Cloudia Sourcing versiotiedote 6.8.2019


Uusi käyttäjänhallinta *erikseen tilattava ominaisuus

Sourcingissa on siirrytty käyttämään uutta käyttäjänhallintaa, jotta tiedon siirtäminen ja liikkuminen tuotteiden välillä olisi helpompaa ja nopeampaa. Käyttäjänhallintaan löytyvät ohjeet täältä. Uusi käyttäjähallinta tulee käyttöön niille organisaatioille, jotka käyttävät SSO:ta.

 

Roolit *liittyy erikseen tilattavaan ominaisuuteen

Sourcingin uusi käyttäjänhallinta sallii organisaation pääkäyttäjän tekevän uusia tunnuksia ja rooleja Sourcingiin. Tällä hetkellä rooleja Sourcingiin on mahdollista luoda eri toimintojen kautta. Voit esimerkiksi luoda roolin, joka sallii vain toimittajavalintojen tekemisen, muttei pyyntöjen julkaisua tai muokkausta.

Roolien muokkaaminen liittyy yllä mainittuun uuteen käyttäjähallintaan ja vaatii, että organisaatiolla on käytössä SSO.


Kuva. Uuden roolin luonti Sourcingiin


Vastuuhenkilöt ja oikeudet *erikseen tilattava ominaisuus

Sourcingissa voi nyt antaa käyttäjille luku- ja muokkausoikeuksia pyyntöihin ja huutokauppoihin. Jos käyttäjällä ei ole esimerkiksi muokkausoikeutta pyyntöön, he voivat pelkästään lukea pyyntöä. Lisäksi on mahdollista asettaa käyttäjiä vastuu- tai varavastuuhenkilöiksi, jolloin he saavat sähköpostit liittyen pyyntöön. Vastuuhenkilöt voivat muokata vastuuhenkilöitä ja oikeuksia missä vaiheessa pyynnön prosessia tahansa. Oikeudet näkyvät myös listausnäkymässä eri ikonein merkittynä.


Kuva. Vastuuhenkilöiden ja oikeuksien asettaminen.


Kuva. Eri oikeuksien ikonit listalla.


Laajan RFx:n luonti Planningin kautta

Planningista luotu suunnitelma voidaan nyt viedä Sourcingiin laajaksi RFx-hankinnaksi.


Kuva Suunnitelman vieminen Sourcingiin tapahtuu ”Suunnitelmat”-välilehdeltä, osiosta ”Kohteet”.



Kuva 6. Kun suunnitelma on viety Sourcingiin, se löytyy Sourcingissa ”Keskeneräiset”-kansiosta.


”Lähetä viesti” toimintoon on lisätty historiatieto:

Lähettäessä viestejä ”Lähetä viesti”-toiminnon kautta, viestit jäävät viestihistoriaan. Viestihistoria löytyy ”Lähetä viesti”-sivun alaosasta.



Hankinnan ennakoitu arvo & hintahaarukka

Käyttäjällä on nyt mahdollista valita, julkaistaanko hankinnan ennakoitu arvo tai hintahaarukka tarjoajille.




Cloudia Soucing versiotiedote 4.6.2019


Käyttäjän pikaopastus - Self Help

Järjestelmään on lisätty Self Help -ohjeita opastamaan käyttäjiä järjestelmän käytössä. Self Help löytyy järjestelmän oikeasta laidasta. Opastukset ohjaavat käyttäjää askel askeleelta halutun toiminnallisuuden käytössä. Tällä hetkellä ohjeistuksia löytyy etusivun toiminnoista, uuden sähköisen hankinnan aloittamisesta, huutokaupan aloittamisesta, mallipohjien käytöstä, tarkennetun haun käytöstä, täsmennyksen käytöstä sekä vastausten vertailusta. Tulevaisuudessa tulemme lisäämään näitä ohjeistuksia muistakin toiminnoista. 













