Versiotiedotteet 2023 (Viimeisin päivitys 22.11.2023)

Illalla 22.11.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Sopimuksen luonnosversiot

• Sopimuksesta on mahdollista luoda ja julkaista luonnosversioita sekä palata aiempiin versioihin

 

Sopimuksen arvo

• Sopimuksen arvo osioon on lisätty seuraavat valuutat:
  • CHF, CNY, JPY, NOK, SEK

 

 

Reklamaatiot

• Lisätty reklamaation esikatselumahdollisuus (pdf)

 

Sopimuksen esikatselu

• Mikäli sopimus on asetettu salassapidettäväksi, näytetään salassapidettävyyden syy esikatselussa

 

Muuta:

*Koskee niitä organisaatioita, joilla on käytössä Sopimus - Toimittajahallinta integraatio

• Lisätty mahdollisuus yhdistää sopimukselle valittu toimittaja Toimittajahallinnan toimittajaan
• Sopimuksista saatavaan excel-raporttiin on lisätty uusi sarake Toimittajan tunniste toimittajahallinnassa

 

________

Illalla 25.10.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Käyttäjäraportti

• Käyttäjistä saatavaan excel-raporttiin on lisätty seuraavat sarakkeet:
  • Titteli
  • Aktiivinen: Kyllä/Ei
  • Voimassaolo
  • Puhelinnumero

 

Sopimuskokonaisuuksien raportti

• Sopimuskokonaisuuksien haussa voi muodostaa raportin Toiminnot-painikkeen kautta
• Lisätty raporttiin uusi sarake: Diaarinumero

 

Reklamaatiopohjat

• Lisätty reklamaatiopohjien listaukseen seuraavat saraketiedot:
  • Tekijä/muokkaaja
  • Muokkauspäivämäärä
• Lisätty pohjan esikatselumahdollisuus (pdf)

 

Sopimuspohjien haku

• Lisätty mahdollisuus hakea oikeuksilla:
  
  • Käyttäjä
  • Yksikkö
  • Käyttäjäryhmä
• Voi hakea esimerkiksi sopimuspohjat, joihin käyttäjällä X on oikeudet

 

Sopimuskori

• Lisätty mahdollisuus ottaa optiokausi käyttöön massana

 

• Lisätty mahdollisuus asettaa Tilaajavastuutietojen tarkistus käyttöön massana

 

Muuta:

• Parannettu kommenttikentän katseluikkunan paikkaa järjestelmässä

 

 

___________

 

Illalla 14.9.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

 

Sopimuskauden jatkaminen toistaiseksi voimassa olevana

• Sopimuskauden jatkon ollessa käytössä, katselutilan Tiedot -välilehdellä näytetään tieto siitä, mistä alkaen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana

Sopimuksen perustaminen

• Lisätty mahdollisuus asettaa hakutulokset haluttuun järjestykseen, kun sopimuksen perustamisvaiheessa sopimukselle valitaan
  • Sopimuskokonaisuus
  • Pääsopimus
  • Sopimuspohja

• Lisätty mahdollisuus hakea sopimukselle sopimuskokonaisuutta sekä pääsopimusta järjestelmän niille antamalla tunnistenumerolla. Tunnistenumerolla voi myös hakea, kun haetaan sopimusta, jota halutaan käyttää perustettavan sopimuksen pohjana

 

Sopimuksen esikatselu

• Mikäli sopimukselle on otettu optiokaudet käyttöön, niin sopimuksen esikatseluikkunassa näytetään, mikä optiokausi on voimassa

 

• Mikäli sopimus on asetettu salassapidettäväksi, tai sopimukselle on asetettu yksittäisiä salassapidettäviä tietoja, näytetään sopimuksen esikatseluikkunassa salassapidettävyyden syy niille käyttäjille, joilla ei ole oikeuksia sopimukseen

 

Yhteyshenkilö:

• Sopimuksen osapuolille mahdollista lisätä useita yhteyshenkilöitä 

Muuta:

• Sopimuskokonaisuuden merkkipaaluihin lisätty samanlainen kalenteri, joka on käytössä sopimusten merkkipaaluilla

 

*Koskee niitä organisaatioita, joilla on käytössä Kilpailutusintegraatio

• Kun sopimuskokonaisuus luodaan Kilpailutuksesta Sopimukseen, lisätään tälle sopimuskokonaisuudelle metatiedot, jotka on merkitty lisättäväksi kaikille uusille sopimuskokonaisuuksille

 

*Koskee niitä organisaatioita, joilla on luottosuhde toisen organisaation kanssa

• Jatkossa myös sopimuskokonaisuuksia (sisältäen sen sopimukset) pystyy kopioimaan, jakamaan tai siirtämään toiselle organisaatiolle

