Hienoa, että pääsit mukaan tutustumaan, miten Cloudia Tilaus tuo järjestystä ja läpinäkyvyyttä kaikkiin organisaation tilauksiin.
Tässä ovat webinaarin kysymykset ja vastaukset.
Saisiko ALV-kannat valmiiksi pudotusvalikkoon?
- Loistava kehitysidea, kirjaamme tämän ylös ja välitämme toiveenne eteenpäin kehitystiimillemme jatkoselvitystä varten.
Väliaikaisen ratkaisuna tilauspohjia voi hyödyntää siten, että kullekin ALV-kannalle luonaan oma tilauspohja.
- Miten hyväksyntä tapahtuu?
- Vastaus: Hyväksyntää varten asetetaan kynnysarvot moduulin asetuksissa. Tarkemmat ohjeet tukiportaalin kautta https://tuki.cloudia.fi/hc/fi/articles/360016714777-Tilauksen-hyv%C3%A4ksyminen
Mitä oikeuksia hyväksyjä tarvitsee Cloudiaan?
- Vastaus: Tilauksen hyväksyjä- rooli vaaditaan
Miten tilaus voidaan hyväksynnän jälkeen linkittää automaattisesti laskutusjärjestelmään niin, että tilauksen hyväksyntä tarkoittaa samalla myös laskun hyväksyntää?
Vastaus: Cloudia Tilaus -moduulin avulla voi tehdä tilauksia sähköisesti ja toimittaa niitä toimittajalle. Cloudia Tilaus -moduuli voidaan kytkeä sisäisillä integraatioilla muihin Cloudia palveluiden prosesseihin (Cloudia Kilpailutus ja Cloudia Sopimus). Linkitys muihin järjestelmiin (esim. taloushallinto/ostolasku) vaatii joko datan yhdistämisen tietoaltaassa (suositelluin, nykyaikaisin) tai perinteisen integraatiorajapinnan rakentamisen.
Voiko tilauksen tehdä Cloudiaan tallennetun sopimuksen kautta?
- Vastaus: Kyllä, sopimus tulee olla jaettuna Cloudia Sopimus -moduulin työpöydälle. Tilaus käynnistetään työpöydällä olevalta sopimukselta “tee tilaus -toiminnolla”
Miten tilaus yhdistyy muuhun Cloudian ympäristöön, kuten sopimushallintaan?
- Vastaus: Cloudia Tilaus -moduuli voidaan kytkeä sisäisillä integraatioilla muihin Cloudia palveluiden prosesseihin (Cloudia Kilpailutus ja Cloudia Sopimus). Tilauksen tekeminen voidaan siis aloittaa päättyneen hankinnan perusteella (Cloudia Kilpailutus) ja/tai voimassaolevan sopimuksen perusteella (Cloudia Sopimus) -sopimuksen tulee olla jaettuna Cloudia Sopimus -moduulin työpöydälle.
Millaiset oikeudet tilausten tekemiseen tarvitaan? Esim. jos on sopimus olemassa ja sen perusteella tehdään tilaus. Ja mitä ko. oikeudet maksavat per hlö/kk?
- Vastaus: Sopimukselta tilaamiseen tarvitaan oikeudet Cloudia Sopimus työpöydälle ja sen jälkeen lisäksi Cloudia Tilauksen peruskäyttäjäoikeudet. Yksi vaihtoehto on käyttää tilauspohjia ja niihen liittyvien linkkien jakoa, joihin käyttäjillä, joilla ei ole lisenssiä, on pääsy - tämä ei mahdollista suoraan sopimukselta tilaamista. Cloudia Tilaus -moduulin kuukausimaksu/vuosimaksu määräytyy lähtökohtaisesti asiakkaalla voimassaolevan asiakaskohtaisen sopimuksen määritysten mukaisesti.
Onko mahdollista käyttää tätä Tilaus-palvelua kilpailutusjärjestelmän kanssa? Sopimustenhallintajärjestelmä ei ole välttämättä tarpeen?
- Vastaus: Kyllä, Cloudia Tilaus -moduulia voidaan käyttää Kilpailutus -moduulin kanssa. Ei, Cloudia Sopimus -moduulin käyttöä ei välttämättä tarvita. Tilauksen tekeminen voidaan siis aloittaa päättyneen hankinnan perusteella (Cloudia Kilpailutus) ja/tai voimassaolevan sopimuksen perusteella (Cloudia Sopimus) -sopimuksen tulee olla jaettuna Cloudia Sopimus -moduulin työpöydälle. Edellä mainittujen tapojen lisäksi Cloudia Tilaus -moduulia voidaan käyttää täysin itsenäisenä moduulina eli ilman Kilpailutus ja/tai Sopimus -moduuleita.
Mikä on tilaushallinnan vuosimaksu?
- Vastaus: Cloudia Tilaus -moduulin vuosimaksu määräytyy lähtökohtaisesti asiakkaalla voimassaolevan asiakaskohtaisen sopimuksen määritysten mukaisesti.
Leirikoulu-esimerkkiin liittyen kysyisin, että voiko Cloudiaan tuoda toimittajarekisteritiedot ostolaskujärjestelmästä (esimerkiksi Raindancesta)? Tässä esimerkissähän tilauksen taustalla ei ollut kilpailutusta, tarjousta tai sopimusta Cloudiassa.