Vertailutaulukon skenaariot

Päättyneelle pyynnölle on nyt lisätty skenaarioiden hallinnointi -toiminto. Tällä toiminnolla on mahdollista tarkastella tarjoajien vastausten muutosten vaikutusta vertailun lopputulokseen. Skenaarioiden hallinnointi löytyy vastausten vertailusta. Luodulla skenaariolla voidaan muokata tarjoajien antamia hintoja, kriteerivastauksia sekä pisteiden laskentatapoja. Muutokset eivät päivity oikeaan vertailuun vaan muutoksilla voidaan simuloida kuinka vertailu muuttuisi mikäli tarjoajan antamat arvot olisivat toiset. 


Vertailun skenaariossa voidaan tehdä muutoksia seuraaviin asioihin: 

  • Tarjoajan antama hintatieto
  • Kriteerivastauksia sekä kriteerin laskentatapaa numeeriselta, valikko- ja kyllä/ei tyyppisiltä kriteereiltä
  • Kohteiden laskentatapa (kohteen hinta kysytään ja se vaikuttaa vertailuhintaan, kohteen hinta kysytään mutta se ei vaikuta vertailuhintaan sekä kohteen hintaa ei kysytä)
  • Hinnan pisteiden laskentatapa (Suhde pienimpään tai suhde pienimpään, lineaarinen)


Kuva 1. Skenaarion määrittely tapahtuu vertailutaulukossa "Avaa skenaarioiden hallinnointi" > "luo uusi skenaario". Jossa voidaan määritellä miten skenaarioon listautuvat asiat.



Kuva 2. Skenaarion avaamisen jälkeen voidaan luoda eri vaihtoehtoja, miten esimerkiksi kysytyn kohteen hinta vaikuttaisi kokonaishintaan taikka hinnan kysyntätavan muuttaminen vaikuttaisi lopputulokseen.



Muita uudistuksia:

  • Hankintapäätökselle lisätty mahdollisuus piilottaa hankintapäätös dokumentilta sähköiseen hankintaan osallistuneet tarjoajat
  • Lukukäyttäjä voi nyt osallistua pyyntöjen sisäiseen keskusteluun
  • Lähettäjä -kenttä poistettu lähetä viesti -toiminnolta. Järjestelmästä lähetettävät viestit lähtevät aina noreply@cloudia.fi osoitteesta
  • Poistettu keskeytetyltä pyynnöltä mahdollisuus hylätä vastauksia. Toiminnallisuus ei ole tarpeellinen keskeytetyllä pyynnöllä.  


Cloudia Soucing versiotiedote 30.4.2019


Valintaperusteeksi korkein hinta

Cloudia Sourcingissa on mahdollisuus valita valintaperusteeksi nyt myös korkein hinta. 


Kevyt RFx

Valintaperuste valitaan kevyellä RFx:llä "Hankinnan kohde" -osiosta. Valittaessa valintaperusteeksi "Korkein hinta", korkeimman hinnan tarjonnut tarjoaja tulee ensimmäiseksi vertailutaulukolla. 


Laaja RFx

Laajalla RFx:llä valintaperuste valitaan "Valintaperusteiden määrittely" -osiossa. Uusina vaihtoehtoina ovat "Korkein hinta" sekä "Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys (korkein hinta)". Vaihtoehdolla "kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys (korkein hinta)" eniten pisteitä saanut tarjoaja tulee vertailutaulukolla ensimmäiseksi. Maksimihintapisteet menevät tarjoajalle, joka on tarjonnut korkeimman hinnan. 


Huutokauppa

Cloudia Sourcingissa on nyt mahdollisuus luoda englantilainen huutokauppa eli huutokauppa, jossa korkein hinta voittaa. Huutokauppatyypin voi valita huutokaupan "Valintaperusteiden määrittely" -osiossa. Valintaperusteella "korkein hinta" korkeimman hinnan huutanut tarjoaja voittaa huutokaupan. 



