Onko e-Forms uudistuksella vaikutusta organisaation tallentamiin esitallennusteksteihin ja kriteerikirjastoteksteihin? Voidaanko niitä käyttää samaan tapaan kuin aikaisemminkin?
Voidaan käyttää hyvin laajalti samaan tapaan kuin ennenkin, ja olemassa olevat kriteerikirjastot sekä esitallennustekstit toimivat ns. ristiin vanhojen ilmoitusten ja uusien eforms ilmoitusten välillä.
Osa tämän hetken esitallennusteksteistä kohdistuu kuitenkin sellaisiin tekstikenttiin, joita ei enää jatkossa tule Cloudia Kilpailutuksessa tehtävässä ilmoituksessa siinä muodossa olemaan, jolloin näitä ei luonnollisesti voi enää eforms-ilmoituksilla käyttää. Esitallennustekstit löytyvät asetusten takaa 1.9. jälkeenkin ja sieltä voi näitä hyödyntää. Vanhoja tekstejä käytetään myös Kansallisilla ilmoituksilla normaalisti 1.9. jälkeen.
Voiko vanhan ilmoituksen kopioida siten, että tiedot vanhasta ilmoituksesta siirtyvät uudelle lomakkeelle?
Valitettavasti tämä ei ole mahdollista, koska uusien eforms-ilmoitusten tietomalli on muuttunut paljon vanhoista ilmoituksista. Mm. kokonaiset mallipohjat tulee siten laatia uudestaan EU-kynnysarvon ylittäville hankinnoille.
Vaikuttaako uudistus Dynaamisten hankintajärjestelmien (DPS) alaisiin ilmoituksiin?
Uudistus ei vaikuta toistaiseksi DPS:ien sisäisiin kilpailutuksiin. Uudistus kohdistuu 1.9. lähtien vain EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin, joista tulee julkaista ilmoitus Hilmaan ja TED:iin.
Huomioitavaa kuitenkin DPS:ien sisäisistä kilpailutuksista on se, että näiden jälki-ilmoitukset julkaistaan 1.9. alkaen eForms muodossa.
Pystyykö hankintayksikkö tekemään omia mallipohjia jatkossakin?
Kyllä.
Kopioituvatko vanhan mallisesta hankintailmoituksesta tiedot eforms-malliseen jälki-ilmoitukseen?
Tätä selvitetään parhaillaan. Tavoite on, että saamme vanhan muotoiselta ilmoitukselta vastaavia tietoja eForms tyyppiselle jälki-ilmoitukselle mitä tähänkin asti.
Voivatko muut yksivaiheiset ja monivaiheiset menettelyt olla sote-palveluiden hankinnassa 109 § mukainen?
Esitelty valintalista uusista menettelyvalinnoista pohjaa uuteen vakiolomakeasetukseen ja siihen liittyviin yhteisiin sanastoihin. Lisätietoja näistä menettelyistä löydät mm.: https://op.europa.eu/s/yJ25
Onko kysymysten määräaika jatkossakin pakollinen?
Pakollisuudet tarkastetaan vielä ennen muutosta, ja 1.6.2023 esityksessä (eForms-webinaarissa) näkyneet pakollisuudet eivät välttämättä ole lopullisia. Kysymysten määräajan pakollisuutta selvitetään. Kenttä on uusi Hilmaan ja TED:iin julkaistavilla ilmoituksilla. Tämä voi vaikuttaa pakollisuuden poistumiseen.
Onko ESPD osakohtaisuus (jos hankinta on jaettu osiin) mahdollista 1.9. lähtien?
Osakohtainen ESPD on Cloudian roadmapilla, mutta tarkkaa aikataulua tälle ei ole. Kysyntä osakohtaiselle ESPD:lle on kuitenkin ollut hyvin vähäistä toistaiseksi ja tietyin kiertotein osakohtaisia valintaperusteita on voinut jo kuvata tähän asti.
Miten kaksikielisen ilmoituksen tekeminen onnistuu?
Alkuvaiheessa Meforms moduulin kautta voi tehdä ilmoituksen kentille toisenkieliset versiot.
Jos on aloittanut Cloudiassa tarjouspyynnön valmistelun ennen 1.9, voiko keskeneräisen hankinnan tiedot siirtää uudelle lomakkeille vai pitääkö valmistelu Cloudiassa aloittaa alusta? Jos ei, niin pääseekö tarjouspyyntöä mitenkään etukäteen Cloudiassa luonnostelemaan ennen 1.9?
Jos tarjouspyyntö on EU-kynnysarvon ylittävä, niin tulee aloittaa alusta. Toki kriteerit ja tietyt tekstikentät saadaan esim. kriteerikirjastojen ja esitallennustekstien avulla uudelle tarjouspyynnölle kätevästi.
Miksei "pyydetty julkaisupäivä" kenttään voi tuoda julkaisu päivää automaattisesti, eli siihen tulisi se päivä milloin tarjouspyyntö oikeasti julkaistaan?
Esityksessä esitelty eForms ilmoituslomake ei ole kaikkien kenttien osalta vielä räätälöity kansallisen räätälöintityön osalta. Cloudia odottaa Hilmalta lopullisia määrittelyitä kansallisesta räätälöintityöstä ja tekee muutokset sen mukaan. Mm. pyydetty julkaisupäivä -kenttä ei tule olemaan Suomessa käytössä.
Eikö e-formsilla esitettyjä tietoja ei voi korjata siinä, vaan pitää mennä Cloudiaan ja korjata tiedot sinne (Esim. osoitetiedot)?
