejärjestelyn perustamista. Niiden lisääminen ei ole mahdollista jälkikäteen.
- Valitse Päätökset -välilehdeltä puitejärjestelyn alkamis- ja päättymispäivä.
-
Klikkaa tämän jälkeen "Tee puitejärjestely" -painiketta
-
- Siirron jälkeen perustettu puitejärjestely on hallinnoitavissa "Omat puitejärjestelyt" -kansiossa.
Jos puitejärjestely on tehty järjestelmän ulkopuolella, se on mahdollista tuoda järjetelmään ulkopuolinen puitejärjestely -lomakkeen avulla.
Omat puitejärjestelyt-kansio
"Omat puitejärjestelyt" kansiota klikkaamalla sen alle listautuu kolme alakansiota:
- Voimassaolevat (listaa kaikki voimassa olevat puitejärjestelyt)
- Päättyneet (listaa kaikki päättyneet puitejärjestelyt)
- Minikilpailutukset
- kansiosta löytyvät kaikkiin puitejärjestelihin tehdyt minikilpailutukset tilan mukaisista kansioista
Puitejärjestelyn hallinnointi
Puitejärjestelyn hallinnointi tapahtuu sivun vasemmassa laidassa olevasta palkista.
Tietosivu
Sivulla voit katsoa ilmoituksen tiedot:
- Tekijän ja vastuuhenkilön
- Puitekilpailutuksen nimen
- Keston
- Ennakoidun arvon tai hintahaarukan (mikäli se on ilmoitettu)
- Toimittajiksi valitut toimittajat
- Mukana olevat yhteysöt
- Voit lisätä mukana olevia yhteisöjä "Lisää mukana oleva yhteisö" toiminnolla
Mukana olevat yhteisöt
- "Mukana olevat yhteisöt" listauksessa näkyvät ne yhteisöt, jotka tarjouspyyntöä laadittaessa määriteltiin mukaan
- Jos mukana oleva yhteisö valitaan listauksesta, annetaan yhteisöille oikeus tehdä omia minikilpailutuksia tämän puitejärjestelyn perusteella*
Lisää uusi yhteisö - Yhteystietorekisterin yhteisöt
- Voit lisätä uuden yhteisön syöttämällä nimen ”Kirjoita uuden yhteisön nimi”-kenttään ja klikkaamalla ”Liitä”-painiketta
Lisää uusi yhteisö - Organisaatiohierarkian hankintayksiköt
*lisätoiminnallisuus (Cloudia Konserni)
- Jos organisaatiolla on käytössä Cloudia Konserni toiminnallisuus, voidaan puitejärjestely jakaa valituille organisaatiohierarkian yksiköille (ks. lisää Jaetut puitejärjestelyt)
Toimittajien hallinta
Tilanteissa, joissa puitejärjestelyyn alunperin osallistunutta yritystä ei enää ole olemassa (esim. yritysjärjestelyiden myötä), toimittaja voidaan vaihtaa puitejärjestelyyn.
Sivulla voit:
- vaihtaa toimittajaa
- Valitse "vaihda toimittaja" sen toimittajan kohdalta, jonka haluat vaihtaa
- Hae Tarjouspalveluun rekisteröityneistä yrityksistä y-tunnuksella (alv-tunnuksella) tai nimellä oikea yritys
- Klikkaa halutun yrityksen nimeä
- Alkuperäiset asetetut kilpailutuksen hintarajat siirtyvät uudelle toimittajalle
Sähköpostilista
Hankintayksikkö -osiossa voit:
- Lisätä hankintayksikön sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi painikkeesta
- Valita hankintayksikön sähköpostilistalle uusia henkilöitä Cloudia Kilpailutus käyttäjistä
- Voit poistaa lisättyjä osoitteita roskakori -kuvakkeesta
Tarjoajat -osiossa voit:
- Lisätä tarjoaja-yrityksen sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi -painikkeesta
- Valita sähköpostilistalle henkilöitä osallistumishakemuksen lähettäjän Tarjouspalvelu-profiilista
- Voit muokata tai poistaa hankintayksikön lisäämiä osoitteita
- Ladata s.postiosoitteet excelmuotoon
Muokkaus
Muokkaus osiossa voit
- Lisätä optiokausia
- Kun optiokausi aasetetaan voimaan, puitejärjestelyn voimassaolo jatkuu optiokaudelle määritetyn ajanjakson verran
Sopimusluonnos
Sivulla voit:
- Päivittää sopimuskokonaisuuden Cloudia Sopimus -järjestelmään, mikäli teillä on käytössänne Cloudia Sopimus
Dokumentit
Sivulla voit:
- Tarkastella ja tallentaa puitekilpailutuksen dokumentteja
Sisäinen keskustelu
Sivulla voit:
- Käydä sisäistä keskustelua kilpailutuksesta
Lähetä viesti
Sivulla voit:
- lähettää viestejä puitejärjestelyyn valituille tarjoajille
- "Näytä viesti myös tarjouspalvelussa" -täppä on laitettava päälle, mikäli halutaan että viesti näkyy Tarjouspalvelussa
Mallipohjat
Sivulla voit:
- luoda uusia minikilpailutusten mallipohjia
- kopioida mallipohjia
- muokata ja poistaa olemassa olevia mallipohjia
Minikilpailutukset
Sivulla voit:
- Luoda uuden minikilpailutuksen puitejärjestelyyn
- Tarkastella ja muokata keskeneräisiä minikilpailutuksia
- Tarkastella voimassa olevia sekä päättyneitä minikilpailutuksia
Ohjeet minikilpailutuksen tekoon, katso ohje vasemmalta "Minikilpailutus puitejärjestelyn sisällä"
Puitejärjestelyn muokkaaminen
Puitejärjestelyn tietoja voidaan muokata sen perustamisen jälkeen "Muokkaa ilmoitusta" -toiminnolla.
Kuva: Puitejärjestelyn ottaminen muokattavaksi
- Korjaaminen tapahtuu vastaavalla tavalla kuin muokkaisit keskeneräistä tarjouspyyntöä.
- Puitejärjestelyä muokatessa ei tarvitse käydä tekemässä erikseen esikatselu ja julkaisu -välilehdellä julkaisua, vaan muutokset tulevat suoraan käyttöön. Puitejärjestelyn muokkaaminen tapahtuu siis lennosta, eli puitejärjestely on koko ajan voimassaolevana ja siitä voidaan tehdä minikilpailutuksia myös muokkauksen aikana.
- Muokkauksen vahvistamisen jälkeen uusi versio tallentuu ja versiohistoria on nähtävillä puitejärjestelyn "Dokumentit" -välilehdeltä kohdasta "Tarjouspyyntö"