Dynaamisen hankintajärjestelmän perustamisvaiheen toiminnot

Perustamisvaiheen voimassa olevan ilmoituksen toiminnot

 

Tietosivu

Ilmoituksen tietosivulta on mahdollista tarkastella tiettyjä perustamisvaiheessa olevan hankintajärjestelmän perustietoja: 

• Määräaika
• Dynaamisen hankintajärjestelmän osallistumispyynnön tekijä
• Ilmoitukseen tutustuneet
  • Kohtaan listautuvat ne tarjoajat, jotka ovat tutustuneet julkaistuun osallistumispyyntöön
• Saapuneet hakemukset
  • Kohtaan listautuvat ne tarjoajat, jotka ovat jättäneet osallistumishakemuksensa
• Uusia vastaamattomia kysymyksiä
  • Kohdassa näkyy saapuneiden kysymysten määrä
  •  "Siirry kysymysten hallintaan>>" linkin kautta pystyy siirtymään kysymysten hallintaan ja vastaamaan jätettyihin kysymyksiin. Ohjeet kysymysten hallintaan löydät täältä.
• Linkki osallistumispyyntöön Tarjouspalvelussa
  • Kohdassa näkyy linkki siihen tarjousportaaliin, johon hankintajärjestelmä on julkaistu

 

 

Muokkaus

Muokkaus -toiminnolla on mahdollista tehdä seuraavat toimenpiteet:

 

• Muokkaa määräaikaa
  • Katso tarkemmat ohjeet määräajan muokkaukseen "voimassa olevat kilpailutuksen osion ohjeista - muokkaa määräaikaa"
• Muokkaa ilmoituksen tietoja (korjausilmoituksen tekeminen)
  • Toiminto toimii vastaavasti kuin kansallisen hankintailmoituksen ja EU-hankintailmoituksen kohdalla. Katso näihin liittyvät tarkemmat ohjeet osiosta "voimassa olevat kilpailutukset"
    
    • Muokkaa ilmoituksen tietoja (korjaustilaan siirtyminen)  tai  EU-korjausilmoitus
• Lähetä ilmoitus uudestaan
  • Lähetä ilmoitus uudestaan -toiminnolla on mahdollista lähettää ilmoitus sähköpostitse halutuille vastaanottajille. "voimassa olevat kilpailutukset"

 

 

Sopimusluonnos

Mikäli käytössänne on myös Cloudia Sopimus, tällä sivulla voi päivittää sopimuskokonaisuuden

Cloudia Sopimus -järjestelmään.

 

Dokumentit

Tällä sivulla voit tarkastella hankintajärjestelmään liittyviä dokumentteja:

• Osallistumispyynnön PDF
• Viestin, mikäli osallistumishakemus on lähetetty sähköpostilla
• Alkuperäisen ilmoituksen, mikäli osallistumispyynnöstä on tehty korjausilmoituksia
• Ilmoituksen liitteet
• Saapuneet hakemukset
• Kysymykset/vastaukset ja viestit
• Päätösasiakirjat
• Muut dokumentit (Huom. nämä dokumentit näkyvät ainoastaan hankintayksikön Kilpailutuksen käyttäjille, eivätkä ne mene nähtäväksi Tarjouspalveluun)
  • Lisää uusi liitetiedosto -toiminnolla voit lisätä uusia hankintaan liittyviä tiedostoja, jotka näkyvät vain Kilpailutuksen käyttäjille.
  • Koosta dokumenttipaketti kaikilla tiedoilla
  • Koosta dokumenttipaketti ilman liikesalaisuustietoja
• Dokumentti näkymän suora linkki
  • Pääset lataamaan hankintajärjestelmään liittyvät dokumentit myös tämän linkin kautta

 

Sähköpostilista

Dynaamiseen hankintajärjestelmään liittyvien sähköpostien vastaanottajien sähköpostiosoitteita voidaan ylläpitää "Sähköpostilista" -toiminnolla. Toiminnossa voidaan lisätä sähköpostiosoitteita sekä hankintayksikön listalle että tarjoajien listalle. 

 

Hankintayksikkö -osiossa voit:

• Lisätä hankintayksikön sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi painikkeesta
• Valita hankintayksikön sähköpostilistalle uusia henkilöitä Cloudia Kilpailutus käyttäjistä
• Voit poistaa lisättyjä osoitteita roskakori -kuvakkeesta

Järjestelmä lähettää listalla oleville vastaanottajille sähköpostiviestin seuraavissa tilanteissa:

• uusi osallistumishakemus
• muistutus 7 vrk päästä osallistumishakemuksen saapumisesta, jos hakemusta ei ole käsitelty
• toimittajan tekee pyynnön poistua järjestelmästä
• hankintajärjestelmään saapunut kysymys

 

 

Tarjoajat -osiossa voit:

