Katso käyttöliittymän uudistukset webinaari alta:



Tiistaina 3.12.2019 klo 17-19 asennetaan järjestelmän käyttöliittymäpäivitys. Päivitys muuttaa Kilpailutuksen ulkonäköä nykyaikaisemmaksi ja yhteneväisemmäksi muiden Cloudia tuotteiden kanssa. Käyttöliittymäuudistuksen ovat jo kokeneet Suunnittelu sekä Toimittajahallinta lokakuussa. Ensi vuoden puolella uudistus toteutetaan myös Sopimukseen sekä yrityspuolelle suunnattuun Kilpailutukseen.


Uudistuksen myötä Cloudia tuotteiden ulkonäkö sekä toimintaperiaate yhtenäistyvät. Suurin muutos järjestelmässä on uusi ulkoasu. Kilpailutuksen lomakkeiden sisältö pysyy samana, uusia ja vanhoja kriteereitä on mahdollista käyttää samaan tapaan kuin ennenkin. Uudistuksen myötä järjestelmään on tehty käyttäjää helpottavia muutoksia kilpailutusprosessin käsittelyyn. Kaikki Kilpailutukseen aiemmin syötetyt tiedot säilyvät vain järjestelmässä.


Nämä muutokset on käyty läpi artikkelissa sekä käydään läpi webinaari tallenteessa.


Tässä artikkelissa käydään läpi seuraavat asiat:

  • Etusivu
  • Haku
  • Suosikit
  • Ilmoituksen polku
  • Tietosivu
  • Poissulkupäätös
  • Saapuneet tarjoukset/hakemukset
  • Avauspöytäkirja
  • Päätös
  • Lähetä viesti-toiminto
  • Ilmoituksen keskeytys
  • Täsmennys
  • Siirrot ja seuranta
  • Toimeenpano
  • DPS:n ja puitejärjestelyn sisäisten tarjouspyyntöjen kopiointi testiympäristöön
  • Puitejärjestelyn sähköpostilista
  • Kysymysten hallinta
  • Salasanan vaihto


Etusivu

Kun kirjaudut Cloudia Kilpailutukseen, järjestelmä ohjaa sinut suoraan kansionäkymään. 

Kansionäkymään tullut kolme uutta kansiota: 

  • Korjattavat
    • Kun ilmoitus otetaan korjaustilaan, menee ilmoitus odottamaan muokkausta tähän kansioon. Aiemmin ilmoitukset menivät keskeneräiset kansioon.
  • Dynaamiset hankintajärjestelmät
    • DPS-kansio löytyy nykyisin samassa näkymästä kuin kaikki muutkin ilmoitukset
  • Jaetut dynaamiset hankintajärjestelmät
    • HUOM! Jakaminen vaatii organisaatiorakenteen

KUVA: Uudistunut kansionäkymä, jossa uudet kansiot "korjattavat" sekä "dynaamisten hankintajärjestelmien kansiot".



Haku

Voit hakea ilmoituksia nimellä taikka tunnisteella. Hakuehdot voidaan myös rajata koskemaan omia ilmoituksia sekä hakuehto-valikon mukaisesti. 

KUVA: Valikosta voidaan määritellä haulle erinäisiä rajauksia



Suosikit

Käyttäjä voi tehdä itselleen suosikki-kansion, joka näkyy ensimmäisenä etusivulla. Suosikiksi voidaan lisätä mikä vain ilmoitus, sen tietosivulta "toiminnot-osiosta". Samasta osiosta ilmoitus voidaan myös poistaa suosikeista. 

KUVA: Toiminnot-osio ilmoituksen tietosivulla  

KUVA: Suosikit-kansio




Ilmoitusten uudistukset


Suurimmat uudistukset ilmoituksissa koskevat ilmoituksen hallinnointinäkymää. Navigointi tapahtuu uudistuksen jälkeen vasemmalla puolella olevasta navigaatiopalkista. Navigaatiopalkin toiminnallisuudet riippuvat ilmoituksen tyypistä sekä vaiheesta (keskeneräinen, korjattava, voimassa oleva tai päättynyt).



Ilmoituksen polku

Vasemmalle puolelle muodostuu polku, jota kautta pääsee helposti esimerkiksi Kilpailutuksen kansionäkymään sekä ilmoituksen tietosivulle. Polun alapuolella on myös näkyvillä ilmoituksen tyyppi ja sen tila.



Tietosivu

Ilmoitusta klikkaamalla pääset ilmoituksen tietosivulle. Navigaatio tapahtuu vasemmalla olevasta navigaatiopalkista, jonka voit myös piilottaa, jos tarvitset ilmoituksen käsittelyyn enemmän tilaa. Toiminnot-osio on näkyvissä oikealla, kun ilmoitusta käsitellään. (Huom! Toiminnot osio ei näy, kun ilmoitusta muokataan.)


KUVA: Vasemmalla navigaatiopalkki päättyneen tarjouspyynnön osalta. Toiminnot-osio näkyy tietosivun oikealla puolella, toiminnot-osio on näkyvissä ilmoituksen jokaisella välilehdellä.