- Vastaus: Loistava kehitysidea, kirjaamme tämän ylös ja välitämme toiveenne eteenpäin kehitystiimillemme jatkoselvitystä varten. Toki Cloudia palvelukokonaisuudessa on vaihtoehtoja jo tällä hetkellä toimittajien siirtoa varten esim. taloushallinnosta (Cloudia Toimittajahallinta ja Cloudia Sopimus/toimittajarekisteri) ja näitä voidaan hyödyntää kyseisissä moduuleissa tai niiden kautta tapahtuvissa prosesseissa.
Onko mahdollista integroida tämä tilaussovellus asiakirjahallintajärjestelmään?
- Vastaus: Cloudia Tilaus -moduulista ei ole integraatiota asianhallintajärjestelmiin.
Onko tätä tilaussovellusta mahdollista käyttää Cloudian kanssa, vai pitääkö meidän odottaa päivitystä Mercell Tendering -järjestelmään?
- Vastaus: Kyllä, Tilaus -moduuli on osa Cloudia palvelukokonaisuutta ja on ilman muuta käyttöönotettavissa heti! Mercell Tenderingiin siirtymisen yhteydessä asiakkaalla käytössä oleva Cloudia palvelukokonaisuus päivittyy vastaavaan Mercell Tendering kokonaisuuteen.
Kun toimittaja on toimittanut tilatun tavaran tai palvelun, tehdäänkö tilaukselle merkintä, että tilaus on toimitettu, eli että tilaus on \suljettu\"?"
- Vastaus: Kun tavarat on vastaanotettu joko kokonaan tai osittain, tilauksen tila päivittyy vastaamaan vastaanotettujen tavaroiden tilaa. Vastaanotosta voidaan myös reklamoida, jolloin sekin näkyy tilauksen tilassa
Saako ulkoiseen linkkiin hinnat ja muut tiedot valmiiksi? Koska eihän satunnainen tilaaja tiedä hintoja ym.
- Vastaus: Kyllä, ulkoisen linkin kautta “julkaistavaan” tilauspohjaan voidaan tehdä valmiiksi hinnat ja muut tiedot
Onko Cloudian tilausjärjestelmässä tilauksen hyväksyntäprosessia?
- Vastaus: Kyllä, tarkemmat ohjeet tukiportaalin kautta https://tuki.cloudia.fi/hc/fi/articles/360016714777-Tilauksen-hyv%C3%A4ksyminen
Voiko tilauksen hyväksynnän määrittää pakolliseksi?
- Vastaus: Ei suoraan, koska järjestelmä toimii kynnysarvojen pohjalta. Toki kiertotienä tämän toteuttamiseksi: esim asettamalla kynnysarvo riittävän matalaksi, jolloin hyväksyntä tulee käytännössä pakolliseksi
Kun on erillinen ostolaskujärjestelmä (esimerkiksi Raindance), pystytäänkö automaattisesti linkittämään Cloudiassa olevat tilaukset ja ostolaskujärjestelmässä olevat ostolaskut? Tavoiteena olisi siis kolmikantatäsmäytys (hyväksytty tilaus - toimitus - ostolasku).
- Vastaus: Cloudia Tilaus -moduulin avulla voi tehdä tilauksia sähköisesti ja toimittaa niitä toimittajalle. Cloudia Tilaus -moduuli voidaan kytkeä sisäisillä integraatioilla muihin Cloudia palveluiden prosesseihin (Cloudia Kilpailutus ja Cloudia Sopimus). Linkitys muihin järjestelmiin (esim. taloushallinto/ostolasku) vaatii joko datan yhdistämisen tietoaltaassa (suositelluin, nykyaikaisin) tai perinteisen integraatiorajapinnan rakentamisen. Huom. Cloudia Sopimuksen ja esim. Rondon ostolaskujen kierron välillä on olemassa integraatio, jolla sopimus täsmäytetään saapuvaan ostolaskuun.
Pystyykö tilaus puolelta tekemään suoraan tilauksen, joka linkittyy kilpailutukseen tai sopimukseen? Aloittamatta tilauksen tekoa siis kilpailutuksen tai sopimuksen puolelta.
- Vastaus: Ei, jälkikäteislinkitys ei ole mahdollista
Saako tämän webinaarin tallenteen?
- Vastaus: Kyllä, toimitetaan automaattisesti kaikille webinaariin rekisteröityneille. Voit katsoa koko webinaarin uudelleen milloin vain:
Voiko järjestelmän vastaanotolla olla yhteyttä esim. SAP laskutukseen eli vastaanottomerkintä mahdollistaisi laskun maksun?
- Vastaus: Vaatii integraation rakentamisen
Paljonko kuukausikustannukset ovat?
- Vastaus: Cloudia Tilaus -moduulin kuukausimaksu/vuosimaksu määräytyy lähtökohtaisesti asiakkaalla voimassaolevan asiakaskohtaisen sopimuksen määritysten mukaisesti.
|
Kiinnostavatko seuraavat askeleet? Lue lisää siitä, miten täysin digitaalinen ostotilausprosessi voi hyödyttää organisaatiotasi.
|