Oletusvalintoja

Pyyntö sekä huutokauppalomakkeelle on asetettu oletusvalintoja seuraaviin kohtiin:

  • Kevyt RFx:
    • Vastausten tiedot tarkasteltavissa vasta vastausten jätön määräajan jälkeen * = Ei
    • Piilota hankintamenettely tarjoajille näytettävässä pyynnössä = Ruksi
    • Piilota vertailuperuste tarjoajille näytettävässä pyynnössä = Ruksi
  • Laaja RFx:
    • Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia = Ei
    • Piilota hankintamenettely tarjoajille näytettävässä pyynnössä = Ruksi
    • Vaihtoehtoiset vastaukset hyväksytään = Ei
    • Vastausten tiedot tarkasteltavissa vasta vastausten jätön määräajan jälkeen * = Ei
    • Piilota vertailuperuste tarjoajille näytettävässä pyynnössä = Ruksi
    • Piilota kaikki pisteytykseen liittyvät tiedot tarjoajilta = Ruksi
  • Huutokauppa:
    • Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia = Ei
    • Piilota vertailuperuste tarjoajille näytettävässä pyynnössä = Ruksi
    • Piilota kaikki pisteytykseen liittyvät tiedot tarjoajilta = Ruksi



Cloudia Sourcing versiotiedote 26.3.2019 


Päivityksessä on asennettu seuraavat muutokset:

  • Mikäli asiakkaalla on käytössään yhtenäinen käyttäjähallinta kaikkiin Cloudian palveluihin, voidaan organisaatiolle asettaa oletuskielivalinta käyttäjähallinnan puolella. 
  • Muokattu Siirry -valikossa näkyviä Cloudian järjestelmien nimiä. 


Cloudia Sourcing versiotiedote 26.2.2019


Päivityksessä on asennettu seuraavia uusia toiminnallisuuksia:


Ilmoitusten termit muuttuvat

Versiopäivityksessä tehdyn muutoksen jälkeen Cloudia Sourcingissa puhutaan yleisesti pyynnöistä sekä vastauksista tarjouspyyntöjen ja tarjousten sijaan. Lisäksi lomakkeiden nimet ovat nyt myös muuttuneet. Pisteyttämätön kilpailutus on nyt nimeltään Kevyt RFx ja pisteytykseen perustuva kilpailutus on nyt Laaja RFx


Ilmoituksen prosessi

Jokaisessa ilmoitustyypissä (kevyt, laaja, huutokauppa) valitaan nyt myös Hankinnan prosessi "Hankinnan kohde" -välilehdeltä. Hankinnan prosessissa valitaan onko kyseessä RFI (Tietopyyntö), RFP (Ehdotuspyyntö ) vai RFQ (Tarjouspyyntö). Hankinnan prosessi ei muuta lomakkeen sisältöä, vaan se tulee näkyviin tarjoajille Tarjouspalveluun. 


Lukurooli

Lisätty käyttöoikeuksiin lukurooli, jolla ei muokkausoikeuksia.


Oletusaikavyöhyke 

Omiin tietoihin on lisätty mahdollisuus asettaa käyttäjäkohtainen aikavyöhyke. Käyttäjä voi tallentaa itselleen hänen käyttämänsä aikavyöhykkeen. 


