Cloudia Kilpailutus on julkisen sektorin hankintayksiköille suunnattu selainkäyttöinen kilpailutusjärjestelmä, jonka avulla hankintayksikkö voi hoitaa koko kilpailutusprosessin alusta loppuun, tarjouspyynnöstä hankintasopimukseen keskitetysti ja kokonaan sähköisesti verkon yli.
Palvelun tarkoituksena on helpottaa hankintayksikön työtä, vähentää ylimääräistä rutiinityötä, tehdä hankintaprosessi hallitummaksi ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Palvelun avulla tarjoaminen (toimittajaportaali) on toimittajille yksiselitteisempää ja helpompaa, ja näin palvelua käyttämällä hankintayksikön on mahdollista saada täsmällisempiä ja kelvollisempia tarjouksia.
Palvelu on suunniteltu yhteistyössä hankinta-alan ammattilaisten kanssa ja se noudattaa hankintalainsäädäntöä ja hankinta-alan yleisiä käytäntöjä. Palvelu sopii niin tavara- kuin palveluhankintojen kilpailuttamiseen ja se kattaa kaikki hankintamenettelyt sekä kansalliset- ja EU-hankinnat ja pienhankinnat. Hilma-integrointi ja dynaaminen hankinnan kohteiden ja kelpoisuusehtojen joustava määrittely sekä useat automatisoidut toiminnot vähentävät hankintayksiköiden työkuormaa ja edesauttavat laadukkaampien kilpailutuksien toteuttamisessa.
Toimittajille palvelu tarjoaa turvallisen ja selkeän tavan jättää tarjouksia Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta.
Palvelun käyttöönotto on nopeaa pilvipalveluna, hankintayksikön ei tarvitse tehdä mitään teknisiä investointeja, nettiselain riittää. Palvelu on skaalautuva, laajennettavissa ja integroitavissa nykyisiin ja tuleviin järjestelmiin. Palvelu on osa Cloudia Hankintajärjestelmäkokonaisuutta, joka kattaa sähköisen huutokaupan sekä sopimusten ja reklamaatioiden hallinnan.
Yksinkertainen kilpailutusprosessi
- Hankinnan kohteen kriteereiden ja pisteytyksen määrittely
- Hankintayksikkö määrittelee valitun valintaperusteen mukaisesti hankinnan kohteet, niille asetetut kriteerit ja muut mahdolliset tarjoajalta pyydettävät tiedot, niiden pakollisuuden, minimi- ja maksimiarvot sekä kriteereiden pisteytysperiaatteet.
- Hankinnan kohteet (kohderyhmät) voidaan myös ladata lomakkeelle määrämuotoisesta Excel-tiedostosta tai voidaan toteuttaa erillinen asiakaskohtainen integraatio ulkopuoliseen järjestelmään.
- Tarjoaja syöttää tiedot Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa
- Kun tarjoaja on jättämässä tarjoustaan Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa, saa hän täytettäväkseen lomakkeiston, jossa pyydetään vastaukset hankintayksikön määrittelemiin kriteereihin ja kysymyksiin.
- Vertailuvaiheessa automaattinen vertailutaulukko ja automaattinen pisteytys
- Määräajan päättymisen jälkeen saa hankintayksikkö määrittelemiensä kriteereiden ja tarjoajien syöttämien vastausten pohjalta automaattisesti muodostuvan vertailutaulukon.
- Jos myös automaattinen pisteytys on määritelty, tulevat pisteet vertailutaulukkoon automaattisesti laskettuina (arviointia vaativat pisteet syötetään ja perustellaan manuaalisesti).
Hyödynnä sähköisen järjestelmän dynaamisuus
Hankinnan kohteen kriteereiden ja pisteytyksen määrittely lomakkeilla vaatii suunnittelua ja huolellisuutta, mutta sillä on lukuisia etuja.
- Huolellisempaa suunnittelua
- Hankinnan kohteen kriteereiden ja pisteytyksen tarkka määrittely lomakkeilla on osa hyvää ja huolellista hankinnan suunnittelua.
- Tarjoaja syöttää hankinnan kohteen tiedot hankintayksikön puolesta
- Määriteltyjen kriteereiden perusteella tarjoaja saa tarjousta jättäessään Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa lomakkeen täytettäväkseen. Näin hankintayksikkö saa kaikki haluamansa vastaukset valmiina tarjoajien syöttämänä sen sijaan, että hankintayksikkö joutuisi itse syöttämään tai koostamaan tietoja vertailuvaiheessa. Tämä vähentää hankintayksikön työmäärää ja virhemahdollisuuksia.
- Automaattinen vertailutaulukko
- Vertailuvaiheessa määriteltyjen kriteereiden ja tarjoajien vastausten perusteella saadaan muodostettua vertailutaulukko automaattisesti. Hankintayksiköltä jää manuaalinen vertailutaulukon luontivaihe kokonaan pois.
- Automaattinen pistelaskenta
- Mikäli kriteereille on määritelty myös automaattinen pistelaskenta, vertailutaulukkoon saadaan kaikki pisteet automaattisesti laskettuina (luonnollisesti arviointiin perustuvat kriteerit voidaan pisteyttää ja perustella taulukossa manuaalisesti).
- Saat kaikki haluamasi tiedot halutussa muodossa täsmällisten tarjousten muodossa (Saapuneet tarjoukset)
- Kriteereiden pakollisuuksien ja raja-arvojen ansiosta voit saada kerralla kaikki tarvitsemasi tiedot halutussa muodossa. Tarjoukset ovat myös täsmällisempiä ja selkeämpiä eikä niissä ole ylimääräisiä "turhia" tietoja.
- Estää ei-kelvollisten tarjousten saapumisen
- Kriteereille mahdollisesti määritellyt minimi- ja maksimiarvot ja syötteiden pakollisuudet estävät ei-kelvollisien tarjousten saapumisen Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista.
- Kaikki tiedot säilyvät keskitetysti tallessa (Dokumentit)
- Kaikki tarjoajien syöttämät tiedot säilyvät tietokannassa tallessa ja ovat jatkossa hyödynnettävissä esim. erilaisiin raportteihin, muihin toiminnallisuuksiin ja integraatioihin.
- Excel-import tai integraatio
- Suuret määrät hankinnan kohteita (kohderyhmiä) voidaan ladata määrittelylomakkeelle suoraan määrämuotoisesta Excel-tiedostosta. Asiakaskohtaisesti voidaan järjestää myös kohteiden haku suoraan asiakkaan omasta järjestelmästä (samoin tietojen vienti toiseen järjestelmään).
- Helpottaa myös tarjoajan tarjouksen jättämistä
- Tarjoajan Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa täyttämä lomake auttaa myös tarjoajaa muistamaan vastata kaikkiin olennaisiin asioihin.