* erikseen tilattava lisätoiminto


Ilmoitukset on mahdollisuus allekirjoittaa sähköisesti. Jos organisaatiolla on käytössä sähköinen allekirjoittaminen, tulee valittavaksi, halutaanko ko. asiakirja allekirjoittaa normaalisti vai sähköisesti. Jos kohdasta valitaan "Sähköinen allekirjoitus", tehdään allekirjoitus ao. ohjeen mukaisesti.



Sähköisen allekirjoittamisen prosessi

1) Pyynnön käsittelijä määrittelee allekirjoittajaosapuolet (”Allekirjoittajat”-välilehdelle)

2) Kutsu allekirjoittamiseen lähtee ensimmäisenä sille allekirjoittajaosapuolelle, joka on määritelty ensimmäiseksi allekirjoittajaosapuoleksi. Kun ko. henkilö on hyväksynyt pyynnön sähköisellä allekirjoituksella lähtee kutsu seuraavalle allekirjoitusosapuolelle

3) Kun kaikki allekirjoittajaosapuolet ovat allekirjoittanut pyynnön sähköisesti, voidaan pyyntö julkaista


Huom! Kaikkien allekirjoittajaosapuolien tulee hyväksyä pyyntö ennen julkaisua



Pyynnön sähköinen allekirjoittaminen vaatii kaikkien allekirjoittajaksi määriteltyjen henkilöiden hyväksymisen verkkopankissa, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla.

  • Verkkopankkitunnus
    • Verkkopankkitunnistautuminen on mahdollista tehdä pankin myöntämillä henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Lisätietoja verkkopankkitunnuksilla tehtävään tunnistautumiseen saat esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta tai omasta pankista.
  • Mobiilivarmenne
    • Mobiilivarmenne on sähköinen henkilöllisyystodistus, jolla voidaan turvallisesti todistaa henkilöllisyys internetissä. Mobiilivarmenteen saa tilattua oman operaattorin sivuilta ja mobiilivarmenteella tunnistautuminen edellyttää matkapuhelimessa olevan sim-kortilla olevan mobiilivarmenteen aktivoimista. Lisätietoja mobiilivarmenteesta löydät esimerkiksi www.mobiilivarmenne.fi tai Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta.
  • Sähköinen henkilökortti
    • Sähköinen henkilökortti (VRK-kortti) on Väestörekisterikeskuksen henkilövarmenne. Lisätietoja VRK-kortista saat Väestörekisterikeskuksesta.


Pyynnön allekirjoittaminen


Jos sähköinen allekirjoitus otetaan käyttöön, tällöin pyyntö, avauspöytäkirja ja hankintapäätös tulee aina allekirjoittaa sähköisesti

  • Määrittele allekirjoittajat
  • Allekirjoittajaosapuolet määritellään pyynnön ”Allekirjoittajat” –osiossa
  • Allekirjoittaja voidaan poimia alasvetovalikosta (kaikki järjestelmän lisenssikäyttäjät)
  • Allekirjoittajaosapuolia voidaan syöttää kohdasta ”Lisää uusi henkilö”

Huom! Sähköisessä allekirjoittamisessa voidaan asettaa maksimissaan neljä allekirjoittajaa.


Kyllä valinnan jälkeen saat vahvistuksen allekirjoitusprosessin aloituksesta ja näkymä siirtyy allekirjoitussivulle.


Lähetä allekirjoituskutsut

  • Sähköinen allekirjoitus tapahtuu ulkoisessa järjestelmässä.
  • Allekirjoittajiksi valitut henkilöt saavat sähköpostilla ohjeet allekirjoitusprosessin läpiviemiseksi.
  • ”Lähetä allekirjoitus kutsut” Allekirjoituspyyntö lähtee sähköpostilla ensimmäiselle allekirjoittajalle


Vahvista allekirjoitusprosessin aloittaminen

  • "Oletko varma, että haluatte aloittaa allekirjoitusprosessin ja lähettää kutsun?", valitse "Kyllä" tai "Peruuta"
  • Järjestelmä vahvistaa, että allekirjoitusprosessi on aloitettu


Palaa muokkaamaan

  • "Palaa muokkaamaan" toiminnolla sähköisen allekirjoituksen prosessi voidaan keskeyttää ja käsittelijä voi ottaa pyynnön mokkaukseen.
  • Valitse "Palaa muokkaamaan"

Tallenna

  • Näkymän voi tallentaa "Tallenna" toiminnolla.

KUVA: Kun sähköinen allekirjoitus on pyynnöllä asetettu ja aloitettu allekirjoittaminen. Järjestelmä ohjaa käyttäjän kohtaan, jossa asetetaan allekirjoittajan sähköposti. Tämän jälkeen valitse "lähetä allekirjoituskutsut", jolloin pyynnön allekirjoituskutsu lähtee sähköpostitse allekirjoittajalle.




Pyynnön allekirjoittaminen sähköisesti

Kun allekirjoitusprosessi on aloitettu, lähtee allekirjoitusosapuolelle sähköpostiviesti.

