1 Yleistä



Cloudia Sopimus selainkäyttöinen sopimusten elinkaaren hallinnan ratkaisu, jonka avulla voidaan hallita organisaation sopimuksia sopimuskauden aikana. Järjestelmä kattaa sopimusajan hallinnan vaiheet sopimuksen syntymisestä pitkäaikaisarkistoon siirtämiseen saakka. Ratkaisun avulla organisaatio voi yhtenäistää ja ohjata sopimusajan hallinnan prosesseja ja käytäntöjä sekä hallita sopimusten käyttäjien ja sopimusten käyttöoikeuksia.

Organisaation sopimukset (sopimusdokumentit ja sopimustiedot) on ratkaisussa keskitetty yhteen ja samaan paikkaan, jolloin sopimukset ovat kaikkien käyttäjäryhmien saavutettavissa ja hyödynnettävissä.


Tähän materiaaliin on koottu kertausta käyttöönottokoulutuksesta ja ohjeita palvelun käytön aloittamiseksi.


Järjestelmän tekniset vaatimukset löydät erillisestä tukiartikkelista.



1.1 Sisäänkirjautuminen ja käyttäjätunnus


Henkilökohtainen tuotantoympäristön käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan käyttöönottokoulutuksen yhteydessä järjestelmän pääkäyttäjälle. Mikäli tarvitset tunnukset järjestelmään, ole yhteydessäsi oman organisaatiosi Cloudia Sopimus pääkäyttäjään. Organisaatiollasi voi olla käytössä myös ADFS-kirjautuminen tai vastaava, jolloin kirjaudut palveluun omilla organisaation sisäverkkotunnuksilla.


Organisaatiollasi voi olla käytössä myös järjestelmän testiympäristö, johon kirjaudutaan erillisellä testitunnuksella.


Kirjautumisosoitteet: 


Cloudia Sopimus tuotantoympäristön kirjautuminen:

https://login.cloudia.net/

ADFS-kirjautuminen: valitse organisaatiosi ADFS-kirjautumisen alasvetovalikosta.


Cloudia Sopimus testiympäristöön kirjautuminen:

https://demo.contract.cloudia.net/



1.2 Järjestelmän ohjeet ja tuki


Järjestelmän tarkemmat ohjeet löydät sähköisestä tukiportaalista: http://sopimustuki.cloudia.fi/ . Tähän artikkeliin kuvatut linkitykset avaavat tarkempia ohjeita kuvatuista osioista. Voit myös itse etsiä lisäohjeita tukiportaalin hakutoiminnon avulla.


Järjestelmän käyttäjät saavat myös sopimuksessa määritellyn palvelutason mukaista käyttötukea Cloudia Asiakastuesta.


 Hanki-palvelu tuki: 020 766 1078 / tuki@cloudia.fi

 Muut: 020 766 1077 / tuki@cloudia.fi



2 Pääkäyttäjän toiminnot



Seuraavat ohjeet koskevat käyttäjiä, jotka toimivat organisaatiossanne Cloudia Sopimus pääkäyttäjinä. Mikäli et toimi pääkäyttäjänä, voit siirtyä suoraan lukuun 3 ”Sopimusten laatiminen järjestelmässä”.



2.1 Pääkäyttäjän toiminnot: sopimusasetukset


Pääkäyttäjä(t) vastaa järjestelmän sopimusasetusten hallinnoinnista. Sopimusasetuksilla tarkoitetaan järjestelmään tehtäviä asetuksia, jotka ohjaavat käyttäjiä sopimusten laadinnassa ja seurannassa. Sopimusasetusten avulla järjestelmään voidaan luoda organisaation yksilölliset sopimusten hallinnointikäytänteet ja seurattavat tiedot. Sopimusasetusten käyttäminen mahdollistaa myös organisaatio- tai yksikkötasoisen ohjauksen sopimusprosesin osalta ja auttaa ylläpitämään sopimuksilla seurattavat tiedot sekä käytettävät sopimusehdot ajantasaisina.