Muita muutoksia: 

  • Laajaan RFx:ään on lisätty infotekstejä
  • Pyyntöjen lomakkeita on yhtenäistetty termien ja syöttökenttien suhteen. 
  • Tarkennettuun hakuun on lisätty mahdollisuus hakea hankinnan prosessilla (RFI, RFP, RFQ)
  • Muokattu kysymysten hallinnan kirjekuorta näkyvämmäksi
  • Korjattu kriteerikirjaston toimintaa


Cloudia Sourcing versiotiedote 29.1.2019


Päivityksessä on asennettu seuraavia uusia toiminnallisuuksia:


Tarjouspyynnön kierrokset

Neuvottelumenettely on uudistunut – Järjestelmässä on mahdollista tehdä useita tarjouspyyntökierroksia jokaisen päättyneen tarjouskilpailun jälkeen. Uusi kierros voidaan aloittaa sekä pisteytetystä että pisteyttämättömästä kilpailutuksesta "Kierrokset" -osiosta. Katso ohjeet kuinka aloittaa tarjouskilpailun uusi kierros täältä. Tarkempaa tietoa ilmoitusten menettelyistä sekä kuvauksen tarjouskilpailun kierroksista löydät täältä


Sähköinen huutokauppa

Sähköinen huutokauppa on uudistunut – Järjestelmässä on nyt mahdollista aloittaa sähköinen huutokauppa suoraan "tee uusi ilmoitus" -toiminnolla. Huutokauppa voidaan julkaista Tarjouspalveluun avoimeksi kaikille halukkaille tai suoraan sähköpostilla haluttuihin osoitteisiin. Huutokauppa on myös mahdollista toteuttaa jo päättyneen pisteytykseen perustuvan tarjouspyynnön pohjalta. Tällöin lähdetään liikkeelle tarjouspyynnön "Kierrokset" -osiosta. Tarkemmat ohjeet julkaistaan tukiportaaliin viikolla 5. 



Muutokset kilpailutus lomakkeille

Ilmoituksen Ilmoitusten "Yrityksen perustiedot" -osiossa voidaan valita käytetäänkö yrityksen tunnuksena y-tunnusta, DUNS vai Trade licence numeroa. 




Kilpailutuksen päättäminen 

Voimassa olevan kilpailutuksen voi päättää ennen määräajan päättymistä. Kilpailutuksen päättäminen tapahtuu Muokkaus -välilehdeltä toiminnolla "Päätä tarjouspyyntö”. Toiminnallisuuden ohjeet löytyvät täältä.  


Tarjouksen hylkääminen

Tarjouspyynnön ollessa voimassa tai päättynyt, saapunut tarjous on mahdollista hylätä. Hylkäys tehdään saapuneet tarjoukset -kohdassa tarjouspyynnön tietosivulla. Tarjoajalle lähtee hylkäyksestä sähköposti ja hänen tarjouksensa siirtyy keskeneräiseksi. Voimassa olevan tarjouspyynnön ohjeet löytyvät täältä ja päättyneen tarjouspyynnön toimintojen ohjeet täältä



Täsmennyspyyntö

Täsmennyspyyntö -toiminnallisuuteen on lisätty mahdollisuus perua lähetetty täsmennyspyyntö. Kun täsmennyspyyntö on lähetetty toimittajalle, täsmennyksen mahdollisuuden voi kuitenkin vielä perua toimittajalta. Asennuksen myötä täsmennyspyynnön edeltävästä tilanteesta tallennetaan vertailutaulukon PDF talteen kilpailutuksen "Dokumentit" -osioon. 


Asetukset

Asetukset -valikkoon on lisätty esitallennustekstien hallinnointityökalu. Työkalun avulla voidaan luoda uusia sekä muokata ja poistaa valmiita tekstejä lomakkeiden tekstikenttiin. Käyttäjät voivat itse tallentaa tekstejä esitallennusteksteihin täyttäessään kilpailutuslomakkeita. Asetukset -valikosta pääkäyttäjä pääsee hallinnoimaan näitä lisättyjä tekstejä sekä lisäämään tarvittaessa uusia. Käyttöohjeet toiminnallisuuteen löytyvät täältä.