• Lisätä hankintajärjestelmään hyväksytyn tarjoaja-yrityksen sähköpostilistalle uusia osoitteita Lisää uusi -painikkeesta
• Valita sähköpostilistalle henkilöitä osallistumishakemuksen lähettäjän Tarjouspalvelu-profiilista
• Voit muokata tai poistaa hankintayksikön lisäämiä osoitteita
• Viedä tarjoajien s.postiosoitteet excel-tiedostoon

 

Järjestelmä lähettää tarjoajalle sähköpostiviestin seuraavissa tilanteissa: 

• hankintajärjestelmää muokataan 
• toimittaja poistetaan hankintajärjestelmältä
• lähetä viesti -toiminnolla lähetetään viesti
• hankintajärjestelmän keskeytys (mikäli valitaan, että keskeytyksen selite lähetetään)
• julkaistaan sisäinen kilpailutus

Sisäiseltä kisalta järjestelmä lähettää seuraavat sähköpostiviestit tarjoajille:

• sisäistä kilpailutusta muokataan muokkaa määräaikaa -toiminnolla tai muokkaa ilmoituksen tietoja -toiminnolla
• sisäisen kilpailutuksen keskeytys (mikäli valitaan, että keskeytyksen selite lähetetään)
• lähetä viesti -toiminnolla lähetetyt viestit
• hankintapäätöksen tiedoksianto

 

Oletuksena listalla on osallistumishakemuksen lähettäjän sähköpostiosoite, jota ei voi poistaa.
Tarjoaja voi myös itse lisätä sähköpostilistalle osoitteita Tarjouspalvelussa (ohjeet tähän löytyvät Tukiportaalin Tarjoajat -osiosta).

 

Keskeytä

Perustamisvaiheessa oleva hankintajärjestelmä voidaan keskeyttää "Keskeytä" -toiminnolla.

Keskeytä -toimintoon pääsee perustamisvaiheessa olevan hankintajärjestelmässä klikkaamalla näytön vasemmassa laidassa näkyvää "Keskeytä" -painiketta. 

• Selite kenttään kirjoitetaan selitys siitä, miksi hankintajärjestelmä keskeytetään
• Jos tieto halutaan välittää hankintajärjestelmään hakeneille tai siihen Tarjouspalvelussa tutustuneille tarjoajille, valitaan aktiiviseksi kohta "Lähetä keskeytyksestä selitteen sisältävä sähköpostiviesti ilmoitukseen tutustuneille ja/tai siihen vastanneille"
• Voit halutessasi lisätä liitetiedoston kohdasta "Lisää uusi liitetiedosto"
• Keskeytys vahvistetaan painamalla "Keskeytä" -painiketta
• Keskeytyksen tiedot ovat tämän jälkeen nähtävillä ilmoituksen tietosivulla

HUOM! Tieto keskeytyksestä lähetetään automaattisesti Hilmaan, jos ilmoitus on julkaistu Hilmassa. Keskeytetty ilmoitus siirtyy automaattisesti Keskeytetyt -kansioon.

 

 

Keskeytetyt hankintajärjestelmät

 

Keskeytetyt dynaamiset hankintajärjestelmät listautuvat järjestelmässä näkyviin "Keskeytetyt" -kansioon. 

Listauksessa päättyneestä dynaamisesta hankintajärjestelmästä näytetään seuraavat tiedot:

• Tunniste
• Nimi (ilmoitus)
• Määräaika
• Vastuuhenkilö
• Tekijä

 

Listausta on mahdollista järjestellä pudotusvalikosta joko määräaikaan tai nimeen perustuen.

 

Hakemusten käsittely

Katso tarkemmat ohjeet hakemusten käsittelemiseksi täältä.

 

Mallipohjien hallinta

Sivulla voit:

• Luoda uuden sisäisen kilpailutuksen mallipohjan
• Muokata ja poistaa olemassa olevia mallipohjia
  
  

Mallipohjalla käytettävä lomakepohja on seuraavien eroavaisuuksia lukuun ottamatta vastaava, kuin kansallisen hankintailmoituksen pohja.

• Hankintamenettely on automaattisesti rajoitettu menettely eikä tätä tietoa voi muuttaa
• Lomakepohjalta ei löydy "Tietoa hankinnassa huomioiduista erityiskysymyksistä" eikä "Muutoksenhakutiedot" -osia
• Normaalista kansallisesta hankintailmoituksesta poiketen lomakepohjalta löytyy "Kriteerien lukitukset" -osa

 

HUOM! Seuraavien osioiden tarkemmat ohjeet löytyy voimassa olevat kilpailutukset osiosta

Lähetä viesti

Voit lähettää viestin eri vastaanottajille

 

Sisäinen keskustelu

Sisäinen keskustelu mahdollista organisaation sisäisesti

 

 

Perustamisvaiheen päättyminen

Perustamisvaiheen määräajan jälkeen ilmoitus siirtyy järjestelmässä "Hankintavaiheessa olevat" -kansioon. Hankintavaiheen ohjeet löytyy vasemman puolen palkista "Dynaamisen hankintajärjestelmän hankintavaihe"