Sopimusasetukset voidaan jakaa karkeasti kahteen osaan: 1. asetukset, jotka ohjaavat sopimuksiin liitettävien lisätietojen sekä työnkulkujen käyttöä sekä 2. asetuksiin, joilla määritellään järjestelmässä rakenteisesti luotavien sopimusdokumenttien oletustietoja.


Asetukset, jotka ohjaavat sopimuksiin liitettävää lisätietoa sekä työnkulkua:


  • Sopimustyypit: Jokainen järjestelmään luotava sopimus kytketään valittuun sopimustyyppiin.  Järjestelmän pääkäyttäjänä voit hallinnoida oman organisaatiosi sopimustyyppihierarkiaa. Sopimustyyppien avulla voidaan myös ohjata metatietojen periytymistä, tehtävälistojen ja sopimuspohjien käyttöä sekä määritellä työkulkuja sopimuksille.
  • Metatiedot: metatietokirjastoon voidaan luoda sopimuksiin kytkettäviä liitännäistietoja, jotka auttavat sopimuskannan seurannassa. Metatiedon voi asettaa kytkettäväksi kaikkiin organisaation sopimuksiin tai vaihtoehtoisesti liittää metatieto vain tietyn tyyppisiin sopimuksiin (ks. edellä sopimustyypit). Sopimuksiin liitettävät metatiedot toimivat hakutermeinä sekä auttavat sopimuskannan raportoinnissa ja analysoinnissa.
  • Reklamaatiotyypit: Cloudia Sopimuksessa voidaan reklamoida sopimukseen liittyvistä asioista sopimusosapuolta suoraan järjestelmän viestintätoiminnoilla. Reklamaatiotyypit mahdollistavat reklamaatioiden seurannan tyypeittäin. Mikäli sopimusasetuksiin luodaan reklamaatiotyypittely, käyttäjä voi valita pääkäyttäjän järjestelmään luoduista reklamaatiotyypeistä sopivan reklamaatiotaan varten.


Asetukset, joilla määritellään järjestelmässä rakenteisesti luotavien sopimusdokumenttien oletustietoja:

 

  • Sopimuskohdat: Sopimuskohta-kirjastoon voidaan tallentaa usein käytettyjä sopimusehtoja. Näitä ehtoja voidaan kytkeä käytettäviin sopimuspohjiin tai suoraan uusille rakenteisesti luotaville sopimuksille.
  • Sopimuspohjat: Sopimuspohjat ohjaavat käyttäjiä luomaan sopimukset ennalta määriteltyjen pohjien avulla. Pohjien avulla mahdollistetaan organisaation sopimusten ehtojen ja rakenteen yhdenmukaisuus sekä helpotetaan sopimusvastuullisia sopimusten määrittelyssä. Sopimuspohjat voidaan kytkeä valittuihin sopimustyyppeihin ja siten ohjata käyttäjiä hyödyntämään sopimustyyppikohtaisesti määriteltyjä sopimusehtoja.
  • Lausekirjasto: Rakenteisesti luotuihin sopimuksiin voidaan poimia valmiita sopimuslauseita lausekirjastosta. Lausekirjastossa olevat lauseet ryhmitellään lauseryhmiin. Esimerkiksi lauseryhmä ”sopimuksen voimassaolo” voi sisältää omat sopimustekstit määräaikaiselle sekä toistaiseksi voimassa olevalle sopimukselle.
  • Asiakirjan ylätunnisteet: Rakenteisesti luotaville sopimusdokumenteille voidaan määritellä vakio ylätunnisteet. Kirjastoon luodut ylätunnisteet voidaan kytkeä suoraan valituille sopimuspohjille.
  • Asiakirjan alatunnisteet: Rakenteisesti luotaville sopimusdokumenteille voidaan määritellä vakio alatunnisteet. Kirjastoon luodut alatunnisteet voidaan kytkeä suoraan valituille sopimuspohjille.
  • Tiedostokirjasto: tiedostokirjastoon tallennettuja tiedostoja voidaan poimia järjestelmään luotaville sekä tuotaville sopimuksille sekä sopimuspohjiin. Kirjastoon voidaan tallentaa esimerkiksi tyyppillisesti käytettävät yleiset sopimusliitteet.