  • Sähköpostissa olevan linkin kautta allekirjoittaja pääsee allekirjoittamaan sopimusta


Valitse tunnistautumistapa


Verkkopankkitunnus

  • Verkkopankkitunnistautuminen on mahdollista tehdä pankin myöntämillä henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Lisätietoja verkkopankkitunnuksilla tehtävään tunnistautumiseen saat esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi-palvelusta tai omasta pankista.
    • Valitse avautuvasta ikkunasta Verkkopankkitunnus
    • Valitse ikkunasta käytettävä verkkopankki ja etene pankin prosessin mukaan tunnistautumisen loppuun


Mobiilivarmenne

  • Mobiilivarmenne on sähköinen henkilöllisyystodistus, jolla voidaan turvallisesti todistaa henkilöllisyys internetissä. Mobiilivarmenteen saa tilattua oman operaattorin sivuilta ja mobiilivarmenteella tunnistautuminen edellyttää matkapuhelimessa olevan sim-kortilla olevan mobiilivarmenteen aktivoimista. Lisätietoja mobiilivarmenteesta löydät esimerkiksi www.mobiilivarmenne.fi tai Väestörekisterikeskuksen www.suomi.fi -palvelusta.
  • Valitse avautuvasta ikkunasta Mobiilivarmenne
    • Syötä puhelinnumerosi ja tarvittaessa häirinnänestokoodi Huom! Häirinnänestokoodi on valinnainen mobiilivarmenteen salasana jolla voit suojella mobiilivarmennetta häiritseviltä pyynnöiltä. Jos sinulla ei ole häirinnänestokoodi käytössä, jätä tämä tyhjäksi. Jos haluat ottaa häirinnänestokoodin käyttöön ota yhteyttä mobiilioperaattoriisi.
    • Valitse "Lähetä pyyntö puhelimeen" tai "Peru"
      • Jos valitset "Lähetä pyyntö puhelimeen, sähköisen palvelun tuottaja Avaintec lähettää tunnistuspyynnön puhelimeesi. Jos hyväksyt tunnistuspyynnön, valitse "Hyväksy". Jos et halua edetä tunnistuspyynnössä, valitse "Kumoa". Sinä aikana, kun tunnistautumispyyntö on hyväksyttävänä, odottaa selain vastausta.
      • Jos valitset "Peru", et lähetä tunnistuspyyntöä puhelimeesi ja sähköinen allekirjoitus ei etene prosessissa.
    • Hyväksymisen jälkeen, syötä mobiilivarmenteen tunnusluku Huom! Tunnusluku on määritelty silloin, kun mobiilivarmenne on otettu käyttöön


Sähköinen henkilökortti

  • Sähköinen henkilökortti (VRK-kortti) on Väestörekisterikeskuksen henkilövarmenne. Lisätietoja VRK-kortista saat Väestörekisterikeskuksesta.
  • Valitse avautuvasta ikkunasta Sähköinen henkilökortti
    • Valinnan jälkeen järjestelmä hakee tietoa siitä, onko VRK-kortti kiinni laitteessa. Kun tieto VRK-kortista löytyy, näkymään avautuu Väestörekisterikeskus -palvelunponnahdusikkuna. Näkymässä valitaan "Ok", syötetään PIN-koodi ja siirrytään todennukseen.


Tunnistautumisen jälkeen avautuu pyynnön sähköinen allekirjoitussivu
Hyväksy tai hylkää pyynnön sähköinen allekirjoitus

  • Hyväksy ehdot
    • Valitse "Hyväksyn ehdot"
    • Valitse tunnistautumistapa
    • Kun allekirjoitusprosessi on kaikille allekirjoitusosapuolille tulee kuittausviesti sähköpostiin
  • En hyväksy ehtoja
    • Kirjoita tarvittaessa perustelu ja valitse "Hylkää"
    • Jos sopimuksen ehtoja ei hyväksytä, tulee sähköisen allekirjoitusprosessin tilaksi hylätty


Pyynnön julkaisu

  • Kun kaikki allekirjoitusosapuolet ovat allekirjoittaneet pyynnön, voi ilmoituksen julkaista
  • Valitse "Siirry julkaisuun"



Pyyntö voidaan ottaa muokkaukseen "Palaa muokkaamaan" -toiminnolla. Jos pyyntöä muokataan tässä vaiheessa, tulee sähköisen allekirjoituksen prosessi tehdä alusta asti uudelleen. 




Hankintapäätöksen allekirjoittaminen sähköisesti

  • Allekirjoittajaosapuolet määritellään hankintapäätösdokumentin ”Allekirjoittajat” –osiossa
  • Allekirjoittaja voidaan poimia alasvetovalikosta (kaikki järjestelmän lisenssikäyttäjät)
  • Allekirjoittajaosapuolia voidaan syöttää kohdasta ”Lisää uusi allekirjoittaja”



  • Valitse "Tallenna ja jatka"
  • Määrittele allekirjoituskutsun vastaanottajan sähköpostiosoite ja valitse "Lähetä allekirjoituskutsut"
  • Kun hankintapäätösdokumentti on allekirjoitettu sähköisesti, voidaan edetä sähköiseen tiedoksiantoon


Palaa muokkaamaan

  • "Palaa muokkaamaan" toiminnolla sähköisen allekirjoituksen prosessi voidaan keskeyttää ja käsittelijä voi ottaa pyynnön mokkaukseen.
  • Valitse "Palaa muokkaamaan"


Tallenna

  • Näkymän voi tallentaa "Tallenna" toiminnolla.

KUVA: Syötä allekirjoittajan s.postiosoite ja lähetä allekirjoituskutsu. 



HUOM! Jos tiedoksianto on tarkoitus tehdä järjestelmän kautta, palaa allekirjoitusprosessin valmistuttua lähettämään tiedoksianto "hankintapäätös ja tilaus osiosta"