Rajoitettu menettely on hankintamenettely, jossa ilmoitus julkaistaan valituille tarjoajille suoraan sähköpostilla ja vain kutsutut tarjoajat voivat jättää tarjouksia. Ilmoitusta ei julkaista avoimen menettelyn tavoin toimittajaportaaliin julkiseksi.
Rajoitetun menettelyn prosessi määräytyy sen mukaan, onko kyseessä:
- Kynnysarvon alittava hankinta (pienhankinta)
- Kynnysarvon ylittävä hankinta
Huom! Erityisalahankinta, EU-kynnysarvon alittava -lomakkeella menettelyksi tulee valita "Tarjouspyyntö" mikäli tarjouspyyntö halutaan julkaista rajoitettuna vain halutuille tarjoajille. Tämä lomake on poikkeus.
Rajoitettu menettely -valinnalla muodostuisi kaksi vaiheinen ilmoitus (osallistumispyyntökierros sekä varsinainen tarjouspyyntökierros)
Kynnysarvon alittava hankinta (pienhankinta)
- Hankintailmoitukselle määritellään hankintamenettelyksi ”Rajoitettu menettely” sekä kynnysarvon alittava arvo
- Julkaisuvaiheessa tarjouspyyntöä ei julkaista HILMAan tai toimittajaportaaliin, vaan se julkaistaan sähköpostitse julkaisuvaiheessa määriteltyihin osoitteisiin
Valituille tarjoajille lähetettävässä viestissä on hankintayksikön kirjoittaman viestin lisäksi suora linkki ko. tarjouspyyntöön. Tästä linkistä tarjoaja pääsee siirtymään toimittajaportaaliin, missä hän voi jättää tarjouksen normaalisti sisäänkirjautumisen jälkeen.
Huom! Rajoitetulle tarjouspyynnölle (pienhankinta) pääsee ainoastaan linkin kautta.
Ilmoitus ei siis tule avoimeksi näkyviin tarjouspalvelu.fi osoitteeseen, eikä sitä voi siksi myöskään löytää haulla.
Loppuprosessi noudattaa normaalia kilpailutusprosessia (toimet kilpailutuksen aikana, tarjousten vastaanotto, vertailu ja valinta, hankintapäätös, tiedoksianto ja hankintasopimus).
Kynnysarvon ylittävä hankinta
Kynnysarvon ylittävä hankinta on rajoitettuna menettelynä kaksivaiheinen:
- Kaikille tarjoajille avoin osallistumishakemusvaihe (osallistumispyyntö)
- Osallistumisvaiheessa valituille tarjoajille rajoitettu tarjouspyyntövaihe (tarjouspyyntö)
- Hankintailmoitukselle määritellään hankintamenettelyksi ”Rajoitettu menettely” sekä kynnysarvon ylittävä arvo. Valintojen myötä ilmoituksesta muodostuu automaattisesti osallistumispyyntö
- Koska nyt haetaan vain ilmoittautumista kisaan, usein tässä vaiheessa kysytään pelkästään "Soveltuvuusvaatimuksia" ja varsinaiset hankinnan kohdetta koskevat kriteerit kysytään tarjouspyyntövaiheessa
- Ilmoitus julkaistaan avoimen menettelyn tavoin Hilmaan ja toimittajaportaaliin, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat lähettää ilmoituksen halukkuudestaan osallistua tarjouskilpailuun
- Kun määräaika päättyy, osallistumishakemukset käsitellään normaalin prosessin mukaisesti (kts. Saapuneet tarjoukset) ja hankintayksikkö valitsee tarjoajat mukaan tarjouskierrokselle.
- Valitse tarjoajat vertailutaulukossa
- Osallistujat voidaan valita varsinaiselle tarjouspyyntökierrokselle vertailutaulukkonäkymästä Osallistumishakemukset -välilehdeltä
- Valitse tarjoajat vertailutaulukossa
- Tai Vertailu välilehdeltä kohdasta "Avaa vertailu."
Päätökset
Ennen varsinaisen tarjouspyyntökierroksen aloittamista, on valittava Päätökset -välilehdellä, että päätös joko luodaan/tai tuodaan järjestelmään ja tehdään tiedoksianto tai sitten, että päätös ja tiedoksianto on tehty toisessa järjestelmässä. Vasta tämän jälkeen aktivoituu Kierrokset -välilehti.
- Käytä tämän kierroksen ilmoitusta pohjana
- Osallistumispyyntö kopioidaan tarjouspyynnön pohjaksi
- Valitse muu pohja
- Valitse hakunäkymästä se tarjouspyyntö, jota halutaan käyttää pohjana
- Huom! Pohjana voi käyttää ainoastaan pienhankintailmoituksia. Pohjana ei voi käyttää EU-tason ilmoituksia. (Osallistumispyyntökierrosta (EU) voi käyttää pohjana ylemmällä valinnalla "Käytä tämän kierroksen ilmoitusta pohjana").
- Syötä ikkunaan hakusana ja klikkaa "Enter"-painiketta
- Valitse hakunäkymästä se tarjouspyyntö, jota halutaan käyttää pohjana
- Tyhjä pohja
- Tarjouspyynnön muokkausnäkymä avautuu tyhjään lomakkeeseen
Ilmoitus julkaistaan ainoastaan niille tarjoajille, jotka on valittu osallistumispyyntövaiheessa mukaan tarjouskirrokselle. Valituille tarjoajille lähtee sähköposti, jossa on suora linkki ko. tarjouspyyntöön. Tästä linkistä tarjoaja pääsee siirtymään toimittajaportaaliin, missä hän voi jättää tarjouksen normaalisti sisäänkirjautumisen jälkeen.
HUOM! Linkki on kertakäyttöinen. Kun linkkiä on kerran klikattu, ko. tarjouspyyntö näkyy valitun tarjoajayrityksen Tarjouspalvelussa kaikille yrityksen kirjautuneille käyttäjille. Jos rajoitettu ilmoitus ei näy jollain yrityksen Tarjouspalveluun kirjautuneella käyttäjällä avoimissa tarjouspyynnöissä, tulee ottaa yhteys järjestelmätukeen.
Muilta osin varsinainen tarjouskierros noudattaa normaalia prosessia.