 


2.2 Muut pääkäyttäjän toiminnot


Sopimusasetusten lisäksi pääkäyttäjä voi luoda järjestelmään tiedotteita käyttäjille sekä määritellä järjestelmään luotaville sopimuksille vakiomuistutuksia sekä tallettaa merkkipaaluja ja tehtäväkokonaisuuksia kirjastoon. Organisaatio- tai yksikkötasoisten tiedotteiden avulla voidaan tiedottaa käyttäjiä tärkeistä järjestelmään kytköksissä olevista asioista kuten organisaatio-/yksikkökohtaisista ohjeista tai muista ajankohtaisista asioista. Vakiomuistutukset ja valmiit kirjastosta löytyvät merkkipaalut auttavat käyttäjiä pysymään ajantasalla yleisistä seurattavista asioista sopimuksen elinkaaren aikana.  



3 Sopimusten laatiminen järjestelmässä 



Cloudia Sopimukseen voidaan määritellä sopimuksia eri tavoin. Järjestelmään voidaan joko 1. luoda sopimuksia tai 2. tuoda sopimuksia. Sopimusten luonti tarkoittaa sopimusdokumentin laatimista järjestelmän työkaluilla rakenteisesti. Sopimusten tuonnilla taas viitataan olemassa olevan, esimerkiksi pdf-muotoisen sopimuksen tallentamista järjestelmään elinkaaren seurantaa varten. Sopimukselle voidaan myös määritellä pääsopimus tai alasopimuksia. Lisäksi laadittuja sopimuksia voidaan tarvittaessa ryhmitellä sopimuskokonaisuuksiksi.


Kaikki sopimukset, jotka on joko luotu tai tuotu järjestelmään listautuvat sopimushakuun. Haun kautta pääset myös jatkamaan keskeneräiseksi jääneiden sopimusten muokkausta sekä tarkastelemaan sopimusten tietoja.



3.1 Sopimusten luonti


Sopimuksen luonti tapahtuu luomalla sopimus järjestelmään joko käyttäen olemassa olevaa sopimuspohjaa, aiemmin luotua sopimusta tai luomalla sopimus ilman pohjaa. Sopimuksen luominen rakenteisessa muodossa on myös mahdollista käyttäen word -konversiota, jonka käytön voit kerrata erillisestä tukiohjeesta. Sopimusten luonti tapahtuu vaiheittain:


  1. Sopimuksen perustaminen: määrittele sopimuksen sopimustyyppi, valitse käytettävä sopimuspohja, vaihda tarvittaessa sopimuksen kieli. Tarvittaessa voit liittää sopimuksen 
  2. sopimuskokonaisuuteen, valita sopimukselle pääsopimuksen järjestelmästä sekä vaihtaa sopimuksen omistavaa yksikköä*.
  3. Sopimuksen perustiedot: sopimuksen perustiedoissa määritellään sopimuksen perustiedot, kuten sopimuksen nimi, kuvaus, osapuolet ja sopimuskaudet. Suurin osa tiedoista on sopimuksen liitännäistietoa, jotka helpottavat sopimusten löytämistä, seurantaa sekä raportointia. Sopimuksen nimeä ja osapuolitietoja hyödynnetään myös luotavalla sopimusdokumentilla.
  4. Lisätiedot: täydennä sopimuksen lisätiedot organisaatiosi ohjeistuksen mukaan. Voit tarvittaessa poimia uusia lisätietoja metatietokirjastosta. Lisätiedot helpottavat sopimusten löytämistä, seurantaa sekä raportointia.
  5. Vastuuhenkilöt ja käyttäjät: Vastuuhenkilöt ja käyttäjät -välilehdellä määritellään sopimuksen vastuu- ja varavastuuhenkilöt. Nämä käyttäjät vastaavat sopimuksen elinkaaren hallinnoinnista järjestelmässä. Sopimuksen lukuoikeuksilla määritellään ketkä käyttäjät pääsevät katselemaan sopimuksen tietoja, salassapidettäviä tietoja** lukuun ottamatta. Muokkausoikeuksia voidaan lisätä myös muille kuin vastuuhenkilöille. Luku- ja muokkausoikeuksia voidaan kohdistaa myös yksikkö- tai käyttäjäryhmätasoisesti.
  6. Sopimuskohdat: sopimuskohta -välilehdelle määritellään luotavan sopimusdokumentin sisältö ja ehdot rakenteisesti. Jos valitsit aiemmin käyttöösi sopimuspohjan, on pohjan tiedot täydennettävissä tässä. Voit myös luoda uusia ehtoja tai poimia sopimusehtoja organisaatiosi sopimuskohtakirjastosta sekä hyödyntää lausekirjastoa sopimusehtojen sisällön kuvaamiseksi. Tarvittaessa luo sopimusehtoihin kytkeytyvät merkkipaalut tällä välilehdellä.
  7. Sopimuksen arvo: Syötä tarvittaessa sopimukselle ennakoitu arvo. Voit jyvittää arvon sopimuskauden vuosille sekä seurata sopimuksen elinkaaren aikana toteutunutta arvoa tällä välilehdellä.
  8. Tuotteet: Tuotteet-välilehdellä voidaan sopimukselle luoda rakenteinen tuote-/hintaluettelo. Toiminto on suunnattu ensisijaisesti Cloudia Kilpailutusta hyödyntäville organisaatiolle, jolloin tuoteluettelon voi luoda automatisoidusti kilpailutuksessa valitun toimittajan tarjouksen pohjalta***. Halutessasi voit luoda tuoteluettelon myös manuaalisesti.
  9. Dokumentti: Dokumentti-välilehdellä voit esikatsella luotua sopimusdokumenttia sekä hienosäätää sen ulkoasua. Voit esimerkiksi luoda sopimukselle sisällysluettelon ja kansilehden sekä vaihtaa dokumentilla näkyviä oletustietoja.
  10. Merkkipaalut: Merkkipaalut ovat sopimuksen elinkaareen kytkeytyviä seurattavia kokonaisuuksia. Merkkipaalu voi liittyä esimerkiksi tietyn sopimusehdon seurantaan tai merkkipaalu voi sisältää tietyt suoritettavat vakiotehtävät sopimuksen osalta. Luomalla sopmuksellesi merkkipaaluja saat kokonaiskuvan sopimuksen elinkaaren aikaisista tehtävistä sopimuksen tietosivulle. Merkkipaaluja voidaan luoda myös suoraan valittuihin sopimusehtoihin tai sopimuskausien yhteyteen. Kaikki luodut merkkipaalut listautuvat näkyviin tälle välilehdelle.
  11. Tila ja allekirjoitus: Tila ja allekirjoitus -välilehdellä voit vaihtaa sopimuksen tilan voimassa olevaksi, kun sopimus on valmis ja allekirjoitettu. Allekirjoittajatiedot määritellään sopimusdokumentille tällä välilehdellä. Jos sopimus allekirjoitetaan sähköisesti****, tapahtuu tilanvaihto automaattisesti sähköisen allekirjoituksen valmistuttua. Sopimuksen vastuuhenkilö voi myös tarvittaessa käydä vaihtamassa sopimuksen tilaa tällä välilehdellä sopimuskauden aikana. Tila ja allekirjoitus -välilehdellä voit myös päättää julkaistaanko sopimus sopimuskäyttäjien lukulittymään****.


Sopimuksen viimeistely ja sopimusneuvottelut


Sopimuksen viimeistelyn avuksi järjestelmässä luodut sopimukset voidaan lähettää kommentoitavaksi järjestelmän kommentointityökalulla. Kommentointityökalulla voidaan käydä myös sopimusneuvottelut sopimusosapuolten**** kesken ennen sopimuksen allekirjoittamista. Hyödyntämällä kommentointityökalua jäävät sopimukseen liittyvät keskustelut talteen järjestelmään sopimuksen tietoihin (ks. jäljempänä kohta 4.2 Sopimuksen elinkaaren hallinta – sopimuksen tietosivu).



* Edellyttää käyttäjäoikeutta valitun yksikön sopimuksien hallinnointiin.

** Voit asettaa sopimuksen liitteitä, metatietoja, sopimuskohtien sisältöjä tai koko sopimusdokumentin salassapidettäväksi. Vain sopimuksen vastuuhenkilöt pääsevät lukemaan salassapidettävän kohtien tietoja järjestelmästä.

