Sähköinen huutokauppa voidaan luoda omana pyyntönään tai aloittaa jo käydyn laajan RFx:n pohjalta uutena kierroksena. Ohjeessa esitellään molemmat vaihtoehdot: 


A) Sähköinen huutokauppa omana pyyntönään 

B) Sähköinen huutokauppa jo käydyn pyynnön pohjalta uutena kierroksena (HUOM! Vain laajan RFx:n pohjalta)




A) Sähköinen huutokauppa omana pyyntönään


Sähköisen huutokaupan vaiheet


1) Luo huutokauppa, täytä huudettavat kohteet sekä määrittele huutokaupan asetukset

2) Julkaise huutokauppa Tarjouspalveluun 

3) Huutokauppa käynnistyy määriteltynä kellonaikana

4) Seurataan huutokaupan etenemistä (huutokaupparaportti vertailu- tai Excel-näkymässä)

5) Huutokaupan päätyttyä tehdään vertailu sekä toimittajien valinta (sekä mahdollinen hankintapäätös ja -sopimus)


Luo huutokauppa


Huutokaupan luonti alkaa "Tee uusi ilmoitus" -painikkeella. Valitse "Huutokauppa" sekä huutokaupan kieli ja valuutta. Aloita huutokuapan luonti painikkeella "Luo ilmoitus". Huutokaupat listautuvat huutokauppa -kansioon. 


KUVA: Huutokaupan luonti aloitetaan luomalla uusi huutokauppa


Huutokauppa -lomakkeisto avautuu. Syötä osioihin "Yrityksen perustiedot" sekä "Hankinnan kohde" tiedot kuten normaalissa pyynnössä. 


Valintaperusteiden määrittely


Hankinnan kohde jaettu osiin *

  • Valitse onko hankinnan kohde jaettu osiin
    • Jos valitse kyllä, hankinnan kohteen kriteereihin muodostetaan osa-alueet joihin jokaiseen osa-alueeseen on mahdollista valita oma toimittaja
    • Jos hankinta on jaettu osiin, voidaan sallia osatarjoukset
  • Jos valitset ei, käsitellään hankintaa kokonaishankintana. Hankinnan kohteen kriteerit osioon voidaan luoda ryhmiä, mutta toimittajavalinnan tehdään yhteisesti koko hankinnalle.
    • Jos hankintaa ei ole jaettu osiin, osatarjouksia ei voida sallia


Osatarjoukset osa-alueittain sallittu *

  • Mikäli huutokauppaan sisältyy monta eri osaa (osat määritellään hankinnan kohteen kriteerit -välilehdellä), voidaan "Kyllä" -valinnalla sallia, että tarjoaja tarjoaa vain haluamiinsa osiin. 
  • Mikäli kohdassa käytetään valintaa "Ei", on tarjoajan tarjottava kaikkiin osiin. Oletuksena on valinta "Ei".


Valintaperusteiden määrittely järjestelmässä


Jos et halua näyttää valintaperustetta tarjoajille, klikkaa "Piilota vertailuperuste tarjoajille näytettävässä pyynnössä"


Valitse millä perusteella voittaja valitaan: 

  • Halvin hinta
    • vertailutaulukolla vastaus, jolla on halvin hinta merkitään voittajaksi
    • hankinnan kohteille ei voida asettaa pisteitä
    • hankinnan kohteille ei voida asettaa kriteerejä
  • Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys
    • vertailutaulukolla voittajaksi merkitään tarjoaja, jolla on eniten pisteitä
    • hinta sekä laadun numeeriset kriteerit voidaan pisteyttää


KUVA: Hankintamenettely -osion määrittely järjestelmässä


Huutokaupan aikana tarjoajalle näytettävät sijoitus- yms. tiedot

  • Valitse mitä tietoja tarjoaja näkee huutokauppalomakkeella huutokaupan aikana 

KUVA: Valitaan mitä tietoja tarjoajan huutokauppalomakkeella näytetään


Hankinnan kohteen kriteerit


Hankinnan kohteet luodaan osioon, kuten laajassa RFX:ssä muutamia poikkeuksia lukuunottamatta. Tarkemmat ohjeet hankinnan kohteen kriteerit -osion toiminnallisuuksista löydät täältä


Hinnan kysynnän muotoa ei huutokaupassa voi muuttaa vaan valintana on aina "Kohteille kysytään hinta ja se vaikuttaa vertailuhintaan". 

