Pyynnön perustamisvaiheessa valitaan käytettävä kilpailutusmenettely. Menettelyvalinta tehdään pyynnön välilehdellä "Hankinnan perustiedot" (Kevyt RFx) tai "Hankintamenettely" (Laaja RFx). Käytettävät menettelyt ovat:

  • Avoin menettely
  • Rajoitettu menettely

Näiden lisäksi voidaan pyynnössä hyödyntää sähköistä huutokauppaa (HUOM! Vain "Laaja RFx")


Menettelyvalinnalla vaikutetaan siihen, kuinka pyynnön halutaan etenevän. Tarkemmat menettelykohtaiset kuvaukset löydät alta.


Avoin menettely

Avoin menettely on hankintamenettely, jossa pyyntö julkaistaan avoimena Tarjouspalveluun. Tarjoajat löytävät avoimen pyynnön Tarjouspalvelun pyynnöt-listauksesta ja kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksen ko. pyyntöön. Avoimet pyynnöt voidaan julkaista Tarjouspalvelun lisäksi myös sähköpostilla, jolloin tarjoajalle lähtetään kutsu jättää vastaus ko. pyyntöön. 


Avoimen menettelyn julkaisukanavat:

  • Tarjouspalvelu
  • Sähköposti


Rajoitettu menettely

Rajoitettu menettely on hankintamenettely, jossa pyyntö julkaistaan valituille tarjoajille suoraan sähköpostilla ja vain kutsutut tarjoajat voivat jättää vastauksia. Pyyntöä ei pysty julkaisemaan avoimen menettelyn tavoin toimittajaportaaliin julkiseksi. 


Rajoitetun menettelyn julkaisukanavat:

  • Sähköposti   



Kuva: Pyynnön julkaisuvalinnat


Vastausten vastaanottaminen ja tarkastelu


Tarjoajat voivat jättää vastauksia pyynnön määritellyn "Vastausten vastaanottamisen määräajan" ollessa voimassa. Vastaukset jätetään kuten avoimessa menettelyssä (ks. Tarjouksen lähetys)

Kilpailuttava organisaatio voi tarkastella saapuneita vastauksia kyseisen pyynnön tietosivulta. Pyynnön tietosivulle siirrytään kansionäkymän kautta. Pyynnöt, joiden vastausten vastaanottamisen määaika on voimassa, löytyvät "Voimassa olevat"-kansiosta. 

Kuva: Siirtyminen vastausten tarkasteluun määräajan ollessa voimassa



Pyynnön kierrokset


Vastausten käsittely ja tarjoajien valinta seuraaville kierroksille


Kun vastausten vastaanottamisen määräaika päättyy, siirtyy pyyntö automaattisesti kansioon "Päättyneet". Hakemusten käsittely tapahtuu valitsemalla pyyntö avautuvasta listauksesta.


Kuva: Siirtyminen saapuneiden vastausten käsittelyyn vastausten jätön määräajan päätyttyä


Vastauksia voidaan käsitellä kootusti vertailutaulukkonäkymässä osiossa Vastausten vertailu, jossa tehdään myös valinta tarjoajista, jotka valitaan mukaan seuraavalle kierrokselle vertailutaulukolla. (ks. Tarjousten vertailu)


Tarjoajavalinnan tekemisen jälkeen siirrytään laatimaan seuraavaa kierrosta osiossa "Kierrokset". Ennen siirtymistä uuden kierroksen laadintaan valitaan tiedoksiantotapa (ks. kierrokset)


Kuva: Tiedoksiantotavan valinta tarjoajavalinnan käsittelyn jälkeen


Tiedoksiantovaiheen jälkeen valitaan "Kierrokset" -välilehdeltä laaditaanko:

  • uusi pyyntö vai
  • huutokauppa 

Sekä käytetäänkö seuraavan kierroksen laadinnassa pohjana edellisen kierroksen pyyntöä tai tehdäänkö uusi kierros tyhjään pohjaan.



Siirtyminen seuraavalle kierrokselle


Uuden pyyntökierroksen laadinta noudattaa samaa logiikkaa kuin laajan RFx:n laatiminen (ks. ohjeet laaja RFx). Pyynnön hallinnointi voimassa olevana sekä päättyneenä noudattaa ensimmäisen kierroksen kaavaa. 


Pyynnön päättäminen viimeisen kierroksen jälkeen


Kun viimeisen kierroksen pyynnön määräaika päättyy, käsitellään saapuneet vastaukset vertailutaulukon kautta. 


Kuva: Vastausten vertailuun siirtyminen



Vertailutaulukon käsittely tapahtuu vasataavalla tavalla kuin muissa menettelytyypeissä (ks. vastausten vertailu)


Vertailun käsittelyn ja toimittajavalinnan jälkeen siirrytään hankintapäätösvaiheeseen. Hankintapäätöksen muodostaminen ja tiedoksiannon tekeminen tapahtuu vastaavalla tavalla kuin muissa menettelytyypeissä (ks. hankintapäätös)


Hankintapäätösvaiheen jälkeen voidaan luoda sopimus valitulle/valituille toimittajille Cloudia Sopimuksessa, mikäli järjestelmä on otettu käyttöön organisaatiossanne.



Kierrosten linkittyminen järjestelmässä


Samaan pyyntöön kuuluvat kierrokset linkittyvät järjestelmässä toisiinsa. Kierroksia voidaan tarkastella pyynnön "Kierrokset" -välilehdeltä. Linkillä "Siirry ilmoituksen tietoihin" pääset tarkastelemaan haluttua pyynnön kierrosta. Kierroksen dokumentit löytyvät pyynnön "Dokumentit" -välilehdeltä.

 

Kuva: Kierrosten linkittyminen järjestelmässä