Kun ryhmä on valmis ja siihen on lisätty halutut arviointikriteerit se voidaan jakaa näkyville Tarjouspalveluun, tai jakaa suoralinkki jotta tarjoajat voivat ilmoittautua siihen. Ryhmä täytyy avata, jotta se voidaan jakaa. Kun ryhmä on avattu se siirtyy "Avoin" -tilaan ja se näkyy Sourcing -palvelussa. Avattu ryhmä voidaan jakaa, joko suoralinkin kautta joka voidaan laittaa esimerkiksi yrityksen Intraan tai verkkosivuille, tai jakamalla se suoraan Tarjouspalvelu.fi palveluun.
Navigoi kohtaan Ryhmät - Hakuja valitse (tai hae) ryhmä ryhmälistalta ja avaa tiedot:
Kuva: Valitse haluttu ryhmä listalta.
Ryhmän tilan vaihtaminen
Ryhmällä on neljä eri tilaa:
- Luonnos
- Luonnos -tilassa oleva ryhmä näkyy vain ko. Ryhmän luoneelle käyttäjälle
- Avoin
- Tässä tilassa oleva ryhmä on avattu. Avoin ryhmä on myös näkyvissä Sourcing palvelussa, mikäli se hankintaorganisaation käytössä.
- Suljettu
- Ryhmään ei ole mahdollista enää rekisteröityä tai vastata kriteerikysymyksiin.
- Ryhmään ei ole mahdollista enää rekisteröityä tai vastata kriteerikysymyksiin.
Kuva: Ryhmäkortin valikkopainikkeesta pääset vaihtamaan ryhmän tilan valitsemalla "vaihda tila".
Järjestelmä kysyy ryhmän tilan vaihtamisen yhteydessä mihin tilaan haluat asettaa ryhmän sekä:
- Lähetä toimittajille sähköpostiviesti koskien ryhmän tilan vaihtumista
- Viestin muokkaus näkymä aukeaa
- Vaihta tila
- Järjestelmä muuttaa ryhmän tilan, mutta ei lähetä muutoksesta sähköpostia
- Peruuta
- Ryhmän tilaa ei muuteta.
"Lähetä toimittajille sähköpostiviesti koskien ryhmän tilan vaihtumista" -valinnalla pääset muokkaamaan järjestelmän oletusviestiä.
Kuva: Ryhmän tilan vaihdosta lähtevän oletussähköpostin muokkausikkuna.
Ryhmän jakaminen
Avoin -tilassa aleva ryhmä tulee jakaa, jotta potentiaaliset uudet toimittajat voivat ilmoittautua siihen. Ryhmä on mahdollista jakaa julkisen rekisteröitymislinkin kautta (URL) tai jakamalla ryhmä Tarjouspalvelu.fi palveluun.
Ryhmäkortti-sivulla painikkeella "Jaa" järjestelmä generoi julkisen URL-linkin, joka voidaan jakaa eteenpäin ja ryhmä voidaan jakaa Tarjouspalvelu.fi palvelussa.
Kuva: Ryhmäkortin valikkopainikkeesta pääset jakamaan ryhmän valitsemalla "jaa".
Sulje ryhmä
Avatun ryhmän voi sulkea ryhmän tietosivulla olevasta painikkeesta "Vaihda tila" ja valitsemalla "Suljettu.
Kuva: Ryhmän sulkeminen