Kertausmateriaalin sisältö:

1 Yleistä

Cloudia Kilpailutus on julkisen sektorin hankintayksiköille suunnattu selainkäyttöinen kilpailutusjärjestelmä, jonka avulla koko kilpailutusprosessi voidaan hoitaa alusta loppuun, tarjouspyynnöstä hankintasopimukseen sähköistä tietojenvaihtoa hyödyntäen.

Tähän materiaaliin on koottu kertausta käyttöönottokoulutuksesta ja ohjeita palvelun käytön aloittamiseksi.

Järjestelmän yleisesittelyn sekä tekniset vaatimukset löydät erillisistä tukiartikkeleista.

1.1 Sisäänkirjautuminen ja käyttäjätunnus

Henkilökohtainen tuotantoympäristön käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan käyttöönottokoulutuksen yhteydessä. Organisaatiollasi voi olla käytössä myös järjestelmän testiympäristö, johon kirjaudutaan erillisellä testitunnuksella.

Kirjautumisosoitteet:

Hansel-puitesopimukseen kuuluvat organisaatiot:

Hansel-puitesopimukseen kuuluvat organisaatiot kirjautuvat osoitteella: https://hanki.cloudia.fi tai Hanki-palvelun (https://www.hanki-palvelu.fi) sivuilta kohdasta ”Hankintayksiköt”

KL-puitesopimukseen kuuluvat organisaatiot ja muut organisaatiot:

KL-puitesopimukseen kuuluvat organisaatiot kirjautuvat osoitteella: https://kilpailutus.cloudia.fi
Muut organisaatiot kirjautuvat osoitteella: https://kilpailutus.cloudia.fi

Huomioitavaa:

Salasanan syöttäminen 5 kertaa virheellisesti lukitsee käyttäjätunnuksen. Tunnuksiin liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä järjestelmätukeen (Hanki-palvelu: 020 766 1078 / Muut: 020 766 1077)

1.2 Pääkäyttäjän toiminnot

Organisaatiosi Cloudia Kilpailutus pääkäyttäjänä voit hallinnoida käyttäjätunnuksia sekä asetuksia. Käyttäjien tueksi voidaan määritellä järjestelmään valmiita tarjouspyyntö- ja hankintapäätösmallipohjia, kuvata esitallennettuja tekstisisältöjä sekä tallentaa yleisiä hankintaohjeistuksia tai muita yleisesti käytetettäviä dokumentteja. Tarkemmat ohjeet yleisten asetusten käyttöön löydät erillisistä tukiartikkeleista.

1.3 Ilmoitusten hallinnointi järjestelmässä

Ilmoitusten hallinnointinäkymä listaa organisaatiosi kilpailutusympäristössä olevat ilmoitukset, joihin sinulla on katselu-/muokkausoikeus. Ilmoituskansiopuu lajittelee erilaiset ilmoitukset niiden tilan ja tyypin mukaisesti. Kansiopuusta löydät myös mahdolliset olemassa olevat oman organisaatiosi mallipohjat sekä organisaatiollenne jaetut mallipohjat. Ilmoituksen hallinnointitoiminnot avautuvat valitsemalla haluttu ilmoitus kansiopuusta.

1.4 Järjestelmän ohjeet ja tuki

Järjestelmän tarkemmat ohjeet löydät sähköisestä tukiportaalista: http://kilpailutustuki.cloudia.fi/ . Tähän artikkeliin kuvatut linkitykset avaavat tarkempia ohjeita kuvatuista osioista. Voit myös itse etsiä lisäohjeita tukiportaalin hakutoiminnon avulla.

Järjestelmän käyttäjät saavat myös sopimuksessa määritellyn palvelutason mukaista käyttötukea Cloudia Asiakastuesta.

Hanki-palvelu tuki: 020 766 1078 / tuki@cloudia.fi
Muut: 020 766 1077 / tuki@cloudia.fi

2 Tarjouspyynnön ja muiden ilmoitusten laatiminen

Cloudia Kilpailutuksessa voidaan laatia eri tyyppisiä ilmoituksia. Kun laadit järjestelmän kautta kansallisen- tai EU-tasoisen tarjouspyynnön, huolehtii järjestelmä myös hankintailmoituksen julkaisun HILMA-julkaisuportaaliin. Järjestelmän kautta voit julkaista myös esimerkiksi tietopyyntöjä, ennakko- tai jälki-ilmoituksia tai pienhankintailmoituksia*. Uuden ilmoituksen laadinnan yhteydessä valitset tarvitsemasi ilmoitustyypin, jonka perusteella järjestelmä luo keskeneräisen ilmoituksen ilmoitustyypin mukaisin perustiedoin. Tarkemmat kuvaukset eri ilmoitustyypeistä löydät tukiportaalin tarkentavista artikkeleista.

Alla olevissa kappaleissa on kuvattu vinkkejä uuden tarjouspyynnön laadinnan tueksi sekä kerrattu kilpailutusprosessin eri vaiheet.