 

*Koskee niitä organisaatioita, joilla on asianhallintaintegraatio

• Asianhallintasiirrot osiosta pääsee jatkossa suoraan katselemaan/muokkaamaan sopimusta kolmen viivan menukuvakkeesta tai esikatseluikkunan kautta

 

___________________________________________________________________

Illalla 5.7.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Parannuksia sopimuskauteen ”Jatkuu toistaiseksi voimassa olevana”

• Lisätty sopimuksen katselu-tilaan ikoni, jos sopimuskautta on jatkettu toistaiseksi voimassa olevana
• Lisätty perustietoihin teksti, jos määräaikaista sopimusta on jatkettu toistaiseksi voimassa olevana

 

Merkkipaalut

• Seuranta -> Merkkipaalut; lisätty kuvaavampi nimi toiminnallisuudelle ”kohdistus”, tämä muokattu muotoon ”vastuuhenkilön massamuokkaus”. Lisätty huomio-väritystä, kun käyttäjä varmistaa, että haluaa merkkipaalujen massamuokkauksen tehtävän

 

Rajoitettu Sopimushallinnan käyttäjärooli

• Käyttäjähallinnassa voidaan antaa esimerkiksi konsultille rajoitettu rooli Sopimushallintaan. Tämän roolin ajatuksena on se, että käyttäjä ei näe mitään muita sopimuksia tai sopimuskokonaisuuksia, kuin mihin hänelle on annettu oikeus. Sopimushallinnassa käyttäjällä näkyy ainoastaan valikko Haku – Sopimuskokonaisuudet sekä Sopimukset. Haussa on näkyvillä ainoastaan ne sopimuskokonaisuudet ja sopimukset, joihin käyttäjälle on annettu oikeus kunkin sopimuksen/kokonaisuuden ”Käyttäjät ja käyttöoikeudet" -välilehdellä.
• Rajoitettu käyttäjä ei voi:
  • Luoda uutta sopimuskokonaisuutta taikka sopimusta -> eli ei voi olla sopimuskokonaisuuden tai sopimuksen päävastuuhenkilö
  • Olla osa käyttäjähallinnassa luotua ryhmää
• Rajoitettu käyttäjä voi:
  • Olla sopimuksen varavastuuhenkilö
    • Hallinnoida sopimuksen elinkaarta (luoda reklamaation, kommentointikierroksen, aloittaa sähköisen allekirjoituksen jne.)
  • Muokata sopimusta 
  • Saada siihen lukuoikeudet

 

Vinkki! Jos käyttäjän on olisi tarve luoda sopimuksia, rajoitettu käyttäjä voi asettaa esimerkiksi sopimus päävastuuhenkilölle merkkipaalun tehtävän, luo uusi sopimus. Näin vastuuhenkilö saa viestin käyttäjältä ja voi käydä luomassa uuden sopimuksen, johon antaa oikeudet rajoitetulle käyttäjälle.

 

 

Logiikanmuutos sopimuskohtaiseen muutoslokiin

• Sopimuskohtainen muutosloki myös admin-käyttäjän nähtävissä, aiemmin nämä lokitiedot olivat ainoastaan sopimuksen vastuuhenkilön sekä mahdollisten varavastuuhenkilöiden nähtävillä

 

Parannuksia optiokauden asettamiseen

• Kun sopimus on päättynyt ja optiokausi asetettiin voimaan, sopimuksen tila pysyi silti päättyneenä. Muutettu logiikkaa niin, että sopimuksen tila vaihtuu voimassa olevaksi, kun sopimus käydään tallentamassa, esimerkiksi laitetaan optiokausi valinta ja tallennetaan. HUOM! Sopimuksen tallennus vaaditaan, jotta päättyneen sopimuksen tila tulee muuttumaan!
  
  

 

 

Lokitiedot raakatekstimuodossa

• Mahdollisuus ladata excel raakatekstimuodossa Käyttäjähallinnan käyttäjälokien sekä Sopimushallinnan aktiviteettilokin osalta.