*** Ks. kilpailutusintegraatio

**** Edellyttää lisäpalvelun käyttöönoton, kysy lisää: myynti@cloudia.fi




3.2 Sopimusten tuonti


Sopimuksen tuonti tapahtuu tuomalla olemassa oleva sopimusdokumentti järjestelmään seurantaa varten. Sopimusten tuominen tapahtuu vaiheittain*:


  1. Sopimuksen perustaminen: määrittele sopimuksen sopimustyyppi, liitä tuotava sopimusdokumenttitiedosto, vaihda tarvittaessa sopimuksen kieli. Tarvittaessa voit liittää sopimuksen sopimuskokonaisuuteen, valita sopimukselle pääsopimuksen järjestelmästä sekä vaihtaa sopimuksen omistavaa yksikköä**.
  2. Sopimuksen perustiedot: sopimuksen perustiedoissa määritellään sopimuksen perustiedot, kuten sopimuksen nimi, kuvaus ja osapuolet. Määriteltävät tiedot ovat sopimuksen liitännäistietoa, jotka helpottavat sopimusten löytämistä, seurantaa sekä raportointia.
  3. Lisätiedot: täydennä sopimuksen lisätiedot organisaatiosi ohjeistuksen mukaan. Voit tarvittaessa poimia uusia lisätietoja metatietokirjastosta. Lisätiedot helpottavat sopimusten löytämistä, seurantaa sekä raportointia.
  4. Vastuuhenkilöt ja käyttäjät: Vastuuhenkilöt ja käyttäjät-välilehdellä määritellään sopimuksen vastuu- ja varavastuuhenkilöt. Nämä käyttäjät vastaavat sopimuksen elinkaaren hallinnoinnista järjestelmässä. Sopimuksen lukuoikeuksilla määritellään ketkä käyttäjät pääsevät katselemaan sopimuksen tietoja, salassapidettäviä tietoja lukuun ottamatta***. Muokkausoikeuksia voidaan lisätä myös muille kuin vastuuhenkilöille. Luku- ja muokkausoikeuksia voidaan kohdistaa myös yksikkö- tai käyttäjäryhmätasoisesti.
  5. Ennakoitu arvo: Syötä tarvittaessa sopimukselle ennakoitu arvo. Voit jyvittää arvon sopimuskauden vuosille sekä seurata sopimuksen elinkaaren aikana toteutunutta arvoa tällä välilehdellä.
  6. Merkkipaalut: Merkkipaalut ovat sopimuksen elinkaareen kytkeytyviä seurattavia kokonaisuuksia. Merkkipaalu voi liittyä esimerkiksi tietyn sopimusehdon seurantaan tai merkkipaalu voi sisältää tietyt suoritettavat vakiotehtävät sopimuksen osalta. Luomalla sopmuksellesi merkkipaaluja saat kokonaiskuvan sopimuksen elinkaaren aikaisista tehtävistä sopimuksen tietosivulle. Merkkipaaluja voidaan luoda myös suoraan sopimuskausien yhteyteen. Kaikki luodut merkkipaalut listautuvat näkyviin tälle välilehdelle.
  7. Tila ja allekirjoitus: Tila ja allekirjoitus -välilehdellä voit vaihtaa sopimuksen tilan voimassa olevaksi, kun sopimus on allekirjoitettu. Allekirjoittajatiedot määritellään tällä välilehdellä. Jos sopimus allekirjoitetaan sähköisesti****, tapahtuu tilanvaihto automaattisesti sähköisen allekirjoituksen valmistuttua. Sopimuksen vastuuhenkilö voi myös tarvittaessa käydä vaihtamassa sopimuksen tilaa tällä välilehdellä sopimuskauden aikana.  Tila ja allekirjoitus -välilehdellä voit myös päättää julkaistaanko sopimus sopimuskäyttäjien lukulittymään****.