Lisäksi järjestelmään on asennettu seuraavat muutokset: 

  • Pisteyttämättömälle kisalle on lisätty mahdollisuus piilottaa hankintamenettely sekä tarjouksen valintaperuste tarjoajille näkyvältä dokumentilta.
  • Liikesalaisuustietojen käyttäminen on poistettu järjestelmästä, sillä kaikkea tarjoajien toimittamaa tietoa käsitellään liikesalaisuutena. 
  • Lisätty järjestelmään kielikäännöksiä
  • Korjattu Tarjouspalvelun kielen valinta – Kielen vaihtaminen valikosta ei aina vaihtanut käyttöliittymän kieltä Tarjouspalvelussa. 
  • Korjattu tarjouspyynnön PDF Tarjouspalvelussa – Tarjouspyynnön PDF ei auennut Tarjouspalvelussa


Cloudia Sourcing versiotiedote 9.1.2018


Päivityksessä on asennettu seuraavia uusia toiminnallisuuksia:


Sähköinen allekirjoitus *erikseen tilattava ominaisuus

Cloudia Sourcing järjestelmässä on nyt mahdollisuus allekirjoittaa sähköisesti tarjouspyyntö sekä hankintapäätös. Sähköisen allekirjoituksen voit saada organisaatiosi järjestelmään ottamalla yhteyttä Cloudian myyntiin. Ohjeet sähköiseen allekirjoitukseen löytyvät täältä


Tilaajavastuu-tietojen tarkastus *erikseen tilattava ominaisuus

Nyt järjestelmästä voi helposti tarkistaa lain edellyttämät tilaajavastuu -tiedot valitusta toimittasta päättyneen tarjouskilpailun tietosivulta. Tiedot tarkistetaan Suomen Tilaajavastuu Oy:n Luotettava Kumppani palvelusta. Cloudia Sourcingin käyttäjä ei tarvitse erikseen tunnuksia Tilaajavastuu-palveluun vaan tiedot haetaan Cloudian käyttäjätunniksilla sekä tarjoajan Y-tunnuksen perusteella. Ohjeet toiminnallisuuteen löytyvät täältä


Tarjouksen täsmennys

Tarjouskilpailuun tulleita tarjouksia voi nyt pyytää täsmentämään Cloudia Sourcingiin lisätyllä tarjousten täsmennys -toiminnolla. Tarjoajan jättämä epäselvä tieto tarjouksella voidaan selvittää lähettämällä järjestelmästä täsmennyspyyntö tarjoajalle. Tarjoaja pääsee täsmentämään tarjoustaan Tarjouspalvelussa haluttujen kohtien osalta. Kun tarjoaja on jättänyt täsmennetyn tarjouksen ja Cloudia Sourcingin käyttäjä hyväksyy täsmennyksen, siirtyy oikea arvo mukaan vertailutaulukolle. Tarkemmat ohjeet tarjousten täsmentämiselle löytyvät täältä


Lisäksi järjestelmään on tullut myös seuraavat uudistukset:

  • Pisteytykseen perustuvassa tarjouspyynnössä on nyt mahdollista piilottaa kaikki pisteytykseen viittaavat tiedot tarjoajalta valitsemalla hankinnan kohteen kriteerit osiossa "Piilota kaikki pisteytykseen liittyvät tiedot tarjoajilta":


  • Nyt on mahdollista luoda oma hintakaava myös valittaessa tärkeysjärjestys -vertailuperuste. Tarkemmat ohjeet hintakriteerin käytölle löytyvät "hinta kysytään ja hintakriteeri" -artikkelista
  • "Lähetä viesti" -toiminnallisuus on nyt monipuolisempi. Voimassa olevan tarjouskilpailun "lähetä viesti" -toiminnolla viestin voi lähettää kaikille tutustuneille tai pelkästään tarjouksen jättäneille tarjoajille. Päättynneellä tarjouskilpailulla vaihtoehtoina ovat lisäksi "vertailussa mukana olleet tarjoajat", "Voittaneet tarjoajat" sekä "Hävinneet tarjoajat". Ohjeet ko. toiminnallisuuteen löytyvät täältä