_______________________________________

Illalla 24.5.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Sopimuskauden jatkaminen toistaiseksi voimassaolevana

• Määräaikaisille sopimuksille on lisätty mahdollisuus jatkaa sopimuskautta siten että sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana
• Sopimuksen tilan on oltava voimassa oleva, jotta sopimuskautta voi jatkaa
• Lisätty "Sopimuskauden jatko käytössä" myös sopimusten hakusuodattimeen

 

 

Sopimusten haku

• Sopimusten sanahakuun on lisätty seuraavat lisävalinnat:
  • Kohde sisältää
    • Minkä tahansa hakusanan (OR)
    • Kaikki hakusanat (AND)
    • Ei mitään näistä hakusanoista (NONE)

 

 

 

Salasana

• 10 000 käytetyintä salasanaa ei ole mahdollista asettaa salasanaksi
• Salasanan asetuksen yhteyteen on lisätty vahvuusmittari, joka kertoo onko salasana heikko/vahva

 

 

Muuta:

• Lisätty sopimusten tuontitiedostoihin uusi sarake "Suma ID"
  • Tarkoittaa Toimittajahallinnassa olevaa toimittajan tunnistenumeroa 
  • Huom! Koskee vain niitä organisaatioita, joilla on käytössä Cloudia Toimittajahallinta

 

______________________________

Illalla 26.4.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Käyttäjäkori

• Käyttäjäkorin kautta voi vaihtaa käyttäjätunnuksien loppuosaa käyttäjille massana tilanteissa, kun organisaation nimi muuttuu

 

Tarjouksen valitseminen

*Koskee niitä organisaatioita, joilla on käytössä myös Cloudia Kilpailutus

• Jatkossa sopimukselle on mahdollista valita tarjous myös sopimuksen perustamisen jälkeen

 

Muuta

• Tehty pieniä parannuksia sopimusmuutostoiminnon sekä kommentoinnin infoteksteihin

 

_____________________________________

Illalla 22.3.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Aktiviteettiloki

*Päätason yksikön Admin -toiminnallisuus

• Tietojen tallennus alkaa 23.3.2023, jonka jälkeen Seuranta -valikon "Aktiviteettiloki" osiosta pääsee tarkastelemaan käyttäjien toimia järjestelmässä
• Tietoja voi hakea päivämäärän, käyttäjän ja tyypin perusteella
  • Tyyppejä ovat:
    • Latasi tiedoston
    • Navigoi kohteeseen

 

________________________________________

 

Illalla 1.3.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Päällekkäisten sopimusmuokkausten esto

*Toiminto ei tule päälle oletuksena, vaan organisaation tulee pyytää toiminnon kytkentää Cloudian tuesta. Toiminto on maksuton.

• Toiminto estää kahden käyttäjän yhtäaikaisen sopimuksen muokkauksen
  • Tällöin toinen käyttäjä ei pääse sopimuksen muokkaustilaan, mikäli toinen käyttäjä on muokkaamassa kyseistä sopimusta
  • Ainoastaan päätason sopimushallinnan pääkäyttäjä voi ottaa itselleen muokkausoikeudet, vaikka toinen käyttäjä on muokkaamassa sopimusta
• Toiminnon ohjeisiin pääset täältä

 

Diaarinumero

• Jatkossa myös voimassa olevan sopimuksen diaarinumeroa voi muokata

 

 

Yksittäisten tiedostojen allekirjoitus (Visma)

*Koskee niitä organisaatioita, joilla on käytössä Visman sähköinen allekirjoituspalvelu Cloudia Sopimuksessa.

 

• Toiminnallisuuden myötä järjestelmässä on mahdollista allekirjoittaa
  yksittäisiä tiedostoja Visman sähköisen allekirjoituspalvelun kautta
• Toiminnolla voi esimerkiksi allekirjoittaa Muut liitteet -osioon lisättyjä liitteitä ilman, että sopimuksen tilaa tarvitsee vaihtaa voimassa olevasta luonnos-tilaan (Esim. optiopäätös, muutostyötilaus jne)

 

___________________________________________

Illalla 25.1.2023 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

 

Asianhallintasiirto asetukset

*Huom! Koskee vain niitä organisaatioita, joilla on käytössä enemmän kuin yksi asianhallintajärjestelmä Cloudia Sopimuksessa

• Asetus -kenttä on jatkossa "Kohdeasianhallinta"
• Dokumenttimetadata -kenttä on jatkossa "Siirtoasetus"

Historia -toiminnallisuuden parantaminen

• Parannettu Cloudia Sopimuksen historiatietoja niin, että jatkossa muutoshistoria tallentuu myös käyttäjän tarkasteltavaksi käyttöliittymältä seuraavien tietojen osalta:
  • Sopimus
  • Sopimuskokonaisuus
  • Asetukset-valikon:
    • Metatiedot
    • Sopimuspohjat
• Historiatietojen tallennus alkaa 25.1.2023, jonka jälkeen käyttäjä voi tarkastella historiatietoja. Historiatiedoille on lisätty oma osio "historia". Osioon tallentuu tehty muutos, päivämäärä sekä muutoksen tekijä.