  • Syötä huudettavat kohteet, kohteiden määrä sekä yksikkö
  • Aseta jokaiselle kohteelle minimimuutos
    • Kuinka paljon hintaa on vähintään muutettava, jotta huuto tallentuu
  • Aseta jokaiselle kohteelle huutokaupan pohja-arvo
    • Arvo, josta huutaminen aloitetaan
  • Tarvittaessa lisää kohteelle laadullisia numeerisia kriteereitä.  HUOM! valintaperustella halvin hinta ei voida lisätä kriteerejä
    • Lisää kriteerille pisteet


KUVA: Kuvassa on huutokaupan määrittely 100 kpl pöytäkoneita. Hinnasta saatavat maksimipisteet ovat 80. 


Sähköinen huutokauppa


Sähköinen huutokauppa -osiossa määritellään huutokaupan voimassaoloaika sekä tarjoajille lähetettävän huutokauppakutsun tiedot. Huutokauppakutsu lähtee sähköpostilla huutokaupan julkaisun yhteydessä määriteltyihin tarjoajien sähköpostiosoitteisiin. 


Huutokaupan aloitus ja lopetus


Määrittele, koska huutokauppa alkaa ja loppuu. Valitse ajankohdat kalenterista tai kirjoita kyseiseen kenttään. 


Valitse "Viimeisimmän vastauksen jälkeen odotetaan uusia vastauksia", mikäli haluat, että viimeisen vastauksen jälkeen huutokauppa jatkuu jatkoajalla. Jos valintaa ei tehdä, loppuu huutokauppa heti kun sen määräaika päättyy.


Jatkoajan asettaminen

  • Valitse "Viimeisimmän vastauksen jälkeen odotetaan"
  • Aseta X tuntia ja/tai x minuuttia

Jatkoaika on voimassa

  • Valitse "Päivittäin jatkuvasti", mikäli jatkoaika jatkuu yhtäjaksoisesti
  • Valitse "Määrättyinä aikoina", mikäli jatkoajalle halutaan asettaa rajauksia. Nämä rajaukset määrittävät sen, milloin jatkoaika on aktiivinen,
    • Aseta ne viikonpäivät
    • Aseta kellonaika

KUVA: Kuvan esimerkissä jatkoaika on asetettu niin, että se on voimassa arkipäivisin ja kello 8.00 - 16.00.


Huutokaupan kulku

  • Määrittele huutokaupan kulku tarvittaessa
  • Lisää huutokauppakutsun lähettäjä
  • Lisää huutokauppakutsun lähettäjän sähköpostiosoite
  • Muuta huutokauppakutsun otsikko tarvittaessa


KUVA: Huutokauppakutsu


"Liitteet ja linkit" sekä "Allekirjoittajat" -välilehdet täytetään kuten laajassa RFx:ssä. 


Esikatsele ja julkaise


Esikatselu ja julkaisu -välilehdellä voidaan tarkastella luotua huutokauppaa ja tehdä huutokaupan julkaisu. Välilehdellä on myös mahdollista tulostaa tai tallentaa huutokauppa dokumentti PDF-muodossa tai lähettää dokumentti sähköpostitse esikatseltavaksi.


Kun kaikki pakolliset tiedot on syötetty, näkyy jokaisen huutokaupan välilehden kohdalla vihreä oikeinmerkki ja "OK, julkaise" -painike tulee näkyviin.