Sopimuksen viimeistely ja sopimusneuvottelut


Sopimuksen viimeistelyn avuksi järjestelmään tuodut sopimukset voidaan lähettää kommentoitavaksi järjestelmän kommentointityökalulla. Kommentointityökalulla voidaan käydä myös sopimusneuvottelut sopimusosapuolten**** kesken ennen sopimuksen allekirjoittamista. Hyödyntämällä kommentointityökalua jäävät sopimukseen liittyvät keskustelut talteen järjestelmään sopimuksen tietoihin (ks. jäljempänä kohta 4.2 Sopimuksen elinkaaren hallinta – sopimuksen tietosivu).


* Jos organisaationne on ottanut käyttöön sopimusten massatuontipalvelun voit tuoda sopimuksia hyödyntäen massatuontia

** Edellyttää käyttäjäoikeutta valitun yksikön sopimuksien hallinnointiin

*** Voit asettaa sopimuksen liitteitä, metatietoja tai koko sopimusdokumentin salassapidettäväksi. Vain sopimuksen vastuuhenkilöt pääsevät lukemaan salassapidettävän kohtien tietoja järjestelmästä.

**** Edellyttää lisäpalvelun käyttöönoton, kysy lisää: myynti@cloudia.fi



4 Sopimusten seuranta järjestelmässä


4.1 Sopimusten haku ja raportti


Kaikki organisaatiosi järjestelmään luodut ja tuodut sopimukset, joihin sinulla on lukuoikeus löytyvät järjestelmän sopimushausta. Sopimushaun avulla voit rajata hakutuloksia valituilla hakutermeillä. Voit myös luoda koontiraportin hakutermit täyttävistä sopimuksista excel-muodossa. Kertaa hakujen ominaisuudet erillisistä artikkelista.


Sopimushaun kautta pääset siirtymään valitun sopimuksen tietosivulle, sopimuksen nimen vierestä löytyvällä valintapainikkeella ja valitsemalla ”katsele”. Valintapainikkeen kautta löydät myös muut sinulle sallitut toiminnot.  



4.2 Sopimuksen elinkaaren hallinta – sopimuksen tietosivu


Sopimuksen tietosivulta pääset seuraamaan sopimuksen tietoja, hallinnoimaan sopimuksen elinkaaren aikaisia tehtäviä sekä lataamaan sopimusdokumentit sivun oikeasta laidasta. Sopimuksen tiedot on jaoteltu eri välilehdille seuraavasti:


  1. Perustiedot: Tältä välilehdeltä löydät sopimuksen perustiedot, kuten nimen, kuvauksen, vastuuhenkilöt, osapuolet. Voit myös tarkastaa viimeisimmän tilaajavastuuraportin tiedot sopimustoimittajalta*.
  2. Metatiedot: Tältä välilehdeltä voit lukea sopimukseen liitettyjen lisätietojen kuvaukset
  3. Sopimuskohdat: Jos sopimus on luotu rakenteisesti järjestelmään, voit lukea sopimuksen leipätekstin sisällön täältä.
  4. Sopimuksen alasopimukset: jos sopimukselle on luotu alasopimuksia järjestelmään, löydät ne täältä.
  5. Merkkipaalut: sopimukselle kirjatut merkkipaaluista ja tehtävistä koostetaan seurantanäkymä tällä välilehdellä. Voit tarkastella merkkipaalujen ja tehtävien tarkempia tietoja sekä asettaa ne suoritetuiksi ja tallentaa tietoja tehtävistä niiden yhteyteen.
  6. Sopimuksen arvo: Tältä välilehdeltä löydät sopimukselle kirjatun ennakoidun arvon sekä mahdolliset kirjaukset toteuma-arvoista.
  7. Tuotteet: Tältä välilehdeltä löydät sopimukselle luodun rakenteisen tuoteluettelon tiedot (ks. edellä luku 3.1. sopimusten luonti).
  8. Kommentit: Kommentit -välilehdeltä sopimuksen vastuuhenkilö voi käynnistää sopimukseen liittyviä kommentointikierroksia. Kommentointikierroksia voidaan hyödyntää sopimuksen viimeistelyyn luonnosvaiheessa tai sopimuskauden aikaisten keskustelujen järjestämiseen. Toiminnon avulla voidaan myös hoitaa sopimusneuvottelut ennen sähköisesti*. Kertaa tarkemmat ohjeet kommentointikierrosten järjestämiseen sekä kommenttien seuraamisesta erillisestä artikkelista.
  9. Reklamaatiot -välilehdeltä voidaan luoda sopimukseen liittyviä reklamaatioehdotuksia sekä varsinaisia reklamaatioita. Muodostamalla reklamaatiot järjestelmästä, jäävät mahdolliset reklamaatiotiedot sopimustoimittajan osalta talteen järjestelmään. Myös osapuolten välinen kommunikointi reklamaatioon liittyen voidaan hoitaa sähköisesti järjestelmän kautta*. Kertaa reklamaatioprosessin läpivienti erillisestä artikkelista.
  10. Muutosehdotukset: Muutosehdotukset -välilehdeltä voidaan tehdä hallitusti sopimuskauden aikaiset muutokset järjestelmän sopimuksiin. Muutosprosessi viedään läpi vaiheittain ja vastuuhenkilö hyväksyy ehdotetut muutokset tätä kautta. Tällä tavoin sopimuksen tietoihin jää tarkat tiedot sopimuskauden aikana tehdyistä sisältömuutoksista. Kertaa muutoshallintaprosessin läpivienti erillisestä artikkelista.
  11. Historiatiedot: Sopimuksen historiatiedot löytyvät kootusti tältä sivulta. Historiatiedot välilehdeltä voit tarkastella sopimuksen viesti-, reklamaatio-, tila-, muutos-, työnkulku-, omistajahistoriatiedot. Lisäksi löydät sähköisen allekirjoituksen* sekä tilaajavastuuraporttien historiatiedot* täältä.
  12. Muistutukset: Muistutukset välilehdeltä löydät kootusti sopimukseen kohdistetut muistutukset. Muistutukset voivat olla järjestelmän yleisiä automaattimuistutuksia, jotka on kohdistettu sopimukseesi tai muistutukset voivat olla itse luomiasi yleisiä tai tehtäviin sidottuja muistutuksia. Kertaa erillisistä artikkeleista sopimuksen muistutus- ja seurantatoiminnot.
  13. Tiedotteet: Tiedotteet -välilehdeltä voit luoda sopimukseen liittyviä tiedotteita. Tiedotteet näkyvät muille organisaatiosi Cloudia Sopimus käyttäjille sopimushaun sekä sopimuksen tietosivun yhteydessä ja ne voivat koskea esimerkiksi vastuuhenkilövaihdoksien tietoja tai sopimuskauden aikaisten tapahtumien tiedottamista. Kertaa tiedotteen luominen erillisestä artikkelista.
  14. Tila ja allekirjoitus: Tila ja allekirjoitus -välilehdeltä löydät tiedot sopimuksen allekirjoittajista. Jos sopimus on sähköisesti allekirjoitettu, löydät sähköisen allekirjoitusvarmenteen historiatiedot -välilehdeltä.


* Edellyttää lisäpalvelun käyttöönoton, kysy lisää: myynti@cloudia.fi



4.3 Sopimuksen elinkaaren hallinta - hälytykset


Sopimuksesi elinkaaren seurantaa helpottaa järjestelmän lähettämät hälytykset sopimukseen liittyvistä tapahtumista. Hälytykset voivat koskea järjestelmän automaattihälytyksiä tai esimerkiksi omia muistutuksiasi sopimuksiin liittyen. Katso tarkemmat kuvaukset hälytyksistä erillisestä artikkelista.


Hälytysasetuksia voit muokata hälytysasetukset -osiosta, jonka löydät oikeasta yläkulmasta käyttäjänimeäsi klikkaamalla. Oletusarvoisesti järjestelmä lähettää kaikista hälytyksistä tiedon sähköpostitse sekä järjestelmän hälytysosioon. 



Lopuksi:


Kiitos kertausmateriaaliin tutustumisesta. Toivomme Cloudialla, että materiaali auttaa sinua järjestelmän hyödyntämisessä ja käytön aloittamisessa.


Mikäli huomaat kertausmateriaalissa puutteita tai haluat muutoin antaa palautetta materiaalista, lähetä vapaamuotoinen palaute otsikolla ”Cloudia Sopimus – kertausmateriaali” asiakastukeemme: tuki@cloudia.fi.