Poissulkupäätös

Tarjoajalle, joka ei kelvollinen on mahdollista lähettää poissulkupäätös järjestelmästä. Tämä mahdollista kaikilla ilmoituksilla, jossa määritellään tarjoajan kelvollisuus

KUVA: Kun kelvollisuus valinta otetaan pois, tulee poissulkupäätös näkyville


KUVA: Poissulkupäätöksen viestin sisältöä voi muokata sekä viestiin voidaan lisätä liite



Saapuneet tarjoukset/hakemukset

Tarjouksen käsittelytiedoista voi nähdä tarjoajan viimeisimmät käsittelytiedot saapuneen tarjouksen osalta.



Avauspöytäkirja


Aiemmassa Kilpailutuksen versiossa avauspöytäkirjaa ei ollut mahdollista muodostaa, jos tarjouspyyntöön ei ollut tullut yhtään tarjousta. Uudistuksen myötä tämä on mahdollista järjestelmässä. Avauspöytäkirja on mahdollista jättää kesken ja tulla muokkaamaan myöhemmin. Avauspöytäkirjan sisältöä on mahdollista muokata lisäämällä uusia osioita. Jätettyjen tarjousten listaumisjärjestystä voidaan muokata alasvetovalikosta halutun mukaisesti. 

Huom! Kuitenkaan tarjousten vertailu ei ole mahdollista ennenkuin avauspöytäkirja on muodostettu

KUVA: Avauspöytäkirjan "jätetyt tarjokset"-osion alla on alasvetovalikko, josta voidaan muuttaa jätettyjen tarjousten järjestystä. Avauspöytäkirjaa voidaan muokata halutulla tavalla lisäämällä uusi osio. 



Päätös

  • Hankintapäätös kulkee uudistuksen jälkeen nimellä päätös. Päätöksen uudistustukset listattuna:
  • Päätöksiä on mahdollista tehdä useita, sekä niitä on mahdollisuus poistaa. Tämän myötä esimerkiksi päätös on mahdollista tehdä osakohtaisesti järjestelmässä
  • Aiempi termi "tiedoksianto on tehty" on muokattu muotoon "älä lähetä tiedoksiantoa"
  • Tiedoksiantoon voidaan valita eri vaihtoehdoista vastaanottajat
    • Tarjouksen lähettäneet
    • Hankintapäätökseen liittyvät toimittajat
    • Toimittajiksi valitut
    • Omat lisäämät
  • Päätöksen jälkeen toimittajavalintojen muuttaminen on mahdollista, ilman päätöksen kumoamista.
  • Järjestelmän oletus vertailutaulukon tilalle voidaan liittää alasvetovalikosta oma tallennettu vertailunäkymä
  • Tiedoksiannon lähetyksestä muodostuu pdf-tiedosto, josta voi tarkistaa onko tiedoksianto lähetetty. Dokumenttia ei muodostu, jos tiedoksiantoa ei ole lähetetty.

KUVA: Tiedoksianto-vaiheessa alasvetovalikosta voidaan valita liitteeksi myös itse muokattu vertailunäkymä


KUVA: Valikko-painikkeesta voidaan myös poistaa hankintapäätös




Lähetä viesti-toiminto

Viestin vastaanottajaksi voidaan valita "ei valittu", jolloin viesti voidaan lähettää ainoastaan käyttäjän määrittelemään osoitteeseen. 

KUVA: Valitsemalla "ei valittu" voidaan lähettää viesti haluttuun sähköpostiosoitteeseen



Ilmoituksen keskeytys

Keskeytys-viestiin on mahdollista lisätä liite, kuten päätös kilpailutuksen keskeyttämisestä. Viesti lähtee ilmoitukseen tutustuneille.



Täsmennys

Käyttäjän on mahdollista muokata voimassa olevan täsmennyksen määräaikaa taikka poistaa se.

KUVA: Kun täsmennys on voimassa on käyttäjän mahdollista poistaa se



Siirrot ja seuranta

Siirrot ja seuranta- välilehdeltä löytyy asianhallintasiirtojen seurantatiedot



Toimeenpano

Aiemmin päättyneessä pienhankinta-ilmoituksessa oli mahdollista tehdä toimeenpano toimittajalle. Tämä toiminnallisuus on kokonaan poistettu.



DPS:n ja puitejärjestelyn sisäisiä tarjouspyyntöjä on mahdollista kopioida testiympäristöön

Järjestelmä muodostaa testiympäristöön kansallisen tarjouspyynnön, jolle tarjouspyynnön testaaminen on mahdollista. Kuitenkaan testipuolelta ei pysty kopioimaan tarjouspyyntöä takaisin puitejärjestelyn taikka DPS:n sisäiseksi tarjouspyynnöksi.



Puitejärjestelyn sähköpostilista

Puitejärjestelyyn on lisätty sähköpostilista, kuten dynaamisessa hankintajärjestelmässäkin.

KUVA: Hankintayksikkö voi lisätä sähköpostilistalle osoitteita sekä katsoa osoitteet, joita tarjoaja on itse lisännyt kyseisen puitejärjestelyn sähköpostilistalle.



Kysymysten hallinta

Kysymysten hallinta-välilehti löytyy nyt tietosivulta.

KUVA: Kysymysten hallintaan pääsee ilmoituksen tietosivulta taikka asetuksien kautta



Salasanan vaihto

KUVA: Käyttäjänimeä klikkaamalla avautuu alasvetovalikko, josta valitsemalla omat tiedot päästään vaihtamaan salasana.