  • Ennen huutokaupan julkaisua valitaan julkaisukanavat
    • Jos huutokauppa halutaan julkaista julkiseksi Tarjouspalvelu.fi -portaalissa, laitetaan rasti kohtaan "Tarjouspalvelu"
    • Jos huutokauppa halutaan julkaista sähköpostitse vain valituille tarjoajille, laitetaan rasti kohtaan "Lähetä sähköpostitse (syötä osoitteet)". 
      • Tällöin tarjoajille lähtee kutsu sähköiseen huutokauppaan
      • Avautuvaan kenttään syötetään vastaanottajien sähköpostiosoitteet
        • Kukin sähköpostiosoite tulee syöttää omalle rivilleen
  • Kun kaikki halutut julkaisuun liittyvät valinnat on tehty, painetaan "OK, julkaise" -painiketta


Huutokauppa


Julkaistu huutokauppa siirtyy huutokauppa -kansion alla olevaan "Voimassa olevat" -kansioon. Voimassa olevan huutokaupan tietosivulta huutokaupan perustiedot sekä huutokauppaan osallistuvat tarjoajat. Vastausten vertailu -osiossa pääset tarkastelemaan vertailutaulukkoa. 


Huutokauppakutsu

Ennen huutokaupan alkamista, huutokauppakutsua on mahdollista muokata "Huutokauppakutsu -osiossa". 

  • Muokkaa huutokaupan kutsun tietoja ja klikkaa "Tallenna". 
  • Järjestelmä lähettää uuden huutokauppakutsun huutokauppaan osallistuville tarjoajille. 


KUVA: Huutokauppakutsu -välilehdeltä pääsee muokkaamaan huutokauppakutsua ennen huutokaupan alkamista.


Huutokaupparaportti

Huutokauppa käynnistyy huutokauppakutsuun määritellyn ajan mukaisesti. Huutokaupan etenemistä voidaan seurata huutokaupparaportti-näkymässä. 


Punainen = Tarjoaja ei ole ollut kirjautuneena Tarjouspalveluun viimeisen minuutin aikana

Keltainen = Tajoaja on ollut kirjautuneena Tarjouspalveluun viimeisen minuutin aikana, mutta ei ole ollut huutokauppatilassa

Vihreä = Tarjoaja on ollut huutokauppa tilassa viimeisen minuutin aikana


KUVA: Huutokaupparaportille pääset kohdasta "Muokkaa vertailua"


Kun huutokauppa on päättynyt, se siirtyy päättyneet -kansioon. Ohjeita päättyneen pyynnön hallinnointiin löydät täältä



B) Sähköinen huutokauppa jo käydyn pyynnön pohjalta uutena kierroksena  


Voit aloittaa sähköisen huutokaupan jo käydyn laajan RFx:n pohjalta. Valitse päättyneet kansiosta pyyntö, jonka pohjalta haluat aloittaa huutokaupan. Avaa pyynnön "Kierrokset" -välilehti ja valitse tehdäänkö tarjoajille tiedoksianto vai siirrytäänkö ilman tiedottamista huutokaupan valmisteluun: 


KUVA: Päättyneen pyynnön "Kierrokset" -osiosta jatketaan tiedoksiantotavan valinnalla huutokaupan laatimiseen. 


  • Valitse seuraavan kierroksen tyypiksi "Huutokauppa". 
  • Valitse seuraavan kierroksen pohja
    • Voit käyttää pohjana itse pyynnön pohjaa tai 
    • tehdä huutokaupan kokonaan tyhjään pohjaan. 
  • Klikkaa "Aloita uusi kierros"


KUVA: Huutokauppakierroksen luonti 


Järjestelmä avaa Huutokaupan lomakkeen. Huutokaupan täyttäminen tapahtuu kuten ohjeen osiossa A) on esitetty. 


Julkaisusivulle "Lähetä sähköpostitse" -osioon listautuvat aiemman kierroksen toimittajien sähköpostit, jotta he saavat huutokauppakutsun sähköpostilla.