Päivityksessä on asennettu seuraavat uudet toiminnallisuudet:


Uusi kriteeristö


Cloudia Sourcingiin on asennettu käyttöliittymäuudistuksen seuraava osa, joka kattaa muun muassa pisteytykseen perustuvalle kilpailutukselle määriteltävien hankinnan kohteiden, kriteereiden ja pisteytyksen uudistukset sekä sähköisen huutokaupan, tarjouslomakkeen ja vertailun uudistukset. Järjestelmään tehtävät muutokset pohjautuvat saamaamme asiakaspalautteeseen.  


Kuinka uudistus vaikuttaa olemassa oleviin ilmoituksiin?
Uudistus ei vaikuta keskeneräisiin tai jo julkaistuihin ilmoituksiin. Uudistuksesta huolimatta nämä ilmoitukset etenevät koko tarjouspyyntöprosessin loppuun asti nykyisellä kriteeristöllä ja niiden vertailu tapahtuu nykyisellä vertailutaulukolla. Muutos ei vaikuta myöskään toimittajiin näiden ilmoitusten osalta.


Tarkempi listaus uudistuksen muutoksista löytyy artikkelista: 27.11. Uudistuksen keskeiset muutokset

Ohjeet uudistuksiin löytyvät seuraavasti: 

Soveltuvuusvaatimukset ja kriteerikirjasto

Hankinnan kohteen kriteerit

Valintaperusteet (Tarjouspalvelun tiedot)

Vertailun tarkastelu valintaperusteittain

Tarjousten vertailu: Muokkaa tai katsele vertailua


Etusivu ja widgetit


Cloudia Sourcingiin on lisätty etusivu, johon on mahdollista luoda työpöytänäkymiä. Työpöytänäkymään voi lisätä haluamiansa widgettejä. Kaikilla käyttäjillä on ensimmäistä kertaa kirjautuessaan oletustyöpöytä päällä (Oletustyöpöytä sisältää 3 widgettiä: Järjestelmän tiedotteet eli Cloudian tiedotteet, viimeksi muokatut tarjouspyynnöt ja uusimmat tarjoukset). 


Oletustyöpöydän lisäksi käyttäjä voi luoda muita työpöytänäkymiä, joihin voidaan valita haluttuja widgettejä. Työpöytä on käyttäjäkohtainen ja käyttäjä voi asettaa haluamansa työpöytänäkymän omaksi oletustyöpöydäkseen. Valittavia widgettejä ovat:  

  • Järjestelmän tiedotteet
  • Organisaation tiedotteet
  • Organisaation dokumentit 
  • Viimeksi muokatut tarjouspyynnöt
  • Uusimmat avaamattomat tarjoukset
  • Uusimmat vastaamattomat kysymykset




Konsernirakenne

* erikseen tilattava ominaisuus


Cloudia Sourcingiin on mahdollista rakentaa konsernirakenne. Konsernirakenteessa voidaan järjestelmään rakentaa organisaatiorakenne, joka vastaa yrityksen omaa organisaatiorakennetta. Halutuille käyttäjille voidaan antaa konsernirooli, jolloin he voivat siirtyä alempiin yksiköihin tarkastelemaan yksikön tietoja ja tarjouskilpailuja. Konserniroolilla voidaan myös tehdä raportteja koko konsernin hankinnoista. Lisätietoja ominaisuudesta voi tiedustella Cloudian myyntitiimiltä: myynti@cloudia.fi


Luottosuhde ja tiedon jakaminen

* erikseen tilattava ominaisuus


Organisaatio voi halutessaan jakaa tietoa toisen yksikön kanssa. Tätä varten järjestelmään rakennetaan ko. organisaatioiden välille ns. luottosuhde, joka mahdollistaa datan jakamisen. Kun luottosuhde on rakennettu, organisaation on mahdollista jakaa mm. hankintailmoituksia, mallipohjia, kriteerikirjaston kriteeriryhmiä, yrityksen dokumentteja sekä tiedotteita toiselle organisaatiolle. Lisätietoja ominaisuudesta voi tiedustella Cloudian myyntitiimiltä: myynti@cloudia.fi 


Muita uudistuksia:

  • Tarjousten tiedot tarkasteltavissa vasta tarjousten jätön määräajan jälkeen. Kyseinen kohta on valittavissa pisteytykseen perustuvan kilpailutuksen "Hankintamenettely" -osiossa. 
    • Jos kohtaan valitaan "Kyllä" tarjouksia ei ole mahdollista katsoa ennen kuin ilmoituksen määräaika menee umpeen. Täsmennyspyynnön lähettäminen tai vertailutaulukon avaaminen kesken kisan ei myöskään mahdollista. Jos käytetään kahden kuoren menettelyä tämän lisäksi, käyttäjä voi katsoa laadulliset kriteerit ennen määräaikaa ja lähettää täsmennyspyynnön liittyen laadullisiin kriteereihin – hintoja ei ole mahdollista katsoa.
    • Jos kohtaan valitaan "Ei" tarjouksia on mahdollista katsoa milloin tahansa pdf:nä ja vertailutaulukolta. Lisäksi on mahdollisuus lähettää täsmennyspyyntöjä ennen kuin kilpailutuksen määräaika loppuu. 
  • Kahden kuoren menettely
    • Pisteytykseen perustuvan kilpailutuksen luontivaiheessa pystyy valitsemaan, käytetäänkö vertailuvaiheessa kahden kuoren menettelyä. Kahden kuoren menettelyssä kaikki muut tekijät paitsi hinta vertaillaan ensimmäisessä vaiheessa ja vasta tämän vertailun jälkeen siirrytään hinnan vertailuun. Tarkempi kuvaus löytyy täältä.
  • Avauspöytäkirja *erikseen tilattava lisätoiminnallisuus
    • ko. valinta voidaan tehdä pisteytykseen perustuvan kilpailutuksen hankintamenettely -osiossa. 
    • Valittaessa, käyttäjän tulee kilpailutuksen päätteeksi tehdä avauspöytäkirja. Tämä valinta ei silti tarkoita sitä, etteikö tarjouksia voisi katsoa etukäteen.
  • Kysymysten hallinnan uudistus
    • Järjestelmän oikeassa yläkulmassa oleva kirjekuori painikkeesta sekä työkalut -valikon "Kysymysten hallinta" kohdasta pääsee siirtymään suoraan ilmoitusten kysymysten hallintaan tarkastelemaan tarjouskilpailujen vastattuja ja vastaamattomia kysymyksiä. Linkki vie listaukseen, jossa listataan kaikki tarjouskilpailut, joilla on kysymyksiä. Klikkaamalla haluttua kilpailua pääsee siirtymään ko. ilmoituksen tietosivulle, jota kautta vastaaminen tapahtuu.  
  • Tilaajavastuutietojen tarkastus tarjousten vastaanottovaiheessa *erikseen tilattava lisätoiminnallisuus
    • Cloudia Sourcingiin on mahdollisuus saada integraatio Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani palveluun. Nyt järjestelmästä voi helposti tarkistaa lain edellyttämät tilaajavastuu tiedot valitusta toimittajasta. Tiedot tarkistetaan Suomen Tilaajavastuu Oy:n Luotettava Kumppani palvelusta. Käyttäjä ei tarvitse erikseen tunnuksia Tilaajavastuu-palveluun vaan tiedot haetaan Cloudian käyttäjätunnuksilla sekä tarjoajan Y-tunnuksen perusteella.
  • Tarjousten käsittely voimassa olevalla tarjouspyynnöllä
    • Tarjousten täsmennys on nyt mahdollista myös voimassa olevaan tarjouspyyntöön

    • Vertailutaulukon avaaminen on nyt mahdollista ennen tarjouskilpailun määräajan päättymistä

  • Asetukset -valikon uudistukset

    • Tarjouspalvelun tekstit -toiminnolla voidaan muokata organisaation Tarjouspalvelun etusivun valmiita tekstejä

    • Pyhäpäivät -toiminnolla voidaan määritellä järjestelmään halutut pyhäpäivät. Tällä voidaan estää mm. sähköinen huutokauppa pyhäpäivinä. 

    • Omat tiedot -osiossa käyttäjä voi vaihtaa salasanansa sekä hallinnoida omia yhteystietojaan

  • Työkalut -valikon uudistukset

    • Tiedotteet

      • Pääkäyttäjä voi luoda uusia tiedotteita, joita voidaan julkaista etusivulla olevaan widgetiin tai Tarjouspalveluun.

    • Hankintapäätösten mallipohjat

      • Pääkäyttäjä voi luoda valmiita mallipohjia hankintapäätökselle, joita käyttäjät voivat käyttää hyväkseen hankintapäätöstä laatiessaan. 

    • Yrityksen dokumentit

      • Pääkäyttäjä voi lisätä dokumentteja järjestelmän etusivulla olevaan widgetiin.

    • Kysymysten hallinta

      • Suora linkki listaukseen voimassa olevista tarjouskilpailuista, joissa on avoimia kysymyksiä

    • Raportit

      • Mahdollisuus ladata excel -raportti hankintojen kestoista tai hankintojen muusta statistiikasta

    • Kriteerikirjasto

      • Näkymä listaa kaikki organisaation tallennetut kriteeriryhmät ja pääkäyttäjä voi luoda, muokata, poistaa ja hakea kriteeriryhmiä tätä kautta. Jos organisaatiolla on luottosuhde johonkin toiseen yksikköön, kriteeriryhmien jakaminen on myös mahdollista.

  • Pisteyttämättömän kisan uudistuksia

    • Yleiset kriteerit ja tarjousliitteet on yhdistetty yhdeksi välilehdeksi nimeltä "Soveltuvuusvaatimukset"


Tarkemmat ohjeet toiminnallisuuksiin julkaistaan tukiportaaliin joulukuun aikana.