Tiettyjen tietojen osalta juurikin näin. Eli ne kentät, jotka ovat ns. päällekkäisiä tarjouspyynnön ja ilmoituksen välillä, ja joita tarjouspyynnön tietojen pohjalta esitäytetään (lukittuna), niin käyttäjä korjaa tällaiset tiedot Cloudian puolelta.
Ovatko ruotsinkieliset lomakkeet käytössä 1.9. lukien?
Kyllä.
Miten niissä tilanteissa, joissa espd:n käyttö ei ole pakollista, (esim. sote-palvelut), miten e-formsin tulo vaikuttaa siihen? Voidaanko soveltuvuusvaatimukset laittaa muut vaatimukset -kohtaan näissä tilanteissa? Soveltuvuusvaatimukset kenttää kun ei ole enää muutoksen jälkeen?
Soveltuvuusvaatimukset osio löytyy normaalisti myös 1.9. jälkeen kun tarjouspyyntöä valmistellaan.
Otetaanhan poissulkuperusteita laatiessa huomioon sellaiset ilmoitukset, joissa ei käytetä espd:tä lainkaan (sote)?
eForms ilmoituksella vaadittavat tiedot tulevat pohjaamaan komission vakiolomakeasetukseen sekä siihen tehtäviin kansallisiin räätälöinteihin. Kansallisten räätälöintien lopulliset päätökset Cloudialle toimittaa Hilma. Tällä hetkellä käytössä olevan dokumentaation pohjalta sote-ilmoituksissa poissulkemisperusteet ovat vapaaehtoisia ilmoituksella.
Jos eFormsissa tekee muutoksia (niissä kohdissa joissa se on mahdollista), tiedot eivät siirry Cloudiaan?
Kyllä, juuri näin, eivät siirry.
Jos eFormsiin haluaa tehdä muutoksia kohtiin, ne kannattaa (ja usein täytyy) tehdä Cloudiassa?
Kyllä. Tämä koskee vain niitä eForms tietoja, joiden tiedot esitäytetään lukittuna tarjouspyynnön (ja siten Cloudia Kilpailutus -moduulin) kautta.
E-formsin kautta ei tehdä julkaisua vaan pelkästään Cloudian ympäristöstä?
Juuri näin. Julkaisu tehdään "vanhaan malliin" Cloudia Kilpailutus moduulin puolelta sen jälkeen, kun niin tarjouspyynnön kuin Meforms-moduulissa viimeisteltävä ilmoitus on täytetty vähintään pakollisten tietojen osalta.
Mitä tietokenttiä eforms-lomakkeella on, joita ei jo ole Cloudian puolella tarjouspyyntöpohjassa?
Valitettavasti kysymykseen on vaikea antaa lyhyttä ja tarkkaa vastausta. Yleisesti ottaen tarjouspyynnöllä täytettävät, ilmoituksen kanssa päällekkäiset kentät on pyritty valikoimaan siten, että ne palvelevat käyttäjän työnkulkua järjestelmässä ja tiedot ovat jollain tavalla relevantteja näyttää myös tarjouspyynnöllä. Pelkästään eForms puolelle jäävät ilmoituksen kentät ovat suurelta osin erilaisia komission tilastointiin liittyviä kenttiä ja mahdollisia tarkenteita esitäytettäviin kenttiin.
Siirtyykö syötetty tieto Cloudiasta eFormsin puolelle tallentamalla ja reaaliajassa?
Ei siirry reaaliajassa. Tällä hetkellä olevassa versiossa on varmistettu, ettei ennen julkaisua päädytä tilanteeseen, jossa keskeiset päällekkäiset tiedot tarjouspyynnön ja ilmoituksen välillä voi olla ristiriidassa. Tietojen päivityslogiikkaa ja sykliä tarkastellaan kuitenkin vielä ennen tuotantoversiota ja siitä pyritään tekemään käyttäjän kannalta mahdollisimman sujuvaa, varmistaen kuitenkin ensisijaisesti tiedon eheys.
Milloin voin aloittaa työstämään 1.9. jälkeen julkaistavan EU-ilmoituksen?
Cloudian tavoite on mahdollistaa työstämisen aloittaminen elokuun puolivälissä.
Säilyvätkö vanhat ilmoitukset Cloudiassa ja voiko niitä käydä katsomassa muutoksen jälkeenkin?
Kyllä säilyy, ja voi edelleen käydä katsomassa tietoja.
Pitääkö ennen 1.9. julkaistuun EU-ilmoitukseen tehdä vanhan muotoinen jälki-ilmoitus ennen 30.9.?
EU-jälki-ilmoitukset tulee julkaista 1.9. jälkeen eForms-muodossa.
Pitääkö voimassa olevat DPS-järjetelmät julkaista uudestaan?
Tämän hetken tiedon mukaan ei tarvitse julkaista uudestaan. Kuitenkin sisäisten kilpailutusten jälki-ilmoitukset tulee tehdä eForms muodossa 1.9. alkaen.
Mikäli DPS:ää joudutaan kuitenkin korjaamaan, tulee se konvertoida eForms muotoon korjauksen yhteydessä. Tämä on todennäköisesti suuri työ ja siihen kannattaa varata reilusti aikaa.
Jos mahdollista, on suositeltavaa myös lykätä uusien DPS:ien julkaisuja 1.9. jälkeiselle ajalle, koska tällöin ne ovat valmiiksi eForms-muodossa.