*ks. Cloudia Pienhankinta lisälaajennus

2.1 Vinkkejä tarjouspyynnön suunnittelun tueksi

Tarjouspyynnön laadinnan yhteydessä on hyvä suunnitella seuraavia asioita:

Mikä on hankinnan ennakoitu arvo(pienhankinta/kansallinen vai EU)?
- Minkä ilmoitustyypin valitsen?
- Voinko hyödyntää olemassa olevaa mallipohjaa tai aiempaa kilpailutusilmoitusta?
Onko kyseessä kertahankinta vai puitesopimuksen kilpailutus?
- Puitejärjestelystä ilmoittaminen
Mitä hankintamenettelyä käytetään (avoin, rajoitettu, muu)?
- Menettelyn valinta ja vaikutus kilpailutusprosessiin
Onko kyseessä kokonaishankinta vai koostuuko tarjouspyyntö osista?
- Hankinnan kohteen jakaminen osiin ja osa-alueittaiset tarjouslomakkeet
- Halutaanko tarjoajille sallia osatarjoukset?
Käytetäänkö toimittajavalinnan perustelussa pisteytystä, halvinta hintaa vai tuleeko määritellä erillinen tärkeysjärjestys?
Mitä soveltuvuusvaatimuksia asetetaan tarjoajayrityksille, mitä tietoja tarvitsen tarjoajista?
- Nämä kuvataan soveltuvuusvaatimukset -osioon (huom. ks. EU-hankinnoissa ESPD-lomake)
Mitä tietoja haluan tarjouksista käyvän ilmi, millaisen tarjouslomakkeen muodostan tarjoajille? Mitä ollaan hankkimassa, mitä vaatimuksia hankinnan kohteille halutaan asettaa sekä mitä vertailuperusteita käytetään?
- Nämä kuvataan hankinnan kohteen kriteerit -osioon
- Onko kilpailutettavia kohteita useita kymmeniä, voinko hyödyntää excel-massatuontitoimintoja?
Onko kriteerikirjastossa valmiita kriteeristöjä joita voin hyödyntää soveltuvuus- tai tarjouslomakkeen muodostamisessa?

2.2 Ilmoitusten laadinta ja julkaisu

Tarjouspyyntö ja muut ilmoitukset laaditaan palvelussa olevien lomakkeiden pohjalta. Ennen ilmoituksen laatimisen aloittamista valitse palvelusta oikea lomake (esim. Kansallinen hankintailmoitus / EU-hankintailmoitus) kilpailutuksen ennakoidun arvon mukaan.

Voit aloittaa uuden ilmoituksen laatimisen tyhjälle lomakkeelle tai vaihtoehtoisesti hyödyntää olemassa olevaa mallipohjaa tai aiempaa ilmoitusta .

Täydennä ilmoituksen perustiedot, valitse käytettävä hankintamenettely* ja muodosta soveltuvuus- ja tarjouslomakkeet, liitä tarvittavat liitteet sekä linkit. Kun ilmoitus on valmis, siirry esikatselu ja julkaisu -välilehdelle. Julkaisuvaihtoehdot määrittyvät valitun ilmoitustyypin sekä menettelyn tai menettelyvaiheen mukaisesti.

*tässä kuvattu yksivaiheinen menettely (esim. avoin menettely)

2.3 Tarjoaminen ja tarjouskilpailun hallinta

Tarjoajat osallistuvat kilpailutukseen ja tekevät tarjouksensa vastaamalla ilmoitukselle asetettuihin sähköisiin tarjous-/kyselylomakkeisiin oman sähköisen Tarjouspalvelu -portaalinsa kautta. Tarjoaminen on maksutonta, mutta vaatii rekisteröitymisen palveluun. Lisätietoja Tarjouspalvelusta löydät täältä.

Hankintayksikkö voi seurata omasta portaalistaan ilmoitukseen tutustumisia sekä kommunikoida sähköisesti tarjoajien kanssa. Mahdolliset korjaukset tai keskeytystoimenpiteet julkaistuun ilmoitukseen hallinnoidaan omien työkalujen kautta. Kertaa ohjeet voimassa olevan kilpailutuksen hallinnasta täältä.

2.4 Tarjousten vastaanotto ja vertailu

Tarjoukset saapuvat järjestelmään sähköisesti ja tarjousten avaaminen, tarkastaminen sekä vertailu tulee mahdolliseksi, kun tarjousten jätön määräaika umpeutuu.

Järjestelmä muodostaa automatisoidusti vertailutaulukon vertailuun valittujen tarjousten osalta. Vertailunäkymässä tehdään tarvittavat muokkaukset pisteytyksiin, tarkastetaan liikesalaisuustiedot ja valitaan voittava(t) tarjoaja(t). Tarvittaessa voit myös lähettää täsmennyspyynnön valituille toimittajille vertailutaulukon kautta.

2.5 Hankintapäätös ja tiedoksianto

Vertailutaulukon käsittelyn ja toimittajavalinnan jälkeen voidaan muodostaa hankintapäätös ja antaa se tiedoksi asianomaisille tarjoajille. Järjestelmä mahdollistaa hankintapäätösdokumentaation luonnin suoraan järjestelmän kautta. Vaihtoehtoisesti järjestelmään voidaan tuoda toisessa sovelluksessa tehty päätös tiedoksiantoa varten. Tiedoksianto päätöksestä toimitetaan valituille toimittajille sähköpostitse. Kertaa tarvittessa päätösvaiheen toiminnot täältä.

2.6 Hankintasopimus

Jos organisaationne on ottanut käyttöön Cloudia Sopimus järjestelmän, voidaan hankintasopimus muodostaa voittaneelle tarjoajalle suoraan Cloudia Sopimuksessa. Kilpailutuksesta saatua tietoa on mahdollista hyödyntää sopimusta laadittaessa. Muussa tapauksessa sopimus voidaan tarvittaessa laatia Kilpailutusjärjestelmässä olevalla sopimustyökalulla.

2.7 Kilpailutuksen dokumentit ja arkistointi

Ilmoitukset ja niihin liittyvät dokumentit tallentuvat ilmoituksen dokumentit -välilehdelle. Dokumentit -välilehti täydentyy sitä mukaa kun kilpailutuksen elinkaari etenee järjestelmässä.

Kun ilmoituksen aktiivinen käsittely on loppunut, voit siirtää ilmoituksen järjestelmässä olevaan arkistokansioon.